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Procès-verbal de la réunion du conseil d'administration tenue le 28 mai 2017 à 9h00 heure locale

PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION DU CONSEIL FACE À FACE TENUE LE DIMANCHE 28 MAI 2017 À 09H00

HEURE LOCALE, PENDANT LE SOMMET INTERNET DE L'AFRIQUE 2017, BOMA HOTEL, NAIROBI, KENYA

 

Présents:

M. Alan Barrett (AB) PDG  
M. Sunday Folayan (SF) Président  Afrique de l'Ouest
M. Haitham El Nakhal (HE) Vice président  Afrique du Nord 
M. Christian Bope (CB) Membre de l'AFRINIC  Afrique centrale
M. Krishna Seeburn (KS) Membre de l'AFRINIC Océan Indien
M. Abibu Ntahigiye (AN) Membre de l'AFRINIC Afrique de l'Est
M. Lucky Masilela (LM) Membre de l'AFRINIC Afrique australe
M. Andrew Alston (AA) Membre de l'AFRINIC Non géographique
M. Seun Ojedeji (SO) Membre de l'AFRINIC Non géographique

 

En attendant:

M. Ashok Radhakissoon (AR) Conseiller juridique

 

Agenda:

1. Mot de bienvenue et examen de l'ordre du jour

2. Approbation de Draft Procès-verbaux des réunions

2.1 du 4 mai 2017

2.2 du 19 avril 2017

3. Résolutions adoptées par circulation

3.1 Changement de signataires de la lettre de déclaration d'audit

3.2 Changement de date pour le vote électronique

3.3 Approbation des candidatures aux élections

3.4 Approbation de l'avis de convocation

3.5 Frais de conférence

4. Résolutions diverses

4.1 Protocole d'accord entre AFRINIC et Research ICT Africa

4.2 Modifications du modèle de protocole d'entente Certi :: 6

4.3 Approbation des dépenses NRO

5. Rapport des comités

Rapport d'audit 5.1

5.2 Comité des finances

5.3 Comité de rémunération

5.4 Comité d'enquête du conseil

5.5 Critères d'adhésion des membres associés

5.6 Comité d'examen du protocole d'accord

5.7 Comité d'examen des frais

5.8 Comité de gouvernance

6. Frais d'adhésion et pénalités LIR, date de facturation

7. AoB

8. Ajournement

 

Affaires du jour

1. Mot de bienvenue et examen de l'ordre du jour

Le président, SF, souhaite la bienvenue aux membres présents et ouvre la réunion à 09 h 15. SF a appelé à une révision de l'ordre du jour, il n'y a eu aucun changement à l'ordre du jour.

L'ordre du jour a été adopté à l'unanimité tel que présenté.

 

2. Approbation des procès-verbaux des réunions

2.1 du 4 mai 2017

2.2 du 19 avril 2017

Il a été convenu que l'approbation des procès-verbaux des réunions précédentes serait différée.

 

3. Résolution adoptée par diffusion

3.1 Changement de signataires de la lettre de déclaration d'audit

Résolution 201704.337

ATTENDU QUE dans la résolution 201704.332, le conseil a approuvé les états financiers pour l'exercice clos le 31 décembre 2016;

ATTENDU QUE dans la même résolution, le conseil a autorisé le chef de la direction à signer la lettre de déclaration associée aux états financiers;

ATTENDU QUE les vérificateurs ont demandé deux signatures sur la lettre de déclaration;

IL EST RÉSOLU qu'Alan Barrett à titre de chef de la direction et Sunday Adekunle Folayan à titre de président du conseil soient et sont par la présente autorisés à signer la lettre de déclaration associée aux états financiers pour l'exercice clos le 31 décembre 2016.

AB proposé. Appuyé par SO. (Approuvée par courriel du 23 janvier 2017) Résolution adoptée à l'unanimité.

 

3.2 Changement de date pour le vote électronique

Résolution 201704.338

ATTENDU QUE la procédure d'élection comprend un calendrier dans lequel le système de vote électronique et la période de consultation publique s'ouvrent 20 jours avant l'AGA; CONSIDÉRANT que NomCom a demandé l'ouverture du système de vote électronique 7 jours plus tard;

IL EST RÉSOLU de modifier le calendrier afin que la période de commentaires s'ouvre 20 jours avant l'AGA et que le système de vote électronique ouvre 13 jours avant l'AGA.

AB proposé. Appuyé par AA. (Approuvé par e-mail du 11 mai 2017) Résolution adoptée à l'unanimité. Récusé KS, CB et AA.

 

3.3 Approbation des candidatures aux élections

Résolution 201704.339

ATTENDU QUE le 10 mai 2017, NomCom a fourni au Conseil une liste de nominations, y compris dix nominations pour trois sièges ouverts au Conseil, une nomination pour un siège ouvert au Comité de gouvernance, trois nominations pour un siège NRO-NC / ASO-AC ouvert et un nomination d'un coprésident du PDWG; ATTENDU QUE le conseil est tenu d'approuver les nominations aux sièges du conseil et des comités de gouvernance;

ATTENDU QUE le conseil n'est pas tenu d'approuver les nominations aux postes de président du NRO-NC / ASO-AC ou du PDWG
IL EST RÉSOLU d'approuver toutes les nominations au conseil d'administration et aux comités de gouvernance, sous réserve que le NomCom élimine celles qui ne satisfont pas aux exigences établies dans la ligne directrice électorale.

SF proposé. AN appuyé. (Approuvé par email du 12 mai 2017)

La résolution a été adoptée à l'unanimité. Récusé KS, CB et AA.

Au cours de la discussion sur la ratification de cette résolution, AA a demandé que le procès-verbal montre que, lors de la discussion par courrier électronique précédente, il avait demandé que les nominations pour les trois sièges ouverts du Conseil soient approuvées dans trois résolutions distinctes. AA a déclaré que cela aurait permis aux administrateurs en conflit de se récuser d'approuver des candidatures pour une région sans se récuser d'approuver des candidatures pour d'autres régions.

Le conseiller juridique a indiqué qu'il était de bonne pratique d'enregistrer de telles choses dans le procès-verbal.

 

3.4 Approbation de l'avis de convocation

Résolution 201704.340

Résolu à publier le draft procès-verbal de l'AGMM du 9 juin 2016 et du draft compte-rendu du SGMM du 30 novembre 2016, et de les inclure dans l'ordre du jour de la prochaine AGMM de juin 2017.

AB proposé. Appuyé par SO. (Approuvé par email du 18 mai 2017)

La résolution a été adoptée à l'unanimité.

 

Résolution 201704.341

Il est résolu d'approuver la convocation à l'assemblée générale annuelle des membres du 1er juin 2017 telle que présentée par le Secrétariat.

AB proposé. Appuyé par SO. (Approuvé par email du 18 mai 2017)

Résolution adoptée à la majorité. 8 Votez POUR - 1 Votez CONTRE

 

3.5 Frais de conférence

Résolution 201704.342

CONSIDÉRANT que l'événement AIS'17 se déroule à l'hôtel Boma, Nairobi, Kenya en mai / juin 2017;
RÉSOLU à approuver un paiement à l'hôtel de 85,840 XNUMX $ pour les forfaits de conférence;

IL EST RÉSOLU que le PDG est autorisé à signer le contrat associé.

AB proposé. Appuyé par SO. (Approuvé par email du 25 mai 2017)

La résolution a été adoptée à l'unanimité.

 

4. Résolutions diverses

4.1 Protocole d'accord entre AFRINIC et Research ICT Africa

Résolution 201704.343

ATTENDU QU'un protocole d'accord avait été draftentre AFRINIC et Research ICT Africa (RIA) pour une collaboration sur des sujets de recherche liés à Internet;
IL EST RÉSOLU que le PDG est autorisé à signer le protocole d'entente.

AB proposé. Appuyé par SO.

La résolution a été adoptée à l'unanimité.

 

4.2 Modifications du modèle de protocole d'entente Certi :: 6

Résolution 201704.344

ATTENDU QUE dans la résolution 201704.334, le Conseil a approuvé un modèle de protocole d'entente pour les partenaires de formation certi :: 6;
ATTENDU QUE les partenaires de formation potentiels peuvent demander des modifications mineures au protocole d'entente; IL EST RÉSOLU que le PDG est autorisé à approuver des modifications mineures lorsque le modèle de protocole d'accord est personnalisé pour chaque partenaire de formation potentiel.

AB proposé. Appuyé par SO. La résolution a été adoptée à l'unanimité.

 

4.3 Approbation des dépenses NRO

Résolution 201704.345

ATTENDU QUE les fonctions de trésorier de la NRO tournent annuellement entre les RIRs; ATTENDU QUE le PDG d'AFRINIC est trésorier de la NRO pour l'année 2017;
ATTENDU QU'Afrinic devrait effectuer certains paiements au nom de la NRO; RÉSOLU que les dépenses de la NRO pour l'exercice 2017 peuvent être traitées par Afrinic sans avoir besoin de l'approbation du Conseil dans chaque cas; à condition que ces dépenses soient dûment approuvées par le NRO.

AB proposé. Détaché KS. La résolution a été adoptée à l'unanimité.

 

5. Rapport des comités

Rapport d'audit 5.1

Le président du comité de vérification, AA, a indiqué que l'AuditCo se prépare à faire une présentation lors de l'AGA et qu'il distribuera la présentation au conseil le lendemain.

AA a rappelé au Conseil que l'AuditCo avait soumis un long rapport au Conseil lors de la réunion précédente, mais n'avait reçu aucun commentaire sur le rapport. Le président, SF a demandé à tous de lire le rapport et de commenter le cas échéant.

KS a ajouté que le Comité des Finances avait pris note du rapport et ajouté certaines actions sur certains points.

 

5.2 Comité des finances

Le président du Comité des finances, SE, a déclaré qu'une réunion aura lieu avec AA après le rapport d'audit. FinCo expliquera dans le prochain rapport l'excédent élevé en 2016 et 2017; et de prévoir des moyens et des filières d'utiliser le surplus pour la formation et la recherche et l'innovation.

En ce qui concerne le budget, nous sommes toujours dans le budget de la réunion de juin 2017.

 

5.3 Comité de rémunération

Le président du comité de rémunération, LM, a informé que le mandat du consultant sera diffusé pour examen et approbation.

 

5.4 Comité d'enquête du conseil

Le président du comité d'enquête, AN, a présenté le rapport au conseil. Il a souligné que le Comité avait prolongé les délais pour permettre au plaignant de donner plus de détails. Les plaintes ont été soumises à l'accusé qui a répondu dans le délai imparti. Le comité a procédé à son analyse et n'a vu aucune preuve claire d'une violation de la LDN.

CB a demandé qu'il soit consigné au dossier que le conseil acceptait le rapport du comité, et le rapport ne révélait aucune preuve de violation de la LDN.

Le Conseil a accepté le rapport du Comité.

AA a commencé à partir et a indiqué que, sur les conseils de son conseiller juridique, on lui avait conseillé de ne pas être dans la pièce.

Le président rappelle à AA qu'il doit attendre que le président le reconnaisse avant de parler, de se lever et de sortir.

 

AA s'est excusé à 10 h 56.

 

KS a demandé à être excusé à 10 h 57.

 

Le président a déclaré qu'il ne serait pas approprié que KS soit excusé parce que KS était le plaignant dans cette affaire.

 

Entrez dans la session exécutive 11:12

Quitter la session exécutive 11:24

La réunion a été levée à 11 h 26 pour une pause rafraîchissement.

La réunion a repris à 11 h 47. AA était de nouveau présent.

 

SO a noté que AA avait demandé à partir et se demandait pourquoi il était maintenant à la réunion.

AA a répondu qu'il avait changé d'avis pour participer à la réunion

 

KS a informé le Conseil qu'il se réservait le droit de soulever la plainte dans un autre forum, mais il la retire de ce Conseil.

Le conseiller juridique a précisé qu'il y avait une affaire et que la personne se retirait, donc l'affaire est close

 

SO mentionne en réponse à CB que ce qu'il a dit est déjà couvert dans le rapport du comité.

Le président SF remercie le comité et présente une motion pour dissoudre le comité d'enquête du conseil.

 

Résolution 201705.346

Le conseil décide de dissoudre le comité d'enquête du conseil.

SO proposé. Appuyé HE. La résolution a été adoptée à l'unanimité.

 

5.5 Comité des critères d'adhésion associés

Le président du comité, AN, informe que les lignes directrices pour les membres associés ont déjà été envoyées et examinées par le conseil d'administration.

 

5.6 Comité d'examen du protocole d'accord

Le président du comité, CB, a informé qu'un rapport avait été envoyé au conseil et que le PDG avait le pouvoir de signer certains protocoles d'accord, et pour d'autres, le PDG pouvait le soumettre au conseil pour approbation.

CB transmettra la liste de tous les protocoles d'accord au conseil d'administration et rédigera un rapport de clôture afin de dissoudre le comité.

 

Point d'action 201705.03: Le président du comité de révision du protocole d'accord doit transmettre la liste de tous les protocoles d'accord au conseil d'administration et présenter un rapport de clôture afin de dissoudre le comité.

 

Le président SF a ajourné la réunion à 12 h 16 et la réunion devrait reprendre à 15 h.

La réunion du Conseil a repris à 15h00 (LM était absent) LM a rejoint la réunion à 15h25

 

5.7 Comité d'examen des frais

Le président du comité d'examen des droits KS a informé le conseil d'administration qu'il avait été suggéré de présenter une proposition lors de l'AGA, mais la proposition n'était pas prête à être présentée. Il y aura une période de 60 jours pour la discussion.

KS a indiqué qu'un rapport sera envoyé au conseil une fois que le comité aura terminé ses travaux.

AB a déclaré qu'il n'y avait pas d'urgence, mais qu'il fallait accorder une attention particulière au calendrier du Comité d'examen des taxes; Délai de 60 jours pour commentaires et facturation en novembre.

 

5.8 Comité de gouvernance

SO, la liaison du conseil d'administration avec le comité de gouvernance, a fait le point sur les travaux du comité de gouvernance jusqu'à présent. Le comité de gouvernance a envoyé une lettre à la communauté indiquant qu'elle souhaitait examiner les résolutions spéciales qui avaient été proposées en novembre 2016, mais qui n'ont pas été adoptées, en particulier celles qui ont failli atteindre la majorité des 75%.

Le comité demande également à la communauté de donner son avis sur les domaines dans lesquels le comité de gouvernance devrait se pencher.

Un siège au comité de gouvernance est en voie de réélection; le siège est actuellement occupé par Abdalla Omari.

 

6. Frais d'adhésion et pénalités LIR, date de facturation

Le conseil d'administration a discuté des dates de facturation et des pénalités à l'AFRINIC, ainsi que des commentaires reçus de certains membres qui avaient exprimé leur frustration que les pénalités rendaient difficile pour eux d'être en règle aux fins des élections.

AA a déclaré que la définition de «règle» ne se trouve pas dans les règlements administratifs, donc le conseil devrait avoir le pouvoir de permettre aux membres ayant des pénalités en suspens de voter. Cependant, il a averti qu'un changement pourrait avoir de graves conséquences, car la possibilité de voter incite à payer à temps.

 

Le Conseil a discuté de la structure des sanctions et a décidé que:

Novembre - émettre la facture

1er janvier - Facture due

28 février - aucune pénalité si payé à cette date (était de 5%)

1 mars - pénalité de 5% si payé à cette date ou après (au lieu de 10%)

1er avril - pénalité de 10% si payé à cette date ou après (au lieu de 15%)

1er mai - pénalité de 15% si payé à partir de cette date

Juin - Emission d'une facture de pénalité

30 juin - Facture de pénalité due

 

Le conseiller juridique a suggéré que l'article 7.2 des statuts pourrait être modifié pour définir les membres conformes.

Le président SF note que, conformément à la proposition qui vient d'être discutée, la facture des pénalités ne sera due que le 30 juin, de sorte que cela n'entravera pas le statut d'un membre lors d'une AGA avant cette date.

AA a demandé à être excusé de la réunion à 17 h 24.

 

6. AoB

6.1 Réunion publique du conseil d'administration

Le conseil a discuté de la possibilité de tenir une réunion publique du conseil d'administration. Des questions telles que la présentation des rapports des comités et les résolutions préparées peuvent être faites devant la communauté. Le président a suggéré que cela pourrait éventuellement être mis en œuvre en 2018.

Le conseiller juridique a déclaré que nous devrions également tenir compte de l'impact sur la NDA. Toutes les résolutions et procès-verbaux sont actuellement publiés, mais les discussions sensibles lors des réunions à huis clos ne sont pas toujours publiées.

 

Élément d'action201705.04 : Le conseil d'administration discutera plus avant et examinera la possibilité de tenir une réunion publique ouverte du conseil d'administration en 2018.

 

7. Ajournement

La séance est levée à 17 h 30 jusqu'au lendemain.

 

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Réunion du conseil d'administration du 31 mai 2017 à 18h15

Présent: Tous les membres

Agenda:

1.0 Présentations à la communauté

AFFAIRES DU JOUR

Le président SF a ouvert la réunion et a déclaré que le Conseil d'administration avait fait face à de nombreux défis cette semaine. AA a reconnu avoir commis des actions inappropriées. Il s'est excusé auprès du Dr Nii Quaynor pour cet incident et le Dr Nii Quaynor a confirmé qu'il avait accepté les excuses. Le conseil d'administration avertira AA que son comportement n'était pas acceptable. SF écrira à la communauté.

 

1.0 Présentations à la communauté

Le Conseil a examiné les présentations que les différents sous-comités présenteront lors de l'AGA. Les résolutions pour adopter les états financiers et renouveler la nomination des vérificateurs seront prises lors de l'AGA.

 

2.0 Ajournement

La réunion s'est terminée à 19 h 15.

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