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Ata da Reunião do Conselho realizada em quinta-feira 11 de maio de 2016 às 15:27 UTC (corrigido)

Presente:

Alan Barrett (AB) Diretor Presidente
Sunday Folayan (SF) Presidente África Ocidental
Haitham El Nakhal (HE) Vice-Presidente Norte de África
Abibu Ntahigiye (AN) Membro África Oriental
Christian Bope (CB) Membro África Central
Krishna Seeburn (KS) Membro Oceano Índico
Aminata A Garba (AG) Membro não geográfica
Andrew Alston (AA) Membro não geográfico

 

Desculpas:

Lucky Masilela (LM) Membro África Austral

 

Agenda:

1.0 Endereço de boas-vindas e revisão da agenda
2.0 Aprovação de atas de reuniões anteriores
2.1 AGMM Tunis de 4 de junho de 2015
2.2 SGMM Pointe Noire de 3 de dezembro de 2015
2.3 Reunião do Conselho de Administração de 13 de abril de 2016
3.0 Revisão de itens de ação de reuniões anteriores
4.0 Relatório dos Subcomitês
5.0 Resoluções a serem ratificadas
5.1 Joint RIR Fundo de Estabilidade
6.0 AGMM
6.1 Aprovação do aviso da reunião da AGMM
6.2 Aprovação de candidatos à eleição
7.0 Status do relatório de auditoria
8.0 Revisão da responsabilidade
9.0 Comitê de Governança
10.0 SLA dos serviços de numeração da IANA
11.0 Código de Conduta da Comunidade AFRINIC
12.0 Violação alegada da NDA
13.0 AoB


NEGÓCIOS DO DIA

1.0 Endereço de boas-vindas e revisão da agenda

O Presidente SF deu as boas-vindas aos Conselheiros presentes online e abriu a reunião às 15h27 UTC. Uma lista de chamada foi realizada para confirmar o quorum.
O SF pediu uma revisão da Agenda.
CB destacou que o Item nº 6.3 da Agenda (Aprovação de Candidatos à Eleição) pode ser um possível conflito de interesses para o Presidente e o Vice-Presidente, uma vez que ambos estão concorrendo à eleição.
SF esclareceu que não há conflito de interesses na discussão do Item da Agenda; mas o conflito está na votação. Como tal, o Presidente e o Vice-Presidente não votarão em nenhuma decisão.


A moção para adotar a Agenda foi proposta por KS e apoiada por CB. A ordem do dia foi aprovada por unanimidade.

 

2.0 Aprovação de atas de reuniões anteriores de membros

2.1 AGMM Tunis de 4 de junho de 2015

2.2 SGMM Pointe Noire de 3 de dezembro de 2015

O CEO explicou que o acima draft As atas estão sendo apresentadas ao Conselho para aprovação, publicação no site e para inserção na Ordem do Dia da AGO 2016; o Estatuto Social exige que os membros aprovem a ata da AGM.
O Conselho analisou o draft acta e aprovado com alterações.

 

Resolução 201605.275
Resolvido publicar o draft atas da AGMM de maio de 2015 e SGMM de novembro de 2015, e incluí-los na ordem do dia da AGMM de junho de 2016 que se aproxima.


Movido por KS. Destacado por AN. Aprovado por unanimidade.


AG saiu da reunião às 15:51 UTC devido a dificuldades técnicas.

 

2.3 Reunião do Conselho de Administração de 13 de abril de 2016

O Conselho analisou o draft ata datada de 13 de abril de 2016.

 

Resolução 201605.276
Resolveu aprovar a ata da reunião do Conselho realizada em 13 de abril de 2016.


Movido por CB. Destacado por KS. Resolução aprovada por unanimidade.

 

3.0 Revisão de itens de ação de reuniões anteriores

Item de ação 201604.01
O CEO deve enviar ao Conselho um cronograma / resumo de todas as próximas etapas que devem ser realizadas pelo Conselho em linha com o RIRs Revisão de responsabilidade.
Status: concluído. Item de ação a ser fechado.

 

Item de ação 201604.02Todos os diretores devem preencher a planilha Board Travel 2016 até 22 de abril de 2016.
Situação: O presidente pediu novamente a todos os membros que completassem a planilha Board Travel 2016. Item de ação a ser mantido aberto.

 

Item de ação 201604.03
O CEO deve organizar uma votação online para uma data adequada para o Retiro da Diretoria em julho ou agosto de 2016.
Status: o URL da votação foi divulgado. O presidente pediu a todos os membros que completassem a votação. Item de ação a ser mantido aberto.

 

Item de ação 201604.04
Um Subcomitê a ser formado para considerar os critérios para a Associação.
Status: O Presidente propôs que o Comitê fosse constituído por AN, HE e AB. Não houve objeções à constituição proposta pelo presidente. Item de ação a ser fechado.

 

4.0 Relatório dos Subcomitês

O Comitê de Auditoria a relatar sob o Item 7 da Agenda.

 

5.0 Resoluções a serem ratificadas

5.1 Joint RIR Fundo de Estabilidade

Foi apresentada a ratificação de uma decisão aprovada on-line em 24 de junho de 2015.

 

Resolução 201605.277
Considerando que a RIRs estabeleceram um RIR Fundo de estabilidade para apoio mútuohttps://www.nro.net/joint-rir-stability-fund>;

CONSIDERANDO que os fundos prometidos por RIRs para a Junta RIR O Fundo de Estabilidade será mantido em reserva por cada doador RIR até o momento em que os fundos sejam necessários, se houver; CONSIDERANDO QUE, em uma discussão por e-mail em junho de 2015, o Conselho concordou em prometer um valor de US $ 50,000 como um passivo contingente para o Conjunto RIR Fundo de Estabilidade;
PORTANTO, RESOLVIDO ratificar a decisão de penhorar um valor de US $ 50,000 para o RIR Fundo de Estabilidade;
RESOLVIDO que o montante de US $ 50,000 será refletido como um passivo contingente nas contas da Empresa com efeitos a partir de 1º de julho de 2015


Proposto pela AB. Destacado por AA. Resolução aprovada por unanimidade.

 

6.0 AGMM

6.1 Aprovação do aviso da reunião da AGMM

O Conselho analisou o Edital e a Ordem do Dia da AGM de 2016 e aprovou com alterações.

 

Resolução 201605.278
O Conselho decidiu aprovar o Edital da Assembleia Geral Anual de 2016, sujeito às alterações conforme discutido.


Proposto por KS e destacado por CB. Resolução aprovada por unanimidade.

 

6.3 Aprovação de candidatos à eleição

O CEO apresentou a lista de indicações recebidas para a eleição do Conselho, de acordo com os termos da seção 12.14 (i) do Estatuto Social.
O presidente esclareceu que a diretoria não pode aprovar a lista de candidatos, pois é função do NomCom. A diretoria está apenas aprovando se o processo foi seguido e aprovando os candidatos indicados como contribuições ao NomCom, mas não a lista de candidatos como resultado do NomCom.
O Conselho revisou a lista de candidatos e os discutiu um por um. O presidente perdeu a conectividade às 16:48 UTC, HE pediu para não presidir a reunião porque sua qualidade de áudio era ruim, KS atuou como presidente para evitar qualquer conflito de interesse na revisão dos candidatos.
O presidente voltou à reunião às 17h02 UTC. A revisão da lista de candidatos foi concluída sob a presidência temporária do KS.
A KS propôs uma votação para certificar a decisão do Conselho.

 

Resolução 201605.279
Todas as indicações para a eleição do Conselho em 2016 são aprovadas nos termos da seção 12.14 (i) do Estatuto Social.


KS proposto. AA destacado. Aprovado por unanimidade, com SF e HE se abstendo.

 

7.0 Status do relatório de auditoria

AA apresentou o relatório do Comitê de Auditoria. Ele disse que reuniões foram realizadas com os auditores no draft finanças. O Auditor deve fazer algumas alterações e apresentar um relatório até 18 de maio de 2016; e o Comitê de Auditoria deve reportar sobre as demonstrações financeiras e a Carta da Administração em conformidade antes da divulgação do Edital de Assembleia para a AGM de junho de 2016.

 

O presidente solicitou que o draft as demonstrações financeiras serão distribuídas para que os Membros possam ter uma ideia da situação antes de dar a aprovação.

 

Item de ação 201605.01
O Presidente do Comitê de Auditoria, AA, para divulgar o draft demonstrações financeiras ao Conselho.

 

8.0 Revisão da responsabilidade

O CEO fez um resumo sobre a situação da Revisão da Prestação de Contas e o caminho a seguir na produção do resumo das descobertas e do resumo público. O relatório do Direito externo
A empresa foi recebida, e o resumo público a ser drafted. O CEO informou que ele drafted um resumo público. Há algumas alterações a serem feitas no estatuto para melhorar nossa responsabilidade.
O Presidente propôs aprovar os documentos para evitar atrasos no processo; e quaisquer edições ao documento a serem feitas na lista de correspondência da Diretoria.

 

Resolução 201605.281
CONSIDERANDO que todos os cinco RIRs estão realizando uma avaliação de responsabilidade;
CONSIDERANDO que um escritório de advocacia independente concluiu um exercício de coleta de dados;
CONSIDERANDO que o Conselho respondeu a um questionário de avaliação com base nos dados coletados;
CONSIDERANDO que a Diretoria concluiu um resumo público das conclusões;
RESOLVERAM, portanto, aprovar o resumo público conforme apresentado;
RESOLVIDO a publicar o resumo público.


Proposto pela AB e destacado pela AN. Resolução aprovada por unanimidade.

 

9.0 Comitê de Governança

O CEO afirmou que a versão 2 do Termo de Referência do Comitê de Governança foi apresentada aos membros da SGMM em novembro de 2015 e houve alguns comentários para alterações nos Termos de Referência. O CEO preparou uma nova versão dos Termos de Referência para aprovação.
CB questionou se o pedido feito em Pointe Noire para alterar o Preâmbulo foi incluído no documento. AB respondeu que em Pointe Noire, os Membros foram solicitados a enviar suas sugestões para adicionar ao Preâmbulo, mas nenhum comentário foi recebido. O Preâmbulo permaneceu inalterado.

 

Resolução 201605.281
CONSIDERANDO QUE na Resolução 201511.254 de novembro de 2015, o Conselho aprovou os Termos de Referência (versão 2) para um novo Comitê de Governança;
CONSIDERANDO QUE a discussão na reunião do AFRINIC-23 em dezembro de 2015 sugeriu que o tamanho do Comitê de Governança deveria ser reduzido;
CONSIDERANDO QUE uma versão 3 dos Termos de Referência do Comitê de Governança foi drafted com uma redução no tamanho do comitê;
RESOLVEU-SE, PORTANTO, aprovar a versão 3 dos Termos de Referência do Comitê de Governança.


Proposto pela AB. Destacado por AN. Resolução aprovada por unanimidade.

 

10.0 SLA dos serviços de numeração da IANA

O CEO informou ao Conselho que, como parte da transição da IANA, um contrato de SLA de serviços de numeração da IANA foi acordado entre os RIRse ICANN. O CEO pediu a aprovação da Diretoria para assinar o SLA no momento apropriado.

 

Resolução 201605.282
CONSIDERANDO QUE a NTIA do governo dos EUA anunciou sua intenção de rescindir o contrato sob o qual ICANN executa as funções da IANAhttps://www.ntia.doc.gov/press-release/2014/ntia-announces-intenttransition-keyinternet-domain-name-functions>;
CONSIDERANDO que o Consolidado RIR A equipe de proposta de administração da IANA (equipe CRISP) propôs que o RIRs celebram um SLA ou contrato com ICANN para o desempenho dos serviços de numeração da IANAhttps://www.nro.net/wpcontent/uploads/ICG-RFP-Number-Resource-Proposal.pdf>;
CONSIDERANDO QUE a proposta da equipe CRISP foi incorporada à proposta de transição da IANA do Grupo de coordenação da transição de administração da IANA (ICG)https://www.ianacg.org/icg-files/documents/IANA-stewardshiptransition-proposalEN.pdf>;
CONSIDERANDO QUE a proposta do ICG foi transmitida pela diretoria da ICANN à NTIAhttps://www.ianacg.org/plan-to-transition-stewardship-of-keyinternetfunctions-sent-to-the-u-s-government/>;
Considerando que a RIRse ICANN concordou com os termos do SLA para os serviços de numeração da IANA e publicou um draft versão 5.1 em 20 de abril de 2016https://www.nro.net/news/updated-5-1-and-signature-version-of-theslafor-the-iana-numbering-services>;;
PORTANTO, RESOLVIDO que o CEO seja autorizado a assinar o SLA para os serviços de numeração da IANA em nome da AFRINIC, seja a versão 5.1 publicada em 20 de abril de 2016, ou qualquer versão subsequente que seja substancialmente semelhante.
Proposto pela AB. Destacado por HE. Resolução aprovada por unanimidade.

 

11.0 Código de Conduta da Comunidade AFRINIC

O Conselho analisou o draft Código de Conduta da Comunidade AFRINIC elaborado pelo pessoal da AFRINIC. O documento foi drafted com base no Código de Conduta de outros RIRse IETF. Uma mudança na redação do último parágrafo foi sugerida e acordada.

 

Resolução 201605.283
Resolveu-se aprovar o Código de Conduta da Comunidade AFRINIC, sujeito às alterações conforme discutido.
Proposto pela AB. Destacado por SF. Resolução aprovada por unanimidade.

 

12.0 Violação alegada da NDA

Entre na sessão executiva 17:39 UTC
******
Sair da Sessão Executiva 18:07 UTC


CB agradeceu ao Conselho pela discussão aberta e pelo conselho que lhe foi prestado. Ele pediu desculpas ao Conselho por seus comentários e retirará seu e-mail da lista de correspondência com a declaração de que interpretou mal o e-mail de AA.

Entre na sessão executiva 18:23 UTC

******
Sair da Sessão Executiva 18:26 UTC

 

13.0 AoB

13.1 Requisito para renunciar a outros cargos ao aceitar uma nomeação para o Conselho

A Diretoria discutiu a situação que ocorreu em uma das reuniões da AFRINIC na Gâmbia em maio de 2012, em que um candidato para a Eleição da Diretoria também foi Presidente do PDP; e em que a mesma situação está ocorrendo para Botswana em junho de 2016.
A Diretoria decidiu que o NomCom2016 deveria incluir essa situação atual em seu relatório para a comunidade.

 

Encerramento 14.0

O presidente solicitou uma moção para encerrar a reunião às 18:31 UTC. Proposto por AA e apoiado por KS.

 

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