Ata da Reunião do Conselho de Administração - Domingo, 26 de novembro de 2017 - 10h07, horário local da Nigéria

ATA DA REUNIÃO DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO REALIZADA NO DOMINGO, 26 DE NOVEMBRO DE 2017, ÀS 10:07, HORÁRIO LOCAL DA NIGÉRIA, NA SALA DE REUNIÕES DO HOTEL RENAISSANCE IKEJA.

Presente:

Alan Barrett (AB) Diretor Presidente
Senhor Sunday Folayan (SF) Membro da África Ocidental
Senhor Haitham El Nakhal (Sua Excelência), Membro da África do Norte
Abibu Ntahigiye (AN) Membro África Oriental
Sr. S. Moonesamy (SM) Membro do Oceano Índico
Dr. Christian Bope (CB) Membro da África Central
Lucky Masilela (LM) Membro África Austral
Sr. Serge Ilunga (SI) Membro Não Geográfico
Sr. Seun Ojedeji (SO) Membro Não Geográfico

Em atendimento:

Ashok Radhakissoon (AR) Assessor Jurídico

Agenda:

Boas-vindas e revisão da agenda
Aprovação de Draft Minutos de encontros

2.2 datado de 13 de setembro de 2017

2.1 datado de 27 de setembro de 2017

resoluções
O Comitê de Apelação atualizou os Termos de Referência e a nomeação.
Relatório das Comissões

Relatório de auditoria 5.1

5.2 Comitê de Finanças

5.3 Comitê de Remuneração

5.4 Comitê de revisão de taxas

5.5 Comitê de Governança

Nomeados para o Conselho de Administração em 2018

6.1 ASO AC / NRO NC

6.2 Comitê de Governança

Nova RSA
Código de Ética
Situação atual da nova tabela de taxas de recursos
Orçamento AFRINIC 2018
Programa FIRE
Futuro da África
Itens de ação da revisão

14. Contrato de Transferência

Adiamento

NEGÓCIOS DO DIA

1. Boas-vindas e revisão da agenda

O Presidente do Conselho de Administração deu as boas-vindas aos membros presentes e abriu a reunião às 10h07, horário local da Nigéria. Foi realizada uma chamada nominal para confirmar o quórum.

O SF solicitou uma revisão da Agenda. A Agenda foi aprovada por unanimidade tal como apresentada. Proposta feita por HE e apoiada por AN.

2. Aprovação de Draft Minutos de encontros

2.2 datado de 13 de setembro de 2017

Resolução 201711.379

O Conselho decidiu aprovar as atas da reunião do Conselho realizada em 13 de setembro de 2017 com emendas.

Proposta SO. Apoiada por CB. Resolução aprovada por unanimidade.

2.1 datado de 27 de setembro de 2017

Resolução 201711.380

O Conselho decidiu aprovar as atas da reunião do Conselho realizada em 27 de setembro de 2017 com emendas.

Proposta apresentada pelo Conselho de Ministros. Aprovada por unanimidade.

3. Resoluções

Novação de contrato de arrendamento de instalações de escritório

Resolução 201711.375

CONSIDERANDO QUE o espaço de escritório que a AFRINIC aluga em Ebene, Maurício, mudou de proprietário em 5 de outubro de 2017;

CONSIDERANDO QUE a AFRINIC e os novos proprietários desejam dar continuidade ao contrato de arrendamento nos mesmos termos e condições anteriores;

CONSIDERANDO QUE uma Escritura de Novação de Locação foi drafted entre AFRINIC Ltd (Locatária), [REMODELADA]

RESOLVEU que o CEO está autorizado a assinar o Termo de Novação do Arrendamento.

Proposta por AB e apoiada por HE. (Aprovada por e-mail em 15 de novembro de 2017) Resolução aprovada por unanimidade.

Procedimentos ASO AC / NRO NC Membro

Resolução 201711.376

Considerando que o Processo e as Diretrizes Eleitorais do AFRINIC ASO AC / NRO NC não incluem um procedimento para destituir um membro do ASO AC / NRO NC;

Resolvido para draft tal procedimento deverá ser adicionado ao Processo e Diretrizes Eleitorais da AFRINIC ASO AC / NRO NC;

Resolvido publicar o draftprocedimento editado para comentários da comunidade por trinta (30) dias corridos.

Proposta por Sua Excelência e apoiada por Seu Secretário. (Aprovada por e-mail em 22 de novembro de 2017) Resolução aprovada por unanimidade.

3.3 Contrato FIRE com o IDRC

Resolução 201711.377

CONSIDERANDO que o Centro Internacional de Pesquisa para o Desenvolvimento (IDRC), uma corporação da Coroa do Canadá, aprovou uma subvenção à AFRINIC no valor de CAD 100,000 para o projeto "Subvenções e Prêmios: Igualdade de Gênero e Ampliação da Inovação Digital" (Número da subvenção 108582-003);

CONSIDERANDO que a subvenção será administrada como parte do Programa FIRE da AFRINIC durante um período de dois anos a partir de novembro de 2017;

CONSIDERANDO QUE o IDRC exige que o AFRINIC assine um Contrato de Doação;

RESOLVEU que o CEO está autorizado a assinar o Contrato de Doação.

Proposta por SM e apoiada por SO. (Aprovada por e-mail em 19 de novembro de 2017) Resolução aprovada por unanimidade.

4. Atualização dos Termos de Referência e da Nomeação do Comitê de Apelação

O Conselho debateu a resolução proposta e decidiu que, se houver necessidade de um Comitê Interino, o Conselho nomeará um Comitê Interino o mais próximo possível dos Termos de Referência.

Resolução 201711.378

CONSIDERANDO QUE, nos termos da resolução do Conselho 201708.366, draft termos de referência para um Comitê de Apelação de Desenvolvimento de Políticas do AFRINIC foram publicados para comentários;

CONSIDERANDO que o Conselho levou em consideração os comentários e revisou os termos de referência;

RESOLVE aprovar os Termos de Referência atualizados, datados de 2 de novembro de 2017, para o Comitê de Apelação de Desenvolvimento de Políticas;

RESOLVEU que a primeira nomeação do Comitê Permanente seria durante a AGMM em 2018.

Proposta: AB. Apoiada: SO. Resolução aprovada por unanimidade.

5. Relatório das Comissões

Relatório de auditoria 5.1

O Presidente do Comitê de Auditoria, CB, apresentou um relatório sobre o processo de auditoria em andamento referente ao ano de 2017 e sobre a reunião realizada com os auditores da PwC.

A auditoria está em andamento desde 20 de novembro de 2017. A previsão é de que seja concluída em fevereiro de 2018 e que o relatório de auditoria seja apresentado antes da Assembleia Geral de 2018.

AN destacou a importância de realizar reuniões de entrada e saída com os auditores. Questões importantes podem ser discutidas nessas reuniões perante os auditores. draft O relatório ou um resumo das recomendações e esclarecimentos.

SM foi questionado sobre se a Comissão de Auditoria havia recebido a incumbência de trabalhar com os Auditores em relação a conflitos de interesse. O Presidente SF lembrou a SM que o Conselho é responsável por todas as atribuições e pode solicitar ao Comitê de Auditoria que execute qualquer tarefa específica, se necessário. O Comitê de Auditoria executará a tarefa, mas é o Conselho que toma as decisões. Se houver fraude ou conflito de interesse, isso será sinalizado ao CEO pela Administração, e o CEO informará o Conselho em conformidade. Os Auditores podem ser solicitados a investigar mais a fundo um caso específico, sujeito à aprovação do Conselho.

O Presidente do Conselho de Administração solicitou ao Comitê de Auditoria que preparasse um cronograma com as datas de cada ação necessária até a Assembleia Geral de 2018 e o distribuísse ao Conselho.

O Conselho também debateu os princípios para a rotação dos auditores a cada 5 ou 3 anos. SF mencionou que gostaria que a rotação fosse feita a cada 6 anos.

Item de ação 201711.01: O Presidente do Comitê de Auditoria, CB, deve verificar o período de tempo para a troca de auditores; se 3 anos ou 5 anos.

Item de ação 201711.02: O Comitê de Auditoria deverá compartilhar o relatório da reunião realizada com os Auditores com o Conselho de Administração, juntamente com suas recomendações.

Item de ação 201711.03: O Comitê de Auditoria deverá preparar um cronograma com as datas de cada ação necessária até a Assembleia Geral de 2018 e distribuí-lo ao Conselho.

5.2 Comitê de Finanças

O Presidente do Comitê de Finanças, Sua Excelência, apresentou um relatório ao Conselho sobre o trabalho do comitê. O Comitê está trabalhando na atualização de seu estatuto e na estrutura de taxas para IPv6.

Com base também nas recomendações dos auditores, o Comitê de Finanças está preparando um draft Política de Investimentos e consideração da contratação de um Especialista em Investimentos para saber como gerir e investir o excedente. A Política de Investimentos deverá estar pronta nos próximos 6 meses.

Intervalo para almoço às 12h40, horário local da Nigéria, e retorno às 14h00, horário local da Nigéria.

5.3 Comitê de Remuneração

A presidente do Comitê de Remuneração, LM, convidou o CEO para apresentar o relatório sobre a revisão da política de remuneração da AFRINIC Ltd, incluindo as conclusões e recomendações de um consultor do Hay Group.

O CEO explicou que o consultor havia atribuído um nível ou categoria a cada cargo e comparado os salários e benefícios da AFRINIC (para cada nível) com os de outras empresas, fazendo recomendações para alterações nos salários e benefícios. Ele ressaltou que a gerência deveria ter cautela com o aumento total dos salários e manter os custos de RH abaixo de 52%.

O Conselho concordou que a maioria das recomendações deveria ser implementada.

Item de ação 201711.04: O Comitê de Remuneração deverá trabalhar com a administração na implementação das partes pertinentes das recomendações da revisão de salários e benefícios.

O Conselho fez as seguintes recomendações:

A AFRINIC deveria implementar um Sistema de Gestão de Desempenho.
O pagamento do bônus deve ser previsto no orçamento com antecedência e baseado no desempenho dos funcionários. O Conselho deve ser informado em outubro e o pagamento efetuado em dezembro.
O Comitê de Remuneração deverá atualizar seu Estatuto.

O Conselho também discutiu o contrato do CEO. O Comitê de Remuneração informou ao Conselho que o contrato do CEO expirará em abril de 2018 e que o Conselho deverá decidir se renova o contrato por 3 anos ou se o converte em um contrato permanente. O Comitê de Remuneração também informou ao Conselho que, nos últimos 3 anos, o CEO não recebeu aumento salarial e que o comitê realizará uma avaliação de desempenho.

O Presidente do Conselho de Supervisão solicitou a entrada em Sessão Executiva. O CEO e o Assistente Executivo foram dispensados da sessão.

Entrar na Sessão Executiva 15:18

***

Encerramento da Sessão Executiva às 15h55

O CEO e a Assistente Executiva voltaram a participar da reunião.

O Conselho decidiu que o contrato do CEO passará de 3 para 5 anos, com possibilidade de renovação. O Comitê de Remuneração deverá apresentar um relatório ao Conselho sobre a avaliação do CEO.

A SM solicitou uma cópia do contrato do CEO. O Conselho decidiu que o documento será compartilhado com os membros por meio de uma pasta com sistema de controle de acesso.

Item de ação 201711.05: O CEO deve fornecer uma plataforma adequada para o compartilhamento de documentos confidenciais.

Item de ação 201711.06: O contrato do CEO será compartilhado por meio da plataforma confidencial.

5.4 Comitê de revisão de taxas

O presidente da comissão, SM, apresentou seu relatório e convidou o CEO a explicar a fórmula utilizada e os gráficos para o cálculo das taxas.

O CEO relatou uma proposta que havia distribuído ao Comitê de Revisão de Taxas e ao Conselho. [REDACTED]

O presidente do SF propôs que um script/página web seja disponibilizado online aos membros para que possam calcular suas taxas. A APNIC já possui um script desse tipo.

O Conselho propôs que os detentores de endereços IP da Legacy assinem um acordo com a AFRINIC semelhante ao dos Membros Associados, em vez de Membros de Recursos.

Está agendada uma sessão durante a plenária de sexta-feira para apresentar o relatório à comunidade. O Comitê de Revisão de Taxas irá distribuir seus slides ao Conselho antes da apresentação à comunidade.

Item de ação 201711.07: A AFRINIC deverá criar uma página na internet onde os membros possam disponibilizar uma calculadora para calcular suas taxas online até fevereiro de 2018.

5.5 Comitê de Governança

O representante do Conselho junto ao Comitê de Governança (GovCom), SO, apresentou um breve relatório sobre o trabalho realizado pelo GovCom. O GovCom está finalizando suas Diretrizes e as publicará para a comunidade antes da sessão plenária do GovCom.

O Comitê de Governança também está avaliando a possibilidade de reapresentar as resoluções que foram rejeitadas durante a última Revisão dos Estatutos, e considerando o Pedido de Parecer com relação às datas de início e término do mandato de um Diretor.

6. Nomeações para o Conselho de Administração em 2018

6.1 ASO AC / NRO NC

O Conselho discutiu a nomeação do representante do Conselho para o ASO AC / NRO NC para o ano de 2018.

[REDACTED] O Presidente do SF propôs a recondução de Fiona Asonga ao cargo. SO apoiou a proposta e informou que também há trabalho em andamento no nível ASO AC / NRO NC que precisa ser concluído por Fiona Asonga.

CB sugeriu que o Conselho fizesse um apelo público por voluntários e, em seguida, selecionasse os candidatos dentre eles. Ele afirmou que o RIPE NCC faz isso. O Conselho decidiu fazer um apelo público para o próximo ano para o cargo, mas reconduzir Fiona Asonga ao cargo de ASO AC / NRO NC para 2018.

Resolução 201711.381

O Conselho decidiu nomear Fiona Asonga para a NRO NC por um período de um ano, de janeiro de 2018 a dezembro de 2018.

SO proposto. HE destacado. Resolução aprovada por unanimidade.

Item de ação 201711.08: O Conselho deverá fazer uma chamada pública para o cargo de membro indicado pelo Conselho para o ASO AC / NRO NC antes de fazer uma nomeação para o ano de 2019.

6.2 Comitê de Governança

O Conselho debateu e decidiu reconduzir Zeimm Auladin-Suhootoorah ao Comitê de Governança por um mandato de dois anos, de janeiro de 2018 a dezembro de 2019. O Conselho também concordou em definir um processo para a nomeação de representantes do Conselho para o Comitê de Governança.

Resolução 201711.382

O Conselho decidiu nomear Zeimm Auladin-Suhootoorah para o Comitê de Governança por um período de um ano, de janeiro de 2018 a dezembro de 2018.

Proposta AB. Apoiada SO. Resolução aprovada por unanimidade.

Item de ação 201711.09: O CEO para draft um processo para a nomeação de um membro indicado pelo Conselho para o Comitê de Governança.

7. Novo RSA

Resolução 201711.383

CONSIDERANDO QUE na Resolução 201704.335 o Conselho aprovou a política AFPUB-2016-V4-003-DRAFT03 (IPv4 Transferência de recursos na região AFRINIC);

CONSIDERANDO QUE na mesma resolução o Conselho orientou a equipe a draft um RSA revisado para aprovação da Diretoria;

CONSIDERANDO QUE em 2 de outubro de 2017 foi publicada uma versão revista da RSA para consulta pública;

Considerando que a draft O RSA foi atualizado levando em consideração os comentários da comunidade;

RESOLVIDO aprovar o RSA revisado.

Proposta AB. Apoiada SO. Resolução aprovada por unanimidade.

A reunião foi encerrada às 17h45, horário local da Nigéria, e retomada às 18h05, horário local da Nigéria.

8. Código de Ética

O item acima da pauta será encaminhado para a lista de discussão.

Item de ação 201711.10: SM enviará o Código de Ética proposto para a lista de discussão do Conselho.

9. Situação atual da nova tabela de taxas de recursos

O item acima da pauta já foi discutido no Item nº 4.4 da pauta do Comitê de Revisão de Taxas.

10. O Orçamento AFRINIC 2018

O Conselho analisou o draft Orçamento da AFRINIC para 2018, conforme divulgado pelo Comitê de Finanças. O CEO deverá revisar o orçamento de acordo com os comentários recebidos e apresentá-lo ao Conselho até a próxima segunda-feira.

Item de ação 201711.11: O CEO deve alterar o draft O orçamento da AFRINIC para 2018 deverá ser distribuído ao Conselho até 27 de novembro de 2017.

11. Programa FIRE

O CEO apresentou o Programa FIRE ao Conselho de Administração, conforme relatório divulgado.

[RETIRADO]

O Conselho determinou que a Administração implementasse um sistema de auditoria para projetos que envolvam transações de grandes somas de dinheiro.

Item de ação 201711.12: O Presidente e o Diretor Executivo devem supervisionar uma auditoria do Programa FIRE.

12. Futuro da AFRINIC

O item acima da pauta foi discutido durante o último retiro do Conselho. O Conselho precisa considerar o impacto e os riscos que alguns fatores podem representar para o futuro da AFRINIC. Tais fatores podem ser: IPv4 exaustão, a estrutura de revisão de taxas, a mudança para IPv6, a política de transferência e quaisquer outros riscos legais.

CB era da opinião de que as únicas fontes de receita para a AFRINIC no futuro seriam... IPv4 alocação; Ele estava preocupado com o fato de os membros poderem solicitar IPv6 alocações da RIPE NCC em vez da AFRINIC. A AFRINIC pode perder membros, daí a importância de considerar o que pode fazer um membro permanecer e usar os serviços da AFRINIC.

SI partilhou as suas preocupações relativamente às multinacionais estarem agrupadas numa única empresa e comprarem recursos em grande quantidade.

O Conselho propôs que a Administração avaliasse os riscos e apresentasse um relatório sobre o impacto de IPv4 Exaustão da AFRINIC Finance. Relatório em discussão no Retiro do Conselho de Administração de 2018.

Item de ação 201711.13: A Administração deve avaliar os riscos que possam afetar a AFRINIC e apresentar um relatório sobre o impacto de IPv4 Exaustão da AFRINIC Finance. O relatório será discutido no Retiro do Conselho de Administração de 2018.

A reunião do Conselho foi encerrada às 19h03, horário local da Nigéria, e retomada às 09h00, horário local da Nigéria, na segunda-feira, 27 de novembro de 2017.

O Presidente propôs que CB e SI elaborem uma proposta bem fundamentada sobre os riscos e o impacto no futuro da AFRINIC, e que o relatório seja apresentado ao Conselho. Eles podem optar por escrever em francês para apresentar suas ideias com clareza. Os riscos devem ser explicados de forma clara e justificados para que o Conselho os considere na próxima Reunião do Conselho, em 2018. O Presidente propôs que CB, SI e o Consultor Jurídico formem um pequeno grupo e trabalhem no documento nas próximas duas semanas.

Item de Ação 201711.14: CB e SI devem preparar um documento sobre os riscos percebidos e o impacto no futuro da AFRINIC. O Departamento Jurídico fará parte do grupo. O relatório deverá ser drafteditado e submetido ao Conselho até 10 de dezembro de 2017.

13. Revisar os itens de ação

Item de Ação 201709.01: O Comitê de Remuneração deverá trabalhar na lista de Itens de Ação decorrentes da última Reunião do Conselho sobre os Objetivos/Plano Estratégico 2016-2020. O Comitê deverá definir métricas e cronogramas apropriados e apresentar as ações ao Conselho em sua próxima reunião.

Status: Item de ação a ser concluído. Concluído. Métricas finalizadas. A gestão deverá incorporá-las ao Plano Estratégico.

Item de ação 201709.02: Os membros do Conselho devem enviar a indicação de potenciais candidatos para o cargo de membro do Conselho de Administração da ASO/NRO para a lista de discussão do Conselho nas próximas duas semanas.