ATA DA REUNIÃO PRESENCIAL DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO REALIZADA NO DOMINGO, 28 DE MAIO DE 2017, ÀS 09:00
HORÁRIO LOCAL, DURANTE A CÚPULA DA INTERNET DA ÁFRICA 2017, HOTEL BOMA, NAIROBI, QUÊNIA
Presente:
| Senhor Alan Barrett (AB) | CEO | |
| Senhor Sunday Folayan (SF) | Presidente | África Ocidental |
| Senhor Haitham El Nakhal (HE) | Vice-Presidente | Norte da África |
| Senhor Christian Bope (CB) | Vogal | África Central |
| Senhor Krishna Seeburn (KS) | Vogal | Oceano Índico |
| Senhor Abibu Ntahigiye (AN) | Vogal | África Oriental |
| Senhor Lucky Masilela (LM) | Vogal | África Austral |
| Senhor Andrew Alston (AA) | Vogal | Não Geográfico |
| Senhor Seun Ojedeji (SO) | Vogal | Não Geográfico |
Em atendimento:
Sr. Ashok Radhakissoon (AR) Consultor Jurídico
Agenda:
1. Boas-vindas e revisão da agenda
2. Aprovação de Draft Minutos de encontros
2.1 datado de 4 de maio de 2017
2.2 datado de 19 de abril de 2017
3. Resoluções aprovadas por meio de circulação
3.1 Alteração dos signatários da carta de representação para auditoria
3.2 Alteração da data da votação eletrónica
3.3 Aprovação de candidaturas para eleições
3.4 Aprovação do Aviso de Reuniões
4.1 Memorando de Entendimento entre a AFRINIC e a Research ICT Africa
4.2 Alterações ao modelo de Memorando de Entendimento Certi::6
4.3 Aprovação de despesas com NRO
5.4 Comissão de Investigação do Conselho
5.5 Critérios para Membro Associado
5.6 Comitê de Revisão do Memorando de Entendimento
5.7 Comitê de revisão de taxas
6. Taxas e penalidades de adesão ao LIR, data das faturas
Negócios do dia
1. Boas-vindas e revisão da agenda
O Presidente, SF, deu as boas-vindas aos membros presentes e abriu a reunião às 09:15. SF solicitou uma revisão da pauta, não tendo havido alterações.
A pauta foi aprovada por unanimidade, conforme apresentada.
2. Aprovação das atas das reuniões
2.1 datado de 4 de maio de 2017
2.2 datado de 19 de abril de 2017
Ficou acordado que a aprovação das atas das reuniões anteriores seria adiada. Resoluções aprovadas por circulação.
3. Resolução aprovada por circulação
3.1 Alteração dos signatários da carta de representação para auditoria
Resolução 201704.337
CONSIDERANDO que, na resolução 201704.332, o Conselho aprovou as Demonstrações Financeiras para o exercício findo em 31 de dezembro de 2016;
CONSIDERANDO QUE na mesma resolução o Conselho autorizou o CEO a assinar a Carta de Representação associada às Demonstrações Financeiras;
CONSIDERANDO que os auditores solicitaram duas assinaturas na Carta de Representação;
RESOLVEU que Alan Barrett como CEO e Sunday Adekunle Folayan como Presidente do Conselho estão e estão autorizados a assinar a Carta de Representação associada às Demonstrações Financeiras para o exercício encerrado em 31 de dezembro de 2016.
Proposta AB. Apoiada SO. (Aprovada por e-mail em 23 de janeiro de 2017) Resolução aprovada por unanimidade.
3.2 Alteração da data da votação eletrónica
Resolução 201704.338
CONSIDERANDO que o procedimento eleitoral inclui um cronograma em que tanto o sistema de votação eletrônica quanto o período de consulta pública são abertos 20 dias antes da Assembleia Geral Ordinária; CONSIDERANDO que a Comissão de Nomeação solicitou que o sistema de votação eletrônica seja aberto 7 dias depois;
RESOLVEU-SE a alterar a linha do tempo para que o período para comentários seja aberto 20 dias antes da AGMM e o sistema de votação eletrônica seja aberto 13 dias antes da AGMM.
Proposta AB. Apoiada por AA. (Aprovada por e-mail em 11 de maio de 2017) Resolução aprovada por unanimidade. Abstenções: KS, CB e AA.
3.3 Aprovação de candidaturas para eleições
Resolução 201704.339
CONSIDERANDO que em 10 de maio de 2017, o NomCom forneceu ao Conselho uma lista de indicações, incluindo dez indicações para três vagas no Conselho, uma indicação para uma vaga no Comitê de Governança, três indicações para uma vaga no NRO-NC/ASO-AC e uma indicação para uma vaga de co-presidente do PDWG; CONSIDERANDO que o Conselho é obrigado a aprovar as indicações para vagas no Conselho e no Comitê de Governança;
Considerando que o Conselho não é obrigado a aprovar nomeações para os cargos de Presidente do NRO-NC/ASO-AC ou do PDWG
RESOLVIDO aprovar todas as nomeações para o Conselho e o Comitê de Governança, sujeitas à eliminação, pelo Comitê de Nomeações, de quaisquer nomeações que não atendam aos requisitos estabelecidos nas diretrizes eleitorais.
Proposta SF. Apoiada por AN. (Aprovada por e-mail em 12 de maio de 2017)
Resolução aprovada por unanimidade. KS, CB e AA se abstiveram.
Durante a discussão sobre a ratificação desta resolução, AA solicitou que a ata mostrasse que, durante a discussão anterior por e-mail, ele havia solicitado que as indicações para as três vagas abertas no Conselho fossem aprovadas em três resoluções separadas. AA afirmou que isso teria permitido que os Diretores em conflito de interesses se abstivessem de aprovar indicações para uma região sem se absterem de aprovar indicações para outras regiões.
O consultor jurídico aconselhou que era uma boa prática registrar essas informações na ata.
3.4 Aprovação do Aviso de Reuniões
Resolução 201704.340
Resolvido publicar o draft ata da AGM de 9 de junho de 2016 e a draft ata da AGMM realizada em 30 de novembro de 2016, e incluí-la na ordem do dia da próxima AGMM de junho de 2017.
Proposta AB. Apoiada por SO. (Aprovada por e-mail em 18 de maio de 2017)
Resolução aprovada por unanimidade.
Resolução 201704.341
Resolveu aprovar o Edital da Assembléia Geral Anual em 1 de junho de 2017, apresentado pelo Secretariado.
Proposta AB. Apoiada por SO. (Aprovada por e-mail em 18 de maio de 2017)
Resolução aprovada por maioria. 8 votos a favor – 1 voto contra.
3.5 Despesas com Conferências
Resolução 201704.342
CONSIDERANDO que o evento AIS'17 está ocorrendo no Boma Hotel, Nairobi, Quênia, em maio / junho de 2017;
RESOLVEU-SE aprovar um pagamento ao hotel de US $ 85,840 para pacotes de conferências;
RESOLVEU que o CEO está autorizado a assinar o contrato associado.
Proposta AB. Apoiada por SO. (Aprovada por e-mail em 25 de maio de 2017)
Resolução aprovada por unanimidade.
4. Resoluções Diversas
4.1 Memorando de Entendimento entre a AFRINIC e a Research ICT Africa
Resolução 201704.343
CONSIDERANDO QUE um MoU foi drafted entre AFRINIC e Research ICT Africa (RIA) para colaboração em tópicos de pesquisa relacionados à Internet;
RESOLVEU que o CEO estava autorizado a assinar o MoU.
Proposta AB. Apoiada SO.
Resolução aprovada por unanimidade.
4.2 Alterações ao modelo de Memorando de Entendimento Certi::6
Resolução 201704.344
CONSIDERANDO que, na Resolução 201704.334, o Conselho aprovou um MoU modelo para parceiros de treinamento certi :: 6;
Considerando que potenciais parceiros de treinamento podem solicitar pequenas alterações no Memorando de Entendimento; RESOLVIDO que o CEO está autorizado a aprovar pequenas alterações quando o modelo de Memorando de Entendimento for personalizado para cada potencial parceiro de treinamento.
Proposta AB. Apoiada SO. Resolução aprovada por unanimidade.
4.3 Aprovação de Despesas com NRO
CONSIDERANDO QUE os deveres do Tesoureiro da NRO são alternados anualmente entre os RIRConsiderando que o CEO da AFRINIC é o Tesoureiro da NRO no ano de 2017;
Considerando que se espera que a Afrinic administre certos pagamentos em nome da NRO; RESOLVIDO que as despesas da NRO para o exercício financeiro de 2017 podem ser administradas pela Afrinic sem necessidade de aprovação do Conselho em cada caso; desde que tais despesas sejam devidamente aprovadas pela NRO.
Proposta AB. Apoiada por KS. Resolução aprovada por unanimidade.
5. Relatório das Comissões
Relatório de auditoria 5.1
O presidente do Comitê de Auditoria, AA, informou que o Comitê de Auditoria está se preparando para fazer uma apresentação durante a Assembleia Geral Ordinária e que a apresentação será distribuída ao Conselho no dia seguinte.
AA lembrou ao Conselho que a AuditCo havia apresentado um relatório extenso ao Conselho na reunião anterior, mas não havia recebido nenhum comentário sobre o relatório. O Presidente, SF, solicitou que todos lessem o relatório e comentassem, se pertinente.
KS acrescentou que o Comitê de Finanças tomou nota do relatório e que algumas ações foram tomadas em relação a certos pontos.
5.2 Comitê de Finanças
O Presidente do Comitê de Finanças, Sua Excelência, afirmou que uma reunião será realizada com a AA após o Relatório de Auditoria. O FinCo explicará no próximo relatório o elevado superávit de 2016 e 2017, e planejará formas e fluxos de utilização desse superávit para treinamento e Pesquisa e Inovação.
Com relação ao orçamento, ainda estamos dentro do orçamento previsto para a reunião de junho de 2017.
5.3 Comitê de Remuneração
A presidente do Comitê de Remuneração, LM, informou que os Termos de Referência para o Consultor serão distribuídos para revisão e aprovação.
5.4 Comissão de Investigação do Conselho
O presidente da Comissão de Investigação, AN, apresentou o relatório ao Conselho. Ele salientou que a Comissão prorrogou os prazos para permitir que o denunciante fornecesse mais detalhes. As denúncias foram encaminhadas ao réu, que respondeu dentro do prazo estipulado. A Comissão realizou sua análise e não encontrou evidências claras de violação do Acordo de Confidencialidade.
CB solicitou que fosse registrado que o Conselho aceita o relatório do comitê e que o relatório não revelou nenhuma evidência de violação do acordo de confidencialidade.
O Conselho aceitou o relatório do Comitê.
AA começou a sair e comentou que, por recomendação de seu advogado, foi aconselhado a não permanecer na sala.
O presidente lembrou AA de que ele deveria esperar que o presidente o reconhecesse antes de falar, levantar-se e sair.
AA se desculpou às 10h56.
KS pediu para se retirar às 10h57.
O presidente afirmou que não seria apropriado que KS fosse dispensado, pois KS era o reclamante neste caso.
Entrar na Sessão Executiva 11:12
Encerramento da Sessão Executiva às 11h24
A reunião foi encerrada às 11h26 para um intervalo com refresco.
A reunião foi retomada às 11h47. Os membros do AA estavam presentes novamente.
SO notou que AA havia pedido para sair e se perguntou por que ele estava naquela reunião.
AA respondeu que ele mudou de ideia e agora participaria da reunião.
KS informou ao Conselho que se reserva o direito de apresentar a queixa em outra instância, mas a retira deste Conselho.
O consultor jurídico esclareceu que houve um processo e que a pessoa em questão desistiu, portanto o caso está encerrado.
SO mencionou, em resposta a CB, que o que ele disse já estava contemplado no relatório da comissão.
O presidente SF agradeceu ao Comitê e apresentou uma moção para dissolver o Comitê de Investigação do Conselho.
Resolução 201705.346
O Conselho decide dissolver o Comitê de Investigação do Conselho.
SO proposto. HE destacado. Resolução aprovada por unanimidade.
5.5 Comitê de Critérios para Sócios Associados
O presidente do comitê, AN, informou que as diretrizes para membros associados já foram enviadas e analisadas pelo Conselho.
5.6 Comitê de Revisão do Memorando de Entendimento
O presidente do Comitê, CB, informou que um relatório foi enviado ao Conselho e que o CEO recebeu autorização para assinar alguns Memorandos de Entendimento, e que para outros, o CEO pode submetê-los à aprovação do Conselho.
O Conselho de Administração encaminhará a lista de todos os Memorandos de Entendimento ao Conselho e elaborará um relatório de encerramento para dissolver o Comitê.
Item de ação 201705.03O Presidente do Comitê de Revisão do Memorando de Entendimento deverá encaminhar a lista de todos os Memorandos de Entendimento ao Conselho e apresentar um relatório de encerramento para dissolver o Comitê.
O presidente do SF encerrou a reunião às 12h16 e a reunião será retomada às 15h00.
A reunião do Conselho foi retomada às 15h00 (LM estava ausente). LM juntou-se à reunião às 15h25.
5.7 Comitê de revisão de taxas
O presidente do Comitê de Revisão de Taxas, KS, informou ao Conselho que houve uma sugestão para apresentar uma proposta durante a Assembleia Geral Ordinária, mas que a proposta ainda não estava pronta para ser apresentada. Haverá um período de 60 dias para discussão.
KS afirmou que um relatório será enviado ao Conselho assim que o Comitê concluir seus trabalhos.
AB afirmou que não há urgência, mas que é necessário prestar atenção especial ao cronograma do Comitê de Revisão de Honorários: um período de 60 dias para comentários e a emissão da fatura em novembro.
5.8 Comitê de Governança
Assim, o membro da Diretoria responsável pela ligação com o Comitê de Governança fez uma atualização sobre o trabalho do Comitê de Governança até o momento. O Comitê de Governança enviou uma carta à comunidade informando que deseja reconsiderar as Resoluções Especiais propostas em novembro de 2016, mas que não foram aprovadas, especialmente aquelas que estiveram perto de alcançar a maioria de 75% dos votos.
O Comitê também solicita à comunidade que indique quais áreas o Comitê de Governança deve analisar.
Uma das vagas no Comitê de Governança está em disputa; a vaga é atualmente ocupada por Abdalla Omari.
6. Taxas e penalidades de adesão ao LIR, data das faturas
O Conselho discutiu as datas de faturamento e as penalidades na AFRINIC, bem como os comentários recebidos de alguns membros que expressaram frustração com o fato de as taxas de penalidade estarem dificultando sua regularidade para fins eleitorais.
AA afirmou que a definição de "em dia com suas obrigações" não consta nos Estatutos, portanto, a Diretoria deveria ter o poder de permitir que membros com pendências financeiras votassem. No entanto, ele alertou que tal mudança poderia ter consequências negativas, pois a possibilidade de voto incentiva o pagamento em dia.
O Conselho discutiu a estrutura das penalidades e decidiu que:
Nov – emissão de fatura
1 de janeiro – Vencimento da fatura
28 de fevereiro – sem multa se pago até esta data (era 5%)
1 de março – multa de 5% se o pagamento for efetuado a partir desta data (era 10%)
1 de abril – Multa de 10% se o pagamento for efetuado a partir desta data (antes era 15%)
1 de maio – Multa de 15% se o pagamento for efetuado a partir desta data.
Junho – Emissão de fatura de penalidade
30 de junho – Vencimento da fatura de penalidade
O departamento jurídico sugeriu que o Artigo 7.2 do Estatuto fosse alterado para definir o que são membros em conformidade.
O Presidente do SF observou que, de acordo com a proposta que acabamos de discutir, a fatura das multas só vencerá em 30 de junho, portanto, isso não afetará a situação regular do membro no momento da Assembleia Geral Ordinária (AGMM) anterior a essa data.
AA pediu para ser dispensado da reunião às 17h24.
6. AoB
6.1 Reunião Pública do Conselho de Administração
O Conselho discutiu a possibilidade de realizar uma Reunião Pública Aberta do Conselho. Itens como a apresentação de relatórios dos comitês e resoluções preparadas podem ser feitos perante a comunidade. O Presidente sugeriu que isso poderia ser implementado em 2018.
O consultor jurídico afirmou que também devemos considerar o impacto no acordo de confidencialidade. Todas as resoluções e atas são atualmente publicadas, mas discussões sensíveis em reuniões fechadas do Conselho nem sempre são divulgadas.
Item de ação 201705.04: O Conselho irá discutir e considerar mais detalhadamente a possibilidade de realizar uma Reunião Pública Aberta do Conselho em 2018.
7. Adiamento
A reunião foi encerrada às 17h30 e remarcada para o dia seguinte.
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Reunião do Conselho realizada em 31 de maio de 2017 às 18h15.
Presentes: Todos os membros
Agenda:
1.0 Apresentações à Comunidade
NEGÓCIOS DO DIA
O presidente SF abriu a reunião e declarou que o Conselho enfrentou muitos desafios esta semana. AA admitiu algumas ações impróprias. Ele pediu desculpas ao Dr. Nii Quaynor pelo incidente e o Dr. Nii Quaynor confirmou que aceitou o pedido de desculpas. O Conselho emitirá uma advertência a AA de que seu comportamento foi inaceitável. SF escreverá à comunidade.
1.0 Apresentações à Comunidade
O Conselho analisou as apresentações que as diferentes Subcomissões farão durante a Assembleia Geral Ordinária. As resoluções para aprovar as Demonstrações Financeiras e renovar a nomeação dos Auditores serão tomadas durante a Assembleia Geral Ordinária.
2.0 Adiamento
A reunião terminou às 19h15.
