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Ata da Reunião do Conselho realizada na quarta-feira, 19 de abril de 2017 às 15h04 UTC

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ATRAVÉS DO SISTEMA DE CONFERÊNCIAS ON-LINE DA WEBEX

Presente:

Sr. Alan Barrett (AB CEO  
Sr. Sunday Folayan (SF) Presidente África Ocidental
Sr. Haitham El Nakhal (HE) Vice presidente Norte da África
Sr. Christian Bope (CB) Associado África Central
Sr. Krishna Seeburn (KS) Associado Oceano Índico
Sr. Lucky Masilela (LM) Associado South Africa
Sr. Andrew Alston (AA) Associado Não geográfico
Sr. Seun Ojedeji (SO) Associado

Não geográfico


Desculpas:

Sr. Abibu Ntahigiye (AN) Membro da África Oriental

 

Em atendimento:

Sr. Ashok Radhakissoon (AR) Conselheiro Jurídico

 

Agenda:

1.0 Boas-vindas e revisão da agenda

2.0 Aprovação da Ata da reunião anterior datada de 15 de fevereiro de 2017

3.0 Revisão da lista de itens de ação

4.0 Resoluções já aprovadas por e-mail

4.1 Nomeações do NomCom

4.2 Desligamentos de Internet

5.0 Relatório dos Comitês

Relatório de auditoria 5.1

5.2 Comitê de Finanças

5.3 Comitê de Remuneração

5.4 Revisão do Comitê de MoUs

5.5 Comitê de Critérios para Sócios Associados

5.6 Comitê de revisão de taxas

5.7 Comitê de Governança

6.0 Relatório de Auditoria - Demonstrações Financeiras 2016

7.0 Reserva Estratégica - Valor Adicional

8.0 Criação de uma nova conta denominada em moeda estrangeira em EURO

9.0 Modelo de MoU para Certi :: 6

10.0 Ratificação da proposta de política AFPUB-2016-V4-003-DRAFT03 (IPv4 Transferência de recursos dentro da região AFRINIC)

11.0 MoU AFRINIC-RIA

12.0 Discussão de AA e CB em relação à posição durante o PDP

13.0 Planejamento de AIS17

13.1 Processo Eleitoral

13.2 AfGWG

13.2 Desligamento da Internet

13.4 Cronograma do Conselho

14.0 AOB

15.0 Adiamento

 

NEGÓCIOS DO DIA

1.0 Boas-vindas e revisão da agenda

SF deu as boas-vindas aos Conselheiros presentes online e abriu a reunião às 15h04 (UTC). Uma lista de chamada foi realizada para confirmar o quorum.

SF convocou uma revisão da Ordem do Dia, não houve alteração na Ordem do Dia.

A ordem do dia foi aprovada por unanimidade conforme apresentada. AA proposto e OE apoiado.

 

2.0 Aprovação da Ata da reunião anterior datada de 15 de fevereiro de 2017

Resolução 201704.331

O Conselho decidiu aprovar a ata da reunião do Conselho realizada em 15 de fevereiro de 2017. KS proposto. HE destacado. Resolução aprovada por unanimidade.

 

3.0 Revisão da lista de itens de ação

Item de ação 201702.01 A Diretoria discutirá as nomeações do NomCom2017 e votará na lista de voluntários da lista de mala direta da Diretoria e finalizará a decisão até sexta-feira, 17 de fevereiro de 2017.

Status: Item de ação a ser fechado. Concluído.

 

Item de ação 201702.02: Membros do Conselho que ainda não comunicaram sua escolha de viagem para 2017, para completar o Plano de Viagem do Conselho até 5 de março de 2017.

Status: Itens de ação a serem fechados. Concluído.

 

Item de ação 201702.03: O CEO finalizará o modelo para o Cert :: 6 Memorando de Entendimento e distribuirá para aprovação do Conselho.

Status: Itens de ação a serem fechados. Concluído.

 

Item de Ação 201611.01: O Presidente do Comitê de Auditoria preparará um cronograma dos trabalhos de auditoria até a AGMM2017.

Status: Itens de ação a serem fechados. A Preencher com base no relatório da Comissão de Auditoria na presente reunião.

 

Item de ação 201611.07: Discussão de AA e CB com relação à posição durante o PDP a ser colocada na pauta da próxima reunião formal.

Status: Item de ação a ser fechado. Sob o item da agenda nº 9.0

 

4.0 Resoluções já aprovadas por e-mail 4.1 NomCom NomCom

Resolução 201612.329

CONSIDERANDO que é necessário nomear quatro membros para o NomCom 2017, nos termos do artigo 9 do Estatuto;

CONSIDERANDO que pessoas domiciliadas nas sub-regiões do Oceano Índico e da África Central não são elegíveis nos termos do artigo 9.1 do Estatuto;

CONSIDERANDO que o Conselho deseja nomear três voluntários da comunidade de três sub-regiões diferentes e um Diretor de uma quarta sub-região;

CONSIDERANDO que vários voluntários da comunidade manifestaram interesse;

RESOLVEU-SE nomear John Walubengu (África Oriental), Mustapha Ben Jamaa (África do Norte) e Wale Adedokun (África Ocidental) para o NomCom 2017 como representantes da comunidade;

RESOLVEU-SE nomear Lucky Masilela (África do Sul) para o NomCom 2017 como representante da Diretoria.

AB proposto. ASSIM destacado. (Aprovado por email datado de 20 de fevereiro de 2017) Resolução aprovada por unanimidade com KS, CB e AA recusando-se.

 

4.2 Desligamentos de Internet

Resolução 201612.330

CONSIDERANDO que a Internet desempenha um papel crítico no desenvolvimento social e econômico da África;

CONSIDERANDO que os desligamentos da Internet têm muitos efeitos negativos;

CONSIDERANDO que é importante manter a Internet aberta e acessível a todos em todos os momentos;

CONSIDERANDO QUE a equipe AFRINIC drafted uma declaração sobre como manter a Internet aberta a todos; RESOLVIDO que a AFRINIC está comprometida em garantir que a Internet permaneça aberta, confiável e segura para que todos, em qualquer lugar, possam acessar livremente as informações e serviços de que precisam;

RESOLVEU que o draft declaração é aprovada para lançamento.

AB proposto. ASSIM destacado. (Aprovado por e-mail em 04 de abril de 2017) Resolução aprovada por unanimidade.

 

5.0 Relatório dos Comitês

Relatório de auditoria 5.1

SF pediu a HE para presidir a reunião às 15:28 UTC.

O Presidente do Comitê de Auditoria, AA, fez um relatório sobre a sua análise das Demonstrações Financeiras e da Carta da Administração, conforme distribuído ao Conselho.

CB perguntou se uma auditoria de TI foi realizada na AFRINIC. AA esclareceu que uma Auditoria de TI não foi realizada no ano passado, e se a Diretoria exigir que o Comitê de Auditoria considere uma Auditoria de TI, o Comitê ficará feliz em fazê-lo e solicitar uma empresa de Auditoria de TI.

 

5.2 Comitê de Finanças

O Presidente do Comitê de Finanças, SE, fez um resumo do Relatório Financeiro do 2017º Trimestre de 1, conforme divulgado pela Administração.

Discussão adicional, se houver, a ser feita por e-mail.

 

5.3 Comitê de Remuneração

O Presidente da Comissão de Vencimentos, LM, informou que o cargo de Chefe das Comunicações foi preenchido pelo Sr. Felix Otiato e que assumirá funções a 1 de maio de 2017.

O Comitê recomendou que uma revisão de salários, benefícios e da estrutura organizacional seja realizada e que um Consultor externo seja contratado para auxiliar em tal revisão. O Comitê solicitou a permissão do Conselho para continuar com este exercício de revisão e propôs ao Conselho a aprovação da resolução abaixo a esse respeito;

CONSIDERANDO QUE o Comitê de Remuneração do Conselho recomendou uma revisão dos salários, benefícios e estrutura da empresa;

RESOLVEU-SE que o CEO e o Comitê de Remuneração devem conduzir tal revisão, usando consultores externos que considerem apropriado.

Em resposta a perguntas sobre o cronograma, os termos de referência para qualquer consultor e o orçamento para o exercício de revisão, LM disse que o comitê desejava começar dentro de três semanas e concluir a revisão em três meses. Um orçamento foi alocado. Os termos de referência ainda não foram drafted, e o comitê queria a aprovação do Conselho em princípio antes drafttermos de referência.

Em resposta às perguntas sobre a justificativa para a revisão, LM explicou que é necessário que a equipe sênior apoie o CEO e forneça continuidade de negócios. Ele sugeriu que os cargos de CTO e / ou COO sejam considerados, e o orçamento de 2017 já prevê a contratação de um CTO. Ele disse que a proporção de funcionários locais e funcionários expatriados deve ser equilibrada e que os salários e benefícios devem ser revistos.

SF apoiou a visão de LM de que o princípio deveria ser aprovado antes que os termos de referência fossem drafted.

SO e AA são de opinião que o Termo de Referência deve ser conhecido primeiro, antes de dar a aprovação para contratar qualquer consultor.

Após discussão, o Conselho concordou que o Comitê de Remuneração deveria draft termos de referência antes de o Conselho considerar a contratação de consultores.

 

Item de Ação 201704.01: O Comitê de Remuneração deve preparar o Termo de Referência para o recrutamento de um Consultor externo para auxiliar na revisão dos salários, benefícios e estrutura organizacional do pessoal.

 

5.4 Revisão do Comitê de MoUs

O Presidente do Comitê, CB, informou ao Conselho que o Comitê chegou ao fim da tarefa que lhe foi atribuída pelo Conselho.

A recomendação do Comitê é a seguinte:

  1. A Delegação de Autoridade do Conselho aprovada dá ao CEO o direito de discutir com parceiros em potencial e propor um draft MoU ao Conselho para discussão e aprovação. Este documento cobriu a necessidade do Conselho de aprovar qualquer futuro MoU após a recomendação do CEO. O Conselho teria que aprovar qualquer MoU, incluindo renovações de MoUs existentes;
  2. O Conselho pode aprovar um modelo de MoU e permitir que MoUs individuais com base no modelo sejam assinados sem a aprovação do Conselho todas as vezes. Mesmos princípios do modelo de MoU para Certi :: 6
  3. O CEO precisa analisar o MoU expirado e ver se há necessidade de a AFRINIC renovar o MoU.

O Presidente do Comitê solicitou a aprovação do Conselho para encerrar o Comitê de Revisão de MoUs.

O Conselho solicitou um relatório de encerramento antes de encerrar o Comitê.

 

Item de ação 201704.02: Comitê de revisão dos MoUs para draft um relatório de encerramento e submetido à consideração do Conselho antes que o comitê seja dissolvido.

 

5.5 Comitê de Critérios para Sócios Associados

Sem relatório.

 

5.6 Comitê de revisão de taxas

O Presidente do Comitê de Revisão de Taxas, KS, relatou a reunião realizada por este Comitê na segunda-feira, 10 de abril de 2017, e afirmou que um relatório mais detalhado foi distribuído ao Conselho. KS resumiu que todos os diferentes membros estão de acordo que a estrutura de taxas deve ser revisada para corrigir anomalias e prever o futuro. KS confirmou que as observações do Comitê de Auditoria serão levadas em consideração.

 

5.7 Comitê de Governança

SO, o contato da Diretoria com o Comitê de Governança (GovCom), informou à Diretoria que uma reunião do GovCom foi realizada em fevereiro de 2017 e os membros nomearam Wafa Dahmani como presidente e Abdalla Omari como vice-presidente. O GovCom deseja enviar uma carta à comunidade pedindo quaisquer áreas que a comunidade gostaria de considerar e o consultor jurídico foi solicitado a examinar a história do estatuto. O presidente do GovCom propôs algumas mudanças no Estatuto, a serem discutidas na próxima reunião. As mudanças são principalmente processuais. O CEO sugeriu que os procedimentos poderiam ser colocados em um documento separado, eliminando a necessidade de modificar o Estatuto, e o SO pretendia transmitir essa sugestão ao GovCom.

 

6.0 Relatório de Auditoria - Demonstrações Financeiras 2016

O Presidente do Comitê de Auditoria informou a Diretoria sobre seu relatório e recomendações conforme circulados.

 

Resolução 201704.332

CONSIDERANDO que as demonstrações financeiras do exercício encerrado em 31 de dezembro de 2016 foram preparadas e auditadas;

CONSIDERANDO que o Conselho deve aprovar as demonstrações financeiras antes que os auditores assinem seu relatório;

RESOLVEU que o Conselho aprova as demonstrações financeiras do exercício findo em 31 de dezembro de 2016;

RESOLVEU que Alan BARRETT como CEO e Sunday FOLAYAN como Presidente estão e estão autorizados a assinar as Demonstrações Financeiras em nome do Conselho;

RESOLVEU que Alan Barrett está e está autorizado a assinar a Carta de Representação associada às Demonstrações Financeiras para o exercício encerrado em 31 de dezembro de 2016.

AA proposto. KS destacado. Resolução aprovada por unanimidade.

 

7.0 Reserva Estratégica - Valor Adicional

Resolução 201704.333

CONSIDERANDO que, na resolução 201511.261, o Conselho criou uma Reserva Estratégica de Caixa;

CONSIDERANDO QUE os ativos de caixa atuais estão disponíveis para apoiar um aumento adicional na Reserva Estratégica de Caixa;

RESOLVEU que um montante adicional de US $ 500,000 fosse adicionado à Reserva Estratégica de Caixa;

RESOLVEU que uma nova conta de depósito fixo fosse criada para esse valor adicional;

RESOLVEU-SE que qualquer gasto ou transferência para fora da conta bancária da Reserva Estratégica de Caixa requer três assinaturas, incluindo o CEO, o Diretor Financeiro e o Presidente ou o Vice-Presidente do Conselho.

AB proposto. CB destacado. Resolução aprovada por unanimidade.

 

8.0 Criação de uma nova conta denominada em moeda estrangeira em EURO

O CEO disse que o Diretor Financeiro solicitou a abertura de uma conta em euros no banco da empresa nas Maurícias. Isso tornaria mais fácil para os membros que têm dificuldade em obter aprovação para remeter fundos em dólares americanos. Ele estava pronto para propor uma resolução a esse respeito.

AA perguntou por que esses membros não podiam remeter fundos denominados em EUR, para uma conta denominada em USD, com o banco da Afrinic nas Maurícias realizando a conversão. O CEO não sabia por que isso não seria suficiente e concordou em investigar.

 

Item de ação 201704.03: O CEO deve investigar se uma conta separada em EUR é preferível a permitir que os membros remetam EUR para uma conta denominada em USD.

KS saiu da reunião às 18:45 UTC

 

9.0 Modelo de MoU para Certi :: 6

O CEO relatou que o modelo Certi :: 6 MoU foi distribuído ao Conselho conforme previamente acordado. Ele solicitou permissão para entrar em acordos com parceiros de treinamento adequados no futuro, sem a necessidade de obter a aprovação do Conselho para cada caso.

 

Resolução 201704.334

CONSIDERANDO que o AFRINIC possui um programa conhecido como Certi :: 6, para desenvolver e certificar habilidades em Gerenciamento de Recursos de Números na Internet e IPv6;

CONSIDERANDO QUE um modelo de Memorando de Entendimento (MoU) foi drafted entre a AFRINIC e potenciais parceiros de treinamento para o programa Certi :: 6;

RESOLVEU que o MoU modelo é aprovado para uso com qualquer parceiro de treinamento adequado no futuro;

RESOLVEU que o Diretor Presidente está autorizado a assinar esses MoUs no futuro.

AB proposto. ASSIM destacado. Resolução aprovada por unanimidade.

 

10.0 Ratificação da Proposta de Política AFPUB-2016-V4-003-DRAFT03 (IPv4 Transferência de recursos dentro da região AFRINIC)

O CEO relatou que os presidentes do PDWG enviaram à Diretoria um relatório sobre a Proposta de Política AFPUB-2016-V4-003-DRAFT03 (IPv4 Transferência de recursos dentro da região AFRINIC). A proposta havia alcançado um consenso aproximado na comunidade e estava pronta para ratificação pela diretoria. Ele também relatou que o Acordo de Serviço de Registro (RSA) existente proibia as transferências de recursos conforme contemplado pela proposta de política e, portanto, o RSA precisaria ser alterado antes que a política fosse implementada.

 

Resolução 201704.335

CONSIDERANDO que a política proposta AFPUB-2016-V4-003-DRAFT03 (IPv4 Transferência de Recursos na região de AFRINIC) passou pelo processo de desenvolvimento de políticas e chegou a um consenso;

CONSIDERANDO QUE os Presidentes do Grupo de Trabalho sobre Desenvolvimento de Políticas encaminharam a política proposta ao Conselho para ratificação;

CONSIDERANDO que o Contrato de Serviço de Registro (RSA) existente entre AFRINIC e Membros não será mais compatível com a política proposta;

RESOLVEU que a política é ratificada pelo Conselho;

RESOLVIDO que a equipe seja direcionada para draft um RSA revisado para aprovação da diretoria;

RESOLVEU que a política não seria implementada até que uma RSA revisada seja aprovada pelo Conselho.

AB proposto. SF destacado. Resolução aprovada por unanimidade.

 

11.0 MoU AFRINIC-RIA

O CEO referiu-se a discussões anteriores sobre a colaboração de pesquisa entre AFRINIC e Research ICT Africa (RIA), e disse que um draft O MoU foi enviado ao Conselho. Ele mencionou que os resultados de qualquer pesquisa colaborativa seriam publicados sob uma licença Creative Commons. Ele estava pronto para propor uma resolução sobre a assinatura do MoU e gostaria de assiná-lo durante a reunião AIS'17.

O Conselho foi de opinião que requer mais tempo para ler o MoU e concordou em adiar a discussão e decisão sobre o MoU para a lista de mala direta.

 

Item de ação 201704.04: O Conselho analisa e comenta o MoU AFRINIC-RIA antes do AIS'17.

 

12.0 Discussão de AA e CB em relação à posição durante o PDP

A Diretoria discutiu os eventos ocorridos durante a discussão de políticas públicas na reunião do AFRINIC-25.

SF solicitou que AA preparasse um resumo sobre o que foi dito e o que está errado, com provas adicionais e a transcrição para que a Diretoria analisasse.

 

Item de Ação 201704.05: AA para preparar um relatório sobre o que foi dito durante a reunião de políticas públicas, com provas adicionais e a transcrição para a consideração do Conselho.

CB deixou a reunião às 18:14 UTC

 

13.0 Planejamento de AIS17

13.1 Processo Eleitoral

13.2 AfGWG

13.3 Desligamento da Internet

13.4 Cronograma do Conselho

Os itens acima não são urgentes e a discussão deve ser feita online devido a limitações de tempo.

 

14.0 AOB

 

14.1 Tradução de RSA

HE propôs que o RSA fosse traduzido para as principais línguas da África, por exemplo, inglês, francês, árabe e português.

AA especificou que o idioma funcional do AFRINIC é o inglês; e as outras versões poderiam ser feitas gradualmente.

O CEO afirmou que já foi assumido o compromisso de traduzir documentos importantes para o inglês e o francês em 2017. O RSA está incluído neste plano. No entanto, ele não pode se comprometer com mais de dois idiomas este ano.

 

15.0 Adiamento

O presidente propôs encerrar a reunião às 18:30 UTC. SO proposto. AA destacado.

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