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Ata da Reunião do Conselho de Administração realizada em 12 de outubro de 2016

ATA DA REUNIÃO DA MESA REALIZADA NA QUARTA-FEIRA, 12 DE OUTUBRO DE 2016, ÀS 16:13 UTC

ATRAVÉS DO SISTEMA DE CONFERÊNCIAS ON-LINE DA WEBEX

 

Presente:

Alan Barrett (AB) Diretor Presidente

Sr. Sunday Folayan (SF) Presidente da África Ocidental (ingressou às 16:35)

Haitham El Nakhal (HE) Vice-Presidente Norte de África

Abibu Ntahigiye (AN) Membro África Oriental

Sr. Lucky Masilela (LM) Membro da África do Sul (ingressou às 16:34)

Christian Bope (CB) Membro África Central

Krishna Seeburn (KS) Membro Oceano Índico

Seun Ojedeji (SO) Membro não geográfico

Andrew Alston (AA) Membro não geográfico

 

Agenda:

1.0 Endereço de boas-vindas e revisão da agenda

2.0 Aprovação da Ata da reunião anterior

2.1 datado de 10 de agosto de 2016

3.0 Revisão de itens de ação - [D1]

4.0 Resoluções a serem ratificadas

4.1 Consentimento para ICANN subcontratar a PTI

4.2 Acordo de IPR da IANA

4.3 Acordo com a OIF para reunião da ICANN

5.0 Relatório dos Comitês

Relatório de auditoria 5.1

5.2 Comitê de Finanças

5.3 Comitê de Remuneração

5.4 Comitê de Recrutamento de COO

5.5 Revisão do Comitê de MoUs

5.6 Comitê de Critérios para Sócios Associados

5.7 Comitê de revisão do secretário da empresa

6.0 Nomeação do representante AFRINIC para NRO NC / ASO AC para o ano de 2017

7.0 Acordo com a OIF para reuniões da ICANN e AFRINIC

8.0 Comitê de Governança

9.0 Revisão de responsabilidade / mudanças no estatuto

10.0 AoB

10.1 Atualizações sobre AFRINIC-25, Maurício - 25 de novembro a 1 de dezembro de 2016

10.2 Agenda para (i) Reunião do Conselho de Administração - Domingo, 2 de novembro de 27

(ii) Reunião Informal - Sábado, 26 de novembro de 2016

11.0 Adiamento

 

NEGÓCIOS DO DIA

 

1.0 Endereço de boas-vindas e revisão da agenda

O presidente SF enfrentou problemas técnicos para se conectar à reunião do Conselho on-line e HE, vice-presidente, foi convidado por SF para iniciar e presidir a reunião. HE deu as boas-vindas aos Conselheiros presentes online e abriu a reunião às 16h13 UTC. Uma lista de chamada foi realizada para confirmar o quorum.

HE pediu uma revisão da Agenda, não houve mudança na Agenda. A ordem do dia foi aprovada por unanimidade conforme apresentada.

 

2.0 Aprovação da Ata da reunião anterior datada de 10 de agosto de 2016

O Conselho analisou o draft minutos datados de 10 de agosto de 2016.

 

Resolução 201610.303

Resolveu-se aprovar a ata da reunião do Conselho realizada em 10 de agosto de 2016 com alterações.

Movido por SO. Apoiado por AA. Resolução aprovada por unanimidade.

 

3.0 Revisão de itens de ação - [D1]

Item de ação 201608.01: O Comitê de Auditoria para draft um cronograma de auditoria em consulta com os auditores e para relatar ao Conselho em sua próxima reunião em outubro de 2016.

Status: Item de ação a ser aberto. O Presidente do Comitê de Auditoria informou que a Carta de Compromisso foi assinada com os Auditores. O Comitê trabalhará no cronograma e o apresentará antes da reunião da Diretoria em Maurício - novembro de 2016.

Item de ação 201608.02: O Comitê de Finanças se reportará ao Conselho em sua próxima reunião em outubro de 2016.

Status: Itens de ação a serem mantidos abertos. O Presidente da Comissão de Finanças relatou que a Comissão está trabalhando na estrutura de taxas em relação aos diferentes membros da AFRINIC e sua alocação de recursos. o draft o relatório será distribuído para a lista de mala direta da Diretoria para comentários. A previsão é de publicar o relatório em novembro de 2016.

O Conselho discutiu o cronograma de implementação de qualquer mudança na estrutura de taxas e no mecanismo do processo de faturamento. Foi acordado que deve ser concedido tempo razoável aos membros para comentarem sobre qualquer proposta de nova estrutura de taxas.

 

SF entrou na reunião às 16:35 UTC

 

[RETIRADO]

 

Item de ação 201608.03: O Presidente do Comitê de Recrutamento de COO deve inserir as datas no cronograma para o Recrutamento de COO; e fazer circular o cronograma e as especificações de empregos na lista de mala direta da Diretoria para aprovação.

Status: Item de ação a ser mantido aberto. O Presidente do Comitê de Recrutamento de COO afirmou que a descrição do cargo será recirculada para comentários dentro de 48 horas e ao Conselho para aprovação e vaga a ser anunciada. Observa-se que o orçamento para o cargo de COO será incluído no próximo exercício financeiro.

Item de ação 201608.04: O Comitê de Revisão dos MoUs se reportará ao Conselho em sua próxima reunião em outubro de 2016.

Status: Item de ação a ser mantido aberto. O Presidente do Comitê de MoUs relatou que o comitê se reunirá nas Ilhas Maurício em novembro de 2016.

 

SF solicitou ao comitê que documentasse todos os MoUs por meio de teleconferência antes de vir para as Ilhas Maurício.

 

[RETIRADO]

 

Item de ação 201608.05: O Presidente do Comitê de Critérios de Membro Associado, AN, para divulgar o draft relatório sobre os direitos e critérios dos Membros Associados na lista de mala direta do Conselho.

Status: Item de ação a ser fechado. Já circulou na lista de discussão da Diretoria em 11 e 17 de agosto de 2016

Item de ação 201608.06: O CEO deve escrever ao Secretário da Empresa e buscar a garantia de que será responsivo no exercício de suas funções.

Status: Item de ação a ser fechado. O CEO relatou que houve melhorias nos serviços prestados pelo Secretário da Empresa e uma carta foi recebida do Secretário da Empresa confirmando a garantia de serviços aprimorados no futuro.

 

[RETIRADO]

 

O Conselho discutiu o propósito de 'Qualquer outro assunto' na ordem do dia e para adicionar itens a serem adicionados ao AoB para discussão.

Item de ação 201608.07: A diretoria deve discutir e finalizar o processo de viagem da diretoria proposto na lista de correspondência dentro de uma semana e aprovar o documento até 17 de agosto de 2016.

Status: Item de ação a ser fechado. Já discutido na lista de mala direta da Diretoria em 08 de junho de 2016 e documento finalizado de acordo com os comentários recebidos em 26 de agosto de 2016

Item de ação 201608.08: A ata da reunião de 11 de maio de 2016 retificada a ser publicada no sítio em substituição da presente versão no sítio. O Presidente enviará email aos Membros após a publicação para notificar os Membros que o Conselho analisou a referida ata e fez as correções.

 

Status: Item de ação a ser fechado. Versão corrigida publicada online em 23 de agosto de 2016.

Item de ação 201606.02: O Comitê de Finanças deve concluir a estrutura de taxas até o final de julho de 2016 e se reportar ao Conselho.

Status: Itens de ação a serem fechados. Como discutido acima.

 

4.0 Resoluções a serem ratificadas

4.1 Consentimento para ICANN subcontratar a PTI

 

Resolução 201609.300

CONSIDERANDO a cláusula 15.9 do Acordo de Nível de Serviço para os Serviços de Numeração da IANAhttps://www.nro.net/sla> exige que ICANN peça consentimento antes de subcontratar;

CONSIDERANDO QUE ICANN deseja subcontratar os serviços de numeração da IANA para a PTI;

RESOLVIDO que a AFRINIC consente com tal subcontratação;

RESOLVIDO que o CEO está autorizado a assinar um documento de consentimento.

Proposta: KS. Destacado: SO. (Aprovado por e-mail em 28 set 2016.) Ratificado por unanimidade.

 

4.2 Acordos de IPR da IANA

 

Resolução 201609.301

CONSIDERANDO que a proposta do ICG para a transição da administração da IANA https://www.ianacg.org/icg-files/documents/IANA-transition-proposal-final.pdfdocuments/IANA-transition-proposal-final.pdf inclui disposições para a transferência de propriedade intelectual da IANA;

CONSIDERANDO QUE os acordos relacionados ao IPR da IANA foram drafted e foram publicados para comentários em 12 de agosto de 2016 em https://www.ianacg.org/call-for-public-comment-on-iana-ipragreements/

CONSIDERANDO QUE pequenas mudanças foram drafted após os comentários públicos;

CONSIDERANDO que todos RIRespera-se que sejam partes no Acordo da Comunidade de DPI da IANA;

RESOLVEU que o CEO está autorizado a assinar o Acordo da comunidade de DPI da IANA, seja o draft datado de 21 de setembro de 2016 ou uma revisão subsequente que seja substancialmente semelhante.

Proposta: AB Apoiada: KS. (Aprovado por e-mail em 28 set 2016.) Ratificado por unanimidade.

 

4.3 Acordo com a OIF para reunião da ICANN

 

Resolução 201609.302

CONSIDERANDO QUE a Organization Internationale de la Francophonie (OIF) solicitou que a AFRINIC ajudasse a fazer os preparativos para a viagem dos delegados à reunião do ICANN 57;

CONSIDERANDO QUE a AFRINIC tem colaborado historicamente com a OIF na organização de viagens para delegados às reuniões da ICANN e da AFRINIC;

RESOLVEU-SE a aprovar o pedido de colaboração para a reunião da ICANN 57.

Proposta: AB Apoiada: AA. (Aprovado por e-mail em 27 set 2016.) Ratificado por unanimidade.

 

5.0 Relatório dos Comitês

Relatório de auditoria 5.1

5.2 Comitê de Finanças

5.3 Comitê de Remuneração

5.4 Comitê de Recrutamento de COO

5.5 Revisão do Comitê de MoUs

5.6 Comitê de Critérios para Sócios Associados

Já discutido de acordo com o item da agenda 3.0 acima.

 

5.7 Comitê de revisão do secretário da empresa

Resolução 201610.304

CONSIDERANDO QUE o trabalho do Comitê de Revisão do Secretário da Empresa foi concluído;

RESOLVEU a dissolução do comitê.

 

KS proposto. Apoiado SO. Resolução aprovada por unanimidade.

 

6.0 Nomeação do representante AFRINIC para NRO NC / ASO AC para o ano de 2017

O Conselho discutiu a nomeação de um representante AFRINIC para o NRO NC / ASO AC para o ano de 2017.

 

[RETIRADO]

 

O CEO esclareceu que não há necessidade de indicar membros para o Conselho; o cargo está aberto a qualquer pessoa indicada pelo Conselho, e nenhum outro RIRs nomear membros do Conselho para o NRO NC / ASO AC.

 

Resolução 201610.305

CONSIDERANDO que é necessário que o Conselho nomeie um membro da NRO NC;

CONSIDERANDO QUE Fiona Asonga foi indicada;

RESOLVEU-SE nomear Fiona Asonga para o NRO NC para um mandato de 1 de janeiro de 2017 a 31 de dezembro de 2017.

 

AB proposto. AA destacado. Resolução aprovada por unanimidade.

 

HE perdeu a conexão às 18:19 UTC

SF liderar a reunião como presidente às 18:20 UTC

 

7.0 Acordo com a OIF para reuniões da ICANN e AFRINIC

O CEO explicou que a AFRINIC ajudou na logística de viagens dos delegados da OIF para comparecer às reuniões da ICANN e da AFRINIC, e essa tem sido a prática por cerca de 10 anos. Não existe um MoU principal, mas um acordo separado é assinado para cada evento. A OIF fornece uma lista de delegados, a AFRINIC organiza as reservas de viagens e hotéis e a OIF paga as despesas, mais uma comissão. No caso de reuniões da ICANN, a OIF também pagou a viagem de um membro da equipe da AFRINIC.

A AFRINIC também ajudou outras organizações com logística de viagens no passado. O CEO pediu ao Conselho que esclarecesse se a AFRINIC deveria ou não continuar com essa prática.

 

O Presidente SF solicitou comentários do Conselho.

SO recomendou que a Diretoria apoiasse as solicitações de Organizações I * como a ISOC, RIRs mas outras organizações devem ser caso a caso.

 

AA afirmou que não está no mandato da AFRINIC fornecer assistência em viagens a qualquer organização que serviu a um grupo limitado, mesmo que haja a precedência de tê-lo feito no passado, e que há necessidade de neutralidade.

 

O CB explicou que, historicamente, havia uma participação francófona limitada nas reuniões da AFRINIC e o patrocínio da OIF a delegados francófonos tinha como objetivo resolver este desequilíbrio. O Conselho observou que o desequilíbrio não existe mais.

 

O presidente sugeriu encerrar a presente reunião da diretoria às 19h05 UTC e se reunir novamente em Quarta-feira, 19 de outubro de 2016 às 15:00 UTC para concluir a discussão sobre os itens pendentes da agenda.

SO proposto. CB destacado

 

CONTINUAÇÃO DA REUNIÃO NA QUARTA-FEIRA, 26 DE OUTUBRO DE 2016, ÀS 15:00 UTC

ATRAVÉS DO SISTEMA DE CONFERÊNCIAS ON-LINE DA WEBEX

 

Presente:

Alan Barrett (AB) Diretor Presidente

Sunday Folayan (SF) Presidente África Ocidental

Sr. Haitham El Nakhal (HE) Vice-presidente da África do Norte (ingressou às 15h05)

Sr. Abibu Ntahigiye (AN) Membro da África Oriental (ingressou às 15h07)

Lucky Masilela (LM) Membro África Austral

Christian Bope (CB) Membro África Central

Krishna Seeburn (KS) Membro Oceano Índico

Seun Ojedeji (SO) Membro não geográfico

Andrew Alston (AA) Membro não geográfico

 

Em atendimento:

Ashok Radhakissoon (AR) Assessor Jurídico

 

Agenda:

7.0 Acordo com a OIF para reuniões da ICANN e AFRINIC

8.0 Comitê de Governança

9.0 Revisão de responsabilidade / mudanças no estatuto

10.0 Adiamento

 

NEGÓCIO DO DIA:

 

7.0 Acordo com a OIF para reuniões da ICANN e AFRINIC

A seguinte resolução sobre logística de viagens foi discutida.

 

Resolução 201610.306

CONSIDERANDO QUE, no passado, a AFRINIC recebeu solicitações de outras organizações para auxiliar na logística de suas viagens para vários eventos;

RESOLVEU-SE que a AFRINIC pode fornecer tal assistência com logística nos casos em que o evento está dentro da região de serviço da AFRINIC, e quando o solicitante é outro RIR ou uma organização de interesse público relacionada à Internet.

Proposta: AA apoiada por AN. Resolução aprovada por unanimidade.

 

8.0 Comitê de Governança

O CEO informou sobre a situação do Comitê de Governança até o momento; e os itens de ação no Conselho como segue;

  1. para aprovar a lista de candidatos apresentada pelo NomCom
  2. para nomear 2 membros
  3. nomear um contato não votante para o Comitê.

O Presidente SF sugeriu esperar até depois da eleição antes de fazer as nomeações. SF perdeu a conexão às 15:28 e reconectou às 15:28

 

A Diretoria analisou as indicações apresentadas pelo NomCom da seguinte maneira;

  1. John Walubengo - Quênia
  2. Abdalla Omari - Quênia
  3. Caroline Muthoni Mwangi - Quênia
  4. Wafa Dahmani - Tunísia
  5. Isatou Jah - Gâmbia
  6. Andrew Ayitey Okoe Bulley - Gana
  7. Zeimm Bibi Auladin-Suhootoorah - Maurício

SF perdeu a conexão às 16h04 e reconectou-se às 16h09

 

Durante a discussão das nomeações, surgiu a preocupação de que [REDACTED] não foi devidamente nomeado e apoiado.

O Conselho considerou que cada candidato deve ter um indicador e um apoiante ou apoiante. No caso de autopreenchimento, o candidato deve ter dois apoiadores além do próprio candidato, e foi observado que cada membro não pode indicar mais de um candidato (de acordo com a seção 12.14 (i) do Estatuto Social.

A Diretoria aprovou todas as indicações, desde que o NomCom conceda a cada candidato alguns dias (até 30 de outubro de 2016) para regularizar suas indicações ou retirar-se.

 

Resolução 201610.307

CONSIDERANDO QUE sete indicações ao Comitê de Governança foram recebidas;

CONSIDERANDO QUE há dúvida se um dos candidatos foi ou não validamente nomeado e apoiado;

RESOLVEU-SE solicitar que o NomCom dê a todos os candidatos a oportunidade de regularizar sua situação até 30 de outubro de 2016 ou de retirar sua indicação;

RESOLVEU-SE a aprovar todas as indicações sujeitas a essa regularização.

 

Proposta: SO apoiado por HE. Resolução aprovada por unanimidade.

 

9.0 Revisão de responsabilidade / mudanças no estatuto

O CEO informou a diretoria sobre o progresso feito até o momento nas mudanças no estatuto, em linha com as discussões na lista de mala direta dos membros. Resoluções especiais serão propostas para votação durante a SGMM. Os textos das Resoluções Especiais serão drafted pelo CEO e o Conselho Jurídico; e será distribuído aos membros para comentários pelo menos uma semana antes do envio do Edital final do SGMM.

 

AA deixou a reunião às 16:24 UTC.

 

10.0 Adiamento

O Presidente SF propôs o adiamento da reunião às 16h28 UTC, sujeito a não haver questões urgentes a serem tratadas. O CEO confirmou que não há assuntos urgentes. Adiamento proposto por SF e apoiado por KS. A reunião é encerrada às 16:30 UTC.

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