Processus électoral du comité de gouvernance 2018

Processus d'élection et de nomination des membres du GovCom

1. Introduction

Le comité de gouvernance d'AFRINIC (GC) est un comité permanent dont le but est de conseiller le conseil d'administration d'AFRINIC, les membres d'AFRINIC et la communauté sur les questions de gouvernance.

La charte du GC se trouve ici

Ce document décrit le processus de nomination et d'élection des 3 volontaires du GC élus par les membres d'AFRINIC conformément à la charte du GC.

 

2. Processus de nomination

Il est prévu que le NomCom essaiera de trouver des candidatures pour chacune des six (6) sous-régions AFRINIC. Dans un esprit d'inclusion, les candidatures doivent répondre à la diversité des genres et des langues.

2.1 Admissibilité

2.1.1 Conformément à 5.2.3 de la charte du GC, les membres du GC doivent résider dans la région de service AFRINIC.

2.1.2 Conformément au 5.2.7 de la charte du GC, aucun des membres élus ne peut être un directeur d'AFRINIC ou un employé d'AFRINIC.

2.1.3 Nul ne peut être nommé au CG s'il:

• a moins de 18 ans;
• est un failli non libéré;
• n'est pas une personne physique, ou
• a été jugée insensée.

2.1.4 Une candidature valide doit provenir ou être soumise par une personne de contact autorisée et enregistrée de l'organisation membre candidate. La candidature doit également être appuyée / approuvée par au moins un membre AFRINIC supplémentaire, différent de l'organisation membre qui a proposé la candidature. Les proposants et les appuyeurs / endosseurs doivent tous être membres en règle d'AFRINIC.

2.1.5 Les auto-nominations sont autorisées et doivent être approuvées par 2 membres AFRINIC distincts en règle.

2.1.6 Un membre en règle fait référence à un membre AFRINIC qui a signé le contrat de service d'enregistrement AFRINIC et qui n'a pas de dette financière non réglée avec AFRINIC.

 

 

3. Calendrier des élections 

Date	Activité / Echéances
4-Mar-2019	Ouverture de la période de nomination des candidats.
8-Apr-2019	Clôture de la période de nomination des candidats
21-mai-2019	NomCom annonce la liste finale des candidats; Ouverture de la période de commentaires publics;
6-Jun-2019	Ouvrir le système de vote électronique et de nomination par procuration
19-Jun-2019	Clôture de la nomination par procuration et de la période d'inscription.
20-Jun-2019	Jour de l'élection à l'AGA (et clôture du vote électoral).

 

4. Vérification des candidatures

NomCom doit:

• Aviser les candidats et les proposants de la réception d'une candidature tout en vérifiant que toutes les candidatures ont été soumises dans le délai imparti et que toutes les informations requises ont été incluses avec chaque candidature.
• Communiquez en temps opportun à tous les détacheurs inclus avec chaque candidature pour obtenir la confirmation du détachement du candidat avant la clôture des candidatures.
• Communiquer en temps opportun aux candidats et aux proposants sur l'inéligibilité d'une candidature, les raisons pour lesquelles une candidature a été rejetée et les conditions requises pour qu'une candidature soit valide.

 

5. Finaliser l'ardoise

• NomCom examinera toutes les candidatures valides et pourra décider de mener des entretiens ou d'autres vérifications des antécédents des candidats.
• Des exigences et des contrôles supplémentaires au-delà de ceux mentionnés dans ce document peuvent être imposés par NomCom, qu'ils soient ou non inclus dans l'appel à candidatures. Le président du NomCom décidera des moyens à utiliser pour cette nouvelle évaluation.
• Le président du NomCom transmettra la liste finale à la communauté et au comité des élections.

 

6. Période de consultation publique

La liste des candidats et les informations biographiques sont publiées sur le site Internet d'AFRINIC avec la possibilité pour la communauté de commenter chaque candidat. 

7. Retrait d'une candidature

Une candidature peut être retirée en avisant le président du NomCom au moins 7 jours avant le début du vote électronique. La notification de retrait doit être soumise par le proposant ou le candidat. Dans tous les cas, le proposant et le candidat doivent être informés pour vérifier et confirmer le retrait avant qu'il ne puisse être officiellement accepté.

 

8. Vote

Les votes sont exprimés par voie électronique ou par bulletin papier.

 

8.1 Électeurs éligibles

Seules les organisations et les personnes remplissant les critères suivants peuvent voter:

• Tout membre des ressources AFRINIC en règle.
• Tous les membres enregistrés.
• Procurations désignées approuvées par le PDG au moins 24 heures avant le jour du scrutin.

Les critères de vote suivants s'appliquent à tous les candidats:

• Un candidat ne peut pas porter de procuration (conformément à 12.12 (ix) des statuts).
• Un candidat peut détenir les votes des membres ressources qu'il représente officiellement, après avoir été enregistré en tant que personne de contact de l'organisation pendant au moins 12 mois avant la date des élections ou depuis le début de son adhésion si l'organisation a moins de 12 mois.
• Un candidat sans statut de membre valide ne peut pas voter.

8.2 Procurations

Une organisation qui n'est pas en mesure d'envoyer un représentant à l'assemblée peut donner ses droits de vote à un mandataire (conformément aux sections 12.11 et 12.12 des statuts d'AFRINIC) comme suit:

 

8.2.1 En remplissant le formulaire de nomination de procuration disponible depuis le profil du membre au sein de la MyAFRINIC portail. Le formulaire doit être téléchargé, signé et une copie doit être envoyée par e-mail au Comité des élections sur [ ecom at afrinic dot net ] au plus tard 24 heures avant la date de l'élection.

 

8.2.2 Un instrument de procuration peut être imprimé sur le papier à en-tête officiel et réel de l'organisation membre. Le comité des élections prendra les mesures nécessaires à sa discrétion pour vérifier l'authenticité d'un instrument d'autorisation de procuration non généré par MyAFRINIC.

 

a. Le document papier contenant l'acte de procuration doit être dûment signé par:

1. Soit un contact administratif enregistré du Membre. (Pour éviter tout doute, la base de données d'AFRINIC doit être utilisée pour la contre-vérification), ou:
2. Un administrateur de la société sur le papier à en-tête duquel le document de procuration papier a été imprimé et dont le nom figure sur ledit papier à en-tête.

b. L'apposition d'un sceau de la société sur les documents de procuration papier n'est pas obligatoire.

 

8.2.3 Les membres qui sont des personnes physiques et qui n'ont pas de papier à en-tête sont dispensés de l'obligation d'imprimer l'acte de procuration sur du papier à en-tête.

 

8.2.4 Aucun membre ayant le droit de voter ne doit porter plus de 5 procurations lors de ladite élection (Réf. Article 12.12 des statuts).

 

8.2.5 Aucun candidat à l'élection ne peut agir à titre de mandataire pour un membre lors d'une telle élection (Réf. Article 12.12 (ix) des règlements).

 

8.3 Vote électronique

La plateforme de vote électronique est intégrée au MyAFRINIC portail et ne sera accessible qu'aux membres en règle. Les dispositions suivantes s'appliqueront au vote électronique :

1. Commence 7 jours avant la date de l'Assemblée Générale.
2. Se termine simultanément avec le vote ordinaire sur papier.
3. Les «administrateurs» qui sont mis en place pour déverrouiller et comptabiliser le système de vote électronique seront composés du PDG d'AFRINIC, du président du NomCom et du conseiller juridique d'AFRINIC.
4. Les votes électroniques sont comptabilisés à l'aide du système de décompte des votes électroniques. Le total des deux résultats (vote électronique et bulletin papier) constituera le résultat final.

 

8.4 Bulletin de vote papier le jour du scrutin

Le vote se fait via des bulletins papier contenant une liste de noms de candidats et un numéro de bulletin. Avant le vote, tous les membres présents ou participants titulaires d'une procuration devront s'inscrire et valider leur statut de membre.

 

1. Le bulletin de vote devrait offrir aux électeurs la possibilité de ne voter pour aucun candidat (alias "Aucun des précédents").
2. Il s'agit d'une élection au scrutin secret. L'inclusion de toute donnée personnelle sur le bulletin de vote invalidera le vote et sera comptée comme gâtée.
3. Les élections seront clôturées dès que le dernier membre ou mandataire présent dans la salle de réunion votera.
4. Pour l'élection initiale / la première élection du GC, les conditions suivantes s'appliquent:
   1. Le candidat ayant obtenu le plus de votes aura un mandat de trois ans;
   2. Tous les autres candidats de la même sous-région seront éliminés;
   3. Le candidat restant ayant obtenu le plus de votes aura un mandat de deux ans;
   4. Tous les autres candidats de la même sous-région seront éliminés;
   5. Le candidat restant ayant obtenu le plus de voix aura un mandat d'un an;
5. Les dispositions du 8.4.d ci-dessus seront révisées à chaque élection subséquente conformément à la charte du GC.

8.5 Dépouillement des votes et annonce des résultats des élections

1. Un représentant du NomCom et des membres du Comité des élections présents, en plus de quatre (4) bénévoles au maximum de l'autre RIRs, comptera les votes sur papier pour déterminer les gagnants.
2. Le président du NomCom annoncera les résultats des élections après le décompte complet des votes, y compris les résultats du vote électronique, avec les détails du vote pour les candidats élus uniquement.

 

Le PDG doit envoyer les résultats finaux par e-mail au plus tard 48 heures après l'élection aux listes de diffusion des membres et aux autres canaux utilisés pour envoyer des annonces à la communauté. Les résultats des élections seront publiés simultanément sur le site Internet d'AFRINIC.