Diretrizes e procedimentos do PDP Working Group (WG) (Draft-4) Arquivado

3.3 O Grupo de Trabalho de Desenvolvimento de Políticas (PDWG)

O Grupo de Trabalho para Desenvolvimento de Políticas (PDWG) discute as propostas. Qualquer pessoa pode participar via Internet ou pessoalmente. O trabalho do PDWG é realizado na lista de discussão Discussão sobre política de recursos (Este endereço de e-mail está protegido contra spambots. Você deve habilitar o JavaScript para visualizá-lo.) e as reuniões semestrais da AFRINIC Public Policy (PPM). Qualquer pessoa, participando pessoalmente ou remotamente, é considerada parte do Grupo de Trabalho para Desenvolvimento de Políticas.

O Grupo de Trabalho para o Desenvolvimento de Políticas possui dois presidentes para desempenhar suas funções administrativas. Os presidentes do PDWG são escolhidos pela comunidade AFRINIC durante a Reunião de Políticas Públicas e cumprem mandatos escalonados de dois anos. O mandato termina durante a primeira Reunião de Política Pública correspondente ao final do mandato para o qual foram nomeados. Um mandato pode começar ou terminar antes do primeiro dia da Reunião de Políticas Públicas e até o último dia da Reunião de Políticas Públicas, conforme determinado pelo acordo mútuo do atual Presidente e do novo Presidente.

Se o presidente do grupo de trabalho não puder cumprir seu mandato completo, o grupo de trabalho poderá selecionar um substituto para servir o restante do mandato. Se os presidentes dos grupos de trabalho não puderem comparecer à reunião pública de políticas, o grupo de trabalho nomeará um presidente para a sessão. Qualquer pessoa presente à reunião, seja pessoalmente ou por participação remota, pode participar do processo de seleção de um Presidente temporário.

3.3 Introdução

O grupo de trabalho de Desenvolvimento de Políticas (PDWG) oferece um fórum público aberto para discutir as políticas de recursos de números da Internet e tópicos relacionados de interesse para a AFRINIC e a comunidade da Internet na região de serviço da AFRINIC.

As sessões do PDWG são realizadas nas reuniões de políticas públicas da AFRINIC. Entre as reuniões, as discussões continuam por meio da lista de discussão de políticas de recursos. O PDWG está aberto a todos os interessados.

Este documento serve como diretrizes sobre como o grupo de trabalho deve operar. Ele define funções e responsabilidades claras para os copresidentes do PDWG e procedimentos claros para a administração do grupo de trabalho.

3.3.1 Copresidentes

Dois co-presidentes do PDWG administram principalmente o grupo de trabalho de Desenvolvimento de Políticas. Os co-presidentes do PDWG desempenham um papel vital na gestão do grupo de trabalho. A eficácia do PDWG depende da participação ativa dos copresidentes. Os co-presidentes do PDWG desempenham suas funções como voluntários.

Os co-presidentes coordenam as atividades do grupo de trabalho de desenvolvimento de políticas e devem comparecer a todas as reuniões de políticas públicas da AFRINIC. Eles devem permanecer inscritos na lista de mala direta de discussão sobre os membros da AFRINIC durante sua gestão.

Para cada proposta de política, um copresidente deve ser designado como contato principal; os dois co-presidentes, no entanto, devem participar ativamente na construção de consenso. O copresidente principal da proposta, conforme descrito acima, orientará a proposta de política nas diferentes fases do PDP.

3.3.2 Responsabilidades dos copresidentes do PDWG

A responsabilidade dos co-presidentes abrange, pelo menos, o seguinte: 

• Garantir o processo do grupo de trabalho e gerenciamento de conteúdo

Os co-presidentes têm a responsabilidade final de garantir que o grupo de trabalho alcance o progresso futuro. Os co-presidentes também são responsáveis ​​por garantir que o grupo de trabalho opere de maneira aberta e justa.

• Moderar a lista de discussão de políticas de recursos

Os co-presidentes devem tentar garantir que as discussões na lista sejam relevantes e que convergem para acordos de consenso. Os co-presidentes devem certificar-se de que as discussões na lista sejam resumidas e que o resultado seja bem documentado para evitar repetições e outros abusos.

• Organizar, preparar e presidir as reuniões presenciais e online do grupo de trabalho formal

As responsabilidades dos co-presidentes estão listadas abaixo:

3.3.2.1 Antes de uma reunião de políticas públicas da AFRINIC

a) Auxiliar os autores com propostas de formatação
b) Introduzir propostas de políticas na lista de discussão de políticas
c) Desencorajar qualquer comportamento que coloque em risco a participação aberta nas discussões de políticas, especialmente para os recém-chegados.
d) Monitorar e moderar as discussões realizadas na lista de discussão de políticas da AFRINIC
e) Anunciar a convocação para apresentação de propostas de políticas para Reuniões de Políticas Públicas na lista de discussão de políticas
f) Leia os slides da apresentação para se familiarizar com os detalhes e verificar se eles correspondem ao texto das propostas. Em caso de divergência, é necessário o envio de uma versão atualizada da proposta na mala direta para notificar o grupo de trabalho, mesmo que essas alterações não sejam consideradas.
g) Criar slides de apresentação da agenda para a reunião com o pessoal da AFRINIC.
h) Orientar o processo de construção de consenso; anunciar o status atual de uma proposta de política.
i) Leia as atas da Reunião de Políticas Públicas da AFRINIC e faça as correções necessárias
j) Apresentar o relatório do grupo de trabalho de discussão de políticas ao AFRINIC Public Policy Meeting.

3.3.2.2. Durante uma reunião de política pública 

a) Presidir a reunião de Políticas Públicas e moderar as discussões.
b) Determinar se as propostas obtiveram apoio suficiente para avançar para a próxima fase.
c) Monitorar as discussões da sala de bate-papo remota durante a Reunião de Políticas Públicas da AFRINIC
d) Apresentar o relatório do grupo de trabalho de discussão de políticas ao AFRINIC Public Policy Meeting.

3.3.2.3. Depois de uma reunião de política pública 

a) Enviar um relatório da Reunião de Políticas Públicas para a comunidade e listas de discussão de políticas, incluindo resultados de discussão de propostas de políticas e itens de ação aberta.
b) Monitorar e moderar as discussões durante o período da fase da última chamada.
c) Resuma as discussões e, após o término da última chamada, poste a decisão sobre se a proposta chegou a um consenso ou não.
e) Apresentar o relatório de ratificação da proposta de política ao conselho de administração da AFRINIC.

3.3.3. Nomeação de copresidentes do PDWG 

O grupo de trabalho nomeia dois co-presidentes para um mandato de dois anos.

As nomeações dos copresidentes ocorrem em anos alternados para cada assento (assento1 e assento2).

O grupo de trabalho toma decisões por consenso e também designa copresidentes por consenso. As eleições devem ser usadas como uma solução de último recurso.

A nomeação para cada assento segue o seguinte processo:

Pelo menos 60 dias antes da Reunião de Políticas Públicas, a equipe da AFRINIC envia uma convocação de nomeações para a lista de mala direta de desenvolvimento de políticas. A chamada conterá:

• Detalhes da posição de copresidente a ser preenchida (assento 1 ou assento 2)
• Detalhes das funções do cargo.
• A data de encerramento das candidaturas; 30 dias a partir da data da chamada.

Qualquer pessoa física residente em um país da região de serviço AFRINIC pode ser voluntária.

Os voluntários se dão a conhecer apresentando-se (biografia resumida e motivação) como candidatos na lista de mala direta do grupo de trabalho.

Os candidatos ao cargo de copresidente devem ser conhecidos como participantes ativos na lista de mala direta do grupo de trabalho, com boa experiência com o processo de desenvolvimento de políticas da AFRINIC e devem ter comparecido a pelo menos duas (2) Reuniões de Políticas Públicas da AFRINIC, das quais uma deve ser pessoalmente, durante os últimos 3 anos.

Se pelo menos uma indicação for recebida até a data de encerramento, o processo de nomeação é iniciado. A nomeação deve ser realizada na próxima Reunião de Políticas Públicas como o primeiro item da agenda. Os presentes à sessão, presencial ou remotamente, determinarão por consenso entre os candidatos quem ocupará o cargo disponível. O presidente restante determinará se o consenso foi alcançado. Se o grupo de trabalho ficar sem um co-presidente, o CEO da AFRINIC irá liderar
o processo de consenso.

Se apenas um candidato estiver sendo avaliado, a falta de consenso deve declarar a vaga. O conselho de administração nomeará um copresidente interino dentro de duas semanas após o PPM. O copresidente provisório agirá até a nomeação do novo copresidente.

Se nenhum consenso for alcançado e mais de um candidato estiver sendo avaliado, uma votação secreta online para nomear o novo copresidente será realizada dentro de duas semanas após o PPM. A votação secreta será aberta aos ex-co-presidentes do PDPWG, ex-presidentes da diretoria e ex-CEOs que completaram pelo menos um mandato e não foram revogados. Aqueles que serviram em vários cargos terão direito a um voto. Os votos e a contagem devem ser conduzidos usando um método de votação preferencial por classificação, também conhecido como IRV. O vencedor da votação secreta será o novo copresidente.

Na improvável hipótese de, após todos os turnos de contagem dos votos, haver empate entre os 2 (dois) candidatos mais bem classificados, será solicitado que eles escolham um deles para cumprir o mandato por consenso. O lugar será declarado vago em caso de falta de acordo entre os dois últimos.

Se a votação secreta não puder ser realizada, o assento é declarado vago. O conselho de administração nomeará copresidentes interinos. O (s) copresidente (s) provisório (s) agirá de acordo com a nomeação do (s) novo (s) copresidente (s).

A saída da co-presidência inclui um período de transferência e a expectativa de que a presidência siga as propostas, já consensuais, para a conclusão do ciclo de PDP.

3.3.4. Removendo um copresidente

Se o copresidente não comparecer a duas reuniões consecutivas de Políticas Públicas da AFRINIC sem motivos ou se tiver sido relatado publicamente pelo outro copresidente como não participando mais dos assuntos do grupo de trabalho sem motivos, o copresidente será removido de suas funções.

Qualquer pessoa pode solicitar a destituição de um co-presidente do grupo de trabalho a qualquer momento, mediante solicitação por escrito com justificativas ao Conselho de Administração da AFRINIC. A solicitação deve ser apoiada por pelo menos dez (10) outras pessoas de dez (10) organizações diferentes. Essas pessoas devem estar inscritas na lista de mala direta do grupo de trabalho há pelo menos 01 (um) ano e ter participado de pelo menos 1 (uma) Reunião de Política Pública da AFRINIC nos últimos 2 (dois) anos, presencial ou remotamente

Um pedido de retirada deve ser publicado na lista de correio do Grupo de Trabalho

Sempre que houver um pedido de destituição do co-presidente, o conselho deverá formar um comitê de convocação composto por um (01) membro do CoE nomeado pelo CoE, um (01) membro do Comitê de Governança (GC) nomeado pelo GC, e um (01) membro do Comitê de Governança (GC) nomeado pelo GC e um (XNUMX) ) membro da comunidade indicado pelo Conselho de Administração.

O comitê de retirada deve investigar as circunstâncias da solicitação de retirada, [ouvir as partes] e determinar o resultado em não mais de 4 semanas.

O (s) copresidente (s) deve (m) ser revogado (s) se for comprovado que não é possível desempenhar a função de copresidente ou impedir que o WG avance deliberadamente ou mostrar violações constantes e persistentes do PDP ou das regras do WG.

O relatório do comitê de recall deve ser publicado na lista de mala direta do grupo de trabalho.

A decisão do comitê de recall será final e vinculativa.

Sempre que um co-presidente for removido de sua função e removido, o co-presidente restante assumirá a função de presidente do grupo de trabalho até a nomeação de um novo co-presidente.

Se os dois co-presidentes forem revogados, o CEO da AFRINIC deve, com urgência, liderar a nomeação pelo grupo de trabalho de um (s) copresidente (s) interino (s) por meio da lista de mala direta ou na reunião de política pública.

Se nenhum consenso for alcançado, o Conselho de administração nomeará copresidentes provisórios para o grupo de trabalho dentro de duas semanas após a verificação da falta de consenso

3.3.5. Renúncia do copresidente

Se um co-presidente renunciar, o co-presidente restante assumirá a função de presidente do grupo de trabalho até a nomeação de um novo co-presidente.

Se ambos os co-presidentes renunciarem, o CEO da AFRINIC deverá, com urgência, conduzir a nomeação pelo grupo de trabalho de um (s) copresidente (s) interino (s) por meio da lista de mala direta ou na reunião de política pública. Se não for possível chegar a um consenso, o Conselho de Administração nomeará copresidentes provisórios para o grupo de trabalho.

O presidente provisório agirá de acordo com a nomeação do (s) novo (s) copresidente (s).

3.3.6 Grupo de trabalho de operações (PDWG)

3.3.6.1 Moderação das discussões e sessões do grupo de trabalho 

O desafio de gerenciar as sessões do grupo de trabalho de desenvolvimento de políticas é equilibrar a necessidade de uma consideração aberta e justa das questões com a necessidade de fazer progresso. O grupo de trabalho, como um todo, tem a responsabilidade final por encontrar esse equilíbrio. Os co-presidentes do grupo de trabalho têm a responsabilidade de supervisionar o processo.

Para facilitar o progresso, os co-presidentes do grupo de trabalho podem decidir rejeitar ou adiar a contribuição de um indivíduo, com base nos seguintes critérios:

• Velho - A entrada pertence a um tópico que já foi resolvido e é redundante com as informações disponíveis anteriormente;
• Menor - A entrada é nova e pertence a um tópico que já foi resolvido, mas é considerada de menor importância para a decisão existente;
• Cronometragem - A entrada se refere a um tópico que o grupo de trabalho ainda não abriu para discussão;
• Alcance - A entrada está fora do escopo das discussões ou do grupo de trabalho

3.3.7 Comportamentos Individuais

Ocasionalmente, um ou mais indivíduos podem ter um comportamento em uma lista de mala direta que, na opinião dos co-presidentes do grupo de trabalho, atrapalha o progresso do grupo de trabalho ou vai contra os Códigos de Conduta aplicáveis.

A menos que o comportamento perturbador seja grave o suficiente para ser interrompido imediatamente, os copresidentes devem tentar desencorajar o comportamento perturbador comunicando-se diretamente com o indivíduo ofensor. Se o comportamento persistir, os copresidentes devem enviar pelo menos uma advertência pública na lista de discussão. O aviso deve expor claramente o que está sendo advertido sobre o indivíduo e com base no julgamento dos co-presidentes.

Como último recurso, e normalmente após um ou mais avisos explícitos, e se o comportamento persistir, os co-presidentes do grupo de trabalho podem suspender os privilégios de postagem da lista de discussão do indivíduo perturbador por um período não superior a 30 dias. A aplicação desta restrição deve ser gradual. Se o indivíduo retomar o mesmo comportamento ou pior, o período de restrição pode aumentar.

Mesmo enquanto os privilégios de postagem estiverem suspensos, o indivíduo não deve ser impedido de receber mensagens postadas na lista.

Outras soluções de controle de lista de discussão podem ser consideradas. O grupo de trabalho deve ter adotado essas soluções.

Como todas as decisões dos co-presidentes de outros grupos de trabalho, qualquer suspensão de privilégios de postagem está sujeita a apelação.

3.3.8 Reunião de políticas públicas

Uma Reunião de Políticas Públicas (PPM) é uma reunião aberta à comunidade em que as propostas de políticas são discutidas no âmbito do Processo de Desenvolvimento de Políticas (PDP). O Conselho de Administração da AFRINIC convoca PPMs de acordo com a seção 11.2 dos Estatutos.

Se um copresidente não puder participar de uma Reunião de Políticas Públicas, o segundo copresidente deverá presidir a reunião.

Se os dois co-presidentes não puderem participar de uma reunião, o grupo de trabalho indicará uma (1) pessoa temporariamente para liderar a sessão. Se o
o grupo de trabalho não pode nomear um presidente temporário, o conselho de administração deve nomear um presidente temporário. Se o conselho deixar de indicar um presidente temporário, a reunião será encerrada.

O presidente temporário indicado acima deverá conduzir as discussões de acordo com a agenda, mas não pode determinar o consenso sobre as propostas de política. Ele fornecerá atas de reunião para a lista de e-mails e permitirá que os copresidentes assumam.

Embora a discussão aberta e a contribuição sejam essenciais para o sucesso do grupo de trabalho, os co-presidentes são responsáveis ​​por garantir o progresso futuro. Quando aceitáveis ​​para o grupo de trabalho, os co-presidentes podem solicitar participação restrita (mas não comparecimento restrito!) Em reuniões de Políticas Públicas com o objetivo de alcançar progresso. Os co-presidentes do grupo de trabalho têm então a responsabilidade de se recusar a conceder a palavra a qualquer indivíduo que não esteja preparado ou que esteja de alguma outra forma encoberto.
material, ou quem, na opinião dos co-presidentes, está atrapalhando o processo do grupo de trabalho.

Consenso 3.3.9

O grupo de trabalho toma decisões por consenso, conforme definido no PDP

3.3.10 Recursos 

3.3.10.1 Suspensão de privilégios de postagem 

Qualquer pessoa cujos privilégios de postagem na lista de mala direta tenham sido suspensos pelos co-presidentes do grupo de trabalho pode entrar com um recurso contra a decisão ao CEO da AFRINIC. O presidente do CEO avaliará as circunstâncias, ouvirá os co-presidentes e reclamantes e decidirá. O CEO pode determinar que a decisão dos Copresidentes seja anulada se for desproporcional ou injustificada, considerando a gravidade do comportamento.

A decisão do CEO será final e vinculativa.

3.3.10.2 Nomeação de copresidentes 

Uma pessoa que discordar das ações tomadas por um co-presidente em relação ao processo de nomeação deve seguir o processo de resolução de conflitos conforme definido no PDP.

As medidas tomadas pelo conselho de administração em relação ao processo de nomeação são finais e vinculativas

Versão 4: AFPUB-2020-GEN-001-DRAFT04

• Esclareça os parágrafos da seção 3.3 alterada
• Adicionou que a proposta obsoleta seção 3.5.3 do CPM
• Fazer com que o CEO (em vez do presidente do conselho) conduza o consenso do WG na ausência de um copresidente (seções 3.3.3, 3.3.4 e 3.3.5)
• Instrua que as apelações do código de conduta sejam tratadas pelo CEO (em vez do presidente do conselho) (seção 3.3.10.1)
• Atualizar as condições para retirada do copresidente (seção 3.3.4)
• Adicionar disposições para a composição do comitê de recall (seção 3.3.4)
• Esclarecer a base para as decisões do CEO sobre recursos contra suspensão de privilégios de postagem do WG (seção 3.3.10.1)

Versão 3: AFPUB-2020-GEN-001-DRAFT03

- Faça com que a diretoria indique copresidentes interinos em vez de presidentes da diretoria
- Definir limite de tempo para nomeação provisória de copresidente pelo conselho
- Definir a faculdade de votação de classificação para ex-co-presidentes do PDPWG, ex-presidentes do conselho e ex-CEOs
- Adicionar provisões para a retirada dos dois copresidentes

Versão 2: AFPUB-2020-GEN-001-DRAFT02

• Seção 3 - Descrição
• Proposta 3.3.8 - Atualização textual
• Proposta 3.4.2 - Atualização textual

22 de Julho de 2020  

Versão 1: AFPUB-2020-GEN-001-DRAFT01

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