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Processus d'élection et directives du conseil d'administration (CA) (20200117)

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 Processus actuel mis à jour le 2020/08/05 (CA)  Processus d'élection du conseil d'administration archivé
  2020 (Colombie-Britannique) | 2018 | 2014 

 

1. Introduction

Ce processus d'élection est approuvé par le Conseil d'administration d'AFRINIC, selon l'Article 13.2 des statuts d'AFRINIC. Ce processus s'applique aux élections aux sièges du Conseil et s'applique également, mutatis mutandis, à toute autre élection qui suit le même processus que les élections au Conseil.

Le Conseil peut à tout moment fournir des directives supplémentaires au NomCom, conformément à l'article 9.2 des Provisions des Statuts d'AFRINIC.

Chaque année, deux ou trois sièges au Conseil sont ouverts aux élections. Les élections ont lieu lors de l'Assemblée générale annuelle des membres (AGMM) qui se tient normalement au cours des mois de mai ou juin. Les sièges du conseil sont numérotés de 1 à 9. Les sièges 1 à 8 sont élus par la communauté.

Différents sièges au Conseil sont élus pour différentes années, selon un cycle de trois ans comme suit:

  • L'élection pour les sièges 1 (Afrique du Nord), 2 (Afrique de l'Ouest) et 7 (indépendant de la région);
  • L'élection pour les sièges 3 (océan Indien), 4 (Afrique centrale) et 8 (indépendant de la région);
  • L'élection pour les sièges 5 (Afrique australe) et 6 (Afrique orientale).

Pour toute élection d'AFRINIC, le terme «membre en règle» désigne un membre AFRINIC qui a accompli toutes les formalités nécessaires, dont l'adhésion reste à jour, et qui a payé tous les frais d'adhésion et les allocations de ressources ou d'affectation dus à AFRINIC (voir Article 6.4 (iii) des statuts constitutifs). Les factures émises mais qui n'ont pas encore atteint la date d'échéance du paiement ne sont pas considérées comme des frais dus à AFRINIC.

 

2. Le processus électoral

Les responsabilités du NomCom sont définies à l'article 9 des statuts d'AFRINIC et comprennent:

  • Faire rapport au conseil d'administration et suivre les lignes directrices établies par le conseil d'administration;
  • Appel à candidatures pour tous les postes ouverts;
  • Prescrire les critères et les conditions d'admissibilité à se présenter aux élections;
  • Interviewer les candidats, le cas échéant, avant de finaliser la liste des candidats;
  • Finaliser la liste des candidats pour chaque élection;
  • Superviser la conduite des scrutins par la commission électorale le jour du scrutin.

NomCom doit toujours fonctionner conformément aux statuts d'AFRINIC. Les sections suivantes des statuts d'AFRINIC sont particulièrement pertinentes:

  • Article 1: Définitions de «commission électorale», «commission de nomination (NomCom)» et autres termes.
  • Article 9: «Le comité de nomination»;
  • Article 10: «Commission électorale»;
  • Article 12.14 (i): traite des candidatures des membres, des informations qui doivent accompagner une candidature et de l'approbation des candidatures par le Conseil.

Un nouveau NomCom sera nommé chaque année pour gérer les élections pendant toute l'année civile. En plus de s'occuper des élections au Conseil, NomCom jouera un rôle similaire pour toute autre élection par les membres ou la communauté AFRINIC.

 

2.1 Éligibilité à l'adhésion au NomCom

Aux termes de l'article 9.1 des statuts:

  • Aucun candidat à l'élection au Conseil ne peut être membre du NomCom;
  • Aucune personne domiciliée dans une région dont le siège au Conseil est ouvert au renouvellement ne peut être membre du NomCom.

Le Conseil s'attend en outre à ce que les membres du NomCom:

  • être neutre; ne pas s'intéresser aux résultats des élections;
  • être des membres de confiance de la communauté Internet AFRINIC;
  • avoir une bonne connaissance de l'environnement des affaires AFRINIC;
  • posséder de préférence une expérience NomCom préalable dans l'écosystème I *;
  • faire de leur mieux pour assumer leurs responsabilités.

 

2.2 Nomination des membres du NomCom

Aux termes de l'article 9 des statuts, le NomCom est composé d'un président et de trois autres membres désignés par le Conseil. En d'autres termes, le Conseil nomme quatre membres, dont l'un sera le président. La pratique du Conseil est de nommer les quatre membres comme suit;

  • Un membre choisi au sein du conseil d'administration d'AFRINIC;
  • Trois membres sélectionnés par le conseil d'administration d'AFRINIC dans la communauté, après un appel à volontaires;

Le Conseil doit appeler des volontaires et nommer les membres du NomCom suivant un processus de nomination déterminé par le Conseil, et selon le calendrier indiqué dans ce document de processus électoral.

 

2.3 Chaise NomCom

Les quatre membres du NomCom choisissent un président, qui doit être l'un des trois membres de la communauté (pas le membre du Conseil).

 

2.4 Rôle du représentant du conseil d'administration

Le représentant du Conseil est un membre votant à part entière de NomCom. Le représentant du Conseil peut faire rapport au Conseil sur les activités générales et les progrès du NomCom, y compris le nombre de candidats et si des candidats individuels sont jugés qualifiés ou non, mais ne fera pas rapport sur la discussion confidentielle des mérites des candidats individuels.

 

2.5 Communication avec le Conseil

Étant donné que le représentant du Conseil fait partie de Nomcom, il / elle peut résumer les activités de NomCom au Conseil; cependant, le canal de communication officiel entre le Conseil et NomCom sera entre le président du NomCom et le président du conseil, avec le PDG dans la copie.

 

2.6. Processus décisionnel du NomCom

Les décisions du NomCom peuvent être prises à la majorité des voix. En cas d'égalité, la question sera examinée plus avant, puis le vote sera répété. En cas d'égalité qui ne peut être résolue par une discussion supplémentaire, le président du NomCom dispose d'une voix prépondérante supplémentaire.

 

2.7. Soutien du personnel à NomCom

Le personnel d'AFRINIC fournira un service d'assistance logistique raisonnable sur demande du président du NomCom au PDG. Ce service d'assistance comprend la publication de la liste des candidats, une compilation des commentaires, la modération de la liste de diffusion, les mises à jour du site Web, la communication avec les candidats et d'autres tâches liées aux rôles et responsabilités du NomCom.

Le personnel d'AFRINIC peut également répondre à des questions sur des questions factuelles relatives à l'adhésion à AFRINIC ou à sa participation à des événements ou discussions d'AFRINIC. Le personnel d'AFRINIC ne doit en aucun cas participer à la discussion du NomCom sur les mérites de tout candidat.

 

2.8. Rémunération NomCom et assistance voyage

Les membres du NomCom ne reçoivent aucune rémunération.

AFRINIC fournira un service d'assistance aux déplacements du président du NomCom pour assister à toute réunion d'AFRINIC au cours de laquelle une élection aura lieu. Sous réserve du statut budgétaire déterminé par le PDG, AFRINIC peut également fournir une assistance voyage à d'autres membres du NomCom.

 

3. Comité des élections

La logistique du déroulement de toutes les élections sera gérée par le Comité des élections, nommé par le PDG conformément à l'article 10 des statuts. Le PDG nomme également un président du comité des élections.

Un nouveau comité électoral est nommé chaque année pour gérer les élections pendant toute l'année civile.

En plus de s'occuper des élections au Conseil, le Comité des élections jouera un rôle similaire pour toute autre élection par les membres ou la communauté AFRINIC.

 

4. Relations entre le NomCom et le comité des élections

Le comité des élections se compose uniquement de membres du personnel d'AFRINIC et ne comprend aucun représentant du NomCom (article 10 des statuts). Cependant, en vertu de l'article 10.1 (iii) des statuts, la commission électorale doit assurer la liaison avec le président de la commission des candidatures, instituée par l'article 9 de la Constitution, pour la tenue des scrutins le jour du scrutin. »

 

5. Nomination et sélection des candidats aux élections

5.1. La distinction entre nominations et candidats

Différentes parties des statuts ou du processus électoral font référence aux «nominations» et aux «candidats». Ce ne sont pas les mêmes. Les nominations sont la contribution de NomCom, conformément à l'article 9.3 (ii) (a) des statuts. La liste des candidats est le résultat de NomCom, conformément à l'article 9.3 (ii) (d) des statuts.

Toutes les candidatures ne deviennent pas candidates. Certains candidats peuvent ne pas être éligibles; certains peuvent se retirer; certains peuvent ne pas être approuvés par le Conseil en vertu de l'article 12.14 (i) des statuts; certains peuvent ne pas être sélectionnés par NomCom pour une raison quelconque.

 

5.2. Critères pour les nominations

Selon les termes de l'article 12.14 (i) des statuts, «chaque membre peut nommer une personne qui sera éligible à un poste d'administrateur». Cela signifie que seuls les membres en règle peuvent proposer des candidats pour des sièges au conseil d'administration. De plus, chaque membre ne peut faire plus d'une nomination (pour chaque poste vacant). Dans la pratique, les membres d'AFRINIC sont généralement des organisations qui ont désigné des personnes de contact, et l'une des personnes de contact peut faire une nomination au nom de leur organisation. Cela signifie qu'aucun siège ouvert aux élections ne peut avoir plusieurs candidats ou sympathisants représentant le même membre. La même exigence s'applique à toutes les élections où les membres d'AFRINIC votent (par exemple le conseil d'administration, le comité de gouvernance), mais pas aux élections où la communauté d'AFRINIC vote.

Pour aider à vérifier cela, les candidats doivent être tenus d'indiquer leur org-id AFRINIC sur le formulaire de candidature, et la personne qui soumet la candidature doit être un contact autorisé pour le membre. Les candidatures spontanées et les candidatures de personnes qui ne sont pas des contacts enregistrés de membres en règle d'AFRINIC sont également autorisées, mais à la condition que la candidature soit officiellement appuyée par des contacts autorisés et enregistrés d'au moins deux membres d'AFRINIC en règle.

 

5.3. Critères et qualifications pour être éligible à se porter candidat

En termes de l'article 9.3 (ii) (b) des statuts, le NomCom doit prescrire les critères et les qualifications pour être éligible comme candidat.

Veuillez noter que, pour les sièges régionaux, l'article 13.5 des statuts ne prescrit pas d'exigences de citoyenneté ou de résidence dans la sous-région que le directeur a l'intention de représenter. La pratique antérieure consistait à exiger la résidence dans la sous-région au moment des élections. Le Conseil d'administration recommande que NomCom poursuive cette pratique.

Avant de publier les «critères et qualifications», le NomCom soumettra un draft au Conseil pour commentaires. La responsabilité de définir les critères et les qualifications d'éligibilité pour être candidat incombe au NomCom, mais le NomCom doit tenir compte des commentaires du Conseil (le cas échéant).
Les dispositions des articles 13.10, 13.11 et 13.12 des statuts doivent être respectées. Ces dispositions sont les suivantes:

13.10. No person shall be appointed or hold office as a Director if s/he is a person who:

(i) is under 18 years of age;
(ii) is an undischarged bankrupt;
(iii) would but for the repeal of Section 117 of the Companies Act 1984 of Mauritius,
be prohibited from being a director or promoter of, or being concerned or taking part in the management of, a company within the meaning of that Act;
(iv) is prohibited from being a director or promoter of or being concerned or taking part in the management of a company under Sections 337 or 338 of the Act ;
(v) is not a natural person; or
(vi) has been adjudged to have been of unsound mind.

13.11. A person shall not be appointed a Director of the Company unless

(i) that person has consented in writing to be a Director and certified that he/she is not disqualified from being appointed or holding office as a Director in accordance with the Act; and
(ii) that person has signed the forms required to be a Registered Member under Article 6.3 above.

13.12. Further to the provisions of Section 13.11, the NomCom shall, as far as practically possible, seek the following additional conditions for the eligibility of candidates to the position of Board Directors:

(i) previous Board or organisational leadership experience;
(ii) skills in business management and leadership;
(iii) fundraising for not-for-profit organisations experience;
(iv) network operations and Internet services experience; and
(v) International business development experience.

 

5.4. Formulaire de nomination

NomCom devrait travailler avec le personnel pour concevoir un formulaire de nomination à utiliser dans le processus de nomination en ligne.

Le formulaire de mise en candidature doit inclure des champs pour toutes les informations requises par l'article 12.14 (i) des statuts: «le nom complet et l'adresse de la personne désignée ainsi qu'une brève description de la personne, y compris ses antécédents professionnels, son âge, sa nationalité, son lieu de résidence l'adresse et la région que la personne est proposée pour représenter. "

Il devrait être prévu de télécharger une photo et une brève biographie de la personne désignée.

Il devrait y avoir une disposition permettant à la personne désignée d'indiquer son consentement à la publication de son nom, de sa photo, de sa courte biographie, de sa nationalité et de la région qu'elle est proposée de représenter, à utiliser pendant le processus électoral, y compris la période de commentaires du public.

Le formulaire de mise en candidature doit inclure le nom du proposant, et l'organisation AFRINIC du membre AFRINIC que le proposant est autorisé à représenter, afin de permettre au candidat d'être vérifié par rapport aux dispositions de l'article 12.14 (i) des statuts constitutifs.

Pour référence, l'article 12.14 (i) des statuts stipule:

12.14 Member Proposals

(i) Each Member may nominate one individual who shall be eligible to be elected as a Director.
Such nominations must be received by the Nomination Committee not less than three (3) weeks
and not more than eight (8) weeks prior to an Annual General Members’ Meeting called under
Article 11.1 of this Constitution at which Directors will be elected. Such nominations shall,
subject to the Election Guidelines document, be approved by the Board, and, inter alia, contain
the full name and address of the nominated person as well as a short description of the person,
including the person’s professional background, age, nationality, residential address and the region,
which the person is proposed to represent

 

5.5. Appel à candidatures

Aux termes de l'article 9.3 (ii) (a) des statuts, le NomCom lance un appel à candidatures pour les élections organisées par AFRINIC. L'appel à candidatures doit inclure des informations sur les postes vacants, les «critères et qualifications» pour les candidats tels que fixés par le NomCom et les statuts, les critères pour les candidats, ainsi que le processus de nomination et le calendrier.

 

5.6. Soumission des candidatures

Le Comité des élections fera en sorte que les formulaires de candidature remplis, soumis en ligne, soient envoyés par e-mail à NomCom.

 

5.7. Vérification des critères

Le Comité électoral doit vérifier que les candidatures sont reçues en temps utile, que les proposants ou service d'assistances sont des personnes qui ont des contacts autorisés pour les membres d'AFRINIC en règle et qu'aucun siège ne compte plusieurs proposants ou sympathisants du même Membre. Le président du NomCom devrait demander à chaque candidat de vérifier qu'il accepte de se présenter et qu'il accepte que ses informations soient publiées. Pour les sièges du Conseil, il doit leur être demandé de certifier qu'ils sont éligibles aux termes de l'article 13.10 des statuts.

Le président du NomCom doit contacter chaque candidat ou supporter pour vérifier qu'il a nommé ou soutenu le candidat. Le ComCom doit comparer chaque candidat par rapport aux «critères et qualifications» publiés lors de l'appel à candidatures.

Pour les sièges régionaux, tels que les sièges du conseil d'administration 1 à 6, tels que définis à l'article 13.4 (i) des statuts, le personnel du comité électoral doit vérifier la relation entre le pays ou l'économie et la sous-région, comme prévu dans la candidature. La page Web à https://afrinic.net/service-region doit être utilisé comme référence pour les relations entre les pays ou les économies, et les sous-régions définies à l'article 13.5 des statuts. En cas de divergence apparente, le personnel du Comité des élections portera la question à l'attention du NomCom et il lui appartiendra de décider de la manière de traiter la question.

 

5.8. Approbation des candidatures par le conseil d'administration

Une fois les candidatures reçues, le conseil doit les approuver conformément à la section 12.14 (i) des statuts. Cela doit se produire tôt dans le processus avant que le NomCom ne consacre beaucoup d'efforts à trouver les meilleurs candidats, et certainement, avant que le NomCom ne finalise la liste des candidats conformément à la section 9.3 (ii) (d) des statuts. Notez que le Conseil n'approuve pas la liste des candidats (le résultat du NomCom); le Conseil approuve les nominations (la contribution au NomCom).

NomCom doit envoyer la liste des candidatures et toutes les informations connexes au Conseil le plus tôt possible. Le conseil d'administration doit répondre au NomCom dans un délai raisonnable, avec la liste des candidatures approuvées et toute préoccupation.

 

5.9. Nombre et diversité des candidats

En vertu de l'article 9.3 (i) (a) des statuts, le NomCom doit «faire de son mieux pour garantir qu'un nombre satisfaisant de personnes issues de la communauté Internet africaine se présentent comme candidats». À cette fin, NomCom devrait rechercher de manière proactive des candidats, en plus de publier un appel à candidatures.

Les statuts ne définissent pas de nombre minimum ou maximum de candidats pour chaque poste. Le Conseil d'administration recommande que NomCom présente un minimum de deux (2) candidats pour chaque poste ouvert et recommande que NomCom fasse preuve de jugement sur le nombre maximum de candidats pour chaque poste ouvert.

S'il y a peu de candidatures, le NomCom peut prolonger le délai (avec l'accord du Conseil) ou rechercher de manière proactive plus de candidats.

S'il y a beaucoup de candidatures, le NomCom peut utiliser des entretiens et son propre jugement pour choisir les meilleurs candidats afin que toutes les candidatures ne deviennent pas des candidats et que le nombre final de candidats présentés sur un bulletin de vote ne soit pas trop élevé.

Le Conseil d'administration recommande que le NomCom prenne en compte le genre, la langue et la diversité culturelle dans la sélection des candidats pour toutes les élections.

 

5.10. Entrevues et vérifications des antécédents

NomCom peut interviewer des candidats conformément à la section 9.3 (ii) (c) des statuts. À la demande du président du NomCom, le personnel d'AFRINIC facilitera les entretiens par téléphone ou par téléconférence Internet.

NomCom peut effectuer des vérifications d'antécédents supplémentaires ou consulter des arbitres à sa discrétion.

 

5.11. Finaliser la liste des candidats

En vertu de l'article 9.3 (ii) (d) des statuts, NomCom a la responsabilité de «finaliser la liste des candidats pour toute élection».

Avant de finaliser la liste des candidats, le NomCom préparera un draft liste, et l'envoyer au Conseil pour avis non contraignant. Si le Conseil donne des conseils, le NomCom doit les examiner, mais la responsabilité finale incombe au NomCom et le NomCom n'est pas obligé de suivre les conseils du Conseil.

 

6. Annonce des candidats et période de consultation publique

Le NomCom travaillera avec le comité des élections pour s'assurer qu'un système en ligne pour les commentaires du public est disponible. La période de consultation publique est ouverte à partir de la finalisation de la liste des candidats jusqu'à la veille du jour du scrutin. Le système de commentaires doit afficher le nom de chaque candidat et toute autre information pertinente que le candidat a consenti peut être publiée et doit permettre au grand public de soumettre des commentaires sur les candidats. Les commentaires doivent être publiés, mais des commentaires inappropriés peuvent être supprimés.

Le président du NomCom annoncera la liste finale des candidats et des informations sur la période de commentaires du public, par courrier électronique à

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  • Toute autre liste de diffusion particulièrement pertinente à l'élection en question (s'il ne s'agit pas d'une élection au conseil d'administration)

En cas d'élections au Conseil d'Administration, le Directeur Général fera en sorte que l'annonce soit envoyée au contact de vote enregistré de chaque membre AFRINIC.

 

7. Retrait

Un candidat ou un candidat peut retirer sa candidature en avisant le président du NomCom au moins 7 jours avant le début de la période de vote électronique. La notification de retrait doit être soumise par le proposant ou le candidat. Dans tous les cas, le candidat et le candidat doivent être informés pour vérifier et confirmer le retrait avant qu'il ne puisse être officiellement accepté.

Si un retrait est reçu trop tard, le candidat apparaîtra néanmoins sur le bulletin de vote, mais tout vote pour le candidat sera ignoré lors de la détermination du vainqueur de l'élection.

 

8. Vote

Le vote sera autorisé à la fois via une plateforme de vote électronique et via des bulletins papier. Les procurations seront autorisées à voter par bulletin papier. Le Conseil encourage l'utilisation du vote électronique.

 

8.1. Admissibilité à voter

Seules les organisations et les personnes remplissant les critères suivants peuvent voter:

  • Tout membre ressource AFRINIC en règle.
  • Tous les membres enregistrés.

Un membre ressource qui n'est pas une personne physique peut être représenté par une personne qui est un contact enregistré pour cette organisation. Cette représentation ne nécessite pas de proxy. Un électeur éligible peut être représenté par un mandataire, dûment nommé par le membre et dûment approuvé par le PDG au moins 24 heures avant le jour du scrutin et transmis au président du comité des élections.

De plus, les critères suivants s'appliquent aux votes exprimés par les candidats:

  • Un candidat ne peut pas porter de procuration (article 12.12 (ix) des statuts).
  • Un candidat peut détenir les votes des membres ressources qu'il représente officiellement, après avoir été enregistré en tant que personne de contact de l'organisation pendant au moins 12 mois avant la date des élections ou depuis le début de son adhésion si l'organisation a moins de 12 mois. le MyAFRINIC sera la source du statut de membre pour tous les électeurs éligibles.
  • Un candidat sans statut de membre valide ne peut pas voter. Conseil AFRINIC

 

8.2. Procurations

Une organisation qui n'est pas en mesure d'envoyer un représentant pour assister à la réunion en face-à-face peut donner son droit de vote à un mandataire (conformément aux articles 12.11 et 12.12 des statuts d'AFRINIC) en remplissant le formulaire de procuration disponible sur le profil du membre dans le MyAFRINIC portail. Les formulaires de procuration seront disponibles en même temps que l'ouverture du vote électronique.

Le formulaire doit être téléchargé, signé et une copie doit être envoyée par e-mail à la commission électorale (ecom at afrinic dot net) au plus tard 24 heures avant la date des élections. Lorsqu'une procuration est émise, le membre perd la possibilité de voter par voie électronique.

  • Aucun membre ayant le droit de vote ne devra porter plus de 5 procurations lors de ladite élection (Réf. Section 12.12 (iiiv) des statuts). Historiquement, cela a été interprété comme signifiant qu'une personne peut voter au nom de n'importe quel nombre de membres pour lesquels la personne est un contact enregistré (où aucun mandataire n'est requis), mais une personne ne peut pas porter plus de 5 procurations.
  • Aucun Candidat à l'élection du Directeur de la Société ne peut agir en tant que mandataire d'un membre lors d'une telle élection (Réf. Section 12.12 (ix) des statuts).
  • Un instrument de procuration peut également être imprimé sur le papier à en-tête officiel et réel de l'organisation membre.
  • Le document papier contenant l'acte de procuration doit être dûment signé par:
    • Soit un contact administratif enregistré du Membre. (Pour éviter tout doute, la base de données d'AFRINIC doit être utilisée pour la contre-vérification), ou:
    • Un administrateur de la société sur le papier à en-tête duquel le document de procuration papier a été imprimé et dont le nom figure sur ledit papier à en-tête.
  • L'apposition de sceaux de la Société sur les documents de procuration papier n'est pas obligatoire.
  • Les membres qui sont une personne physique et qui n'ont pas de papier à en-tête sont dispensés de l'obligation d'imprimer l'acte de procuration sur du papier à en-tête.

 

8.3. Vote électronique

La plateforme de vote électronique est intégrée à MyAfriNIC portail et ne sera accessible qu'aux membres en règle.

Les dispositions suivantes s'appliqueront au vote électronique:

  • Les bulletins de vote électronique ont les mêmes candidats et choix que les bulletins papier.
  • Commence au moins 7 jours avant la date de l'AGA.
  • Se termine en même temps que la clôture du vote par bulletin papier.
  • Les «administrateurs» qui sont mis en place pour déverrouiller et comptabiliser le système de vote électronique seront composés du PDG d'AFRINIC, du président du NomCom et du conseiller juridique d'AFRINIC.
  • Les votes électroniques sont comptabilisés à l'aide du système de décompte des votes électroniques. Les résultats sont signés par les administrateurs.

 

8.4. Bulletin de vote papier le jour du scrutin

Le vote effectué lors de l'Assemblée générale annuelle des membres se fait par bulletin papier contenant une liste de candidats.

Avant le vote, tous les membres présents ou participants titulaires d'une procuration devront s'inscrire et valider leur statut de membre. Le personnel du comité électoral apposera un cachet et une signature sur chaque bulletin de vote lors de sa délivrance. Les bulletins de vote sans cachet et signature ne seront pas valables.

  • Les électeurs ne devraient voter que pour une seule option / candidat par siège. Chaque marque sur un bulletin de vote représente un vote. Un bulletin de vote avec plus d'une marque par siège sera considéré comme annulé et ne sera pas compté.
  • Ce sera une élection au scrutin secret. L'inscription de toute donnée personnelle sur le bulletin de vote invalidera le vote et sera considérée comme annulée.
  • Les élections seront clôturées dès que le dernier membre ou mandataire présent dans la salle de réunion votera.

 

8.5. Autres considérations le jour du scrutin

En vertu de l'article 9.3 (b) des statuts, le NomCom «a la responsabilité générale et supervise la conduite des scrutins par le comité électoral le jour du scrutin.» En vertu de l'article 10.1 des statuts, le comité électoral a diverses fonctions. . Le président du NomCom doit travailler avec un membre du comité électoral désigné par le PDG pour garantir le bon déroulement de l'élection.

Les statuts ne sont pas spécifiques sur les procédures détaillées lors d'une élection. Le NomCom a la responsabilité générale en termes de l'article 9.3 (b) des statuts, mais le comité d'élection a également des responsabilités en termes de l'article 10. Les conseils suggèrent la procédure suivante:

  • Le NomCom présente l'élection, décrit les responsabilités et le mandat;
  • NomCom donne à chaque candidat une chance de parler et d'interagir avec les membres si nécessaire;
  • Le comité d'élection effectue l'élection;
  • Le vote en ligne devrait se terminer en même temps que le vote en personne se termine;
  • Les votes sont comptés;
  • Le comité électoral rend compte du résultat au président du NomCom;
  • Le président du NomCom annonce le résultat.

 

8.6. Dépouillement des votes et détermination des gagnants

Un représentant du NomCom et des membres du Comité des élections présents lors de l'AGA, en plus de quatre (4) bénévoles au maximum de l'autre RIRs présents, compteront les votes sur papier.

Les décomptes du vote électronique seront ajoutés aux décomptes des bulletins papier pour déterminer les décomptes finaux. Les abstentions doivent être enregistrées lors du décompte, à la fois par vote électronique et par bulletin papier.

En cas d'égalité pour un siège ouvert, le vote pour ce siège sera répété, uniquement par bulletin papier et en ignorant les résultats du vote électronique, jusqu'à ce qu'il y ait un gagnant.

Pour chaque siège, le candidat qui obtient le plus de votes sera le vainqueur.

Les litiges seront résolus conformément à l'article 10.2 des statuts.

 

9. Annonce du résultat

Le président du NomCom annoncera les résultats des élections, y compris le nombre de votes électroniques et de votes papier pour chaque candidat.

Le PDG doit envoyer les résultats finaux par e-mail au plus tard 48 heures après l'élection à:

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Les résultats des élections seront publiés simultanément sur le site Internet d'AFRINIC.

 

10. Calendrier électoral

Le calendrier suivant doit être utilisé dans la mesure du possible. Le personnel doit remplir des dates précises chaque année. Les écarts mineurs n'ont pas besoin d'être approuvés par le Conseil.

 

 Jours d'élection  Date d'activité  Activités
Calendrier de nomination NOMCOM
143 22-janv.-20 Décision du Conseil d'Administration d'appeler des volontaires au NomCom
141 24-janv.-20 Publication et annonce de l'appel à volontaires
124 10-Feb-20 Clôture de l'appel à volontaires; Examen par le conseil des bénévoles reçus
122 12-Feb-20 Décision du conseil (et transmission au personnel) sur les bénévoles sélectionnés
120 14-Feb-20 Publication et annonce des bénévoles sélectionnés
106 28-Feb-20 Élection du président du NomCom
103 02-Mar-20 Annonce de l'élection du président du NomCom
Calendrier des nominations et des élections au conseil
88 17-Mar-20 Envoyer des informations sur les candidatures au personnel d'AFRINIC pour publication
86 19-Mar-20 Publication des informations de candidature
86 19-Mar-20 Période de mise en candidature ouverte
56 18-Apr-20 Fermer la période de mise en candidature
54 20-Apr-20 Envoyer les candidatures reçues au conseil pour approbation
52 22-Apr-20 Examen du conseil et transmission des candidatures approuvées au NomCOM
50 24-Apr-20 Début de la période d'examen des candidatures (approuvées par le conseil d'administration)
40 04-mai-20 Fin de la période d'examen des candidatures
39 05-mai-20 Préparer et envoyer la liste finale des candidats au Conseil pour «examen» et «avis non contraignant»
37 07-mai-20 Une liste révisée par le conseil d'administration renvoyée au NomCom
36 08-mai-20 Préparer et envoyer la liste finale des candidats au personnel pour publication
34 10-mai-20 Publication de la liste des candidats finaux et des pages de commentaires d'information
30 14-mai-20 Annonce de la liste finale des candidats et ouverture de la période de commentaires publics
14 28-mai-20 Préparer et publier une annonce pour l'avis AGMM (avec liste finale et sièges expirant)
13 29-mai-20 Vote électronique ouvert et inscription par procuration
1 10-Jun-20 Clôture de l'inscription et du rendez-vous par procuration
0 11-Jun-20 Jour du scrutin, clôture du vote électronique 

 

 

11. Résumé des modifications par rapport à la version précédente

  1. Supprimer "NOMCOM" de la phrase "Le Conseil d'administration peut fournir des directives supplémentaires à NOMCOM à tout moment, conformément à l'article 9.2 des statuts." Étant donné que les directives peuvent également être utilisées par ECOM, la communauté, etc.
  2. Dans la section 2.1 - ajouter une clause selon laquelle les candidats doivent posséder une expérience préalable du NomCom dans l'écosystème I * est préférable;
    Changé en tant que membres de confiance de la communauté AFRINIC en «Soyez des membres de confiance de la communauté Internet AFRINIC».
  3. En 5.9, NOMCOM fournira un minimum de deux candidats.
  4. Dans la section 8 - ajouter une clause qui encourage le vote électronique sur les bulletins papier et les procurations,
  5. Au point 8.2, point 3, précisez qu'un instrument de procuration peut également être imprimé sur du papier à en-tête s'il n'est pas généré à partir de MyAFRINIC.
  6. Au 8.6, ajouter une clause exigeant que les abstentions soient comptabilisées et annoncées, à la fois pour le vote électronique et les bulletins papier.

 

 

 

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