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Processus électoral pour l'année 2021

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 Processus actuel mis à jour le 2020/08/05 (AC)  Processus d'élection du conseil d'administration archivé
  2020 (BC | AC) | 2018 | 2014 

  

1) Introduction

Ce processus d'élection est approuvé par le Conseil d'Administration d'AFRINIC, au sens de l'article 13.2 des Statuts d'AFRINIC. Ce processus s'applique aux élections pour les sièges du Conseil et s'applique également, mutatis mutandis, à toute autre élection qui suit le même processus que les élections au Conseil. Le Conseil peut à tout moment fournir des directives supplémentaires au NomCom, conformément à l'article 9.2 des statuts.

  • L'article 13 des statuts d'AFRINIC régit la nomination des administrateurs.
  • L'article 9 des statuts d'AFRINIC régit le Comité de Nomination (NomCom).
  • L'article 10 des statuts d'AFRINIC régit le Comité électoral.

Dans toutes les questions relatives aux élections AFRINIC, le terme «Membre en règle» désigne un Membre AFRINIC qui a accompli toutes les formalités nécessaires, dont l'adhésion reste en cours et qui a payé toutes les cotisations et les allocations de ressources ou les frais d'affectation dus à AFRINIC (voir Statuts Article 6.4 (iii)). Les factures émises, mais n'ayant pas encore atteint la date d'échéance du paiement, ne seront pas considérées comme des frais dus à AFRINIC.

À l'exception des élections de 2021 *, les sièges 1 à 8 sont pourvus selon un cycle de trois ans comme suit:

  • L'élection aux sièges 1 (Afrique du Nord), 2 (Afrique de l'Ouest) et 7 (indépendant de la région);
  • L'élection pour les sièges 3 (océan Indien), 4 (Afrique centrale) et 8 (indépendant de la région);
  • L'élection aux sièges 5 (Afrique australe) et 6 (Afrique de l'Est).

 

2) Le Comité de Nomination (NomCom) 

Les responsabilités du NomCom sont définies à l'article 9 des statuts d'AFRINIC et comprennent:

  • Faire rapport au conseil d'administration et suivre les directives établies par le conseil d'administration;
  • Appel à candidatures pour tous les postes ouverts;
  • Prescrire les critères et les conditions d'éligibilité pour se présenter aux élections convoquées par AFRINIC;
  • Peut interviewer les candidats, lorsque le NomCom le juge approprié, avant que la liste des candidats ne soit finalisée;
  • Finaliser la liste des candidats pour chaque élection déclenchée par AFRINIC;
  • Superviser le déroulement du scrutin organisé par le comité électoral le jour du scrutin.

NomCom est tenu de fonctionner conformément aux dispositions pertinentes des statuts d'AFRINIC. Les sections suivantes des statuts d'AFRINIC sont particulièrement pertinentes:

  • Article 1: Définitions de «commission électorale», «commission de nomination (NomCom)» et autres termes.
  • Article 9: «Le comité de nomination»;
  • Article 10: «Commission électorale»;
  • Article 12.14 (i): traite des candidatures des membres, des informations qui doivent accompagner une candidature et de l'approbation des candidatures par le Conseil.

Un nouveau NomCom sera nommé chaque année, pour gérer les élections pendant toute l'année civile. En plus de s'occuper des élections au Conseil d'Administration, le NomCom peut jouer un rôle similaire pour toute autre élection par les membres d'AFRINIC ou la communauté.

 

2.1. Admissibilité à l'adhésion au NomCom

Aux termes de l'article 9.1 des statuts:

  • Aucun candidat à l'élection au Conseil ne peut être membre du NomCom;
  • Aucune personne domiciliée dans une région dont le siège du Conseil d'administration est ouvert au renouvellement ne peut être membre du NomCom.

Le Conseil s'attend à ce que les personnes nommées pour siéger au NomCom:

  • être neutre;
  • n'avoir aucun intérêt (direct ou indirect) dans les résultats des élections; 
  • être des membres de confiance de la communauté AFRINIC;
  • démontrer une bonne connaissance de l'environnement des affaires d'AFRINIC;
  • Faites de leur mieux pour s'acquitter de leurs responsabilités.

 

2.2. Nomination des membres du NomCom

Aux termes de l'article 9 des statuts, le NomCom se compose d'un président et de trois autres membres nommés par le Conseil.

La pratique du Conseil est de nommer les quatre membres comme suit;

  • Un membre choisi au sein du conseil d'administration d'AFRINIC;
  • Trois membres sont sélectionnés par le Conseil d'AFRINIC dans la communauté, après un appel à volontaires.

Le Conseil fera appel à des volontaires et nommera les membres du NomCom à la suite d'un processus de nomination déterminé par le Conseil et en fonction du calendrier indiqué dans ce document de processus d'élection.

 

2.3. Chaise NomCom

Les quatre membres du NomCom choisissent un président, qui doit être l'un des trois membres de la communauté (pas le membre du Conseil).

 

2.4. Rôle du représentant du conseil

Le représentant du conseil est un membre votant à part entière du NomCom. Le représentant du Conseil rendra compte au Conseil des activités générales et des progrès du NomCom, y compris le nombre de candidats et si des candidats individuels sont jugés qualifiés ou non, mais ne rendra pas compte des discussions confidentielles sur les mérites des candidats individuels.

 

2.5. Communication avec le conseil

Étant donné que le représentant du Conseil fait partie de Nomcom, il / elle peut résumer les activités de NomCom au Conseil; cependant, le canal de communication officiel entre le Conseil et NomCom sera entre le président du NomCom et le président du conseil, avec le PDG dans la copie.

 

2.6. Processus décisionnel du NomCom

Les décisions du NomCom peuvent être prises à la majorité simple.

 

2.7. Soutien AFRINIC au NomCom

AFRINIC fournira un service d'assistance logistique raisonnable à la demande du président du NomCom au PDG. Un tel service d'assistance comprend la publication de la liste des nominés, une compilation de commentaires, la modération de la liste de diffusion, les mises à jour du site Web, la communication avec les nominés et d'autres tâches liées aux rôles et responsabilités du NomCom.

AFRINIC peut également répondre à des questions sur des questions factuelles liées à l'adhésion d'AFRINIC ou à la participation à des événements ou discussions d'AFRINIC.

En aucun cas, les employés d'AFRINIC ne doivent participer à la discussion du NomCom sur les mérites d'un candidat.

 

2.8. Rémunération du NomCom et aide au voyage Les membres du NomCom ne perçoivent aucune rémunération.

AFRINIC fournira un service d'assistance aux déplacements du président du NomCom pour assister à toute réunion AFRINIC au cours de laquelle une élection aura lieu.

 

3) Comité d'élection

La logistique du déroulement de toutes les élections sera gérée par le Comité des élections, nommé par le PDG conformément à l'article 10 des statuts. Le PDG nomme également un président du comité des élections.

Un nouveau comité électoral est nommé chaque année pour gérer les élections pendant toute l'année civile.

En plus de s'occuper des élections au Conseil, le Comité des élections jouera un rôle similaire pour toute autre élection par les membres ou la communauté AFRINIC.

 

4) Relation entre le NomCom et le comité d'élection

Le comité d'élection est composé uniquement d'employés d'AFRINIC et ne comprend aucun représentant du NomCom (article 10 des statuts). Cependant, aux termes de l'article 10.1 (iii) des statuts, le comité des élections doit «assurer la liaison avec le président du comité des candidatures, créé en vertu de l'article 9 de la Constitution, pour la tenue du scrutin le jour du scrutin.»

Le président du NomCom et le président du comité d'élection doivent assurer une collaboration appropriée entre les deux comités dans leurs efforts pour mener à bien une élection.

 

5) Nomination et sélection des candidats aux élections

5.1. Distinction entre nominations et candidats

Différentes parties des statuts ou du processus d'élection font référence aux «mises en candidature» et aux «candidats». Ce ne sont pas les mêmes.

Toutes les candidatures ne deviennent pas des candidats. Certains candidats peuvent ne pas être éligibles; certains peuvent se retirer; certaines peuvent ne pas être approuvées par le Conseil au sens de l'article 12.14 (i) des statuts; certains peuvent ne pas être sélectionnés par le NomCom pour une raison jugée appropriée

Les nominations sont les données d'entrée, c'est-à-dire les nominations soumises au NomCom, conformément à l'article 9.3 (ii) (a) de l'article 9.3 (ii) (a) des statuts. La liste des personnes jugées éligibles par les candidats du NomCom est le résultat du NomCom (également connu sous le nom de «liste finale des candidats»), conformément à l'article 9.3 (ii) (d) des statuts.

 

5.2. Critères pour les nominations

Aux termes de l'article 12.14 (i) des statuts, «Chaque membre peut désigner une personne qui sera éligible pour être élue en tant qu'administrateur.» Ces membres doivent être en règle pour présenter des candidatures aux sièges du conseil. De plus, chaque membre ne peut faire plus d'une nomination (pour chaque poste vacant). Dans la pratique, les membres d'AFRINIC sont généralement des organisations qui ont désigné des personnes de contact, et l'une des personnes de contact peut faire une nomination au nom de leur organisation. Par conséquent, tout siège ouvert aux élections ne peut avoir plusieurs candidats ou partisans représentant le même député.

La même exigence s'applique à toutes les élections où les membres d'AFRINIC votent (ex: Conseil d'administration, Comité de gouvernance).

Pour aider à vérifier le nombre de candidatures par siège ouvert, les proposants doivent indiquer leur org-id AFRINIC sur le formulaire de candidature, et la personne soumettant la candidature doit certifier qu'elle est le contact autorisé du membre.

Les auto-nominations et les nominations par ceux qui n'ont pas enregistré de contacts de membres d'AFRINIC en règle sont également autorisées. Cette nomination doit être formellement soutenue par des contacts autorisés et enregistrés d'au moins deux membres d'AFRINIC en règle.

 

5.3. Critères et conditions d'éligibilité pour être candidat

En termes de l'article 9.3 (ii) (b) des statuts, le NomCom doit prescrire les critères et les qualifications pour être éligible comme candidat.

Veuillez noter que, pour les sièges régionaux, l'article 13.5 des statuts ne prescrit pas d'exigences de citoyenneté ou de résidence dans la sous-région que le directeur a l'intention de représenter. La pratique antérieure consistait à exiger la résidence dans la sous-région au moment des élections. Le Conseil d'administration recommande que NomCom poursuive cette pratique.

Avant de publier les «critères et qualifications», le NomCom soumettra un draft au Conseil pour commentaires. La responsabilité de définir les critères et les qualifications d'éligibilité pour être candidat incombe au NomCom, mais le NomCom doit tenir compte des commentaires du Conseil (le cas échéant).

Les dispositions des articles 13.10, 13.11 et 13.12 des statuts doivent être respectées. Ces dispositions sont les suivantes: 

13.10. Nul ne peut être nommé ou occuper un poste d'administrateur s'il est une personne qui:
  1. a moins de 18 ans;
  2. est un failli non libéré;
  3. se verrait interdire, sans l'abrogation de l'article 117 de la loi de 1984 sur les sociétés de Maurice, d'être administrateur ou promoteur d'une société au sens de cette loi, ou de participer ou de participer à la gestion d'une société;
  4. ne peut être administrateur ou promoteur ou être concerné ou participer à la gestion d'une société en vertu des articles 337 ou 338 de la loi;
  5. n'est pas une personne physique; ou
  6. a été jugée insensée.

13.11. Une personne ne peut être nommée Administrateur de la Société à moins que

  • cette personne a consenti par écrit à être administrateur et a certifié qu'elle n'est pas disqualifiée pour être nommée ou occuper un poste d'administrateur conformément à la Loi; et 
  • cette personne a signé les formulaires requis pour être membre inscrit en vertu de l'article 6.3 ci-dessus.

13.12. En plus des dispositions de l'article 13.11, le NomCom recherchera, dans la mesure du possible, les conditions supplémentaires suivantes pour l'éligibilité des candidats au poste d'administrateur:

  • expérience antérieure en direction d'un conseil d'administration ou d'une organisation;
  • compétences en gestion d'entreprise et en leadership;
  • collecte de fonds pour l'expérience d'organismes sans but lucratif;
  • expérience des opérations de réseau et des services Internet; et
  • Expérience en développement des affaires internationales.

  

5.4. Formulaire de nomination

Le NomCom devrait travailler avec AFRINIC pour concevoir un formulaire de nomination à utiliser dans le processus de nomination en ligne.

Le formulaire de mise en candidature doit inclure des champs pour toutes les informations requises par l'article 12.14 (i) des statuts: «le nom complet et l'adresse de la personne désignée ainsi qu'une brève description de la personne, y compris ses antécédents professionnels, son âge, sa nationalité, son lieu de résidence l'adresse et la région que la personne est proposée pour représenter. "

Il devrait être prévu de télécharger une photo et une brève biographie de la personne proposée.

Il devrait y avoir une disposition permettant à la personne désignée d'indiquer son consentement à la publication de son nom, de sa photo, de sa courte biographie, de sa nationalité et de la région qu'elle est proposée de représenter, à utiliser pendant le processus électoral, y compris la période de commentaires du public.

Le formulaire de mise en candidature doit inclure le nom du proposant, et l'organisation AFRINIC du membre AFRINIC que le proposant est autorisé à représenter, afin de permettre au candidat d'être vérifié par rapport aux dispositions de l'article 12.14 (i) des statuts constitutifs.

Pour référence, l'article 12.14 (i) des statuts stipule:

 

12.14 Propositions des membres
(i) Chaque membre peut nommer une personne qui sera éligible pour être élue comme administrateur. Ces nominations doivent être reçues par le Comité des nominations au moins trois (3) semaines et au plus huit (8) semaines avant une assemblée générale annuelle des membres convoquée en vertu de l'article 11.1 des présents statuts au cours de laquelle les administrateurs seront élus.
Ces candidatures doivent, sous réserve du document sur les directives électorales, être approuvées par le Conseil et, entre autres, contenir le nom complet et l'adresse de la personne proposée ainsi qu'une brève description de la personne, y compris ses antécédents professionnels, son âge, nationalité, adresse résidentielle et région que la personne est proposée de représenter.

 

 

5.5. Appel à candidatures

Aux termes de l'article 9.3 (ii) (a) des statuts, le NomCom fera appel à des candidats pour les élections organisées par AFRINIC.

L'appel à candidatures doit inclure des informations sur les postes vacants, les «critères et qualifications» des candidats tels que définis par le NomCom et les statuts, les critères de mise en candidature, ainsi que le processus de nomination et le calendrier.

 

5.6. Présentation des candidatures

Le Comité des élections fera en sorte que les formulaires de candidature remplis, soumis en ligne, soient envoyés par e-mail à NomCom.

 

5.7. Vérification des critères

Le Comité électoral doit vérifier que les candidatures sont reçues en temps utile, que les candidats ou service d'assistances sont des personnes qui ont des contacts autorisés pour les membres d'AFRINIC en règle et qu'aucun siège ne compte plusieurs candidats ou sympathisants du même Membre.

Le NomCom devrait demander à chaque candidat de vérifier qu'il accepte de se présenter et qu'il consent à ce que ses informations soient publiées. Pour les sièges du Conseil, il doit leur être demandé de confirmer qu'ils sont éligibles conformément à l'article 13.10 des statuts.

Le NomCom doit contacter chaque proposant ou supporter pour vérifier qu'il a proposé ou soutenu le candidat.

Le NomCom doit vérifier chaque candidat par rapport aux «critères et qualifications» publiés au moment de l'appel à candidatures.

Pour les sièges régionaux, tels que les sièges 1 à 6 du Conseil tels que définis dans l'article 13.4 (i) des Statuts, le Comité d'élection doit vérifier la relation entre le pays ou l'économie et la sous-région, comme prévu dans la candidature. La page Web àhttps://afrinic.net/en/about/service-regioN> doit être utilisé comme référence pour les relations entre les pays ou économies et les sous-régions définies à l'article 13.5 des statuts. En cas de divergence apparente, le personnel du Comité électoral portera la question à l'attention du NomCom, et il sera de la responsabilité du NomCom de décider comment traiter l'affaire.

 

5.8. Approbation des candidatures par le Conseil

Une fois les candidatures reçues, le conseil doit les approuver en vertu de l'article 12.14 (i) des statuts. Cela doit se produire tôt dans le processus avant que NomCom consacre beaucoup d'efforts à trouver les meilleurs candidats, et certainement, avant que NomCom ne finalise la liste des candidats en termes de la section 9.3 (ii) (d) des statuts. Il est à noter que le jury n'approuve pas la liste des candidats (la sortie du NomCom); le Conseil approuve les nominations (la contribution au NomCom).

Le NomCom enverra la liste des nominations et toutes les informations connexes au Conseil dès que possible. Le Conseil répondra au NomCom dans un délai raisonnable, avec la liste des candidatures approuvées et toute préoccupation y relative.

 

5.9. Nombre et diversité des candidats

Aux termes de la section 9.3 (i) (a) des statuts, le NomCom doit «faire tout son possible pour s'assurer qu'un nombre satisfaisant d'individus de la communauté Internet africaine se présentent comme candidats». À cette fin, le NomCom peut rechercher des candidats de manière proactive, en plus de publier un appel à candidatures.

Les statuts ne définissent pas un nombre minimum ou maximum de candidats pour chaque poste. Le Conseil recommande que le NomCom fasse de son mieux pour proposer un minimum de trois candidats pour chaque poste vacant. Quant au nombre maximum de candidats par poste vacant, le Conseil considère que cette question est laissée au meilleur jugement du NomCom.

S'il y a peu de candidatures, le NomCom peut prolonger le délai (avec l'accord du Conseil) ou rechercher de manière proactive plus de candidats.

S'il y a beaucoup de candidatures, le NomCom peut utiliser des entretiens et son propre jugement pour choisir les meilleurs candidats afin que toutes les candidatures ne deviennent pas des candidats et que le nombre final de candidats présentés sur un bulletin de vote ne soit pas trop élevé.

Le Conseil d'administration recommande que le NomCom prenne en compte le genre, la langue et la diversité culturelle dans la sélection des candidats pour toutes les élections.

 

5.10. Entretiens et vérification des antécédents

NomCom se réserve le droit de provoquer de telles vérifications des antécédents des candidats visés et peut également interroger les candidats conformément à l'article 9.3 (ii) (c) des statuts. À la demande du président du NomCom, le personnel d'AFRINIC facilitera les entretiens par téléphone ou téléconférence Internet.

 

5.11. Finalisation de la liste des candidats

En vertu de l'article 9.3 (ii) (d) des statuts, NomCom a la responsabilité de «finaliser la liste des candidats pour toute élection».

Avant de finaliser la liste des candidats, le NomCom préparera un draft liste et l’envoyer au Conseil d’administration pour avis non contraignant. Si le conseil d'administration donne des conseils, le NomCom l'examinera, mais la responsabilité finale incombe au NomCom, et le NomCom n'est pas obligé de suivre les conseils du conseil.

 

6) Annonce des candidats et période de commentaires publics

Le NomCom travaillera avec le comité d'élection pour s'assurer qu'un système en ligne pour les commentaires du public est disponible. La période de consultation publique est ouverte à partir du moment où la liste des candidats est finalisée, jusqu'à la veille du jour du scrutin. Le système de commentaires doit afficher le nom de chaque candidat et d'autres informations pertinentes auxquelles le candidat a consenti pour être publiées et doit permettre au grand public de soumettre des commentaires sur les candidats. Les commentaires doivent être publiés, mais les commentaires inappropriés peuvent être supprimés.

Le président du NomCom annoncera la liste finale des candidats et des informations sur la période de commentaires du public, par courrier électronique à Cette adresse e-mail est protégée du spam. Vous devez activer Javascript pour la voir.

En cas d'élections au Conseil d'Administration, l'AFRINIC fera en sorte que l'annonce soit envoyée au contact administratif de chaque membre d'AFRINIC (admin-c).

 

7) Retrait

Un candidat ou un candidat peut retirer sa candidature en avisant le président du NomCom au moins 7 jours avant le début de la période de vote électronique. La notification de retrait doit être soumise par le proposant ou le candidat. Dans tous les cas, le candidat et le candidat doivent être informés pour vérifier et confirmer le retrait avant qu'il ne puisse être officiellement accepté. 

Si un retrait est reçu trop tard, le nom du candidat figurera néanmoins sur le bulletin de vote. De tels votes pour le candidat seront considérés comme des votes nuls et seront ignorés lors du décompte du nombre de votes recueillis par chaque candidat.

 

8) Vote

Le vote peut avoir lieu soit lors d'une assemblée générale annuelle des membres en face à face, soit lors d'une assemblée générale annuelle virtuelle des membres.

 

8.1 Vote lors d'une réunion en personne (le cas échéant)

Les procédures suivantes doivent être applicables;

Le vote sera autorisé à la fois via une plate-forme de vote électronique et via des bulletins de vote papier. Les procurations seront autorisées pour voter par bulletin papier.

8.1.1 Admissibilité à voter

Le droit de vote pour chaque élection organisée par AFRINIC diffère.

Élections du conseil et du comité de gouvernance

Seules les organisations et les personnes remplissant les critères suivants peuvent voter:

  • Tout membre ressource AFRINIC en règle. 
  • Tous les membres enregistrés. 

Un membre Ressource qui n'est pas une personne physique peut être représenté par une personne qui est un contact enregistré pour cette organisation. Cette représentation ne nécessite pas de proxy.

Aux fins de l'article 12.12 (iv) des statuts, un électeur éligible peut être représenté par un mandataire, dûment nommé par le membre et dûment approuvé par le PDG au moins 24 heures avant le jour du scrutin et transmis au président du Comité des élections. Pour éviter toute ambiguïté, un mandataire désigné, tel qu'il figure sur le formulaire de procuration pertinent, votera au nom d'un membre appelant en personne et n'obligera personne à le faire.

De plus, les critères suivants s'appliquent aux votes exprimés par les candidats:

  • Un candidat ne peut pas avoir de procuration (section 12.12 (ix) des statuts). 
  • Un candidat peut emporter les voix des membres ressources qu'il représente officiellement, ayant été enregistré comme l'une des personnes de contact de l'organisation depuis au moins 12 mois avant la date de l'élection ou depuis le début de l'adhésion de cette organisation si elle a moins de 12 mois. LeMyAFRINICLe portail sera la source du statut de membre pour tous les électeurs éligibles. 
  • Un candidat sans statut de membre valide ne peut pas voter.

8.1.2. Procurations

Une organisation qui n'est pas en mesure d'envoyer un représentant pour assister à la réunion en face-à-face peut donner son droit de vote à un mandataire (conformément aux articles 12.11 et 12.12 des statuts d'AFRINIC) en remplissant le formulaire de procuration disponible auprès du profil au sein de la MyAFRINIC portail. Les formulaires de procuration seront disponibles en même temps que l'ouverture du vote électronique.

Le formulaire doit être téléchargé, signé et une copie doit être envoyée par e-mail au PDG d'AFRINIC au plus tard 24 heures avant la date des élections. Lorsqu'une procuration est émise, le membre perd la possibilité de voter par voie électronique.

  • Aucun membre habilité à voter ne peut avoir plus de 5 procurations au cours de ladite élection (Réf. Section 12.12 (viii) des statuts). Historiquement, cela a été interprété comme signifiant qu'une personne peut voter au nom de n'importe quel nombre de membres pour lesquels la personne est un contact enregistré (où aucune procuration n'est requise), mais qu'une personne ne peut avoir plus de 5 procurations. 
  • Aucun candidat à l'élection du directeur de la société ne peut agir en tant que mandataire pour un membre au cours d'une telle élection (Réf. Section 12.12 (ix) des statuts). 
  • Un instrument de procuration doit être imprimé sur le papier à en-tête officiel et réel de l'organisation membre. 
  • Le document papier contenant l'acte de procuration doit être dûment signé par:
    • Soit un contact administratif enregistré du Membre. (Pour éviter tout doute, la base de données d'AFRINIC doit être utilisée pour la contre-vérification), ou: 
    • Un administrateur de la société sur le papier à en-tête duquel le document de procuration papier a été imprimé et dont le nom figure sur ledit papier à en-tête. 
  • L'apposition de sceaux de la Société sur les documents de procuration papier n'est pas obligatoire. 
  • Les membres qui sont une personne physique et qui n'ont pas de papier à en-tête sont dispensés de l'obligation d'imprimer l'acte de procuration sur du papier à en-tête. 

8.1.3. Vote électronique

La plateforme de vote électronique est intégrée au ​MyAfriNIC portail​ et ne sera accessible qu'aux membres en règle.

Les dispositions suivantes s'appliqueront au vote électronique:

  • Les bulletins de vote électronique ont les mêmes candidats et choix que les bulletins papier.
  • Commence au moins 7 jours avant la date de l'AGA.
  • Se termine en même temps que la clôture du vote par bulletin papier.
  • Les «administrateurs» qui sont mis en place pour déverrouiller et comptabiliser le système de vote électronique seront composés du PDG d'AFRINIC, du président du NomCom et du conseiller juridique d'AFRINIC.
  • Les votes électroniques sont comptabilisés à l'aide du système de décompte des votes électroniques. Les résultats sont signés par les administrateurs.

8.1.4. Bulletin de vote le jour du scrutin

Le vote effectué sur place lors de l'Assemblée générale annuelle des membres se fait au moyen de bulletins de vote contenant une liste de noms de candidats.

Avant le vote, tous les membres présents ou participants titulaires d'une procuration devront s'inscrire et valider leur statut de membre. Le personnel du comité électoral apposera un cachet et une signature sur chaque bulletin de vote lors de sa délivrance. Les bulletins de vote sans cachet et signature ne seront pas valables.

  • Les électeurs ne devraient voter que pour une seule option / candidat par siège. Chaque marque sur un bulletin de vote représente un vote. Un bulletin de vote avec plus d'une marque par siège sera considéré comme annulé et ne sera pas compté.
  • Ce sera une élection au scrutin secret. L'inclusion de toute donnée personnelle sur le bulletin de vote invalidera le vote et sera comptée comme annulée
  • Les élections seront clôturées dès que le dernier membre ou mandataire présent dans la salle de réunion votera.

 

8.2 Vote lors d'une réunion virtuelle (le cas échéant)

En vue d'une réunion virtuelle, les électeurs éligibles pourront, en personne ou par procuration, exprimer leur vote via la plateforme de vote électronique mise à disposition par le Comité électoral.

8.2.1. Admissibilité à un vote en ligne

Le droit de vote pour chaque élection organisée par AFRINIC diffère.

8.2.1.a Élections du conseil et du comité de gouvernance

Seules les organisations et les personnes répondant aux critères suivants peuvent voter:

  • Tout membre ressource AFRINIC en règle.
  • Tous les membres enregistrés.

Un membre Ressource qui n'est pas une personne physique peut être représenté par une personne qui est un «contact enregistré» pour cette organisation. Cette représentation ne nécessite pas de proxy. En outre, les critères suivants s'appliquent aux votes exprimés par les candidats:

  • Un candidat peut emporter les voix des Membres Ressources qu'il représente formellement, ayant été enregistré comme l'un des contacts enregistrés de l'organisation ». le MyAFRINIC sera la source du statut de membre pour tous les électeurs éligibles.
  • Un candidat sans statut de membre valide ne peut pas voter.

8.2.2 Procurations

Un membre éligible a le droit de nommer un mandataire pour les élections du conseil et du comité de gouvernance.

Les membres éligibles souhaitant désigner un mandataire doivent donc remplir et soumettre le formulaire de procuration, accessible depuis le profil du membre dans le MyAFRINIC portail, au plus tard 5 jours avant la date de l'élection. L'accès sera autorisé en même temps que l'ouverture du vote électronique.

Il est important de noter que lorsqu'une procuration est émise, le membre concerné perd sa capacité à voter par voie électronique.

Aucun membre habilité à voter ne peut avoir plus de 5 procurations lors de ladite élection (article 12.12 (viii) des statuts). Historiquement, cela a été interprété comme signifiant qu'une personne peut voter au nom de n'importe quel nombre de membres pour lesquels la personne est un contact enregistré (où aucune procuration n'est requise), mais qu'une personne ne peut avoir plus de 5 procurations.

En outre, aucun candidat à l'élection du directeur de la société ne peut agir comme mandataire d'un membre lors de cette élection (article 12.12(ix) des statuts).

8.2.3. Vote électronique

8.2.3.a Élections du conseil et du comité de gouvernance

Une plateforme de vote électronique ne sera accessible aux membres en règle que pendant la période électorale.

Les règles suivantes s'appliquent:

  1. La plate-forme de vote électronique fournira des bulletins de vote électroniques.
  2. Commence au moins 14 jours avant la date de l'AGMM et se termine le jour du scrutin. (c'est-à-dire la période électorale).
  3. Les «fiduciaires» qui sont mis en place pour déverrouiller et comptabiliser le système de vote électronique sont composés du directeur général de l'AFRINIC, du président du NomCom et du conseiller juridique de l'AFRINIC.
  4. Les votes électroniques sont comptés à l'aide du système de comptage du vote électronique.
  5. Les résultats sont confirmés par les administrateurs.

 

8.3. Autres considérations le jour du scrutin

Aux termes de la section 9.3 (b) des statuts, le NomCom «aura la responsabilité générale et supervisera le déroulement du scrutin par le comité d'élection le jour de l'élection.» Aux termes de la section 10.1 des statuts, le comité d'élection a diverses fonctions. Le président du NomCom travaillera avec le président du comité d'élection désigné par le PDG pour s'assurer que l'élection se déroule sans heurts.

Les statuts ne sont pas spécifiques sur les procédures détaillées lors d'une élection. Le NomCom a la responsabilité générale en termes de l'article 9.3 (b) des statuts, mais le comité d'élection a également des responsabilités en termes de l'article 10. Les conseils suggèrent la procédure suivante:

  • Le NomCom présente l'élection, décrit les responsabilités et le mandat;
  • Le NomCom donne à chaque candidat la possibilité de s'exprimer au cas où une vidéo n'aurait pas déjà été mise en ligne sur le site Web des élections;
  • Le comité d'élection effectue l'élection;
  • Le vote en ligne devrait se terminer au début de l'AGMM;
  • Les votes sont comptés;
  • Le comité électoral rend compte du résultat au président du NomCom;
  • Le président du NomCom annonce le résultat.

 

8.4. Dépouillement des votes et détermination des gagnants

Un représentant du NomCom, et des membres du Comité d'élection présents lors de l'AGMM, en plus de pas plus de quatre (4) bénévoles des membres ressources ou autres RIRs présents, comptera les votes.

Les décomptes du vote électronique seront ajoutés aux décomptes des bulletins papier pour déterminer les décomptes finaux. 

En cas d'égalité pour un siège ouvert, le vote pour ce siège sera répété jusqu'à ce qu'il y ait un gagnant.

Pour chaque siège, le candidat qui obtient le plus de voix est déclaré élu. 

Les litiges seront résolus conformément à l'article 10.2 des statuts. 

 

9. Annonce des résultats

Le président du NomCom annoncera les résultats des élections, y compris le nombre de votes électroniques et de votes papier pour chaque candidat.

Le CEO enverra les résultats définitifs par courrier électronique au plus tard 48 heures après l'élection à Cette adresse e-mail est protégée du spam. Vous devez activer Javascript pour la voir.

Les résultats des élections seront publiés simultanément sur le site Internet d'AFRINIC.

 

10. Calendrier des élections 2021

Compte tenu de la pandémie COVID-19 en cours, les réunions communautaires AFRINIC, y compris l'AGMM et la réunion de politique publique (c'est-à-dire la réunion AFRINIC-33 AIS21) se tiendront en ligne.

Le calendrier suivant doit être utilisé dans la mesure du possible. Le personnel doit remplir des dates précises chaque année. Les écarts mineurs n'ont pas besoin d'être approuvés par le Conseil.

 

Chronologie des électionsResponsabilité
  18-Mar-21 Termes de référence de la NOMCOM et informations / détails sur la mise en candidature AFRINIC / CONSEIL
88 10-Mar-21 Examen des informations de mise en candidature  NOMCOM
86 13-Mar-21 Publication des informations de candidature NOMCOM / AFRINIC 
86 13-Mar-21 Période de mise en candidature ouverte des candidats [commencer à recevoir et à préparer les candidatures] NOMCOM
79 20-Mar-21 Rappel à la Communauté des postes vacants pour la nomination NOMCOM / AFRINIC 
71 28-Mar-21 Rappel à la Communauté des postes vacants pour la nomination NOMCOM / AFRINIC 
63 4-Apr-21 Rappel à la Communauté des postes vacants pour la nomination NOMCOM / AFRINIC 
56 8-Apr-21 Fermer / prolonger la période de nomination des candidats NOMCOM / AFRINIC 
54 10-Apr-21 Envoyer les candidatures reçues au conseil pour approbation NOMCOM
52 12-Apr-21 Examen du conseil et transmission des candidatures approuvées au NomCOM PLANCHE
50 14-Apr-21 Début de la période d'examen des candidatures (approuvées par le conseil d'administration) NOMCOM
40 24-Apr-21 Fin de la période d'examen des candidatures NOMCOM
39 25-Apr-21 Préparer et envoyer la liste finale des candidats au Conseil pour «examen» et «avis non contraignant» NOMCOM
37 27-Apr-21 Une liste révisée par le conseil d'administration renvoyée au NomCom PLANCHE
36 28-Apr-21 Préparer et envoyer la liste finale des candidats au personnel pour publication NOMCOM
34 30-Apr-21 Publication de la liste des candidats finaux et des pages de commentaires d'information NOMCOM / AFRINIC 
30 5-mai-21 Annonce de la liste finale des candidats et ouverture de la période de commentaires publics NOMCOM
14 20-mai-21 Publication de l'avis d'AGMM (avec liste définitive et sièges expirant) PLANCHE
14 20-mai-21 Vote électronique ouvert et inscription par procuration ECOM
6 29-mai-21 Clôture de l’enregistrement des procurations et de la nomination [5 jours francs avant le jour du scrutin Conseil et GovCom]  ECOM
0 4-21-Juin AGMM - Jour de l'élection du Conseil d'administration et du GovCom, Clôture du vote électronique. (L'heure de clôture sera annoncée à l'ouverture du vote électronique) PLANCHE

 

 

11. Résumé des modifications par rapport à la version précédente

Ce sont les principaux changements par rapport aux versions précédentes des lignes directrices pour l'élection du conseil, à savoir celles de 2018 et 2020.

  1. Les présentes lignes directrices standard pour l'élection du conseil d'administration prévoient l'adoption du processus d'élection en cas d'assemblée générale annuelle des membres en face à face ou virtuelle.
  2. La section 2 est maintenant appelée le comité de nomination [NomCom] plutôt que le processus d'élection.
  3. À la section 2.4, il a été précisé que le représentant du conseil est un membre votant du comité de nomination.
  4. Il est proposé que dorénavant les résultats des élections soient annoncés le Cette adresse e-mail est protégée du spam. Vous devez activer Javascript pour la voir. seulement parce que c'est la principale liste de diffusion pour les annonces importantes pour AFRINIC.
  5. Les procédures de vote pour les élections dans le cadre d'une réunion en face à face ou virtuelle sont incluses dans la section 8.0.
  6. En ce qui concerne le calendrier (voir la section 10), une colonne supplémentaire a été ajoutée pour clarifier l'organe compétent chargé de l'exécuter.
  7. Dans le cas contraire et dans le but de clarifier les dispositions existantes de la version 2018, plusieurs modifications rédactionnelles mineures ont été apportées aux présentes lignes directrices standard pour l'élection du conseil.

 

* La démission de M. Robert Ford qui a été élu à l'AGMM de Kampala 2019, après un an de mandat, a entraîné la vacance du siège n ° 6 pendant 2 ans seulement. Ainsi, afin de préserver l'élection séquentielle des administrateurs au sens des articles 13.6, le NOMCOM a décidé d'appeler la nomination au siège n ° 6 pour un mandat de 2 ans seulement.

 

 

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