Whistleblowing chez AFRINIC

Rapports

1. Comment signaler?
   
   Avec EthicsPoint, vous avez la possibilité de déposer un rapport confidentiel et anonyme via Internet uniquement.
   
   
2. Quel type de situations dois-je signaler?
   
   Le système EthicsPoint est conçu pour vous permettre de signaler tout acte de faute professionnelle ou de violation des politiques ou des normes d'AFRINIC.
    
3. Si je constate une violation, ne devrais-je pas simplement la signaler à mon responsable, à la sécurité ou aux ressources humaines et les laisser s'en occuper?
   
   Lorsque vous observez un comportement qui, selon vous, enfreint nos attentes et nos valeurs, nous attendons de vous que vous le signaliez. Idéalement, vous devriez faire part de vos préoccupations à votre supérieur hiérarchique direct ou à un autre membre de notre équipe de direction. Nous reconnaissons cependant qu'il peut y avoir des circonstances dans lesquelles vous n'êtes pas à l'aise pour signaler le problème de cette manière. C'est pour de telles circonstances que nous nous sommes associés à EthicsPoint. Nous préférons que vous signaliez de manière anonyme plutôt que de garder les informations pour vous. 
   
   
4. Pourquoi devrais-je signaler ce que je sais? Qu'est-ce qu'il y a pour moi? 
   
   Nous avons tous le droit de travailler dans un environnement positif et avec ce droit vient la responsabilité d'agir de manière éthique et de faire savoir aux personnes appropriées si quelqu'un n'agit pas de manière appropriée. En travaillant ensemble, nous pouvons maintenir un environnement sain et productif. La faute professionnelle peut menacer les moyens de subsistance de toute une entreprise.
    
5. La direction veut-elle vraiment que je fasse rapport? 
   
   Nous le faisons certainement. En fait, nous avons besoin de votre rapport. Vous savez ce qui se passe dans notre entreprise - à la fois bon et mauvais. Vous avez peut-être une connaissance initiale d'une activité qui peut être source de préoccupation. Vos rapports peuvent minimiser l'impact négatif potentiel sur l'entreprise et nos employés. En outre, offrir une contribution positive peut aider à identifier les problèmes susceptibles d'améliorer la culture et les performances de l'entreprise.
   
   
6. Où vont ces rapports? Qui peut y accéder?
   
   Les rapports sont saisis directement sur le serveur sécurisé EthicsPoint pour éviter toute faille de sécurité. EthicsPoint rend ces rapports disponibles uniquement à des personnes spécifiques au sein de l'entreprise qui sont chargées d'évaluer le rapport, en fonction du type de violation et du lieu de l'incident. Chacun de ces destinataires de rapports a suivi une formation pour conserver ces rapports dans la plus grande confidentialité.
   
   
7. Ce système n'est-il pas juste un exemple de quelqu'un qui veille sur moi? 
   
   Le système EthicsPoint se concentre sur le fait d'être un aspect positif de notre philosophie globale et nous permet d'assurer un lieu de travail sûr, sécurisé et éthique. Vous êtes encouragé à demander des conseils sur les dilemmes éthiques, à fournir des suggestions positives ou à communiquer une préoccupation. Une communication efficace est essentielle dans le lieu de travail d'aujourd'hui et c'est un excellent outil pour améliorer cette communication. Nous avons soigneusement choisi le meilleur outil de reporting pour répondre à nos obligations de conformité tout en maintenant un environnement de reporting positif.

Confidentialité

1. Je crois comprendre que tout rapport que j'envoie à partir d'un ordinateur de l'entreprise génère un journal de serveur qui affiche chaque site Web auquel mon PC se connecte, et ce journal ne m'identifiera-t-il pas en tant que créateur de rapport? 
   
   EthicsPoint ne génère ni ne maintient aucun journal de connexion interne avec des adresses IP, donc aucune information reliant votre PC à EthicsPoint n'est disponible. En fait, EthicsPoint s'engage contractuellement à ne pas rechercher l'identité d'un journaliste. Si vous ne vous sentez pas à l'aise de faire un rapport sur votre PC de travail, vous avez la possibilité d'utiliser un PC en dehors de notre environnement de travail (tel que celui situé dans un cybercafé, chez un ami, etc.) via le site Web sécurisé EthicsPoint. De nombreuses personnes choisissent cette option, car les données d'EthicsPoint montrent que moins de 12% des rapports sont générés pendant les heures ouvrables.
   
   
2. Puis-je déposer un rapport depuis mon domicile et rester anonyme? 
   
   Un rapport de la maison, de l'ordinateur d'un voisin ou de tout autre portail Internet restera sécurisé et anonyme. Un portail Internet n'identifie jamais un visiteur par son nom d'écran et le système EthicsPoint supprime les adresses Internet afin que l'anonymat soit totalement préservé. De plus, EthicsPoint s'engage contractuellement à ne pas rechercher l'identité d'un journaliste.
   
   
3. Je crains que les informations que je fournis à EthicsPoint ne révèlent finalement mon identité. Comment pouvez-vous m'assurer que cela n'arrivera pas?
   
   Le système EthicsPoint est conçu pour protéger votre anonymat. Cependant, si vous souhaitez conserver l'anonymat, vous devez - en tant que partie signalante - vous assurer que le corps du rapport ne révèle pas votre identité par accident. Par exemple, "De mon cube à côté de Jan Smith ..." ou "Dans mes 33 ans ...". 
   
   
4. Et si je veux m'identifier avec mon rapport?
   
   Il y a une section dans le rapport pour vous identifier si vous le souhaitez.

CAS DE RÉUSSITE

1. Je connais certaines personnes impliquées dans une conduite contraire à l'éthique, mais cela ne m'affecte pas. Pourquoi devrais-je prendre la peine de le signaler?
   
   Notre entreprise choisit de promouvoir un comportement éthique. Toute conduite contraire à l'éthique, à quelque niveau que ce soit, nuit en fin de compte à l'entreprise. Il suffit de considérer ce qui s'est passé lors des récents scandales d'entreprise pour voir les effets désastreux qu'un manquement apparemment inoffensif à l'éthique peut avoir sur une entreprise par ailleurs saine. Donc, si vous avez connaissance d'incidents d'inconduite ou de violation de l'éthique, considérez qu'il est de votre devoir de le signaler. 
   
   
2. Je ne sais pas si ce que j'ai observé ou entendu est une violation de la politique de l'entreprise ou implique une conduite contraire à l'éthique, mais cela ne me semble tout simplement pas correct. Que devrais-je faire? 
   
   Déposez un rapport. EthicsPoint peut vous aider à préparer et à déposer votre rapport afin qu'il soit bien compris. Nous préférons que vous signaliez une situation qui s'avère inoffensive plutôt que de laisser un éventuel comportement contraire à l'éthique ne pas être vérifié parce que vous n'en étiez pas sûr. 
   
   
3. Et si mon patron ou d'autres managers sont impliqués dans une infraction? Ne recevront-ils pas le rapport et ne commenceront-ils pas à dissimuler?
   
   Le système EthicsPoint et la distribution des rapports sont conçus de manière à ce que les parties impliquées ne soient pas notifiées ou autorisées à accéder aux rapports dans lesquels elles ont été nommées. 
   
   
4. Et si je me souviens de quelque chose d'important à propos de l'incident après avoir déposé le rapport? Ou que faire si l'entreprise a d'autres questions à me poser concernant mon rapport?
   
   Lorsque vous déposez un rapport sur le site Web EthicsPoint, vous recevez un nom d'utilisateur unique et vous êtes invité à choisir un mot de passe. Vous pouvez retourner à nouveau au système EthicsPoint et accéder au rapport d'origine pour ajouter plus de détails ou répondre aux questions posées par un représentant de l'entreprise et ajouter des informations supplémentaires qui aideront à résoudre les problèmes en suspens. Nous vous suggérons fortement de revenir sur le site à l'heure indiquée pour répondre aux questions de l'entreprise. Vous et l'entreprise avez maintenant entamé un «dialogue anonyme», dans lequel les situations sont non seulement identifiées mais peuvent également être résolues, quelle que soit leur complexité.
   
   
5. Ces suivis de rapports sont-ils aussi sécurisés que le premier? 
   
   Toutes les correspondances EthicsPoint sont conservées dans la même stricte confidentialité que le rapport initial, se poursuivant sous l'égide de l'anonymat.
   
   
6. Puis-je tout de même déposer un rapport si je n'ai pas accès à Internet? 
   
   Vous pouvez déposer un rapport EthicsPoint à partir de n'importe quel ordinateur pouvant accéder à Internet. Vous pouvez déposer à domicile. De nombreux lieux publics, y compris la bibliothèque publique, disposent d'ordinateurs Internet.

Notre politique de fraude et de corruption

Politique d'AFRINIC en matière de fraude et de corruption

Cliquez ici pour télécharger le PDF.