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Procès-verbal de la réunion du conseil d'administration tenue le mercredi 19 avril 2017 à 15 h 04 UTC

VIA LE SYSTÈME DE CONFÉRENCE EN LIGNE WEBEX

Présents:

M. Alan Barrett (AB CEO  
M. Sunday Folayan (SF) Chairman Afrique de l'Ouest
M. Haitham El Nakhal (HE) Vice-président Afrique du Nord
M. Christian Bope (CB) Membre de l'AFRINIC Afrique centrale
M. Krishna Seeburn (KS) Membre de l'AFRINIC Océan Indien
M. Lucky Masilela (LM) Membre de l'AFRINIC Afrique du Sud
M. Andrew Alston (AA) Membre de l'AFRINIC Non géographique
M. Seun Ojedeji (SO) Membre de l'AFRINIC

Non géographique


Mes excuses:

M. Abibu Ntahigiye (AN) Membre Afrique de l'Est

 

En attendant:

M. Ashok Radhakissoon (AR) Conseiller juridique

 

Agenda:

1.0 Mot de bienvenue et examen de l'ordre du jour

2.0 Approbation du procès-verbal de la réunion précédente du 15 février 2017

3.0 Examen de la liste des mesures à prendre

4.0 Résolutions déjà approuvées par e-mail

4.1 Nominations NomCom

4.2 Arrêts Internet

5.0 Rapport des comités

Rapport d'audit 5.1

5.2 Comité des finances

5.3 Comité de rémunération

5.4 Examen du comité des protocoles d'accord

5.5 Comité des critères d'adhésion associés

5.6 Comité d'examen des frais

5.7 Comité de gouvernance

6.0 Rapport d'audit - États financiers 2016

7.0 Réserve stratégique - Montant supplémentaire

8.0 Création d'un nouveau compte en euros libellé en devises

9.0 Modèle de protocole d'accord pour Certi :: 6

10.0 Ratification de la proposition de politique AFPUB-2016-V4-003-DRAFT03 (IPv4 Transfert de ressources au sein de la région AFRINIC)

11.0 Protocole d'accord AFRINIC-RIA

12.0 Discussion entre AA et CB concernant la position pendant le PDP

13.0 Planification d'AIS17

13.1 Processus électoral

13.2 GGTf

13.2 Arrêt d'Internet

13.4 Horaire du conseil

14.0 AOB

15.0 Ajournement

 

AFFAIRES DU JOUR

1.0 Mot de bienvenue et examen de l'ordre du jour

SF souhaite la bienvenue aux membres du Conseil présents en ligne et ouvre la réunion à 15h04 UTC. Un appel nominal a été effectué pour confirmer le quorum.

SF a appelé à une révision de l'ordre du jour, il n'y a eu aucun changement à l'ordre du jour.

L'ordre du jour a été adopté à l'unanimité tel que présenté. AA proposé et OS appuyé.

 

2.0 Approbation du procès-verbal de la réunion précédente du 15 février 2017

Résolution 201704.331

Le Conseil a décidé d'approuver le procès-verbal de la réunion du Conseil tenue le 15 février 2017. Proposition de KS. Appuyé HE. La résolution a été adoptée à l'unanimité.

 

3.0 Examen de la liste des mesures à prendre

Action Action 201702.01 Le Conseil d'administration discutera des nominations du NomCom2017 et votera sur la liste des volontaires sur la liste des volontaires sur la liste de diffusion du Conseil d'administration et finalisera la décision d'ici le vendredi 17 février 2017.

Statut: Action à clôturer. Terminé.

 

Point d'action 201702.02: Les membres du conseil qui n'ont pas encore communiqué leur choix de voyage pour 2017, pour terminer le plan de voyage du conseil d'ici le 5 mars 2017.

Statut: Actions à clôturer. Terminé.

 

Action Action 201702.03: Le PDG finalisera le modèle de protocole d'accord Cert :: 6 et le distribuera pour approbation par le Conseil.

Statut: Actions à clôturer. Terminé.

 

Point d'action 201611.01: Le président du comité d'audit doit préparer un calendrier des travaux d'audit jusqu'à l'AGMM2017.

Statut: Actions à clôturer. À compléter dans le cadre du rapport du Comité d'audit à la présente réunion.

 

Action Action 201611.07: La discussion entre AA et CB concernant la position pendant le PDP sera inscrite à l'ordre du jour de la prochaine réunion formelle.

Statut: Action à clôturer. Au titre du point 9.0 de l'ordre du jour

 

4.0 Résolutions déjà approuvées par e-mail 4.1 Nominations NomCom

Résolution 201612.329

ATTENDU QU'il y a lieu de nommer quatre membres au NomCom 2017 en vertu de l'article 9 des statuts;

CONSIDÉRANT que les personnes domiciliées dans les sous-régions de l'océan Indien et de l'Afrique centrale ne sont pas éligibles au sens de l'article 9.1 des statuts;

ATTENDU QUE le conseil d'administration souhaite nommer trois bénévoles communautaires de trois sous-régions différentes et un directeur d'une quatrième sous-région;

ATTENDU QUE plusieurs bénévoles de la communauté ont manifesté leur intérêt;

RÉSOLU de nommer John Walubengu (Afrique de l'Est), Mustapha Ben Jamaa (Afrique du Nord) et Wale Adedokun (Afrique de l'Ouest) au NomCom 2017 en tant que représentants de la communauté;

RÉSOLU de nommer Lucky Masilela (Afrique australe) au NomCom 2017 en tant que représentant du Conseil.

AB proposé. Appuyé par SO. (Approuvée par courriel du 20 février 2017) Résolution adoptée à l'unanimité avec KS, CB et AA se récusant.

 

4.2 Arrêts Internet

Résolution 201612.330

CONSIDÉRANT qu'Internet joue un rôle essentiel dans le développement social et économique de l'Afrique;

ATTENDU QUE les fermetures d'Internet ont de nombreux effets négatifs;

ATTENDU QU'il est important de maintenir Internet ouvert et accessible à tous en tout temps;

ATTENDU QUE le personnel d'AFRINIC drafta édité une déclaration sur le fait de garder Internet ouvert à tous; RÉSOLU qu'AFRINIC s'engage à faire en sorte qu'Internet reste ouvert, fiable et sécurisé afin que chacun, partout, puisse accéder librement aux informations et aux services dont il a besoin;

RÉSOLU que le draft la déclaration est approuvée pour publication.

AB proposé. Appuyé par SO. (Approuvée par courriel du 04 avril 2017) Résolution adoptée à l'unanimité.

 

5.0 Rapport des comités

Rapport d'audit 5.1

SF a demandé à SE de présider la réunion à 15:28 UTC.

Le président du comité de vérification, AA, a rendu compte de son analyse des états financiers et de la lettre de recommandations, tels qu'ils ont été distribués au conseil.

CB a demandé si un audit informatique avait été effectué chez AFRINIC. AA a précisé qu'un audit informatique n'a pas été effectué l'année dernière, et si le conseil exige que le comité d'audit envisage un audit informatique, le comité sera heureux de le faire et de demander un cabinet d'audit informatique.

 

5.2 Comité des finances

Le président du comité des finances, SE, a fait une synthèse du rapport financier du premier trimestre 2017 tel que distribué par la direction.

Une discussion plus approfondie, le cas échéant, doit être effectuée par courrier électronique.

 

5.3 Comité de rémunération

Le président du comité des rémunérations, LM, a informé que le poste de chef de la communication a été pourvu par M. Felix Otiato et qu'il prendra ses fonctions le 1er mai 2017.

Le Comité a recommandé qu'un examen des salaires, des avantages sociaux et de la structure organisationnelle soit effectué et qu'un consultant externe soit engagé pour aider à cet examen. Le Comité a demandé au Conseil l'autorisation de poursuivre cet exercice d'examen et a proposé au Conseil d'approuver la résolution ci-dessous à cet égard;

ATTENDU QUE le comité de rémunération du conseil a recommandé une révision des salaires, des avantages sociaux et de la structure de l'entreprise;

IL EST RÉSOLU que le chef de la direction et le comité de rémunération procèdent à un tel examen, en faisant appel à des consultants externes, selon ce qu'ils jugent approprié.

En réponse aux questions sur le calendrier, le mandat de tout consultant et le budget de l'exercice d'examen, LM a déclaré que le comité souhaitait commencer dans les trois semaines et conclure l'examen dans les trois mois. Un budget avait été alloué. Le mandat n'avait pas encore été drafted, et le comité voulait l'approbation de principe du conseil avant drafttermes de référence.

En réponse aux questions sur la justification de l'examen, LM a expliqué qu'il est nécessaire que les cadres supérieurs soutiennent le PDG et assurent la continuité des activités. Il a suggéré que les postes de CTO et / ou COO soient pris en compte, et le budget 2017 prévoit déjà l'embauche d'un CTO. Il a déclaré que le ratio du personnel local et du personnel expatrié devrait être équilibré et que les salaires et les avantages sociaux devraient être revus.

SF a soutenu le point de vue de LM selon lequel le principe devrait être approuvé avant que le mandat ne soit drafted.

SO et AA étaient d'avis que le mandat devrait être connu avant de donner l'autorisation d'engager des consultants.

Après discussion, le Conseil a convenu que le Comité de rémunération devrait draft mandat avant que le Conseil envisage de recruter des consultants.

 

Action Action 201704.01: Le comité de rémunération préparera le mandat pour le recrutement d'un consultant externe pour aider à l'examen des salaires, des avantages et de la structure organisationnelle du personnel.

 

5.4 Examen du comité des protocoles d'accord

Le président du comité, CB a informé le conseil que le comité était parvenu à la fin de la tâche qui lui avait été confiée par le conseil.

La recommandation du Comité est la suivante:

  1. La délégation de pouvoirs approuvée par le conseil d'administration donne au PDG le droit de discuter avec des partenaires potentiels et a proposé un draft MoU au Conseil pour discussion et approbation. Ce document couvrait la nécessité pour le Conseil d'approuver tout futur protocole d'accord après la recommandation du PDG. Le Conseil devrait approuver tout protocole d'accord, y compris le renouvellement des protocoles d'accord existants;
  2. Le conseil d'administration peut approuver un modèle de protocole d'accord et autoriser la signature de protocoles d'accord individuels basés sur le modèle sans l'approbation du conseil d'administration à chaque fois. Mêmes principes que le modèle de protocole d'accord pour Certi :: 6
  3. Le PDG doit analyser le protocole d'accord expiré et voir s'il est nécessaire pour AFRINIC de renouveler le protocole d'accord.

Le président du comité a demandé l'approbation du conseil pour dissoudre le comité d'examen des protocoles d'entente.

Le Conseil a demandé un rapport de clôture avant de dissoudre le Comité.

 

Point d'action 201704.02: Le comité d'examen des draft un rapport de clôture et le soumettre au conseil pour examen avant que le comité puisse être dissous.

 

5.5 Comité des critères d'adhésion associés

Pas de rapport.

 

5.6 Comité d'examen des frais

Le président du comité d'examen des honoraires, KS, a rendu compte de la réunion tenue par ce comité le lundi 10 avril 2017 et a déclaré qu'un rapport plus détaillé avait été distribué au conseil d'administration. KS a résumé que tous les différents membres sont d'accord pour que la structure des frais soit révisée afin de corriger les anomalies et de prévoir l'avenir. KS a confirmé que les remarques du comité d'audit seront prises en considération.

 

5.7 Comité de gouvernance

SO, la liaison du conseil au comité de gouvernance (GovCom), a informé le conseil qu'une réunion du GovCom s'est tenue en février 2017 et que les membres ont nommé Wafa Dahmani président et Abdalla Omari vice-président. Le GovCom souhaite envoyer une lettre à la communauté pour lui demander les domaines que la communauté souhaiterait examiner et le conseiller juridique a été invité à se pencher sur l'histoire des statuts. Le président du GovCom a proposé quelques modifications de la Charte, qui seront discutées lors de la prochaine réunion. Les modifications sont principalement procédurales. Le PDG avait suggéré que les procédures pourraient être placées dans un document séparé, supprimant la nécessité de modifier la Charte, et SO avait l'intention de transmettre cette suggestion au GovCom.

 

6.0 Rapport d'audit - États financiers 2016

Le président du comité d'audit a informé le conseil d'administration de son rapport et de ses recommandations tels qu'ils avaient été distribués.

 

Résolution 201704.332

CONSIDÉRANT que les états financiers de l'exercice clos le 31 décembre 2016 ont été préparés et audités;

ATTENDU QUE le conseil d'administration devrait approuver les états financiers avant que les vérificateurs ne signent leur rapport;

IL EST RÉSOLU que le conseil approuve les états financiers de l'exercice clos le 31 décembre 2016;

IL EST RÉSOLU qu'Alan BARRETT à titre de chef de la direction et Sunday FOLAYAN à titre de président soient et sont par la présente autorisés à signer les états financiers au nom du conseil;

IL EST RÉSOLU qu'Alan Barrett soit et est par la présente autorisé à signer la lettre de déclaration associée aux états financiers pour l'exercice clos le 31 décembre 2016.

AA proposé. Détaché KS. La résolution a été adoptée à l'unanimité.

 

7.0 Réserve stratégique - Montant supplémentaire

Résolution 201704.333

ATTENDU QUE dans la résolution 201511.261, le conseil a créé une réserve de trésorerie stratégique;

ATTENDU QUE les actifs de trésorerie courants sont disponibles pour soutenir une augmentation supplémentaire de la réserve de trésorerie stratégique;

RÉSOLU qu'un montant supplémentaire de 500,000 XNUMX USD soit ajouté à la réserve de trésorerie stratégique;

RÉSOLU qu'un nouveau compte de dépôt fixe soit créé pour ce montant supplémentaire;

IL EST RÉSOLU que toute dépense ou virement hors du compte bancaire de la réserve stratégique de trésorerie nécessite trois signatures, comprenant le PDG ET le directeur financier, ET soit le président ou le vice-président du conseil.

AB proposé. CB détaché. Résolution approuvée à l'unanimité.

 

8.0 Création d'un nouveau compte en euros libellé en devises

Le PDG a déclaré que le directeur financier avait demandé qu'un compte bancaire libellé en euros soit ouvert à la banque de la société à Maurice. Cela faciliterait la tâche des membres qui ont du mal à obtenir l'approbation de remettre des fonds en dollars américains. Il est prêt à proposer une résolution à cet égard.

AA a demandé pourquoi ces membres ne pouvaient pas remettre des fonds libellés en EUR sur un compte libellé en USD, la banque d'Afrinic à Maurice effectuant la conversion. Le PDG ne savait pas pourquoi cela ne serait pas suffisant et a accepté d'enquêter.

 

Mesure à prendre 201704.03: Le PDG doit vérifier si un compte séparé en EUR est préférable à permettre aux membres de remettre en EUR sur un compte libellé en USD.

KS a quitté la réunion à 18:45 UTC

 

9.0 Modèle de protocole d'accord pour Certi :: 6

Le PDG a indiqué que le modèle de MoU Certi :: 6 avait été distribué au Conseil d'administration comme convenu précédemment. Il a demandé la permission de conclure des accords avec des partenaires de formation appropriés à l'avenir, sans qu'il soit nécessaire d'obtenir l'approbation du Conseil pour chaque cas.

 

Résolution 201704.334

ATTENDU QUE AFRINIC a un programme appelé Certi :: 6, pour développer et certifier des compétences en gestion des ressources IPv6;

ATTENDU QU'un modèle de protocole d'accord (MoU) a été draftentre AFRINIC et des partenaires de formation potentiels pour le programme Certi :: 6;

RÉSOLU que le modèle de protocole d'accord est approuvé pour une utilisation future avec tout partenaire de formation approprié;

IL EST RÉSOLU que le chef de la direction est autorisé à signer de tels protocoles d'entente à l'avenir.

AB proposé. Appuyé par SO. La résolution a été adoptée à l'unanimité.

 

10.0 Ratification de la proposition de politique AFPUB-2016-V4-003-DRAFT03 (IPv4 Transfert de ressources au sein de la région AFRINIC)

Le PDG a indiqué que les présidents du PDWG avaient envoyé au Conseil un rapport sur la proposition de politique AFPUB-2016-V4-003-DRAFT03 (IPv4 Transfert de ressources au sein de la région AFRINIC). La proposition avait atteint un consensus approximatif dans la communauté et était prête à être ratifiée par le Conseil. Il a également signalé que l'accord de service d'enregistrement (RSA) existant interdisait les transferts de ressources comme le prévoit la proposition de politique et que, par conséquent, le RSA devrait être modifié avant que la politique ne soit mise en œuvre.

 

Résolution 201704.335

ATTENDU QUE la politique proposée AFPUB-2016-V4-003-DRAFT03 (IPv4 Transfert de ressources au sein de la région AFRINIC) est passé par le processus d'élaboration des politiques et est parvenu à un consensus;

ATTENDU QUE les présidents du groupe de travail sur l'élaboration des politiques ont renvoyé la politique proposée au conseil pour ratification;

ATTENDU QUE l'accord de service d'enregistrement (RSA) existant entre AFRINIC et les membres ne sera plus compatible avec la politique proposée;

RÉSOLU que la politique est ratifiée par le conseil d'administration;

RÉSOLU que le personnel soit invité à draft un RSA révisé pour approbation par le conseil d'administration;

IL EST RÉSOLU que la politique ne sera pas mise en œuvre avant l'approbation d'un RSA révisé par le Conseil.

AB proposé. Appuyé SF. La résolution a été adoptée à l'unanimité.

 

11.0 Protocole d'accord AFRINIC-RIA

Le PDG a évoqué les discussions précédentes sur la collaboration en matière de recherche entre AFRINIC et Research ICT Africa (RIA), et a déclaré qu'un draft Un protocole d'accord avait été envoyé au Conseil. Il a mentionné que les résultats de toute recherche collaborative seraient publiés sous une licence Creative Commons. Il était prêt à proposer une résolution sur la signature du protocole d'accord et souhaitait signer lors de la réunion de l'AIS'17.

Le Conseil était d'avis qu'il fallait plus de temps pour lire le protocole d'accord et a décidé de reporter la discussion et la décision sur le protocole à la liste de diffusion.

 

Point d'action 201704.04: Le Conseil examinera et commentera le protocole d'accord AFRINIC-RIA avant l'AIS'17.

 

12.0 Discussion entre AA et CB concernant la position pendant le PDP

Le Conseil a discuté des événements survenus lors de la discussion sur les politiques publiques lors de la réunion AFRINIC-25.

SF a demandé à AA de préparer un mémoire sur ce qui a été dit et ce qui ne va pas, avec une preuve supplémentaire et la transcription pour que le Conseil puisse l'examiner.

 

Mesure à prendre 201704.05: Les AA préparent un rapport sur ce qui a été dit lors de la réunion de politique publique, avec des preuves supplémentaires et la transcription que le conseil d'administration doit prendre en considération.

CB a quitté la réunion à 18:14 UTC

 

13.0 Planification d'AIS17

13.1 Processus électoral

13.2 GGTf

13.3 Arrêt d'Internet

13.4 Horaire du conseil

Les éléments ci-dessus ne sont pas urgents et la discussion doit se faire en ligne en raison de contraintes de temps.

 

14.0 AOB

 

14.1 Traduction de RSA

Il a proposé que le RSA soit traduit dans les principales langues d'Afrique, par exemple l'anglais, le français, l'arabe et le portugais.

AA a précisé que la langue fonctionnelle d'AFRINIC est l'anglais; et les autres versions pourraient se faire progressivement.

Le PDG a indiqué qu'un engagement avait déjà été pris pour traduire des documents importants en anglais et en français en 2017. Le RSA est inclus dans ce plan. Cependant, il ne peut s'engager sur plus de deux langues cette année.

 

15.0 Ajournement

Le président propose d'ajourner la réunion à 18h30 UTC. SO proposé. Appuyé par AA.

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