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Processus d'élection et directives du conseil d'administration (CA) (20181126)

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Processus mis à jour le 2018/11/26                                                                          Cliquez ici pour télécharger le PDF

 

1. Introduction

Ce processus d'élection est approuvé par le Conseil d'administration d'AFRINIC, selon l'Article 13.2 des statuts d'AFRINIC. Ce processus s'applique aux élections des sièges au Conseil, et s'applique également, mutatis mutandis, à toute autre élection qui suit le même processus que le Conseil
élections.

Le Conseil peut à tout moment fournir des directives supplémentaires au NomCom, conformément à l'article 9.2 des Provisions des Statuts d'AFRINIC.

Chaque année, deux ou trois sièges au Conseil sont ouverts aux élections. Les élections ont lieu lors de l'Assemblée générale annuelle des membres (AGMM) qui se tient normalement au cours des mois de mai ou juin. Les sièges du conseil sont numérotés de 1 à 9. Les sièges 1 à 8 sont élus par la communauté.

Différents sièges au Conseil sont élus pour différentes années, selon un cycle de trois ans comme suit:

  • Élection pour les sièges 1 (Afrique du Nord), 2 (Afrique de l'Ouest) et 7 (indépendant de la région);
  • Élection pour les sièges 3 (océan Indien), 4 (Afrique centrale) et 8 (indépendant de la région);
  • Élection pour les sièges 5 (Afrique australe) et 6 (Afrique orientale).

Pour toute élection d'AFRINIC, le terme «membre en règle» désigne un membre AFRINIC qui a accompli toutes les formalités nécessaires, dont l'adhésion reste à jour, et qui a payé tous les frais d'adhésion et les allocations de ressources ou d'affectation dus à AFRINIC (voir Article 6.4 (iii) des statuts). Les factures émises mais qui n'ont pas encore atteint la date d'échéance du paiement ne sont pas considérées comme des frais dus à AFRINIC.

 

2. Le processus électoral

Les responsabilités du NomCom sont définies à l'article 9 de l'AFRINIC règlements d'AFRINIC et inclure les éléments suivants:

  • Faire rapport au conseil d'administration et suivre les directives établies par le conseil d'administration;
  • Appel à candidatures pour tous les postes ouverts;
  • Prescrire les critères et les conditions d'admissibilité à se présenter aux élections;
  • Interviewer les candidats, le cas échéant, avant de finaliser la liste des candidats;
  • Finaliser la liste des candidats pour chaque élection;
  • Superviser la conduite des scrutins par la commission électorale le jour du scrutin.

NomCom doit toujours fonctionner conformément à l'AFRINIC Provisions des Statuts d'AFRINIC. Les sections suivantes de l'AFRINIC Provisions des Statuts d'AFRINIC sont particulièrement pertinents:

  • Article 1: Définitions de «commission électorale», «commission de nomination (NomCom)» et autres termes.
  • Article 9: «Le comité de nomination»;
  • Article 10: «Commission électorale»;
  • Article 12.14 (i): traite des candidatures des membres, des informations qui doivent accompagner une candidature et de l'approbation des candidatures par le Conseil.

Un nouveau NomCom sera nommé chaque année pour gérer les élections pendant toute l'année civile.

En plus de s'occuper des élections au Conseil, NomCom jouera un rôle similaire pour toute autre élection par les membres ou la communauté AFRINIC.

2.1 Éligibilité à l'adhésion au NomCom

Aux termes de l'article 9.1 du Provisions des Statuts d'AFRINIC:

  • Aucun candidat à l'élection au Conseil ne peut être membre du NomCom;
  • Aucune personne domiciliée dans une région dont le siège au Conseil est ouvert au renouvellement ne peut être membre du NomCom.

Le Conseil s'attend en outre à ce que les membres du NomCom:

  • être neutre; ne pas s'intéresser aux résultats des élections;
  • être des membres de confiance de la communauté AFRINIC;
  • avoir une bonne connaissance de l'environnement des affaires AFRINIC;
  • faire de leur mieux pour assumer leurs responsabilités.

2.2 Nomination des membres du NomCom

Aux termes de l'article 9 de la Provisions des Statuts d'AFRINIC, le NomCom se compose d'un président et de trois autres membres désignés par le conseil d'administration. En d'autres termes, le Conseil nomme quatre membres, dont l'un sera le président. La pratique du Conseil est de nommer les quatre membres comme suit;

  • Un membre choisi au sein du conseil d'administration d'AFRINIC;
  • Trois membres sélectionnés par le conseil d'administration d'AFRINIC dans la communauté, après un appel à volontaires.

Le Conseil doit appeler des volontaires et nommer les membres du NomCom suivant un processus de nomination déterminé par le Conseil, et selon le calendrier indiqué dans ce document de processus électoral.

2.3 Chaise NomCom

Les quatre membres du NomCom choisissent un président, qui doit être l'un des trois membres de la communauté (pas le membre du Conseil).

2.4 Rôle du représentant du conseil d'administration

Le représentant du Conseil est un membre votant à part entière de NomCom. Le représentant du Conseil peut faire rapport au Conseil sur les activités générales et les progrès du NomCom, y compris le nombre de candidats et si des candidats individuels sont jugés qualifiés ou non, mais ne doit pas faire rapport sur une discussion confidentielle des mérites des candidats individuels.

2.5 Communication avec le Conseil

Étant donné que le représentant du Conseil fait partie de Nomcom, il / elle peut résumer les activités de NomCom au Conseil; cependant, le canal de communication officiel entre le Conseil et NomCom se fera entre le Président du NomCom et le Président du Conseil, avec le PDG en copie.

2.6. Processus décisionnel du NomCom

Les décisions du NomCom peuvent être prises à la majorité des voix. En cas d'égalité, la question sera examinée plus avant, puis le vote sera répété. En cas d'égalité qui ne peut être résolue par une discussion supplémentaire, le président du NomCom dispose d'une voix prépondérante supplémentaire.

2.7. Soutien du personnel à NomCom

Le personnel d'AFRINIC fournira un service d'assistance logistique raisonnable sur demande du président du NomCom au PDG. Ce service d'assistance comprend la publication de la liste des candidats, la compilation des commentaires, la modération de la liste de diffusion, les mises à jour du site Web, la communication avec les candidats et d'autres tâches relatives aux rôles et responsabilités du NomCom.

Le personnel d'AFRINIC peut également répondre à des questions sur des questions factuelles relatives à l'adhésion à AFRINIC ou à sa participation à des événements ou discussions d'AFRINIC. Le personnel d'AFRINIC ne doit en aucun cas participer à la discussion du NomCom sur les mérites de tout candidat.

2.8. Rémunération NomCom et assistance voyage

Les membres du NomCom ne reçoivent aucune rémunération.

AFRINIC fournira un service d'assistance aux déplacements du président du NomCom pour assister à toute réunion AFRINIC au cours de laquelle une élection aura lieu. Sous réserve des contraintes budgétaires déterminées par le PDG, AFRINIC peut également fournir une assistance voyage à d'autres membres du NomCom.

 

3. Comité des élections

La logistique du déroulement de toutes les élections sera gérée par le Comité des élections, nommé par le PDG conformément à l'article 10 du Provisions des Statuts d'AFRINIC. Le PDG nomme également un président du comité des élections.

Un nouveau comité électoral est nommé chaque année pour gérer les élections pendant toute l'année civile.

En plus de s'occuper des élections au Conseil, le Comité des élections jouera un rôle similaire pour toute autre élection par les membres ou la communauté AFRINIC.

 

4. Relations entre le NomCom et le comité des élections

Le comité des élections se compose uniquement de membres du personnel d'AFRINIC et ne comprend aucun représentant du NomCom (Provisions des Statuts d'AFRINIC Article 10). Cependant, en termes de Provisions des Statuts d'AFRINIC En vertu de l'article 10.1 (iii), la commission électorale doit «assurer la liaison avec le président de la commission des candidatures, instituée par l'article 9 de la Constitution, pour la tenue des scrutins le jour du scrutin».

Le président du NomCom et le président du comité électoral assurent une collaboration appropriée entre les deux comités.

 

5. Nomination et sélection des candidats aux élections

5.1. Distinction entre nominations et candidats

Différentes parties du Provisions des Statuts d'AFRINIC ou le processus électoral fait référence aux «nominations» et aux «candidats». Ce ne sont pas les mêmes. Les nominations sont la contribution de NomCom, conformément à l'article 9.3 (ii) (a) des statuts. La liste des candidats est le résultat de NomCom, conformément à l'article 9.3 (ii) (d) des statuts.

Toutes les candidatures ne deviennent pas candidates. Certains candidats peuvent ne pas être éligibles; certains peuvent se retirer; certains peuvent ne pas être approuvés par le Conseil en vertu de l'article 12.14 (i) des statuts; certains peuvent ne pas être sélectionnés par NomCom pour une raison quelconque.

5.2. Critères pour les nominations

Aux termes de l'article 12.14 (i) des statuts, «chaque membre peut nommer une personne qui sera éligible à un poste d'administrateur». Cela signifie que seuls les membres en règle peuvent proposer des candidats aux postes d'administrateur. De plus, chaque membre ne peut faire plus d'une nomination (pour chaque poste vacant). Dans la pratique, les membres d'AFRINIC sont généralement des organisations qui ont désigné des personnes de contact, et l'une des personnes de contact peut faire une nomination au nom de leur organisation. Cela signifie qu'aucun siège ouvert aux élections ne peut avoir plusieurs candidats ou sympathisants représentant le même membre. La même exigence s'applique à toutes les élections où les membres d'AFRINIC votent (par exemple le conseil d'administration, le comité de gouvernance), mais pas aux élections où la communauté d'AFRINIC vote.

Pour aider à vérifier cela, les candidats doivent être tenus d'indiquer leur org-id AFRINIC sur le formulaire de candidature, et la personne qui soumet la candidature doit être un contact autorisé pour le membre. Les candidatures spontanées et les candidatures de personnes qui ne sont pas des contacts enregistrés de membres en règle d'AFRINIC sont également autorisées, mais à la condition que la candidature soit officiellement appuyée par des contacts autorisés et enregistrés d'au moins deux membres d'AFRINIC en règle.

5.3. Critères et qualifications pour être éligible à se porter candidat

En termes de Provisions des Statuts d'AFRINIC section 9.3 (ii) (b), le NomCom doit prescrire les critères et les qualifications pour être éligible comme candidat.

Notez que, pour les sièges régionaux, Provisions des Statuts d'AFRINIC L'article 13.5 ne prescrit pas les conditions de citoyenneté ou de résidence dans la sous-région que le directeur a l'intention de représenter. La pratique antérieure consistait à exiger la résidence dans la sous-région au moment des élections. Le Conseil d'administration recommande que NomCom poursuive cette pratique.

Avant de publier les «critères et qualifications», le NomCom soumettra un draft au Conseil pour commentaires. La responsabilité de définir les critères et les qualifications d'éligibilité pour être candidat incombe au NomCom, mais le NomCom doit tenir compte des commentaires du Conseil (le cas échéant).

Les dispositions de la Provisions des Statuts d'AFRINIC les articles 13.10, 13.11 et 13.12 doivent être respectés. Ces dispositions sont les suivantes:

13.10. Nul ne peut être nommé ou occuper un poste d'administrateur s'il / elle est une personne qui: (i) est âgée de moins de 18 ans; (ii) est un failli non libéré; (iii) serait, sans l'abrogation de l'article 117 de le Companies Act 1984 de Maurice, 
ne pas être administrateur ou promoteur d'une société, être concerné ou participer à la gestion d'une société au sens de cette Acte; (iv) il lui est interdit d'être administrateur ou promoteur ou d'être concerné ou de participer à la gestion d'une société en vertu des articles 337 ou 338 de la Acte ; (v) n'est pas une personne physique; ou (vi) a été jugée insensée. 13.11. Une personne ne peut être nommée Administrateur de la Société à moins que (i) cette personne n'ait consenti par écrit à être Administrateur et certifié qu'elle n'est pas disqualifiée pour être nommée
ou occupant un poste d'administrateur conformément à la Loi; et (ii) cette personne a signé les formulaires requis pour être membre inscrit en vertu de l'article 6.3 ci-dessus. 13.12. En plus des dispositions de la section 13.11, le NomCom recherchera, dans la mesure du possible, les conditions supplémentaires suivantes pour l'éligibilité des candidats au poste d'administrateur du conseil: (i) expérience antérieure en direction du conseil ou de l'organisation; (ii) des compétences en gestion d'entreprise et en leadership; (iii) la collecte de fonds pour l'expérience des organismes sans but lucratif; (iv) expérience des opérations de réseau et des services Internet; et (v) une expérience en développement des affaires internationales.

5.4. Formulaire de nomination

NomCom devrait travailler avec le personnel pour concevoir un formulaire de nomination à utiliser dans le processus de nomination en ligne.

Le formulaire de candidature doit inclure des champs pour toutes les informations requises par Provisions des Statuts d'AFRINIC article 12.14 i): «le nom et l'adresse complets de la personne désignée ainsi qu'une brève description de la personne, y compris ses antécédents professionnels, son âge, sa nationalité, son adresse résidentielle et la région que la personne est proposée de représenter. "

Il devrait être prévu de télécharger une photo et une brève biographie de la personne désignée.

Il devrait y avoir une disposition permettant à la personne désignée d'indiquer son consentement à la publication de son nom, de sa photo, de sa courte biographie, de sa nationalité et de la région qu'elle est censée représenter, à utiliser pendant le processus électoral, y compris la période de consultation publique.

Le formulaire de mise en candidature doit inclure le nom du proposant, et l'organisation AFRINIC du membre AFRINIC que le proposant est autorisé à représenter, afin de permettre au candidat d'être vérifié par rapport aux dispositions de Provisions des Statuts d'AFRINIC article 12.14 i).

Pour référence, L'article 12.14 (i) des statuts stipule:

12.14 Propositions des membres
(i) Chaque membre peut nommer une personne qui sera éligible pour être élue comme administrateur. Ces nominations doivent être reçues par le comité des nominations au moins trois (3) semaines et au plus huit (8) semaines avant une assemblée générale annuelle des membres convoquée en vertu de l'article 11.1 des présents statuts au cours de laquelle les administrateurs seront élus. Ces candidatures doivent, sous réserve du document sur les directives électorales, être approuvées par le Conseil et, entre autres, contenir le nom complet et l'adresse de la personne proposée ainsi qu'une brève description de la personne, y compris son parcours professionnel, son âge, nationalité, adresse résidentielle et région que la personne est proposée de représenter

 

5.5. Appel à candidatures

En termes de Provisions des Statuts d'AFRINIC Article 9.3 (ii) (a), le NomCom lance un appel à candidatures pour les élections organisées par AFRINIC. L'appel à candidatures doit inclure des informations sur les postes vacants, les «critères et qualifications» pour les candidats tels que fixés par le NomCom et les statuts, les critères pour les candidats, ainsi que le processus de nomination et le calendrier.

5.6. Soumission des candidatures

Le Comité des élections fera en sorte que les formulaires de candidature remplis, soumis en ligne, soient envoyés par e-mail à NomCom.

5.7. Vérification des critères

La commission électorale doit vérifier que les candidatures sont reçues en temps utile, que les proposants ou sympathisants sont des personnes autorisées à contacter les membres en règle d'AFRINIC, et qu'aucun siège ne compte plusieurs nominateurs ou sympathisants issus de la
même membre. Le président du NomCom devrait demander à chaque candidat de vérifier qu'il accepte de se présenter et qu'il accepte que ses informations soient publiées. Pour les sièges au conseil d'administration, il faut leur demander de certifier qu'ils sont éligibles en vertu de l'article 13.10 des statuts.

Le président du NomCom doit contacter chaque candidat ou supporter pour vérifier qu'il a nommé ou soutenu le candidat.

NomCom doit comparer chaque candidat avec les «critères et qualifications» publiés lors de l'appel à candidatures.

Pour les sièges régionaux, tels que les sièges 1 à 6 du Conseil tels que définis dans Provisions des Statuts d'AFRINIC Article 13.4 (i), le personnel du Comité des élections devrait vérifier la relation entre le pays ou l'économie et la sous-région, comme prévu dans la candidature. La page Web à https://afrinic.net/service-region doit être utilisé comme référence pour les relations entre les pays ou les économies, et les sous-régions définies à l'article 13.5 des statuts. En cas de divergence apparente, le personnel du Comité des élections portera la question à l'attention du NomCom et il lui appartiendra de décider de la manière de traiter la question.

5.8. Approbation des candidatures par le conseil d'administration

Après réception des candidatures, le Conseil doit les approuver en termes de Provisions des Statuts d'AFRINIC l'article 12.14 (i). Cela doit se produire tôt dans le processus, avant que NomCom ne consacre beaucoup d'efforts à trouver les meilleurs candidats, et certainement avant que NomCom ne finalise la liste des candidats en
termes de l'article 9.3 (ii) (d) des statuts. Il est à noter que le jury n'approuve pas la liste des candidats (la sortie du NomCom); le Conseil approuve les nominations (la contribution au NomCom).

NomCom doit envoyer la liste des candidatures et toutes les informations connexes au Conseil le plus tôt possible. Le conseil d'administration doit répondre au NomCom dans un délai raisonnable, avec la liste des candidatures approuvées et toute préoccupation.

5.9. Nombre et diversité des candidats

En termes de Provisions des Statuts d'AFRINIC section 9.3 (i) (a), le NomCom doit «faire tout son possible pour s'assurer qu'un nombre satisfaisant d'individus de la communauté Internet africaine se présentent comme candidats». À cette fin, le NomCom peut rechercher des candidats de manière proactive, en plus de publier un appel à candidatures.

Le Provisions des Statuts d'AFRINIC ne définissez pas de nombre minimum ou maximum de candidats pour chaque poste. Le Conseil d'administration recommande que NomCom présente un minimum de trois candidats pour chaque poste vacant et recommande que NomCom fasse preuve de jugement sur le nombre maximum de candidats pour chaque poste vacant.

S'il y a peu de candidatures, le NomCom peut prolonger le délai (avec l'accord du Conseil) ou rechercher de manière proactive plus de candidats.

S'il y a beaucoup de candidatures, le NomCom peut utiliser des entretiens et son propre jugement pour choisir les meilleurs candidats, afin que toutes les candidatures ne deviennent pas des candidats et que le nombre final de candidats présentés sur un bulletin de vote ne soit pas trop élevé.

Le Conseil d'administration recommande que le NomCom prenne en compte le genre, la langue et la diversité culturelle dans la sélection des candidats pour toutes les élections.

5.10. Entrevues et vérifications des antécédents

NomCom peut interviewer des candidats conformément à la section 9.3 (ii) (c) des statuts. À la demande du président du NomCom, le personnel d'AFRINIC facilitera les entretiens par téléphone ou par téléconférence Internet.

NomCom peut effectuer des vérifications d'antécédents supplémentaires ou consulter des arbitres à sa discrétion.

5.11. Finaliser la liste des candidats

En termes de Provisions des Statuts d'AFRINIC section 9.3 (ii) (d), le NomCom a la responsabilité de «finaliser la liste des candidats pour toute élection».

Avant de finaliser la liste des candidats, le NomCom préparera un draft liste, et l'envoyer au Conseil pour avis non contraignant. Si le Conseil donne des conseils, le NomCom doit les examiner, mais la responsabilité finale incombe au NomCom et le NomCom n'est pas obligé de suivre les conseils du Conseil.

 

6. Annonce des candidats et période de consultation publique

Le NomCom travaillera avec le comité des élections pour s'assurer qu'un système en ligne pour les commentaires du public est disponible. La période de consultation publique est ouverte à partir de la finalisation de la liste des candidats jusqu'à la veille du jour du scrutin. Le système de commentaires doit afficher le nom de chaque candidat et toute autre information pertinente que le candidat a consenti à publier et doit permettre au grand public de soumettre des commentaires sur les candidats. Les commentaires doivent être publiés, mais des commentaires inappropriés peuvent être supprimés.

Le président du NomCom annoncera la liste finale des candidats et des informations sur la période de commentaires du public, par courrier électronique à

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  • Toute autre liste de diffusion particulièrement pertinente à l'élection en question (s'il ne s'agit pas d'une élection au conseil d'administration)

En cas d'élections au Conseil d'Administration, le Directeur Général fera en sorte que l'annonce soit envoyée au contact de vote enregistré de chaque membre AFRINIC.

 

7. Retrait

Un candidat ou un candidat peut retirer sa candidature en avisant le président du NomCom au moins 7 jours avant le début de la période de vote électronique. La notification de retrait doit être soumise par le proposant ou le candidat. Dans tous les cas, le candidat et le candidat doivent être informés pour vérifier et confirmer le retrait avant qu'il ne puisse être officiellement accepté.

Si un retrait est reçu trop tard, le candidat apparaîtra néanmoins sur le bulletin de vote, mais tout vote pour le candidat sera ignoré lors de la détermination du vainqueur de l'élection.

 

8. Vote

Le vote sera autorisé à la fois via une plateforme de vote électronique et via des bulletins papier. Les procurations seront autorisées à voter par bulletin papier.

8.1. Admissibilité à voter

  • Seules les organisations et les personnes remplissant les critères suivants peuvent voter:
    Tout membre ressource AFRINIC en règle.
  • Tous les membres enregistrés.

Un membre ressource qui n'est pas une personne physique peut être représenté par une personne qui est un contact enregistré pour cette organisation. Cette représentation ne nécessite pas de proxy. Un électeur éligible peut être représenté par un mandataire, dûment nommé par le membre et dûment approuvé par le PDG au moins 24 heures avant le jour du scrutin et transmis au président du comité des élections.

De plus, les critères suivants s'appliquent aux votes exprimés par les candidats:

  • Un candidat ne peut pas porter de procuration (Section 12.12 (ix) des statuts ).
  • Un candidat peut détenir les votes des membres ressources qu'il représente officiellement, après avoir été enregistré en tant que personne de contact de l'organisation pendant au moins 12 mois avant la date des élections ou depuis le début de son adhésion si l'organisation a moins de 12 mois. le MyAFRINIC portail sera la source du statut de membre pour tous les électeurs éligibles.
  • Un candidat sans statut de membre valide ne peut pas voter. Conseil AFRINIC

8.2. Procurations

Une organisation qui n'est pas en mesure d'envoyer un représentant pour assister à la réunion en face-à-face peut donner ses droits de vote à un mandataire (par Articles 12.11 et 12.12 des statuts d'AFRINIC ) en remplissant le formulaire de procuration disponible dans le profil du membre MyAFRINIC portail . Les formulaires de procuration seront disponibles en même temps que l'ouverture du vote électronique.

Le formulaire doit être téléchargé, signé et une copie doit être envoyée par e-mail au PDG d'AFRINIC au plus tard 24 heures avant la date des élections. Lorsqu'une procuration est émise, le membre perd la possibilité de voter par voie électronique.

  • Aucun membre ayant le droit de vote ne devra porter plus de 5 procurations lors de ladite élection (Réf. article 12.12 (iiiv) des statuts ). Historiquement, cela a été interprété comme signifiant qu'une personne peut voter au nom de n'importe quel nombre de membres pour lesquels elle est un contact enregistré (où aucun mandataire n'est requis), mais une personne ne peut pas porter plus de 5 procurations.
  • Aucun candidat à l'élection du Directeur de la Société ne peut agir en tant que mandataire d'un membre lors d'une telle élection (Réf. article 12.12 (ix) des statuts ).
  • Un instrument de procuration doit être imprimé sur le papier à en-tête officiel et réel de l'organisation membre.
  • Le document papier contenant l'acte de procuration doit être dûment signé par:
    ○ Soit un contact administratif enregistré du Membre. (Pour éviter tout doute, la base de données d'AFRINIC doit être utilisée pour la contre-vérification), ou:
    ○ Un administrateur de la société, sur le papier à en-tête duquel le document de procuration papier a été imprimé et dont le nom figure sur ledit papier à en-tête.
  • L'apposition de sceaux de la Société sur les documents de procuration papier n'est pas obligatoire.
  • Les membres qui sont des personnes physiques et qui n'ont pas de papier à en-tête sont dispensés de l'obligation d'imprimer l'acte de procuration sur du papier à en-tête.

8.3. Vote électronique

La plateforme de vote électronique est intégrée au MyAfriNIC portail et ne sera accessible qu'aux membres en règle.

Les dispositions suivantes s'appliqueront au vote électronique:

  • Les bulletins de vote électronique ont les mêmes candidats et choix que les bulletins papier.
  • Commence au moins 7 jours avant la date de l'AGA.
  • Se termine en même temps que la clôture du vote par bulletin papier.
  • Les «administrateurs» qui sont configurés pour déverrouiller et comptabiliser le système de vote électronique seront composés du PDG d'AFRINIC, du président du NomCom et du conseiller juridique d'AFRINIC.
  • Les votes électroniques sont comptabilisés à l'aide du système de décompte des votes électroniques. Les résultats sont signés par les administrateurs.

 8.4. Bulletin de vote papier le jour du scrutin

Le vote effectué lors de l'Assemblée générale annuelle des membres se fait par bulletin papier contenant une liste de candidats.

Avant le vote, tous les membres présents ou participants titulaires d'une procuration devront s'inscrire et valider leur statut de membre. Le personnel du comité électoral apposera un cachet et une signature sur chaque bulletin de vote lors de sa délivrance. Les bulletins de vote sans cachet et signature ne seront pas valables.

  • Les électeurs ne devraient voter que pour une seule option / candidat par siège. Chaque marque sur un bulletin de vote représente un vote. Un bulletin de vote avec plus d'une marque par siège sera considéré comme annulé et ne sera pas compté.
  • Ce sera une élection au scrutin secret. L'inclusion de toute donnée personnelle sur le bulletin de vote invalidera le vote et sera comptée comme gâtée.
  • Les élections seront clôturées dès que le dernier membre ou mandataire présent dans la salle de réunion votera.

 8.5. Autres considérations le jour du scrutin

Aux termes de l'article 9.3 (b) des statuts, le NomCom «a la responsabilité générale et supervise la conduite des scrutins par le comité des élections le jour du scrutin». Provisions des Statuts d'AFRINIC l'article 10.1, le comité des élections a diverses fonctions. Le président du NomCom doit travailler avec un membre du comité électoral désigné par le PDG pour assurer le bon déroulement de l'élection.

Les statuts ne sont pas spécifiques sur les procédures détaillées lors d'une élection. Le NomCom a une responsabilité générale en termes de Provisions des Statuts d'AFRINIC section 9.3 (b), mais le comité des élections a également des responsabilités en termes de section 10. des statuts. Le conseil d'administration suggère la procédure suivante:

  • Le NomCom présente l'élection, décrit les responsabilités et le mandat;
  • NomCom donne à chaque candidat une chance de parler;
  • Le comité d'élection effectue l'élection;
  • Le vote en ligne devrait se terminer en même temps que le vote en personne se termine;
  • Les votes sont comptés;
  • Le comité électoral rend compte du résultat au président du NomCom;
  • Le président du NomCom annonce le résultat.

8.6. Dépouillement des votes et détermination des gagnants

Un représentant du NomCom et des membres du Comité des élections présents lors de l'AGA, en plus de quatre (4) bénévoles au maximum de l'autre RIRs présents, compteront les votes sur papier.

Les décomptes du vote électronique seront ajoutés aux décomptes des bulletins papier pour déterminer les décomptes finaux.

En cas d'égalité pour un siège ouvert, le vote pour ce siège sera répété, uniquement par bulletin papier et en ignorant les résultats du vote électronique, jusqu'à ce qu'il y ait un gagnant.

Pour chaque siège, le candidat qui obtient le plus de votes sera le vainqueur.

Les litiges seront résolus en termes de l'Article 10.2 des statuts.

 

9. Annonce du résultat

Le président du NomCom annoncera les résultats des élections, y compris le nombre de votes électroniques et de votes papier pour chaque candidat.

Le PDG doit envoyer les résultats finaux par e-mail au plus tard 48 heures après l'élection à:

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Les résultats des élections seront publiés simultanément sur le site Internet d'AFRINIC.

 

10. Calendrier électoral

Le calendrier suivant doit être utilisé dans la mesure du possible. Le personnel doit remplir des dates précises chaque année. Les écarts mineurs n'ont pas besoin d'être approuvés par le Conseil.

Les dates précises de l'élection du conseil d'administration de 2019 sont publiées ici

 

Jours par rapport aux écheances Date Description
40 jours avant la réunion AFRINIC de novembre / décembre Par exemple, mi-octobre Appel du conseil d'administration pour les bénévoles du NomCom
10 jours avant la réunion AFRINIC de novembre / décembre Par exemple, mi-novembre 

Fermer l'appel aux volontaires du NomCom;

Commencer l'examen par le Conseil des nominations NomCom.

Pendant ou au plus 1 jour après la réunion AFRINIC de novembre / décembre  Par exemple fin novembre Décision du conseil d'administration sur les nominations au NomCom
Pendant ou non 3 jours après la réunion AFRINIC de novembre / décembre   Annonce des nominations NomCom pour l'année suivante
14 jours après la réunion AFRINIC de novembre / décembre Par exemple, mi-décembre Élection du président du NomCom
16 jours après la réunion AFRINIC de novembre / décembre   Annonce de la présidence du NomCom
115 jours avant l'élection Par exemple fin janvier NomCom finalise les critères et les qualifications
111 jours avant l'élection   NomCom et le personnel finalisent le formulaire de nomination
110 jours avant l'élection  

NomCom annonce un appel à candidatures;

Le formulaire de nomination est activé

75 jours avant l'élection Par exemple fin février Fin de la période de nomination
69 jours avant l'élection  

NomCom et le personnel vérifient l'éligibilité et le consentement;

NomCom commence à considérer les candidatures

68 jours avant l'élection   NomCom envoie les candidatures au Conseil pour approbation
60 jours avant l'élection Par exemple, mi-mars Approbation des candidatures par le conseil d'administration
    NomCom poursuit l'examen des candidatures
45 jours avant l'élection   NomCom envoie draft liste des candidats au conseil pour des conseils non contraignants
40 jours avant l'élection   Le conseil d'administration envoie des avis au NomCom sur draft liste
34 jours avant l'élection   NomCom finalise la liste des candidats
31 jours avant l'élection   Le NomCom et le personnel finalisent les formulaires de commentaires publics
30 jours avant l'élection Par exemple, mi-avril

NomCom annonce la liste des candidats;

Début de la période de consultation publique;

Le personnel envoie une annonce à chaque membre

14 jours avant l'élection   Ouvrir le système de vote électronique et de nomination par procuration
1 jour avant l'élection   Dernier jour pour envoyer des formulaires de procuration au PDG pour validation
0 Par exemple, mi-mai Jour d'élection

 

11. Résumé des modifications par rapport à la version précédente

Ce sont les principaux changements de la version précédente des lignes directrices sur les élections au conseil d'administration (tel qu'adopté en 2014 avec des modifications mineures par la suite):

  1. Le processus a commencé bien plus tôt, avec l'appel à des volontaires du NomCom en octobre de l'année précédant l'élection, au lieu de janvier de l'année de l'élection.
  2. Un délai supplémentaire est accordé pour certaines étapes du processus.
  3. La plupart des lignes directrices précédemment fournies au NomCom par le Conseil (en termes de l'Article 9.2 des statuts d'AFRINIC) sont intégrés à ce processus électoral.
  4. L'option «Aucune des réponses ci-dessus» a été supprimée.
  5. Les litiges seront résolus en termes de l'Article 10.2 des statuts.
  6. Le président du NomCom n'est pas membre du comité électoral; cela violerait l'exigence de l'article 10 des statuts constitutifs selon laquelle le comité d'élection devrait être composé de personnel.
  7. Les procurations peuvent être validées jusqu'à 24 heures avant l'élection, conformément à la pratique antérieure.
  8. Le vote électronique se termine en même temps que le vote par bulletin papier, conformément à la pratique antérieure.
  9. Le vote électronique ne compte que trois administrateurs, et non quatre, conformément à la pratique antérieure.
  10. Les résultats sont annoncés avec le nombre total de votes exprimés pour chaque option.

 

 

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