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Ata da reunião do conselho realizada em 28 de maio de 2017 às 9:00, hora local

ATA DA REUNIÃO FACE A FACE REUNIÃO REALIZADA NO DOMINGO, 28 DE MAIO DE 2017, ÀS 09:00

HORA LOCAL, DURANTE O AFRICA INTERNET SUMMIT 2017, BOMA HOTEL, NAIROBI, KENYA

 

Presente:

Sr. Alan Barrett (AB) CEO  
Sr. Sunday Folayan (SF) Presidente  África Ocidental
Sr. Haitham El Nakhal (HE) Vice-Presidente  Norte da África 
Sr. Christian Bope (CB) Associado  África Central
Sr. Krishna Seeburn (KS) Associado Oceano Índico
Sr. Abibu Ntahigiye (AN) Associado África Oriental
Sr. Lucky Masilela (LM) Associado África Austral
Sr. Andrew Alston (AA) Associado Não Geográfico
Sr. Seun Ojedeji (SO) Associado Não Geográfico

 

Em atendimento:

Sr. Ashok Radhakissoon (AR) Consultor jurídico

 

Agenda:

1. Boas-vindas e revisão da agenda

2. Aprovação de Draft Minutos de encontros

2.1 datado de 4 de maio de 2017

2.2 datado de 19 de abril de 2017

3. Resoluções passadas em circulação

3.1 Mudança de signatários para auditoria de carta de representação

3.2 Mudança de data para votação eletrônica

3.3 Aprovação de nomeações para eleições

3.4 Aprovação de Editais de Reuniões

3.5 Despesas da Conferência

4. Resoluções diversas

4.1 MoU entre AFRINIC e Research ICT África

4.2 Mudanças no Certi :: 6 template MoU

4.3 Aprovação para despesas NRO

5. Relatório dos Comitês

Relatório de auditoria 5.1

5.2 Comitê de Finanças

5.3 Comitê de Remuneração

5.4 Comitê de Investigação da Diretoria

5.5 Critérios para membros associados

5.6 Comitê de Revisão do MoU

5.7 Comitê de revisão de taxas

5.8 Comitê de Governança

6. Taxas e penalidades de filiação ao LIR, data das faturas

7. AoB

8. Adiamento

 

Negócios do dia

1. Boas-vindas e revisão da agenda

O Presidente, SF, dá as boas-vindas aos Membros presentes e abre a reunião às 09h15. SF convocou uma revisão da Ordem do Dia, não houve alteração na Ordem do Dia.

A ordem do dia foi aprovada por unanimidade conforme apresentada.

 

2. Aprovação de Atas de reuniões

2.1 datado de 4 de maio de 2017

2.2 datado de 19 de abril de 2017

Foi acordado que a aprovação das atas das reuniões anteriores seria adiada. Resoluções aprovadas por circulação

 

3. Resolução aprovada em circulação

3.1 Mudança de signatários para auditoria de carta de representação

Resolução 201704.337

CONSIDERANDO que, na resolução 201704.332, o Conselho aprovou as Demonstrações Financeiras para o exercício findo em 31 de dezembro de 2016;

CONSIDERANDO que na mesma resolução o Conselho autorizou o CEO a assinar a Carta de Representação associada às Demonstrações Financeiras;

CONSIDERANDO que os auditores solicitaram duas assinaturas na Carta de Representação;

RESOLVEU que Alan Barrett como CEO e Sunday Adekunle Folayan como Presidente do Conselho estão e estão autorizados a assinar a Carta de Representação associada às Demonstrações Financeiras para o exercício encerrado em 31 de dezembro de 2016.

AB proposto. Apoiado SO. (Aprovado por e-mail em 23 de janeiro de 2017) Resolução aprovada por unanimidade.

 

3.2 Mudança de data para votação eletrônica

Resolução 201704.338

CONSIDERANDO que o procedimento de eleição inclui um cronograma no qual o sistema de votação eletrônica e o período de comentários públicos abrem 20 dias antes da AGMM; CONSIDERANDO QUE o NomCom solicitou que o sistema de votação eletrônica fosse aberto 7 dias depois;

RESOLVEU-SE a alterar a linha do tempo para que o período para comentários seja aberto 20 dias antes da AGMM e o sistema de votação eletrônica seja aberto 13 dias antes da AGMM.

AB proposto. AA destacado. (Aprovado por e-mail em 11 de maio de 2017) Resolução aprovada por unanimidade. Recused KS, CB e AA.

 

3.3 Aprovação de nomeações para eleições

Resolução 201704.339

CONSIDERANDO QUE, em 10 de maio de 2017, o NomCom forneceu à Diretoria uma lista de indicações, incluindo dez indicações para três cadeiras abertas da Diretoria, uma indicação para uma cadeira aberta no Comitê de Governança, três indicações para uma cadeira aberta NRO-NC / ASO-AC e uma nomeação para um assento de copresidente do PDWG; CONSIDERANDO QUE o Conselho deve aprovar as nomeações para assentos do Conselho e do Comitê de Governança;

CONSIDERANDO QUE o Conselho não é obrigado a aprovar nomeações para cadeiras de presidente NRO-NC / ASO-AC ou PDWG
RESOLVEU-SE aprovar todas as nomeações para a Diretoria e o Comitê de Governança, sujeito à eliminação de todas as indicações do NomCom que não atendam aos requisitos estabelecidos nas diretrizes eleitorais.

SF proposto. AN destacado. (Aprovado por e-mail datado de 12 de maio de 2017)

Resolução aprovada por unanimidade. Recused KS, CB e AA.

Durante a discussão sobre a ratificação desta resolução, AA solicitou que a ata mostrasse que, durante a discussão anterior por e-mail, ele havia solicitado que as nomeações para as três cadeiras abertas da Diretoria fossem aprovadas em três resoluções separadas. AA declarou que isso teria permitido que os Diretores em conflito se recusassem a aprovar nomeações para uma região, ao mesmo tempo que não se recusavam a aprovar nomeações para outras regiões.

O Conselheiro Jurídico informou que seria uma boa prática registrar essas coisas nas atas.

 

3.4 Aprovação de Editais de Reuniões

Resolução 201704.340

Resolvido publicar o draft ata da AGM de 9 de junho de 2016 e a draft ata da AGMM realizada em 30 de novembro de 2016, e incluí-la na ordem do dia da próxima AGMM de junho de 2017.

AB proposto. Apoiado SO. (Aprovado por e-mail datado de 18 de maio de 2017)

Resolução aprovada por unanimidade.

 

Resolução 201704.341

Resolveu aprovar o Edital da Assembléia Geral Anual em 1 de junho de 2017, apresentado pelo Secretariado.

AB proposto. Apoiado SO. (Aprovado por e-mail datado de 18 de maio de 2017)

Resolução aprovada por maioria. 8 Voto PARA - 1 Voto CONTRA

 

3.5 Despesas da Conferência

Resolução 201704.342

CONSIDERANDO que o evento AIS'17 está ocorrendo no Boma Hotel, Nairobi, Quênia, em maio / junho de 2017;
RESOLVEU-SE aprovar um pagamento ao hotel de US $ 85,840 para pacotes de conferências;

RESOLVEU que o CEO está autorizado a assinar o contrato associado.

AB proposto. Apoiado SO. (Aprovado por e-mail datado de 25 de maio de 2017)

Resolução aprovada por unanimidade.

 

4. Resoluções diversas

4.1 MoU entre AFRINIC e Research ICT África

Resolução 201704.343

CONSIDERANDO QUE um MoU foi drafted entre AFRINIC e Research ICT Africa (RIA) para colaboração em tópicos de pesquisa relacionados à Internet;
RESOLVEU que o CEO estava autorizado a assinar o MoU.

AB proposto. Apoiado SO.

Resolução aprovada por unanimidade.

 

4.2 Mudanças no Certi :: 6 template MoU

Resolução 201704.344

CONSIDERANDO que, na Resolução 201704.334, o Conselho aprovou um MoU modelo para parceiros de treinamento certi :: 6;
CONSIDERANDO QUE parceiros de treinamento em potencial podem solicitar pequenas alterações ao MoU; RESOLVEU-SE que o CEO está autorizado a aprovar pequenas alterações quando o modelo de MoU for personalizado para cada parceiro de treinamento potencial.

AB proposto. ASSIM destacado. Resolução aprovada por unanimidade.

 

4.3 Aprovação para despesas NRO

Resolução 201704.345

CONSIDERANDO QUE os deveres do Tesoureiro da NRO são alternados anualmente entre os RIRs; CONSIDERANDO QUE o CEO da AFRINIC é o tesoureiro da NRO para o ano de 2017;
CONSIDERANDO QUE a Afrinic deve lidar com certos pagamentos em nome do NRO; RESOLVIDO que as despesas da NRO para o ano financeiro de 2017 podem ser administradas pela Afrinic sem a necessidade de aprovação do Conselho em cada caso; desde que tais despesas sejam devidamente aprovadas pela NRO.

AB proposto. KS destacado. Resolução aprovada por unanimidade.

 

5. Relatório dos Comitês

Relatório de auditoria 5.1

O Presidente do Comitê de Auditoria, AA, informou que a AuditCo está se preparando para fazer uma apresentação durante a AGMM, e distribuirá a apresentação ao Conselho no dia seguinte.

AA lembrou ao Conselho que a AuditCo havia apresentado um longo relatório ao Conselho na reunião anterior, mas não havia recebido nenhum comentário sobre o relatório. O presidente, SF, solicitou que todos lessem o relatório e comentassem, se apropriado.

KS acrescentou que o Comitê de Finanças fez anotações do relatório e algumas ações em alguns pontos adicionados.

 

5.2 Comitê de Finanças

O Presidente da Comissão de Finanças, HE, disse que será realizada uma reunião com AA após o Relatório de Auditoria. A FinCo explicará no próximo relatório o alto superávit em 2016 e 2017; e planejar algumas formas e fluxos de usar o excedente para treinamento e Pesquisa e Inovação.

Em relação ao orçamento, ainda estamos dentro do orçamento para a reunião de junho de 2017.

 

5.3 Comitê de Remuneração

O Presidente da Comissão de Remunerações, LM informou que o Termo de Referência do Consultor será distribuído para análise e aprovação.

 

5.4 Comitê de Investigação da Diretoria

O Presidente da Comissão de Investigação, AN, apresentou o relatório ao Conselho. Ele assinalou que o Comitê estendeu os prazos para permitir que o reclamante fornecesse mais detalhes. As reclamações foram apresentadas ao arguido que respondeu dentro dos prazos indicados. O Comitê realizou sua análise e não encontrou nenhuma evidência clara de violação do NDA.

CB solicitou que fosse registrado que o Conselho aceita o relatório do comitê, e o relatório não revelou nenhuma evidência de violação do NDA.

O Conselho aceitou o relatório do Comitê.

AA começou a sair e comentou que, a conselho de seu advogado, foi aconselhado a não estar na sala.

O presidente lembrou a AA que ele deveria esperar que o presidente o reconhecesse antes de falar, levantar-se e sair.

 

AA pediu licença às 10:56.

 

KS pediu licença às 10:57.

 

O Presidente disse que não seria apropriado que KS fosse desculpado porque KS era o queixoso neste caso.

 

Entrar na Sessão Executiva 11h12

Sair da Sessão Executiva 11h24

A reunião foi encerrada às 11h26 para um intervalo para refresco.

A reunião é retomada às 11h47. AA estava presente novamente.

 

SO notou que AA havia pedido para sair e se perguntou por que ele estava agora na reunião.

AA respondeu que mudou de ideia para agora estar na reunião

 

KS informou ao Conselho que se reserva o direito de apresentar a reclamação em outro fórum, mas retira-a deste Conselho.

O Assessor Jurídico esclareceu que havia um assunto e, em seguida, a pessoa está se retirando, então o assunto está encerrado

 

SO mencionou em resposta ao CB que o que ele disse já estava coberto no relatório do comitê.

O Presidente SF agradeceu ao Comitê e apresentou uma moção para dissolver o Comitê de Investigação do Conselho.

 

Resolução 201705.346

O Conselho decide dissolver o Comitê de Investigação do Conselho.

SO proposto. HE destacado. Resolução aprovada por unanimidade.

 

5.5 Comitê de Critérios para Sócios Associados

O Presidente do Comitê, AN, informou que as Diretrizes para Membros Associados já foram enviadas e revisadas pelo Conselho.

 

5.6 Comitê de Revisão do MoU

O Presidente do Comitê, CB, informou que um relatório foi enviado ao Conselho e o CEO recebeu autoridade para assinar alguns MoUs, e para outros o CEO pode trazê-lo ao Conselho para aprovação.

O CB deve encaminhar a lista de todos os MoUs ao Conselho e fazer um relatório de encerramento para dissolver o Comitê.

 

Item de ação 201705.03: O Presidente do Comitê de Revisão do MoU deve encaminhar a lista de todos os MoUs ao Conselho e apresentar um relatório de encerramento a fim de dissolver o Comitê.

 

O Presidente SF encerrou a reunião às 12h16 e reiniciou a reunião às 15h.

A reunião da diretoria foi retomada às 15h (LM estava ausente) LM se juntou à reunião às 00h15

 

5.7 Comitê de revisão de taxas

O Presidente do Comitê de Revisão de Taxas KS informou ao Conselho que havia uma sugestão para apresentar uma proposta durante a AGMM, mas a proposta não estava pronta para ser apresentada. Haverá um período de 60 dias para discussão.

KS disse que um relatório será enviado ao Conselho assim que o Comitê terminar seu trabalho.

AB afirmou que não há urgência, mas é necessário prestar atenção especial ao cronograma do Comitê de Revisão de Taxas; Período de 60 dias para comentários e faturamento em novembro.

 

5.8 Comitê de Governança

SO, o contato da Diretoria com o Comitê de Governança, fez uma atualização sobre o trabalho do Comitê de Governança até o momento. O Comitê de Governança enviou uma carta à comunidade declarando que deseja considerar as Resoluções Especiais que foram propostas em novembro de 2016, mas não foram aprovadas, especialmente aquelas que chegaram perto de atingir a maioria dos votos de 75%.

O Comitê também está solicitando à comunidade que informe sobre quais áreas o Comitê de Governança deve examinar.

Uma vaga no Comitê de Governança está para reeleição; a cadeira atualmente é ocupada por Abdalla Omari.

 

6. Taxas e penalidades de filiação ao LIR, data das faturas

A Diretoria discutiu as datas de faturamento e multas na AFRINIC e os comentários recebidos de alguns membros que expressaram frustração com o fato de as taxas de penalidade estarem dificultando sua regularidade para fins eleitorais.

AA declarou que a definição de “boa reputação” não está no estatuto, portanto a diretoria deve ter o poder de permitir que membros com penalidades pendentes votem. No entanto, ele alertou que uma mudança pode ter consequências ruins, porque a capacidade de votar fornece um incentivo para pagar em dia.

 

O Conselho discutiu a estrutura das penalidades e decidiu que:

Nov - emitir fatura

1 de janeiro - fatura vencida

28 de fevereiro - sem multa se pago até esta data (era 5%)

1 de março - multa de 5% se pago nessa data ou após (era de 10%)

1 de abril - Multa de 10% se pago nessa data ou após (era de 15%)

1 de maio - Multa de 15% se pago nesta data ou após

Junho - Emissão de fatura penalizadora

30 de junho - Multa devida fatura

 

O consultor jurídico sugeriu que o Art 7.2 dos Estatutos pudesse ser alterado para definir os membros em conformidade.

O Presidente SF observou que, de acordo com a proposta que acabamos de discutir, a fatura das taxas de penalidade não será devida até 30 de junho, portanto, isso não interferirá na boa situação de um membro no momento de uma AGMM antes dessa data.

AA pediu para ser dispensado da reunião às 17:24.

 

6. AoB

6.1 Reunião Pública do Conselho Aberto

O Conselho discutiu a possibilidade de realizar uma Reunião Pública Aberta do Conselho. Itens como apresentação de relatórios de comitês e resoluções preparadas podem ser feitos na frente da comunidade. O presidente sugeriu que isso poderia ser implementado em 2018.

O consultor jurídico disse que também devemos considerar o impacto no NDA. Todas as resoluções e atas são publicadas atualmente, mas discussões delicadas em reuniões fechadas do Conselho nem sempre são publicadas.

 

AçãoItem201705.04: O Conselho deve continuar a discutir e considerar a possibilidade de realizar uma Reunião Pública do Conselho Aberto em 2018.

 

7. Adiamento

Reunião suspensa às 17:30 para o dia seguinte.

 

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Reunião da diretoria realizada em 31 de maio de 2017 às 18:15

Presente: Todos os membros

Agenda:

1.0 Apresentações para a comunidade

NEGÓCIOS DO DIA

O Presidente SF abriu a reunião e fez uma declaração de que o Conselho enfrentou muitos desafios esta semana. AA admitiu algumas ações impróprias. Ele se desculpou com o Dr. Nii Quaynor pelo incidente e o Dr. Nii Quaynor confirmou que aceitou as desculpas. O Conselho emitirá um aviso a AA de que seu comportamento não era aceitável. SF vai escrever para a comunidade.

 

1.0 Apresentações para a comunidade

O Conselho revisou as apresentações que os diferentes Subcomitês farão durante a AGMM. As deliberações para a adoção das Demonstrações Financeiras e renovação da nomeação dos Auditores serão tomadas durante a AGO.

 

2.0 Adiamento

Reunião terminou às 19:15

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