(Realizado no Centro Internacional de Convenções de Gaborone, Botswana.)
Presente:
Sr. Alan Barrett (AB) Diretor Executivo
Sunday Folayan (SF) Presidente África Ocidental
Sr. Haitham El Nakhal (HN) Vice-presidente da África do Norte
Lucky Masilela (LM) Membro África Austral
Abibu Ntahigiye (AN) Membro África Oriental
Christian Bope (CB) Membro África Central
Krishna Seeburn (KS) Membro Oceano Índico
Aminata A Garba (AG) Membro não geográfica
Andrew Alston (AA) Membro não geográfico
Em atendimento:
Sr. Ashok Radhakissoon, Consultor Jurídico
Agenda:
1.0 Endereço de boas-vindas e revisão da agenda
2.0 Relatório de Atividades de Gestão
2.1 Finanças (Remotamente) – Patrisse Deesse
2.2 RH e Administração (Remoto) – Yavisht Toolseeya
2.3 Pesquisa e Desenvolvimento (Remoto) – Amreesh Phokeer
2.4 Serviços aos Membros – Arthur Carindal
2.5 TI e Engenharia – Daniel Shaw
2.6 Treinamento e Capacitação – Mukom Tamon
2.7 Comunicação e Relações Públicas – Vymala Thuron
2.8 Relações Externas – Vymala Thuron
3.0 Aprovação de Draft Ata da reunião de 11 de maio de 2016
4.0 Revisão da lista de itens de ação
5.0 Resoluções a serem ratificadas
5.1 Publicação das demonstrações financeiras
6.0 Relatório dos Comitês
Relatório de auditoria 6.1
6.2 Comitê de Finanças
6.3 Comitê de Remuneração
6.4 Comitê de Recrutamento de COO
6.5 Comitê de revisão do secretário da empresa
6.6 Comitê de Membros Associados
7.0 Viagens a bordo
7.1 Plano de Viagens do Conselho 2016
7.2 Retiro do Conselho de Administração em Maurício – Draft Programa
8.0 Atas da AGMM 2016
9.0 Governança Corporativa / Comitê de Governança
10.0 Revisão de Responsabilidade / Atualização do Estatuto
11.0 AOB
11.1 E-mail de Adiel Akplogan
NEGÓCIOS DO DIA
1.0 Endereço de boas-vindas e revisão da agenda
O Presidente do SF deu as boas-vindas aos membros presentes e abriu a reunião às 09:30, hora local do Botswana.
Foi realizada uma revisão da pauta. O CEO da AB propôs que o Relatório de Atividades da Gestão fosse considerado o primeiro item da pauta para iniciar a reunião.
Moção apresentada para aprovar a pauta com as alterações propostas. Proposta por HE e secundada por AN.
2.0 Relatório de Atividades de Gestão
2.1 Finanças (Remotamente) – Patrisse Deesse
2.2 RH e Administração (Remoto) – Yavisht Toolseeya
2.3 Pesquisa e Desenvolvimento (Remoto) – Amreesh Phokeer
2.4 Serviços aos Membros – Arthur Carindal
2.5 TI e Engenharia – Daniel Shaw
2.6 Treinamento e Capacitação – Mukom Tamon
2.7 Comunicação e Relações Públicas – Vymala Thuron
2.8 Relações Externas – Vymala Thuron
A Equipe de Gestão da AFRINIC apresentou seus respectivos relatórios de atividades ao Conselho, conforme listado acima.
Foi observado que o Centro de Recuperação de Desastres está atualmente sediado na Cidade do Cabo, o que contradiz a decisão de 2013 de realizar o Centro de Recuperação de Desastres no Egito. O Conselho analisará a situação e informará a equipe de TI e Engenharia de acordo.
Item de ação 201606.01: O Conselho deverá analisar mais detalhadamente a localização do Centro de Recuperação de Desastres.
O Presidente sugeriu que a apresentação de Mukom Tamon fosse usada como modelo para relatórios futuros. O Conselho solicitou ao Chefe Interino de Comunicação e Relações Públicas que coletasse feedback e entendesse por que alguns patrocinadores anteriores não estão mais patrocinando eventos da AFRINIC. Lucky Masilela compartilhou sua opinião de que as apresentações dos funcionários deveriam ser feitas ao CEO, para que este elaborasse um resumo para o Conselho. O Presidente fez um breve resumo dos eventos históricos que levaram à introdução do Relatório de Atividades de Gestão durante a reunião presencial do Conselho. O Presidente propôs que, quando o COO for contratado, um Comitê Executivo seja criado para reduzir a interação entre o Conselho e a Gestão.
O Conselho concordou que o relatório de cada gestor deveria ser mais conciso.
A reunião do Conselho faz uma pausa para o almoço às 12h35 e retoma as atividades às 14h00.
3.0 Aprovação de Draft Ata da reunião de 11 de maio de 2016
Resolução 201606.285
O Conselho aprovou a ata da reunião do Conselho realizada em 11 de maio de 2016 conforme apresentada pelo Secretariado.
HE proposto. KS destacado. Resolução aprovada por unanimidade.
4.0 Revisão das ações pendentes
Item de ação 201605.01
O Presidente do Comitê de Auditoria, AA, para distribuir o draft Apresentar as demonstrações financeiras ao Conselho de Administração.
Status: Item a ser encerrado. O Presidente do Comitê de Auditoria distribuiu o documento. draft Demonstrações financeiras de 11 de maio de 2016.
Item de ação 201604.04
A adesão como membro associado será incluída na pauta da próxima reunião do Conselho.
Status: Item a ser concluído.
O Comitê Ad Hoc apresentou seu relatório ao Conselho.
5.0 Relatório dos Comitês
Relatório de auditoria 5.1
O presidente do Comitê de Auditoria, AA, apresentou o Relatório de Auditoria ao Conselho.
Houve uma discussão sobre os detalhes do relatório e o nível de detalhamento apropriado.
[RETIRADO]
Entraremos em sessão executiva às 14h38.
++++++++
Encerramento da sessão executiva às 14h44.
[RETIRADO]
Foi observado que as taxas recorrentes dos membros atuais não são suficientes para cobrir as despesas futuras da AFRINIC e que dependemos de outras fontes de receita adicional.
A AA também informou o Conselho sobre as recomendações da PriceWaterHouseCoopers relativas aos processos de controle de gestão e financeiros.
O Comitê de Auditoria elaborará um relatório para o Conselho; e o relatório será utilizado para preparar o relatório para a comunidade.
5.2 Comitê de Finanças
Kris Seeburn fez uma apresentação do Comitê de Finanças, com ênfase na revisão da estrutura de taxas.
[RETIRADO]
LM propôs a draft Uma delegação de autoridade para capacitar o CEO em determinadas questões de Finanças, RH e Administração.
O presidente solicitou que a estrutura de taxas fosse apresentada até o final de julho de 2016.
Item de ação 201606.02
O Comitê de Finanças deverá concluir a estrutura de taxas até o final de julho de 2016 e apresentar um relatório ao Conselho.
5.3 Comitê de Remuneração
O AG informou que o Comitê está atualmente realizando a avaliação do CEO e a definição de seus KPIs. Um questionário foi enviado ao CEO para preenchimento, e em seguida será tomada uma decisão sobre o desempenho e o aumento salarial. O CEO deverá devolver o questionário ao Comitê de Remuneração.
O Presidente solicitou à AG que compartilhasse o documento principal sobre o recrutamento do CEO.
Item de ação 201606.03
O Comitê de Remuneração deverá compartilhar o documento principal sobre a contratação do CEO na lista de e-mails do Conselho.
5.4 Comitê de Recrutamento de COO
O Presidente solicitou que LM assumisse a presidência do Comitê de Recrutamento do Diretor de Operações (COO) e AB, a secretaria. Ficou acordado que especialistas seriam convidados para auxiliar na condução das entrevistas e na seleção dos candidatos ao cargo de COO. O Comitê encaminhará seus Termos de Referência para aprovação. O processo de recrutamento será gerenciado pelo Conselho de Administração e o Comitê receberá todos os comentários e currículos. A previsão é de que o processo leve cerca de 6 meses para ser concluído.
Item de ação 201606.04
O CEO deverá finalizar o perfil da função de COO.
[RETIRADO]
Pausa para o chá às 16:10
6.0 Reunião com o Conselho de Anciãos às 16:17
Presente:
Dr. Nii Quaynor (NQ)
Senhor Pierre Dandjinou (PD)
Desculpas:
Senhor Viv Padayatchy
Ausente:
Sra. Maimouna Diop
O Presidente deu as boas-vindas aos membros do Conselho de Excelência e pediu desculpas pelo atraso, que fez com que Viv Padayatchy tivesse que se ausentar para outra reunião.
A pauta foi mantida conforme distribuída antes da reunião.
Agenda:
1. Comitê de Governança
2. RIR Responsabilidade
3. Revisão do Estatuto
4. AoB
1. Comitê de Governança
O Presidente SF informou o Centro de Excelência sobre o status do Comitê de Governança. Os Termos de Referência foram drafte informou que a eleição dos membros do Comitê será adiada para a reunião de novembro de 2016. O Presidente solicitou comentários. PD perguntou se informações suficientes foram divulgadas sobre o trabalho do Comitê de Governança.
O CEO informou que os Termos de Referência foram distribuídos na lista de discussão e amplamente debatidos com a comunidade em Pointe Noire, em novembro de 2015. NQ destacou que existem outras listas de discussão além da lista de membros e que a lista de membros não está incluída nela. Membros da comunidade que não estão na lista de membros podem não ter recebido as informações.
O CEO reiterou que precisamos informar a comunidade, mas que a governança da empresa é de responsabilidade dos membros; contudo, reconheceu que a informação poderia ser divulgada de forma mais ampla.
O presidente acrescentou que a comunidade precisa saber que estamos passando por esse processo e considerou que os comentários da NQ são um feedback muito importante.
2. RIR Responsabilidade e revisão do estatuto
O CEO foi informado sobre o RIR Revisão de responsabilidade e os requisitos para a RIREle explicou que contratará um escritório de advocacia para revisar nossos procedimentos e estatutos, bem como as deficiências internas da empresa e quaisquer falhas nos estatutos. Explicou ainda que uma lista de problemas e medidas corretivas propostas será apresentada à comunidade na reunião AFRINIC-24, atualmente em andamento, com o objetivo de alterar os estatutos na reunião AFRINIC-25, daqui a seis meses. O presidente do Conselho de Supervisão reconheceu que o Dr. Nii Quaynor ainda aguarda alguns pontos e que retornará com uma resposta em breve.
NQ se desculpou devido a uma reunião à qual deveria comparecer e saiu da sala de reuniões às 16h40.
O Conselho está vinculado por um Acordo de Confidencialidade (NDA), mas o Centro de Excelência (CoE) não está vinculado por um NDA e as informações não podem ser compartilhadas com o CoE; embora o Conselho deseje compartilhar mais informações com o CoE. O Conselho gostaria que o CoE considerasse os requisitos para um NDA. A PD consultará o CoE e retornará com uma resposta.
A reunião terminou com o encerramento do CoE às 17:05.
A pauta da reunião foi retomada (continuação).
5.5 Comitê de revisão do secretário da empresa
O Comitê se reuniu ontem, e KS apresentará um relatório ao Conselho o mais breve possível.
5.6 Comitê de Membros Associados
AN relatou que nenhuma ação concreta foi tomada, exceto a compreensão dos problemas e das categorias de membros. O Comitê precisa de mais tempo para finalizar a questão e apresentará um relatório posteriormente. No passado, houve alguns membros associados, mas os requisitos ou o processo de inscrição não estão claros. O Presidente lembrou que o objetivo da reunião é estabelecer uma estrutura para a admissão de novos membros associados.
O CEO afirmou já ter respondido à solicitação específica em questão, dizendo que o Conselho está analisando o processo de admissão de membros associados.
A Associação de Membros (AA) declarou que o comitê deve expressar suas opiniões sobre os direitos dos Membros Associados. É muito difícil admitir alguém sem clareza sobre os direitos dos Membros Associados. Os direitos são muito obscuros e precisam ser considerados. Os Termos de Referência do comitê devem ser elaborados nas próximas 48 horas e enviados por e-mail.
Item de ação 201606.05: O Comitê de Membros Associados para draft Seu Termo de Referência foi elaborado e enviado ao Conselho para aprovação.
5.7 Comitê de Revisão do Memorando de Entendimento
O Presidente, SF, lembrou ao Conselho que chegou no segundo dia do retiro em Pointe Noire e que, desde então, há um pedido pendente para revisão dos Memorandos de Entendimento (MoUs) que a AFRINIC possui atualmente. O Presidente propôs a criação de um comitê para revisar os MoUs e apresentá-los ao Conselho.
O Comitê será composto por HN, CB, AA e AB.
6.0 Resoluções a serem ratificadas
6.1 Publicação das demonstrações financeiras
Resolução 201606.284
CONSIDERANDO que as demonstrações financeiras para o ano findo em 31 de dezembro de 2015 foram preparadas e auditadas;
CONSIDERANDO que se espera que o Conselho aprove as demonstrações financeiras antes que os auditores assinem seu relatório;
PORTANTO, RESOLVIDO que o Conselho aprove as demonstrações financeiras relativas ao exercício findo em 31 de dezembro de 2015.
Proposta AA e apoiada por KS. Resolução aprovada por unanimidade.
7.0 Viagens a bordo
7.1 Plano de Viagens do Conselho 2016
AG salientou que deve haver um processo adequado para a seleção dos membros do Conselho em relação às viagens, e não apenas uma proposta do CEO. O Presidente e o CEO devem trabalhar em conjunto para elaborar um processo para o Plano de Viagens do Conselho. AA propôs que, caso algum membro do Conselho viaje para uma reunião da AFRINIC, elabore um relatório após o retorno.
7.2 Retiro do Conselho de Administração em Maurício – Draft Programa
O Conselho alterou as datas do Retiro do Conselho, que passará a ser realizado de 6 a 9 de julho de 2016;
e a posse do novo Diretor ocorrerá no dia 5 de julho de 2016.
O Assistente Executivo para redraft e para circular o Draft Programa baseado nas alterações acima.
Item de ação 201606.07: O Assistente Executivo para redraft e para circular o Draft Programa com base nas alterações.
8.0 Atas da AGMM 2016
Houve uma discussão sobre a possibilidade de os membros do Conselho se manifestarem na sua qualidade de membros da comunidade.
O Presidente deverá lembrar aos Presidentes dos Comitês de Desenvolvimento Profissional (PDP) que os membros do Conselho podem participar das discussões dos PDPs.
9.0 Governança Corporativa / Comitê de Governança
10.0 Revisão de Responsabilidade / Atualização do Estatuto
Os itens 9.0 e 10.0 da pauta acima foram definidos conforme discutido com o Conselho de Excelência.
11.0 AOB
11.1 E-mail de Adiel Akplogan
Entrada em sessão executiva às 17h56.
++++++++
Encerramento da sessão executiva às 16h22.
O Presidente deverá enviar uma declaração aos membros da assembleia com o seguinte teor:
<<< Tomamos conhecimento de uma mensagem de e-mail contendo alegações de racismo dentro da comunidade africana e da subsequente cobertura da imprensa.
O Conselho da AFRINIC tem tolerância zero para o racismo e isso está claramente refletido no Código de Conduta da Comunidade, disponível em [link para o Código de Conduta da Comunidade]. http://afrinic.net/en/community/code-of-conduct Pede-se aos membros da comunidade que levem isso em consideração em suas interações, sejam elas presenciais ou online.
11.2 Recomendação de nomeação de auditores
Resolução 201606.286
CONSIDERANDO QUE o desempenho da PriceWaterhouseCoopers foi considerado satisfatório no exercício de 2015;
O CONSELHO resolve recomendar a recondução da PriceWaterhouseCoopers para o exercício de 2016.
Proposta AA. Apoiada por CB. Resolução aprovada por unanimidade.
