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Ata da Reunião do Conselho realizada na quarta-feira, 15 de fevereiro de 2017, às 15:12 UTC

[DRAFT] ATA DA REUNIÃO DA DIRETORIA REALIZADA NA QUARTA-FEIRA, 15 DE FEVEREIRO DE 2017, ÀS 15:12 UTC
VIA SISTEMA DE CONFERÊNCIAS WEBEX ONLINE PARA PARTICIPAÇÃO REMOTA

 

Presente:

Alan Barrett (AB) Diretor Presidente
Sr. Sunday Folayan (SF) Presidente da África Ocidental - ingressou às 15:20 UTC
Haitham El Nakhal (HE) Vice-Presidente Norte de África
Abibu Ntahigiye (AN) Membro África Oriental
Christian Bope (CB) Membro África Central
Krishna Seeburn (KS) Membro Oceano Índico
Seun Ojedeji (SO) Membro não geográfico

 

Desculpas:

Lucky Masilela (LM) Membro África Austral
Andrew Alston (AA) Membro não geográfico

 

Em atendimento:

Ashok Radhakissoon (AR) Assessor Jurídico


Agenda:

1.0 Discurso de boas-vindas e revisão da agenda 2.0 Aprovação de atas de reuniões anteriores

2.1 datado de 27 a 30 de novembro de 2016

2.2 datado de 21 de dezembro de 2016

3.0 Revisão da lista de itens de ação

4.0 Resoluções a serem ratificadas

4.1 certi :: 6 MOU com NIRA (Nigéria)

4.2 AIS2017 - MoU com host local

4.3 Comitê de Revisão de Taxas

5.0 Relatório dos Comitês

Relatório de auditoria 5.1

5.2 Comitê de Finanças

5.3 Comitê de Remuneração

5.5 Revisão do Comitê de MoUs

5.6 Comitê de Critérios para Sócios Associados

5.7 Comitê de revisão de taxas

5.8 Comitê de Governança

6.0 Orçamento 2017

7.0 NomCom2017

7.1 Aprovação das Diretrizes AFRINIC NomCom 2017

7.2 Lista de Candidatos

8.0 Calendário de Reuniões do Conselho de 2017

9.0 Reunião conjunta do Conselho APNIC e AFRINIC durante AIS17 Data proposta: sábado, 27 de maio de 2017

10.0 Discussão de AA e CB em relação à posição durante o PDP

11.0 Plano de viagem de bordo

12.0 AOB

13.0 Adiamento

 

NEGÓCIOS DO DIA

1.0 Endereço de boas-vindas e revisão da agenda

HE deu as boas-vindas aos Conselheiros presentes online e abriu a reunião às 15h13 UTC. Uma lista de chamada foi realizada para confirmar o quorum.

HE solicitou uma revisão da Agenda proposta, mas não houve nenhuma alteração. CB questionou o item da agenda no 10.0 "Discussão de AA e CB sobre a posição durante o PDP" se o item da agenda será discutido na presente reunião, uma vez que AA não está presente. HE afirmou que se AA não estiver presente na reunião, não haverá discussão e será adiado para a próxima reunião.

A ordem do dia foi adotada por uma moção de OS, apoiada por AN.

 

2.0 Aprovação de atas de reuniões anteriores

2.1 datado de 27 a 30 de novembro de 2016

Resolução 201612.322

CONSIDERANDO QUE um MOU foi drafted entre a AFRINIC e a Nigerian Internet Registration Association (NIRA) Academy para desenvolver e certificar habilidades em gerenciamento de recursos de números da Internet e IPv6;

RESOLVIDO que o CEO está autorizado a assinar o MOU.

AB proposto. Apoiado SO. (Aprovado por e-mail datado de 23 de janeiro de 2017)

Resolução aprovada por unanimidade.

4.2 AIS2017 - MoU com hosts locais AIS'17

 

Resolução 201612.323

CONSIDERANDO que a reunião AIS 2017 está planejada para ser realizada em Nairóbi, Quênia, em maio / junho de 2017;

CONSIDERANDO QUE um MoU entre os organizadores e os anfitriões locais foi drafted; RESOLVIDO que o CEO está autorizado a assinar o MoU.

AB proposto. Apoiado SO. (Aprovado por e-mail datado de 26 de janeiro de 2017)

Resolução aprovada por unanimidade.

 

Resolução 201702.325

Resolveu-se aprovar a ata da reunião do Conselho realizada em 27-30 de novembro de 2016 com alterações.

SO proposto. KS destacado. Resolução aprovada por unanimidade 2.2 datada de 21 de dezembro de 2016

 

Resolução 201702.326

Resolveu-se aprovar a ata da reunião do Conselho realizada em 21 de dezembro de 2016 com alterações.

CB proposto. Apoiado SO. Resolução aprovada por unanimidade

 

3.0 Revisão da lista de itens de ação

Item de ação 201612.01: O CEO deve trabalhar com o Diretor Financeiro no Orçamento de 2017 e enviar ao Comitê de Finanças para revisão o mais tardar, última semana de fevereiro de 2017; e para aprovação do Conselho em março de 2017.

Estado: Item de ação a ser fechado. Concluído. O Comitê de Finanças apresentou o draft Orçamento de 2017 e será discutido no início 6 do hoje Agenda.

 

Item de ação 201612.02: O CEO deve compartilhar a versão final do documento revisado do estatuto ao Conselho antes da assinatura em papel pelo Membros registrados.

Estado: Itens de ação a serem fechados. Concluído. Circulado em 24 de dezembro de 2016.

 

Item de ação 201611.01: O Presidente da Comissão de Auditoria fará um cronograma dos trabalhos de auditoria até a AGMM2017.

Estado: Itens de ação a serem mantidos abertos.

 

Item de ação 201611.02: Cada membro do conselho deve nomear quatro membros da AFRINIC, representando cada categoria que constituirá a taxa Comentários Comitê. A nomeação para o Comitê será feita até o final de janeiro de 2017.

Estado: Item de ação a ser fechado. Concluído.

 

Item de ação 201611.03: Comitê de Finanças para finalizar a estrutura e Termo de Referência do Comitê de Revisão de Taxas.

Estado: Item de ação a ser fechado. Concluído. Circulado em 23 de janeiro de 2017.

 

Item de ação 201611.04: O Comitê de Sócios Associados deve revisar a redação do Termo de Referência alterado.

Estado: Item de ação a ser fechado. Concluído.

 

Item de ação 201611.05: A vida do draft orçamento a ser distribuído ao Conselho em 7 dias.

Estado: Item de ação a ser fechado. Concluído.

 

Item de ação 201611.06: O CEO deve investigar soluções de software para compartilhamento de documentos e edição colaborativa.

Estado: Item de ação a ser fechado. Concluído. O CEO compartilhou um relatório com o Conselho. [REMOVIDO]

 

Item de ação 201611.07: “Discussão de AA e CB com relação à posição durante o PDP” a ser colocada na pauta da próxima reunião formal.

Estado : Item de ação a ser mantido aberto. Consulte o item 10.0 da agenda da presente reunião do Conselho.

 

Item de ação 201608.01: O Comitê de Auditoria para draft um cronograma de auditoria em consulta com os Auditores e para relatar ao Conselho em sua próxima reunião em outubro de 2016. O Presidente do Comitê de Auditoria para divulgar o draft cronograma.

Estado: Item de ação a ser fechado. Igual ao item de ação 201611.01 acima. Agora mesclado.

 

4.0 Resoluções a serem ratificadas

4.1 Certi :: 6 MOU com NIRA (Nigéria)

Resolução 201612.322

CONSIDERANDO QUE um MOU foi drafted entre AFRINIC e Nigerian Internet Registration Association (NIRA) Academy para desenvolver e certificar competências in Gerenciamento de recursos de números da Internet e IPv6;

RESOLVIDO que o CEO está autorizado a assinar o MOU.

AB proposto. Apoiado SO. (Aprovado por e-mail datado de 23 de janeiro de 2017)

Resolução aprovada por unanimidade.

 

4.2 AIS2017 - MoU com hosts locais AIS'17

Resolução 201612.323

CONSIDERANDO que a reunião AIS 2017 está planejada para ser realizada em Nairóbi, Quênia, em maio / junho de 2017;

CONSIDERANDO QUE um MoU entre os organizadores e os anfitriões locais foi drafted; RESOLVIDO que o CEO está autorizado a assinar o MoU.

AB proposto. Apoiado SO. (Aprovado por e-mail datado de 26 de janeiro de 2017)

Resolução aprovada por unanimidade.

 

4.3 Comitê de Revisão de Taxas

Resolução 201701.324

CONSIDERANDO que o Conselho deseja revisar as taxas da AFRINIC;

CONSIDERANDO QUE a Diretoria deseja envolver alguns membros da comunidade no início do processo de revisão de taxas, sem diminuir a necessidade por  consulta à comunidade e comentários posteriormente no processo;

CONSIDERANDO que um Comitê de Revisão de Taxas foi proposto para se reportar ao Comitê de Finanças da Diretoria;

CONSIDERANDO QUE os Termos de Referência para um Comitê de Revisão de Taxas foram drafted;

RESOLVEU aprovar os Termos de Referência para o Comitê de Revisão de Taxas;

RESOLVEU-SE a constituir o Comitê de Revisão de Taxas com os seguintes membros:

Grevas de Duncan (TENET, Academia),

Adesiyan Omololu (MainOne, LIR médio),

Mohamed Hamdy (TEDATA, LIR extra grande),

Viv Padayatchy (Conselho de Anciões),

Kris Seeburn (Conselho),

Alan Barrett (CEO),

Patrisse Deesse (Diretora Financeira).

AB proposto. HE destacado. (Aprovado por e-mail em 9 de fevereiro de 2017) Resolução aprovada por unanimidade.

 

5.0 Relatório dos Comitês

Relatório de auditoria 5.1

Sem relatório

 

5.2 Comitê de Finanças

HE, Presidente do Comitê de Finanças, informou ao Conselho que o Orçamento de 2017 foi finalizado e submetido à aprovação na presente reunião.

O Comitê de Finanças também trabalhou na constituição do Comitê de Revisão de Taxas e finalizou seus Termos de Referência. O relatório de progresso do Comitê de Revisão de Taxas será feito por KS, que é o Presidente do Comitê de Revisão de Taxas.

KS informou que a lista de mala direta para o Comitê de Revisão de Taxas foi criada, o site ainda não foi atualizado, mas deve iniciar a discussão pela proxima semana. O CEO e o Diretor Financeiro foram solicitados a fornecer algumas informações para seguir em frente.

 

5.3 Comitê de Remuneração

Sem relatório.

 

5.5 Revisão do Comitê de MoUs

CB, o Presidente do Comitê, informou sobre a situação do trabalho em todos os MoUs e parceiros da AFRINIC. Um relatório dos resultados será compartilhado com Conselho até o final de fevereiro de 2017.

 

5.6 Comitê de Critérios para Sócios Associados

AN, Presidente do Comitê, informou ao Conselho que as diretrizes já foram distribuídas ao Conselho. Os membros têm até o final do semana para fazer mais comentários.

 

5.7 Comitê de revisão de taxas

De acordo com o item da agenda 5.2 acima

 

5.8 Comitê de Governança

SO, o contato da diretoria com o comitê, informou que o comitê foi constituído e a primeira reunião será realizada amanhã, 16 de fevereiro 2017. Um relatório será apresentado após a referida reunião.

 

6.0 Orçamento 2017

O CEO apresentou o Orçamento de 2017 e explicou que as despesas orçadas para 2017 seriam menores do que a receita real não auditada para 2016, desde que a linha de contingência não seja gasta. O CEO também explicou que a linha de contingência será usada apenas se a receita recebida for mais aquilo que foi projetado.

 

Ele também confirmou que parte do orçamento da consultoria será usado na revisão da estrutura organizacional da empresa. Há também um plano para preparar um orçamento mais detalhado organizado por atividades, após a aprovação da Diretoria do orçamento atual.

 

Resolução 201702.327

CONSIDERANDO que um orçamento para o ano de 2017 foi apresentado;

RESOLVIDO a aprovar o orçamento conforme apresentado;

RESOLVEU que as despesas da parcela “Contingência” do orçamento exigirão a aprovação do Conselho;

RESOLVEU que o orçamento provisório aprovado na resolução 201612.319 seja substituído por este orçamento.

CB apoiado pelo KS proposto. Resolução aprovada por unanimidade.

 

7.0 NomCom2017

Para os registros, CB e KS fizeram uma declaração que, uma vez que os assentos abertos para a eleição do Conselho são para a África Central e o Oceano Índico, eles não participará da discussão do item da ordem do dia acima e se absterá de votar neste assunto.

O CEO confirmou que o novo Estatuto Social (artigo 5.5) impõe a recusa em casos de conflito de interesses.

SF tem problemas técnicos de áudio em 16 54 UTC.

 

7.1 Aprovação das Diretrizes AFRINIC NomCom 2017

A Diretoria analisou e aprovou as Diretrizes do NomCom 2017 conforme divulgadas.

 

Resolução 201702.328

CONSIDERANDO QUE as diretrizes para o NomCom de 2017 foram drafted; RESOLVEU aprovar as diretrizes.

SO proposto. AN destacado. Resolução aprovada por unanimidade.

 

7.2 Lista de Candidatos

O Conselho tomou nota da lista de voluntários para fazer parte do Comitê de Nomeação de 2017. O CEO informou que o Conselho deve discutir os candidatos e nomear 3 candidatos para o Comitê de Nomeação 2017.

 

O Vice-Presidente HE propôs adiar a discussão e votação no Comitê de Nomeação para sexta-feira, 17 de fevereiro de 2017, uma vez que LM e AA não são presentes na reunião.

 

Item de ação 201702.01 A Diretoria discutirá as nomeações do NomCom2017 na lista de mala direta da Diretoria e finalizará a decisão até sexta-feira, 17 2017 fevereiro.

 

8.0 Calendário de Reuniões do Conselho de 2017

O Conselho analisou e aprovou o calendário de reuniões do Conselho para 2017.

 

9.0 Reunião Conjunta do Conselho de APNIC e AFRINIC durante AIS17

Data proposta: sábado, 27 de maio de 2017

O CEO informou que o Presidente SF concordou, em princípio, com a proposta da APNIC de realizar uma Reunião Conjunta da Diretoria com a AFRINIC. Os detalhes têm não foi discutido, mas uma reunião de meio dia será conveniente. A data proposta é sábado, 27 de maio de 2017; uma reunião informal do conselho de meio dia e tgalinha Reunião de meio dia com APNIC CE. Um jantar conjunto pode ser organizado no final do dia.

 

10.0 Discussão de AA e CB em relação à posição durante o PDP

KS propôs mover o item da agenda acima para a próxima reunião porque AA não está presente. CB preferiu não comentar, mas seguir o decisão do Conselho. O Conselho concordou em adiar o item da agenda para a próxima reunião.

 

11.0 Plano de viagem de bordo

A Diretoria analisou o Plano de Viagem da Diretoria e observou que alguns membros não comunicaram sua escolha de viagem para 2017.

 

Item de ação 201702.03: Membros do Conselho que ainda não comunicaram sua escolha de viagem para 2017, para completar o Plano de Viagem do Conselho dentro uma semana a partir da data da presente reunião.

 

12.0 AOB

12.1 Modelo de MoU Certi :: 6

SO propôs que o Conselho aprovasse o modelo do MoU Certi :: 6 para que a Administração procedesse em futuras solicitações de Certi :: 6 sem Exigindo o Conselho para aprovar cada solicitação à medida que ela ocorre.

 

O CEO foi de opinião que prefere esperar a página web também com a transcrição dos processos Certi :: 6 mas se o Conselho estiver para aprovar o modelo antes, ele o fará.

 

Item de ação 201702.03: O CEO finalizará o modelo do Certi :: 6 Memorando de Entendimento e distribuirá para aprovação do Conselho.

 

13.0 Adiamento

O vice-presidente HE pediu uma moção para encerrar a reunião às 19:46 UTC. KS proposto. Apoiado por AN.

 

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