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Procès-verbal de la réunion du conseil d'administration - dimanche 26 novembre 2017 - 10 h 07, heure locale Nigeria

PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION TENUE LE DIMANCHE 26 NOVEMBRE 2017 À 10 H 07 HEURE LOCALE NIGERIA, BOARDROOM RENAISSANCE IKEJA HOTEL

 

Présents:

  • M. Alan Barrett (AB) PDG
  • M. Sunday Folayan (SF) Membre Afrique de l'Ouest
  • M. Haitham El Nakhal (HE) Membre Afrique du Nord
  • M. Abibu Ntahigiye (AN) Membre Afrique de l'Est
  • MSMoonesamy (SM) Membre Océan Indien
  • Dr Christian Bope (CB) Membre Afrique centrale
  • M. Lucky Masilela (LM) Membre Afrique australe
  • M. Serge Ilunga (SI) Membre non géographique
  • M. Seun Ojedeji (SO) Membre non géographique

 

En attendant:

M. Ashok Radhakissoon (AR) Conseiller juridique

 

Agenda:

  1. Mot de bienvenue et examen de l'ordre du jour
  2. Approbation de Draft Procès-verbaux des réunions

2.2 du 13 septembre 2017

2.1 du 27 septembre 2017

  1. Resolutie
  2. Comité d'appel mis à jour du mandat et de la nomination
  3. Rapport des comités

Rapport d'audit 5.1

5.2 Comité des finances

5.3 Comité de rémunération

5.4 Comité d'examen des frais

5.5 Comité de gouvernance

  1. Nominations au conseil d'administration 2018

6.1 ASO AC / NRO NC

6.2 Comité de gouvernance

  1. Nouveau RSA
  2. Code d'éthique
  3. État des frais relatifs aux ressources Nouveau barème
  4. Le budget AFRINIC 2018
  5. Programme FIRE
  6. L'avenir d'AFRINIC
  7. Examiner les éléments d'action

14.Accord de transfert

  1. Ajournement

 

AFFAIRES DU JOUR

1. Mot de bienvenue et examen de l'ordre du jour

Le Président, SF souhaite la bienvenue aux membres du Conseil présents et ouvre la réunion à 10 h 07, heure locale du Nigéria. Un appel nominal a été effectué pour confirmer le quorum.

SF a appelé à une révision de l'ordre du jour. L'ordre du jour a été adopté à l'unanimité tel que présenté. HE proposé et AN appuyé.

 

2. Approbation de Draft Procès-verbaux des réunions

2.2 du 13 septembre 2017

Résolution 201711.379

Le Conseil a décidé d'approuver le procès-verbal de la réunion du Conseil tenue le 13 septembre 2017 avec modifications.

SO proposé. CB détaché. Résolution approuvée à l'unanimité.

 

2.1 du 27 septembre 2017

Résolution 201711.380

Le Conseil a décidé d'approuver le procès-verbal de la réunion du Conseil tenue le 27 septembre 2017 avec modifications.

CB proposé. Appuyé HE. Résolution approuvée à l'unanimité.

 

3. Résolutions

Novation du bail des locaux à bureaux

Résolution 201711.375

CONSIDÉRANT que les bureaux loués par AFRINIC à Ebene, Maurice, ont changé de propriétaire le 5 octobre 2017;

ATTENDU QUE AFRINIC et les nouveaux propriétaires souhaitent poursuivre le bail selon les mêmes modalités et conditions qu'auparavant;

ATTENDU QU'un acte de novation de bail a été draftentre AFRINIC Ltd (locataire), [SUPPRIMÉ]

IL EST RÉSOLU que le PDG est autorisé à signer l'acte de novation du bail.

Proposé par AB et appuyé par HE. (Approuvée par courriel du 15 novembre 2017) Résolution adoptée à l'unanimité.

Procédures ASO AC / NRO NC Member

Résolution 201711.376

Attendu que le processus et les directives d'élection de l'AFRINIC ASO AC / NRO NC n'incluent pas de procédure pour retirer un membre ASO AC / NRO NC;

Résolu à draft une telle procédure doit être ajoutée au processus électoral et aux directives de l'AFRINIC ASO AC / NRO NC;

Résolu à publier le draftprocédure de commentaires de la communauté pendant trente (30) jours calendaires.

Proposé par HE et appuyé par SO. (Approuvée par courriel du 22 novembre 2017) Résolution adoptée à l'unanimité.

 

3.3 Contrat FEU avec le CRDI

Résolution 201711.377

ATTENDU QUE le Centre de recherches pour le développement international (CRDI), une société d'État du Canada, a approuvé une subvention à AFRINIC d'un montant de 100,000 108582 CAD pour le projet «Subventions et bourses: égalité des sexes et mise à l'échelle de l'innovation numérique» (numéro de subvention 003-XNUMX) ;

ATTENDU QUE la subvention sera administrée dans le cadre du programme FIRE d'AFRINIC sur une période de deux ans débutant en novembre 2017;

ATTENDU QUE le CRDI exige qu'AFRINIC signe un accord de subvention;

IL EST RÉSOLU que le PDG est autorisé à signer la convention de subvention.

Proposé par SM et appuyé par SO. (Approuvé par e-mail du 19 novembre 2017) Résolution adoptée à l'unanimité.

 

4. Comité d'appel mis à jour du mandat et de la nomination

Le Conseil a débattu de la résolution proposée et a décidé que, s'il est nécessaire de créer un Comité intérimaire, le Conseil nommera un Comité intérimaire aussi proche que possible du mandat.

 

Résolution 201711.378

ATTENDU QUE conformément à la résolution 201708.366 du Conseil, draft les termes de référence d'un Comité d'Appel pour le Développement des Politiques d'AFRINIC ont été publiés pour commentaires;

ATTENDU QUE l'Office a tenu compte des commentaires et révisé le mandat;

DÉCIDE d'approuver le mandat mis à jour daté du 2 novembre 2017 pour le Comité d'appel sur l'élaboration de politiques;

IL EST RÉSOLU que la première nomination du Comité permanent aura lieu lors de l'AGA en 2018.

Proposé: AB Appuyé: SO. La résolution a été adoptée à l'unanimité.

 

5. Rapport des comités

Rapport d'audit 5.1

Le président du comité d'audit, CB, a rendu compte de l'exercice d'audit en cours pour l'année 2017 et de la réunion tenue avec les auditeurs PwC.

L'audit est en cours depuis le 20 novembre 2017. Il devrait être finalisé en février 2018 et le rapport d'audit doit être soumis avant l'AGMM2018.

AN a souligné l'importance d'avoir des réunions d'entrée et de sortie avec les auditeurs. Les questions importantes peuvent être discutées lors de ces réunions avant les auditeurs draft le rapport ou fournir un résumé des recommandations et clarifications.

SM a demandé si l'AuditCo avait été chargé de travailler avec les auditeurs en ce qui concerne les conflits d'intérêts. Le président SF a rappelé à SM que le conseil d'administration est responsable de toutes les missions et peut demander au comité d'audit d'effectuer une tâche particulière, si nécessaire. Le comité d'audit effectuera la mission, mais c'est le conseil d'administration qui prend les décisions. S'il y a une fraude ou un conflit d'intérêts, il sera signalé au chef de la direction par la direction et le chef de la direction fera rapport au conseil en conséquence. Les auditeurs peuvent être invités à approfondir un cas particulier soumis au Conseil.

Le président SF a demandé au comité d'audit de préparer un calendrier avec des dates pour chacune des actions requises jusqu'à l'AGMM2018 et de le diffuser au conseil d'administration.

Le Conseil a également débattu des principes de rotation des auditeurs tous les 5 ou 3 ans. SF mentionne qu'il aimerait avoir la rotation tous les 6 ans.

Action Action 201711.01: Le président du comité d'audit, CB, pour vérifier la période de temps pour changer les auditeurs; que ce soit 3 ans ou 5 ans.

Action Action 201711.02 XNUMX: Le Comité d'audit partagera le rapport de la réunion tenue avec les auditeurs au Conseil et ses recommandations.

Action Action 201711.03 2018: Le Comité d'Audit prépare un calendrier avec les dates de chacune des actions requises jusqu'à l'AGMMXNUMX et le distribue au Conseil d'Administration.

 

5.2 Comité des finances

Le président du comité des finances, SE, a fait un rapport au conseil sur les travaux du comité. Le Comité travaille à la mise à jour de sa charte et à la tarification des IPv6.

Toujours sur la base des recommandations des Commissaires aux comptes, le Comité financier prépare un draft Politique d'investissement et envisage de faire appel à un spécialiste des investissements pour savoir comment gérer et investir l'excédent. La politique d'investissement doit être prête dans les 6 prochains mois.

Pause déjeuner 12:40 heure locale Nigeria et reprend à 14:00 heure locale Nigeria.

 

5.3 Comité de rémunération

Le président du comité des rémunérations, LM, a invité le PDG à présenter le rapport sur la révision de la politique de rémunération d'AFRINIC Ltd, y compris les conclusions et recommandations d'un consultant du groupe Hay.

Le PDG a expliqué que le consultant avait attribué un grade ou un niveau à chaque poste, avait comparé les salaires et avantages sociaux d'AFRINIC (pour chaque niveau) à ceux d'autres entreprises et avait formulé des recommandations pour des changements de salaires et d'avantages. soyez prudent dans l'augmentation totale du salaire et gardez le coût RH inférieur à 52%.

Le Conseil est convenu que la plupart des recommandations devraient être mises en œuvre.

Action 201711.04 XNUMX: Le comité de rémunération travaillera avec la direction à la mise en œuvre des parties appropriées des recommandations issues de l'examen des salaires et des avantages sociaux.

Le Conseil a formulé les recommandations suivantes:

  1. AFRINIC devrait mettre en place un système de gestion des performances.
  2. Le paiement de la prime doit être budgétisé plus tôt et basé sur les performances du personnel. Le Conseil devrait être informé en octobre et le paiement effectué en décembre.
  3. Le comité des rémunérations actualise sa charte.

Le Conseil a également discuté du contrat du PDG. Le Comité des Rémunérations a informé le Conseil que le contrat du CEO expirera en avril 2018 et que le Conseil doit décider de renouveler le contrat pour 3 ans ou de le convertir en CDI. Le RemCo a également informé le Conseil qu'au cours des 3 dernières années, le PDG n'a reçu aucune augmentation de salaire et que le comité procédera à une évaluation du rendement.

Le président SF a demandé l'ouverture de la session exécutive. Le PDG et l'adjoint exécutif ont été excusés de la session.

Entrez dans la session exécutive 15:18

***

Quitter la session exécutive 15:55

Le PDG et l'adjoint exécutif se sont joints à nouveau à la réunion.

Le conseil d'administration a décidé que le contrat du PDG passerait de 3 ans à 5 ans renouvelable. Le comité de rémunération devrait faire rapport au conseil sur l'évaluation du PDG.

SM a demandé une copie du contrat du PDG. Le Conseil a décidé que le document serait partagé avec les membres à l'aide d'un dossier avec des fonctions de suivi.

Action Action 201711.05 XNUMX: Le PDG doit fournir une plate-forme adaptée au partage de documents confidentiels.

Action 201711.06 XNUMX: Le contrat du PDG à partager via la plateforme confidentielle.

 

5.4 Comité d'examen des frais

Le président du comité, SM a fait son rapport et a invité le PDG à expliquer la formule utilisée et les graphiques pour le calcul des honoraires.

Le chef de la direction a rendu compte d'une proposition qu'il avait transmise au comité d'examen des honoraires et au conseil. [SUPPRIMÉ]

Le président SF propose qu'un script / une page Web soit mis à la disposition des membres en ligne où ils peuvent calculer leurs cotisations. L'APNIC dispose déjà d'un tel script.

Le conseil d'administration a proposé que l'héritage s'adresse aux détenteurs d'espace pour signer un accord avec AFRINIC similaire aux membres associés qu'aux membres ressources.

Une session est prévue vendredi en séance plénière pour présenter le rapport à la communauté. Le comité d'examen des frais doit faire circuler ses diapositives au conseil avant de les présenter à la communauté.

Action Item 201711.07: AFRINIC va créer une page Web où un calculateur est disponible pour que les membres calculent leurs cotisations en ligne d'ici février 2018.

 

5.5 Comité de gouvernance

La liaison du conseil d'administration avec le comité de gouvernance (GovCom), SO, a fait un bref rapport sur les travaux effectués par le GovCom. Le GovCom finalise ses directives et le GovCom publiera à la communauté avant la session du GovCom pendant la plénière.

Le GovCom envisage également de réintroduire les résolutions qui ont échoué lors de la dernière révision des statuts et examine la demande d'avis concernant les dates de début et de fin du mandat d'un administrateur.

 

6. Nominations au conseil d'administration 2018

6.1 ASO AC / NRO NC

Le conseil a discuté de la nomination de la personne nommée au conseil d'administration de l'ASO AC / NRO NC pour l'année 2018.

[SUPPRIMÉ] Le président SF a proposé que Fiona Asonga soit nommée de nouveau. SO a soutenu et informé que Fiona Asonga doit également mener à bien des travaux en cours au niveau ASO AC / NRO NC.

CB a suggéré que le conseil d'administration lance un appel public à candidatures, puis sélectionne parmi les volontaires. Il a déclaré que le RIPE NCC fait cela. Le conseil d'administration a décidé de lancer un appel public à candidatures pour le poste l'année prochaine, mais de reconduire Fiona Asonga à ASO AC / NRO NC pour 2018.

Résolution 201711.381

Le Conseil a décidé de nommer Fiona Asonga au NRO NC pour un mandat d'un an de janvier 2018 à décembre 2018.

SO proposé. Appuyé HE. La résolution a été adoptée à l'unanimité.

Mesure à prendre 201711.08 2019: Le conseil doit lancer un appel public pour le poste de personne nommée par le conseil à l'ASO AC / NRO NC avant de prendre une nomination pour l'année XNUMX.

 

6.2 Comité de gouvernance

Le Conseil a débattu et a décidé de reconduire Zeimm Auladin-Suhootoorah au Comité de gouvernance pour un mandat de deux ans de janvier 2018 à décembre 2019. Le Conseil a également convenu de définir un processus de nomination des personnes nommées par le Conseil au Comité de gouvernance.

 

Résolution 201711.382

Le Conseil a décidé de nommer Zeimm Auladin-Suhootoorah au Comité de gouvernance pour un mandat d'un an de janvier 2018 à décembre 2018.

AB proposé. Appuyé par SO. La résolution a été adoptée à l'unanimité.

Action 201711.09 XNUMX: Le PDG draft un processus de nomination de la personne nommée par le conseil au comité de gouvernance.

 

7. Nouveau RSA

Résolution 201711.383

ATTENDU QUE dans la résolution 201704.335, le Conseil a approuvé la politique AFPUB-2016-V4- 003-DRAFT03 (IPv4 Transfert de ressources dans la région AFRINIC);

ATTENDU QUE dans la même résolution, le conseil a ordonné au personnel de draft un RSA révisé pour approbation par le Conseil;

ATTENDU QUE le 2 octobre 2017, un RSA révisé a été publié pour commentaires du public;

Tandis que le draft RSA a été mis à jour en tenant compte des commentaires de la communauté;

RÉSOLU d'approuver le RSA révisé.

AB proposé. Appuyé par SO. La résolution a été adoptée à l'unanimité.

La réunion a été ajournée à 17 h 45, heure locale du Nigéria, et a repris à 18 h 05, heure locale du Nigéria.

 

8. Code d'éthique

Le point ci-dessus doit être renvoyé à la liste de diffusion pour discussion.

Action Action 201711.10 XNUMX: SM doit envoyer le code d'éthique proposé à la liste de diffusion du Conseil pour discussion.

 

9. État des frais relatifs aux ressources Nouveau barème

Au-dessus du point de l'ordre du jour déjà discuté sous le point 4.4 de l'ordre du jour le Comité d'examen des taxes.

 

10. Le budget AFRINIC 2018

Le Conseil a examiné les draft Budget AFRINIC 2018 tel que diffusé par le Comité des Finances. Le PDG de réviser le budget conformément aux commentaires reçus et de revenir lundi prochain au Conseil.

Action Action 201711.11 XNUMX: Le PDG doit modifier le draft Budget AFRINIC 2018 et à distribuer au Conseil avant le 27 novembre 2017.

 

11. Programme FIRE

Le PDG a informé le Conseil du programme FIRE conformément au rapport distribué.

[SUPPRIMÉ]

Le Conseil a ordonné à la direction de mettre en place une piste d'audit de ces projets lorsqu'il y a des transactions de grosses sommes d'argent.

Mesure à prendre 201711.12 XNUMX: Le président et chef de la direction supervise un audit du programme FIRE.

 

12. Avenir d'AFRINIC

Le point de l'ordre du jour ci-dessus a été discuté lors de la dernière retraite du Conseil. Le Conseil doit considérer l'impact et les risques que certains facteurs peuvent avoir sur l'avenir d'AFRINIC. Ces facteurs peuvent être IPv4 l’épuisement, la structure d’examen des frais, le passage à IPv6, la politique de transfert et tout autre risque juridique.

CB était d’avis que la seule source de revenus pour AFRINIC à l’avenir serait le IPv4 allocation; Il craignait que les membres puissent demander IPv6 allocations de RIPE NCC au lieu d'AFRINIC. AFRINIC peut perdre son adhésion, d'où l'importance de considérer ce qui peut inciter un membre à rester et à utiliser les services AFRINIC.

SI a fait part de ses préoccupations concernant le regroupement des multinationales dans une seule entreprise et l'achat de ressources en vrac.

Le conseil a proposé que la direction évalue les risques et revienne sur l’impact des IPv4 épuisement sur AFRINIC Finance. Rapport en cours de discussion lors de la retraite du conseil d'administration 2018.

Action 201711.13 XNUMX: La Direction doit évaluer les risques susceptibles d'affecter AFRINIC et revenir sur l'impact des IPv4 épuisement sur AFRINIC Finance. Le rapport sera discuté lors de la retraite du conseil d'administration 2018.

Le Bureau a suspendu ses travaux à 19 h 03, heure locale du Nigéria, et a repris à 09 h 00, heure locale du Nigéria, le lundi 27 novembre 2017.

Le président a proposé qu'une proposition bien préparée sur les risques et l'impact sur l'avenir d'AFRINIC soit préparée par CB et SI, et le rapport présenté au Conseil. Ils peuvent choisir d'écrire en français afin de présenter clairement leurs idées. Les risques doivent être clairement expliqués et fournir la justification que le Conseil doit examiner lors de la prochaine retraite du Conseil en 2018. Le président a proposé que CB, SI et le conseiller juridique forment un petit groupe et travaillent sur le document dans les deux prochaines semaines. .

Action Item 201711.14: CB et SI préparent un document sur les risques perçus et l'impact sur l'avenir d'AFRINIC. Le Conseiller juridique fera partie du groupe. Le rapport à être draftédité et soumis au Conseil avant le 10 décembre 2017.

 

13. Examiner les éléments d'action

Action Item 201709.01: Le Comité de Rémunération travaillera sur la liste des Actions issues de la dernière Retraite du Conseil d'Administration sur les Objectifs Stratégiques / Plan 2016-2020. Le Comité définira les paramètres et les délais appropriés, et proposera des actions pour le Conseil d'Administration lors de sa prochaine réunion du Conseil.

Statut: Action à clôturer. Terminé. Les métriques sont terminées. La direction à intégrer dans le plan stratégique.

Action Action 201709.02: Les membres du Conseil doivent envoyer la candidature des candidats potentiels pour le poste de membre ASO / NRO NC sur la liste de diffusion du Conseil pour les deux prochaines semaines

Statut: Action à clôturer. Terminé.

Action 201709.03: La direction prépare une version abrégée du rapport financier semestriel et la soumet au conseil pour approbation. Le rapport sera publié à la communauté avant le 18 octobre 2017.

Statut: Action à clôturer. Terminé.

Nouvelle action 201711.15: 45 jours après la fin de chaque trimestre, la direction publie un rapport financier trimestriel.

Action 201709.04: Les membres du Conseil doivent signer la résolution de contrepartie pour l'ouverture d'un compte Euro FCDA et la renvoyer au Secrétariat pour traitement avant le 4 octobre 2017.

Statut: Action à clôturer. Terminé.

Nouvelle action 201711.16 9: Chaque membre du conseil doit soumettre les documents KYC avant le 2017 décembre XNUMX.

Action Action 201709.05: SO pour conduire le processus d'intégration des commentaires reçus de la communauté sur le Comité d'Appel aux Termes de Référence d'origine au plus tard le 11 octobre 2017.

Mesure à prendre 201709.06: Le conseil doit finaliser la constitution du comité d'appel après l'achèvement de l'examen du mandat initial par l'OS.

Statut: Action à clôturer. Terminé.

Nouveau point d'action 201711.17: le Secrétariat publiera le mandat du comité d'appel.

Action Item 201709.07: Le Conseil doit commenter les procédures de révocation d'un membre NRO NC sur l'outil collaboratif jusqu'au 30 septembre 2017. CB pour piloter l'Action Item.

Statut: Action à clôturer. Terminé.

Nouvelle action 201711.18: Les procédures de suppression d'un membre NRO NC doivent être mises à jour à la fin de la période de commentaires de la communauté.

Action Item 201709.08: Le président SF et le vice-président SE travailleront ensemble sur les questions d'Andrew Alston et fourniront au Conseil un draft réponse tout en tenant compte des commentaires du conseiller juridique. le draft réponse à envoyer au Conseil pour examen avant le 30 septembre 2017.

Statut: Action à clôturer. Terminé.

Le PDG a indiqué que lui et le conseiller juridique avaient demandé conseil au commissaire mauricien à la concurrence concernant les problèmes de concurrence soulevés par Andrew Alston, mais qu'ils n'avaient pas reçu de réponse. 

Nouveau point d'action 201711.19 XNUMX: Le PDG fera le suivi auprès de la Commission de la concurrence en ce qui concerne les questions d'Andrew Alston. Les commentaires doivent être partagés avec le Conseil pour prendre note des AA et y répondre.

Action Item 201709.09: Le PDG doit mettre en évidence les modifications du RSA révisé dans différentes couleurs et les partager sur la liste de diffusion du Conseil à 12h00 UTC le 30 septembre 2017.

Statut: Action à clôturer. Terminé.

Action: 201706.01: Comité de rémunération pour travailler avec le PDG pour engager un consultant pour examiner les salaires, les avantages et la structure de l'entreprise

Statut: Action à clôturer. Terminé.

[SUPPRIMÉ]

Mesure à prendre 201705.04: Le conseil d'administration discutera plus avant et examinera l'option d'organiser une réunion publique ouverte du conseil l'année prochaine.

Statut: Action à clôturer et à réexaminer en juin 2018 conformément à la dernière discussion de la retraite du conseil.

 

14. Accord de transfert

Le Conseil a débattu de la question de savoir si l'accord de transfert est de nature opérationnelle ou s'il s'agit d'un document stratégique nécessitant l'approbation du Conseil.

Le conseil a voté à main levée. SO & AB s'abstient.

LM, HE, AN, SM, SI, CB ont voté pour que le document de transfert soit un document opérationnel.

Le Conseil a noté que l'accord de transfert est un document opérationnel et ne nécessite pas l'approbation du Conseil.

Le PDG a présenté la version finale de l'accord de transfert au conseil d'administration.

 

15. Divers

15.1 Décorum du Conseil

On a rappelé au conseil le décorum qui prévaut lors des réunions du conseil et le respect des principes. 

Action 201711.20 XNUMX: Le Secrétariat vérifiera auprès du service d'assistance informatique un système d'archivage des documents du Conseil et des comités.

 

15.2 Lignes directrices du GC

Le comité de gouvernance a finalisé son document sur les procédures internes et il est disponible pour examen.

Action 201711.21 XNUMX: SO doit faire rapport au conseil sur le document de procédures internes du comité de gouvernance.

 

15.3 Fréquence des réunions

LM a suggéré que les réunions devraient être tenues pour traiter uniquement des questions clés, un exemple pour approuver le budget, approuver les états annuels et que les réunions du Conseil devraient être structurées plus efficacement.

Il a proposé de tenir des réunions tous les deux mois, pas des réunions mensuelles, et pour une durée ne dépassant pas 2 heures.

Le Conseil est convenu des points suivants:

  1. d'intégrer les réunions des comités au calendrier des réunions du Conseil pour l'année 2018
  2. un calendrier Google AFRINIC pour les réunions du conseil d'administration et des comités à mettre en place
  3. le calendrier des réunions du conseil pour l'année qui sera publié en ligne. Le calendrier des comités du conseil doit rester confidentiel

Action 201711.22 2018: Le Secrétariat préparera et distribuera le calendrier des réunions du Conseil et des comités pour l'année XNUMX conformément aux recommandations du Président.

Action Action 201711.23 XNUMX: Le Secrétariat doit mettre en place un calendrier Google AFRINIC pour les réunions du Conseil et des Comités.

 

15.4 Mécanisme de traitement des plaintes des membres ressources

Il devrait y avoir une surveillance constante des listes de diffusion afin de détecter rapidement les demandes et les plaintes soumises au Conseil.

Le chef de la direction doit s'adresser au conseil d'administration lorsque de telles requêtes / plaintes sont identifiées. Si un membre du conseil d'administration a remarqué de telles requêtes / plaintes, il doit les transmettre au conseil d'administration.

Un accusé de réception des plaintes sera envoyé et le contenu indiquera qu'une réponse est prévue lors de la prochaine réunion du Conseil.

 

15.5 Contrôle de sécurité

Le conseil a discuté d'un processus de vérification des antécédents des administrateurs avant qu'ils ne se présentent aux élections. Il est proposé qu'un formulaire de vérification des antécédents soit conçu et qu'ils déclarent tout conflit d'intérêts.

Action 201711.24 XNUMX: PDG et conseiller juridique draft procédures et formulaires de déclaration d'intérêts et de vérification des antécédents des administrateurs.

 

16. Ajournement

La réunion s'est terminée à 13 h 15, heure locale du Nigéria (27 novembre 2017).

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