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Conferência Online da Cúpula da Internet na África (AIS'20): Nos bastidores

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Conferência Virtual da Cúpula da Internet na África (AIS'20): Nos bastidores

Uma nova experiência

ais 20 blg card2O African Network Information Centre (AFRINIC) em colaboração com o Africa Network Operators Group (AfNOG) concluiu com orgulho a sua primeira conferência virtual (AIS'20).

O evento ocorreu virtualmente de 14 a 18 de setembro de 2020 e contou com a presença de mais de 500 delegados. Esta foi a primeira vez que organizamos uma versão online do Africa Internet Summit (AIS'20).

Estamos extremamente orgulhosos de como foi a reunião e das valiosas lições aprendidas ao longo do processo de organização e condução dessas reuniões.

Queríamos compartilhar com você os desafios “nos bastidores” que nunca chegaram à sua tela e as valiosas lições aprendidas que podem ajudar outros organizadores de reuniões online no futuro.

A plataforma

logotipo da meetechoEncontrar a plataforma certa para o AIS já foi um desafio interessante. A equipe AIS teve que procurar uma plataforma inclusiva e fácil de usar que pudesse acomodar o número de participantes esperados.

Depois de revisar uma longa lista de plataformas de reunião populares, ficou claro que a facilidade de uso e a escalabilidade não eram o problema, no entanto, a inclusão, que é uma parte vital do DNA do AIS, foi um grande desafio. Isso levou à desqualificação de muitas plataformas que têm acesso limitado ou nenhum acesso em vários países em nossa região de serviço. Finalmente decidimos trabalhar com a equipe da Meetecho para criar uma plataforma sob medida para nossas necessidades. Meetecho é uma plataforma online totalmente baseada na web e não requer instalação de software.

A plataforma é acessível de qualquer lugar do mundo sem restrições. Também tínhamos de garantir que os serviços de plataforma de reunião, interpretação e transcrição funcionassem de forma holística, apesar de serem oferecidos por diferentes fornecedores. Implementamos essa configuração durante nossas reuniões face a face, mas para a conferência virtual, isso não foi tão simples quanto poderíamos imaginar.

 

A lição aprendida aqui é o teste, depois teste e teste três vezes tudo sem fazer suposições. 

O processo de registro

Tínhamos uma nova perspectiva sobre o registro online. Os participantes interessados ​​em assistir ao AIS'20 tiveram que se registrar antes de um prazo definido para receber um token de reunião para acessar a reunião. No entanto, vale a pena observar que, em pouco tempo após a convocação de registro, tínhamos mais de 600 inscritos bem antes do prazo, o que nunca é o caso com reuniões presenciais.

No prazo de inscrição, tínhamos 697 delegados inscritos no AIS'20 Online. Os participantes registrados usariam seu token exclusivo para acessar a plataforma Meetecho e ingressar na reunião virtual.

 

Os participantes que não se inscreveram ainda puderam acompanhar o AIS'20 Online através da transmissão em direto nos canais do Youtube e do Facebook disponibilizados pela equipa do AIS Meeting. No entanto, esses participantes não podiam interagir diretamente com outros participantes ou palestrantes online, como era o caso dos inscritos. Eles poderiam, entretanto, fornecer comentários e perguntas por meio da sala Jabber, que foi disponibilizada para os participantes que estavam acompanhando a transmissão ao vivo. 

Ensaio

Como parte do teste, convidamos os delegados a interagir com a plataforma da reunião uma semana antes da reunião. Tivemos que verificar tudo, desde a conectividade de áudio e vídeo até a integração de serviços de legendagem e interpretação. Essa também foi uma chance para os apresentadores se familiarizarem com a plataforma da reunião enquanto testavam suas apresentações. Mesmo com todos os testes, ainda acabamos enfrentando alguns desafios com a projeção da apresentação e o áudio, especialmente quando os participantes da reunião mudavam para um canal de idioma diferente, mas isso foi apenas nos primeiros dois dias.

AIS'20 Online

No geral, as estatísticas indicam que mais de 500 participantes únicos fizeram login para comparecer à reunião durante o período de cinco dias. Nós tínhamos:

0
Delegados em 14 de setembro
0
Delegados em 15 de setembro
0
Delegados em 16 de setembro
0
Delegados em 17 de setembro
0
Delegados em 18 de setembro (incluindo a Assembleia Geral Anual de Membros (AGMM)

A reunião teve uma agenda lotada que durou quatro horas ao longo dos cinco dias, com mais de 50 apresentações que também incluíram painéis de discussão técnicos, atualizações de várias organizações AF *, sessões de envolvimento da comunidade e a Reunião Geral Anual de Membros da AFRINIC. Para mais informações sobre as sessões e apresentações por favor, clique aqui.

Enquanto a maioria dos palestrantes usava a plataforma para compartilhar seus slides e fazer suas apresentações, a equipe do AIS ofereceu suporte aos palestrantes que precisavam de ajuda para compartilhar slides na plataforma. A experiência geral foi boa, embora nos primeiros dias tivéssemos alguns problemas técnicos. No entanto, a equipe aprendeu a lidar com esses problemas à medida que surgiam, e nossa reunião foi sendo mais integrada à medida que avançava. Trouxemos esses desafios em nosso livro de aulas.

Eleições

A conferência virtual significou que as eleições AFRINIC foram realizadas totalmente online pela primeira vez. Isso resultou em uma mudança nos procedimentos para a realização de eleições. As Eleições do Conselho e do Comitê de Governança da AFRINIC reservadas aos membros foram realizadas exclusivamente em MyAFRINIC enquanto as eleições comunitárias para as eleições NRO NC e PDWG exigiram um processo de triagem em que a identidade e elegibilidade dos eleitores foram devidamente verificadas. Houve também um processo de votação para resoluções especiais sobre as mudanças no estatuto da AFRINIC. 14 das 28 resoluções aprovadas. 

 

A comunidade forneceu feedback de que o processo de votação para as resoluções do estatuto foi bastante tedioso e sugeriu que a AFRINIC melhorasse o processo. As eleições online foram realizadas com sucesso para vários cargos; Vagas no Conselho da AFRINIC, um assento no Comitê de Governança, copresidente do Grupo de Trabalho de Desenvolvimento de Políticas e uma posição NRO NC.

Discussões sobre políticas

Tivemos discussões vibrantes na comunidade sobre dez políticas durante as sessões de PDP realizadas em 16 e 17 de setembro de 2020. Oito delas não chegaram a um consenso, enquanto as outras duas chegaram a um consenso aproximado, sujeito a algumas mudanças nas políticas pelos autores.

Performance Técnica

A equipe técnica montou um sistema de monitoramento para revisar o desempenho. Os gráficos a seguir destacam o desempenho de nossa infraestrutura durante nossa reunião virtual. À medida que mais pessoas participavam da reunião, o uso da rede começava a aumentar a cada dia. No primeiro dia, obtivemos o maior tráfego de rede.

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O streaming também requer energia da CPU para processar o vídeo e o áudio, o maior uso da CPU corresponde ao primeiro dia em que vimos o maior número de participantes simultâneos ingressando.

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Parceiros de reunião e patrocínio

É importante agradecer aos nossos patrocinadores AIS'20 Online. Este encontro foi patrocinado por ICANN, ISOC, dotAfrica e WACREN. Agradecemos seu apoio contínuo.

ais20 spon1

 

 

Qual é o próximo

estradaAIS'20 Online foi uma rica experiência de aprendizado para toda a equipe que trouxe tantos desafios quanto oportunidades. Agradecemos a todos, incluindo a comunidade, que nos apoiaram em todo o processo e exercitaram a paciência principalmente quando as coisas quebraram.

A equipe AIS está agora ansiosa para o próximo evento AIS, que está agendado para meados de maio / junho de 2021. Se o próximo AIS será online ou face a face ou um híbrido de ambos, permanece indeciso. Enquanto nos preparamos para o próximo AIS em 2021, continuamos abertos a qualquer cenário, dado o contexto e a evolução da pandemia. Com a experiência adquirida e levando a bordo as novas lições aprendidas, estamos agora preparados para o AIS 2021.

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