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Ata da Reunião do Conselho realizada na quarta-feira, 10 de agosto de 2016 às 15:12 UTC

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Presente:

Alan Barrett (AB) Diretor Presidente

Sunday Folayan (SF) Presidente África Ocidental

Haitham El Nakhal (HE) Vice-Presidente Norte de África

Sr. Lucky Masilela (LM) Membro da África do Sul (ingressou às 15:22 UTC)

Abibu Ntahigiye (AN) Membro África Oriental

Christian Bope (CB) Membro África Central

Krishna Seeburn (KS) Membro Oceano Índico

Seun Ojedeji (SO) Membro não geográfico

Andrew Alston (AA) Membro não geográfico

 

Agenda:

1.0 Endereço de boas-vindas e revisão da agenda

2.0 Aprovação de atas de reuniões anteriores

2.1 datado de 6 de junho de 2016

2.2 datado de 6 de julho de 2016

2.3 datado de 8 de julho de 2016

3.0 Revisão da lista de itens de ação - [D1]

4.0 Resoluções a serem ratificadas

5.0 Badru Ntege - Conselho de Anciões

6.0 Relatório dos Comitês

6.1 Comitê de Auditoria

6.2 Comitê de Finanças

6.3 Comitê de Remuneração

6.4 Comitê de Recrutamento de COO

6.5 Revisão do Comitê de MoUs

6.6 Comitê de Critérios para Sócios Associados

6.7 Comitê de revisão do secretário da empresa

7.0 AoB

7.1 Viagem a bordo - [D2 e D3]

7.2 Assembleia Geral Extraordinária de Membros em novembro de 2016 - [D4]

7.3 Consultor jurídico nas reuniões do Conselho

7.4 Versão corrigida das atas de 11 de maio de 2016 publicadas - [D5]

8.0 Adiamento

 

NEGÓCIOS DO DIA

 

1.0 Endereço de boas-vindas e revisão da agenda

O Presidente deu as boas-vindas aos membros online e abriu a reunião às 15h12 UTC.

Foi realizada uma lista de chamada para verificar o quorum. Todos os membros estiveram presentes, exceto LM (região da África Austral). O CEO informou que deixaria a reunião do conselho às 16h UTC para participar de outra reunião.

 

O presidente solicitou comentários sobre a agenda.

 

KS questionou o processo de nomeação de indicados para o Conselho de Administração para o Comitê de Governança. A cadeira referido ao Termo de Referência do Comitê de Governança e sua implementação no Especial Assembleia Geral de Sócios.

AA solicitou a mudança do Item No 6 da Agenda - “Badru Ntege Council of Elders” como inicialmente proposto para o Item No 5 da Agenda antes do relatório dos Comitês, uma vez que o CEO deixará a reunião mais cedo.

O CEO propôs adicionar ao AoB uma discussão sobre a participação do consultor jurídico nas reuniões do conselho.

O presidente propôs uma moção para adotar a ordem do dia conforme emendada pelo Conselho. EC proposto CB apoiado.

 

LM entrou às 15:22 UTC

 

2.0 Aprovação de atas de reuniões anteriores

2.1 Reunião do Conselho realizada em 6 de junho de 2016

2.2 Reunião do Conselho realizada em 6 de julho de 2016

2.3 Reunião do Conselho realizada em 8 de julho de 2016

 

O Conselho analisou o draft notas das reuniões apresentadas pelo Secretariado.

 

Resolução 201608.294

O Conselho aprovou as atas da reunião do Conselho realizada em 6 de junho de 2016 com emendas.

HE proposto. KS destacado. Resolução aprovada por unanimidade.

 

Resolução 201608.295

O Conselho aprovou as atas da reunião do Conselho realizada em 6 de julho de 2016 com emendas.

SO proposto. HE destacado. Resolução aprovada por unanimidade.

 

Resolução 201608.296

O Conselho aprovou as atas da reunião do Conselho realizada em 8 de julho de 2016 com emendas.

AA proposto. AN destacado. Resolução aprovada por unanimidade.

 

3.0 Revisão da lista de itens de ação - [D1]

Item de ação 201606.01: A Diretoria deve considerar a localização do Centro de Recuperação de Desastres.

Status: Item de ação a ser mantido aberto.

 

Item de ação 201606.02: O Comitê de Finanças deve concluir a estrutura de taxas até o final de julho de 2016 e se reportar ao Conselho.

Status: Itens de ação a serem mantidos abertos. Relatório a ser feito pela Comissão de Finanças na presente reunião.

 

Item de ação 201606.03: O Comitê de Remuneração deve compartilhar o documento mestre sobre o recrutamento do CEO na lista de mala direta do Conselho.

Status: Item de ação a ser fechado. Concluído.

 

Item de ação 201606.04: O CEO deve finalizar o perfil de trabalho do COO e a classificação.

Status: Item de ação a ser fechado. Relatório compartilhado com o Comitê de Recrutamento.

 

Item de ação 201606.05: O Comitê de Sócios Associados para draft seu Termo de Referência e enviado ao Conselho para aprovação.

Status: Item de ação a ser fechado. Já circulou no mailing list da Diretoria de 08 de junho de 2016 e foi recirculado, pois os associados não receberam a distribuída no dia 8.

 

Item de ação 201606.06: O Assistente Executivo para redraft e para circular o Draft Programa com base nas alterações.

Status: Item de ação a ser fechado. Concluído.

 

4.0 Resoluções a serem ratificadas

Nenhuma resolução aprovada online para ser ratificada.

 

5.0 Badru Ntege - Conselho de Anciões

Entre na sessão executiva 15:55 UTC
******
Sair da Sessão Executiva 16:21 UTC

O LM foi desconectado às 15:59 UTC e reconectado às 16:02 UTC.

O CEO deixou a reunião às 16:12 UTC para participar de outra reunião.

Moção proposta por CB, apoiada por LM, como segue;

CONSIDERANDO QUE o Sr. Badru Ntege completou o mandato de um ano como Presidente do Conselho de Administração da AFRINIC;

RESOLVEU-SE nomear o Sr. Badru Ntege para o Conselho de Anciãos de acordo com o Artigo 16 dos Estatutos.

AA solicitou uma votação nominal e não houve objeções. O presidente pediu uma votação nominal sobre a moção acima.

África do Norte - HE - NO
África Oriental - AN - ABSTAIN
África do Sul - LM - SIM
África Central - CB - SIM
Oceano Índico - KS - NO
África Ocidental - SF - ABSTAIN
Não- Geo (1) - AA - NÃO
Não Geo (2) - ASSIM - ABSTAIN
CEO - AB - Não Presente

Houve 2 votos a favor e 3 votos contra; o movimento não foi aprovado.

 

6.0 Relatório dos Comitês

6.1 Comitê de Auditoria

O Presidente do Comitê de Auditoria, AA, relatou que o Comitê de Auditoria não se reuniu desde o retiro do conselho realizado nas Maurícias. Os auditores enviaram o draft A Carta de Compromisso e AA irão enviá-la ao Comitê de Auditoria para revisão e assinatura.

O Presidente solicitou ao Comitê de Auditoria que trabalhasse em um cronograma de auditoria a ser revisado na próxima Reunião da Diretoria agendada para outubro de 2016 e, posteriormente, compartilhado com a comunidade.

 

Item de ação 201608.01: O Comitê de Auditoria para draft um cronograma de auditoria em consulta com os Auditores e para relatar ao Conselho em sua próxima reunião em outubro de 2016.

 

6.2 Comitê de Finanças

O Presidente do Comitê de Finanças, HE, informou que a última reunião do Comitê de Finanças foi realizada em Maurício e que o trabalho está em andamento no que diz respeito ao novo calendário do Comitê. Solicitou-se que o Comitê de Finanças apresentasse relatório na próxima reunião da Diretoria em outubro; e divulgar qualquer documento da lista de mala direta do conselho.

 

Item de ação 201608.02: O Comitê de Finanças se reportará ao Conselho em sua próxima reunião em outubro de 2016.

 

6.3 Comitê de Remuneração

O Presidente da Comissão de Remunerações, LM, relatou que não há relatório e uma reunião será convocada nas Maurícias para discutir as questões que precisam de ser consideradas.

 

6.4 Comitê de Recrutamento de COO

O Presidente do Comitê de Recrutamento de COO, LM, informou que o CEO compartilhou as especificações do cargo para o cargo de COO, o Comitê precisa olhar para o cronograma, publicidade e perfis para o cargo de COO.

O presidente solicitou que LM atualizasse o cronograma com as datas e iniciasse o processo de recrutamento em duas semanas. O cronograma e a descrição do trabalho a serem enviados ao Conselho para aprovação na lista de distribuição do Conselho.

 

Item de ação 201608.03: O Presidente do Comitê de Recrutamento de COO deve inserir as datas no cronograma para o Recrutamento de COO; e fazer circular o cronograma e as especificações de trabalho na lista de mala direta da Diretoria para aprovação.

 

6.5 Revisão do Comitê de MoUs

O Presidente do Comitê de Revisão de MoUs, CB destacou que MoUs foram recebidos do CEO para revisão durante sua última reunião nas Maurícias, exceto para os MoUs de [REDACTED]. Os esforços para obter cópias dos MoUs ausentes estão em andamento. CB informou ao Conselho que o Comitê retornará ao Conselho com um relatório dentro de um mês, em sua próxima reunião agendada para outubro.

 

Item de ação 201608.04: O Comitê de Revisão dos MoUs se reportará ao Conselho em sua próxima reunião em outubro de 2016.

[RETIRADO]

 

6.6 Comitê de Critérios para Sócios Associados

O Presidente do Comitê de Critérios de Membro Associado, AN, relatou que a draft O relatório foi distribuído na lista de mala direta da Diretoria e o relatório inclui os direitos e critérios a serem considerados na admissão de um Membro Associado. AN convidou comentários sobre o relatório. Vários membros não viram o relatório.

O presidente solicitou que o relatório fosse distribuído novamente na lista de mala direta da Diretoria.

 

Item de ação 201608.05: O Presidente do Comitê de Critérios de Membro Associado, AN, para divulgar o draft relatório sobre os direitos e critérios dos Membros Associados na lista de mala direta do Conselho.

 

6.7 Comitê de revisão do secretário da empresa

O Presidente do Comitê de Revisão do Secretário da Empresa, KS, transmitiu o feedback do CEO de que o Secretário da Empresa tem sido muito receptivo recentemente. É proposto que mais 6 meses sejam dados a eles e reconsiderem a posição em janeiro de 2017. KS também propôs que o Comitê seja dissolvido e reconstituído, se necessário.

O SO apoiou a proposta de dissolver o Comitê se tivermos confirmação de que o secretário da empresa estava respondendo.

AA acrescentou que, considerando os problemas enfrentados no passado, ele gostaria de ter a confirmação de que o atual Secretário da Empresa realmente registrou os novos diretores e cancelou o registro dos antigos antes de concordar em dissolver o Comitê.

SF solicitou que o CEO escreva para o Secretário da Empresa para obter garantia de que eles serão responsivos no exercício de suas funções; ele sugeriu que o Comitê poderia ser dissolvido depois que tais garantias fossem obtidas.

 

Item de ação 201608.06: O CEO deve escrever ao Secretário da Empresa e buscar a garantia de que será receptivo no exercício de suas funções.

 

7.0 AoB

7.1 Viagem a bordo - [D2 e D3]

O presidente solicitou que HE presidisse o item da ordem do dia acima, pois ele precisava atender a alguns assuntos urgentes em seu escritório e saiu às 15:40 UTC. ELE assumiu a presidência às 15:40 UTC.

 

A Diretoria discutiu o plano de viagens da Diretoria que foi divulgado com base no orçamento disponível.

SF voltou às 15:46 UTC, mas HE continuou a presidir.

 

SF destacou que o processo proposto precisa ser aprovado primeiro, antes de discutir quais eventos terão a participação dos membros do Conselho.

CB propôs comentar e aprovar o documento na lista de mala direta do Conselho. SF apoiado.

 

SO foi desconectado às 15:56 UTC.

 

Item de ação 201608.07: O Conselho deve discutir e finalizar a viagem proposta para o Conselho Processe na lista de mala direta dentro de uma semana e aprove o documento até 17 de agosto de 2016

 

7.2 Assembleia Geral Extraordinária de Membros em novembro de 2016 - [D4]

KS deixou a reunião às 16:01 UTC.

 

A Diretoria tomou nota do conselho do Consultor Jurídico de convocar um SGMM na próxima reunião da AFRINIC em novembro de 2016 se a comunidade for votar nos membros para constituir o Comitê de Governança.

 

Resolução 201608.297

CONSIDERANDO que é necessário eleger o Comitê de Governança na próxima reunião da AFRINIC em novembro de 2016;

RESOLVEU-SE a convocar uma Reunião Geral Especial de Membros como parte da reunião da AFRINIC-25 em novembro de 2016.

SF proposto. HE destacado. Resolução aprovada por unanimidade. (AB, KS e SO não estavam presentes)

CB perguntou quando o NomCom iniciaria o processo de busca de candidatos. SF esclareceu que assim que a resolução for comunicada ao NomCom, este estabelecerá o cronograma, definirá os critérios e fará a convocação de candidatos. O mesmo NomCom2016 conduzirá a eleição para o Comitê de Governança.

 

SO reconectado às 17:05 UTC.

 

7.3 Consultor jurídico nas reuniões do Conselho

A Diretoria discutiu e concordou que o Consultor Jurídico deveria ser convidado a comparecer às reuniões da Diretoria para fornecer conselhos.

 

Resolução 201608.298

CONSIDERANDO a importância de ter assessoria jurídica durante as reuniões da Diretoria;

RESOLVEU-SE que o Consultor Jurídico seja convidado para todas as reuniões do Conselho.

SF proposto. HE destacado. Resolução aprovada por unanimidade. (AB e KS não presentes)

 

7.4 Versão corrigida das atas de 11 de maio de 2016 publicadas - [D5]

O presidente, SF assumiu a presidência às 17h05 UTC.

 

O Conselho revisou a versão corrigida da ata de 11 de maio de 2016, em que havia omissões nas seguintes questões;

  1. Aminata Amadou Garba deixou a reunião devido a problemas técnicos;
  2. HE não presidiu a reunião em substituição ao Presidente no item 6.0 da agenda devido ao áudio de má qualidade.

A ata corrigida foi aprovada conforme apresentada pela Secretaria. O Presidente, SF, confirmou que a ata corrigida será publicada online em substituição à anterior e o Presidente solicitou o envio de um e-mail aos Membros informando que o Conselho analisou a ata e fez as correções.

 

Resolução 201608.299

A Diretoria aprovou as atas corrigidas da reunião da Diretoria realizada em 11 de maio de 2016, conforme apresentado pela Secretaria.

SF proposto. HE destacado. Resolução aprovada por unanimidade. (AB e KS não presentes)

 

Item de ação 201608.08: A ata da reunião de 11 de maio de 2016 retificada a ser publicada no sítio em substituição da presente versão no sítio. O presidente deve enviar e-mail aos membros após a publicação para comunicar aos Conselheiros que o Conselho analisou a referida ata e fez as correções.

 

8.0 Adiamento

Moção de encerramento da reunião às 17:17 UTC. HE proposto. AA destacado.

 

Última modificação em -
Data e hora nas Maurícias -