[DRAFT] PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION TENUE LE MERCREDI 15 FÉVRIER 2017 À 15H12 UTC
VIA LE SYSTÈME DE CONFÉRENCE EN LIGNE WEBEX POUR LA PARTICIPATION À DISTANCE
Présents:
M. Alan Barrett (AB) PDG
M. Sunday Folayan (SF) Président Afrique de l'Ouest - Membre à 15h20 UTC
M. Haitham El Nakhal (HE) Vice-président Afrique du Nord
M. Abibu Ntahigiye (AN) Membre Afrique de l'Est
M. Christian Bope (CB) Membre Afrique centrale
M. Krishna Seeburn (KS) Membre Océan Indien
M. Seun Ojedeji (SO) Membre non géographique
Mes excuses:
M. Lucky Masilela (LM) Membre Afrique australe
M. Andrew Alston (AA) Membre non géographique
En attendant:
M. Ashok Radhakissoon (AR) Conseiller juridique
Agenda:
1.0 Discours de bienvenue et examen de l'ordre du jour 2.0 Approbation des procès-verbaux des réunions précédentes
2.1 du 27 au 30 novembre 2016
2.2 du 21 décembre 2016
3.0 Examen de la liste des mesures à prendre
4.0 Résolutions à ratifier
4.1 certi :: 6 MOU avec NIRA (Nigeria)
4.2 AIS2017 - MoU avec l'hôte local
4.3 Comité d'examen des droits
5.0 Rapport des comités
Rapport d'audit 5.1
5.2 Comité des finances
5.3 Comité de rémunération
5.5 Examen du comité des protocoles d'accord
5.6 Comité des critères d'adhésion associés
5.7 Comité d'examen des frais
5.8 Comité de gouvernance
6.0 Budget 2017
7.0 NomCom2017
7.1 Approbation des directives AFRINIC NomCom 2017
7.2 Liste des candidats
8.0 Calendrier des réunions du conseil d'administration 2017
9.0 Réunion conjointe du conseil d'administration de l'APNIC et de l'AFRINIC pendant l'AIS17 Date proposée: samedi 27 mai 2017
10.0 Discussion entre AA et CB concernant la position pendant le PDP
11.0 Plan de voyage du conseil
12.0 AOB
13.0 Ajournement
AFFAIRES DU JOUR
1.0 Discours de bienvenue et examen de l'ordre du jour
Il souhaite la bienvenue aux membres du Conseil présents en ligne et ouvre la réunion à 15h13 UTC. Un appel nominal a été effectué pour confirmer le quorum.
Il a appelé à une révision de l'ordre du jour proposé, il n'y a eu aucun changement. CB a demandé sur le point 10.0 de l'ordre du jour «AA et discussion de CB concernant la position pendant le PDP» si le point de l'ordre du jour sera discuté lors de la présente réunion puisque AA n'est pas présent. Il a déclaré que si AA n'est pas présent à la réunion, il n'y aura pas de discussion et elle sera reportée à la prochaine réunion.
L'ordre du jour a été adopté sur proposition de SO, appuyée par AN.
2.0 Approbation des procès-verbaux des réunions précédentes
2.1 du 27 au 30 novembre 2016
Résolution 201612.322
ATTENDU QU'un PE avait été draftentre l'AFRINIC et la Nigerian Internet Registration Association (NIRA) Academy pour développer et certifier les compétences en gestion des ressources de numéros Internet et IPv6;
IL EST RÉSOLU que le PDG est autorisé à signer le protocole d'entente.
AB proposé. Appuyé par SO. (Approuvé par email du 23 janvier 2017)
La résolution a été adoptée à l'unanimité.
4.2 AIS2017 - Protocole d'accord avec les hôtes locaux AIS'17
Résolution 201612.323
ATTENDU QUE la réunion de l'AIS 2017 devrait se tenir à Nairobi, au Kenya, en mai / juin 2017;
ATTENDU QU'un protocole d'accord entre les organisateurs et les hôtes locaux a été drafted; RÉSOLU que le PDG soit autorisé à signer le protocole d'accord.
AB proposé. Appuyé par SO. (Approuvé par email du 26 janvier 2017)
La résolution a été adoptée à l'unanimité.
Résolution 201702.325
Il est résolu d'approuver le procès-verbal de la réunion du Conseil des 27 et 30 novembre 2016 avec modifications.
SO proposé. Appuyé KS. Résolution approuvée à l'unanimité 2.2 du 21 décembre 2016
Résolution 201702.326
Il est résolu d'approuver le procès-verbal de la réunion du conseil d'administration du 21 décembre 2016 avec modifications.
CB proposé. Appuyé SO. Résolution approuvée à l'unanimité
3.0 Examen de la liste des mesures à prendre
Point d'action 201612.01: Le PDG doit travailler avec le directeur financier sur le budget 2017 et le soumettre au comité des finances pour examen au plus tard, dernière semaine de février 2017; et pour approbation par le Conseil en mars 2017.
Statut: Action à clôturer. Terminé. Le Comité des finances a présenté le draft Budget 2017 et il sera discuté au début 6 de la aujourd'hui Ordre du jour.
Point d'action 201612.02: Le PDG doit partager la version finale du document révisé des statuts au Conseil avant la signature sur papier par le Membres enregistrés.
Statut: Points d'action à fermer. Terminé. Diffusé le 24 décembre 2016.
Point d'action 201611.01: Le président du comité d'audit doit faire un calendrier des travaux d'audit jusqu'à l'AGMM2017.
Statut: Éléments d'action à conserver ouverts.
Point d'action 201611.02: Chaque membre du conseil d'administration nommera quatre membres AFRINIC, représentant chacune des catégories qui constitueront les honoraires Avis Comité. La nomination au comité sera faite d'ici la fin de janvier 2017.
Statut: Point d'action à clôturer. Terminé.
Point d'action 201611.03: Le comité des finances finalisera la structure et le mandat du comité de révision des frais.
Statut: Point d'action à clôturer. Terminé. Diffusé le 23 janvier 2017.
Point d'action 201611.04: Le comité des membres associés examinera le libellé du mandat modifié.
Statut: Point d'action à fermer. Terminé.
Point d'action 201611.05: Le draft budget à distribuer au Conseil dans les 7 jours.
Statut: Point d'action à clôturer. Terminé.
Point d'action 201611.06: Le PDG étudiera des solutions logicielles pour le partage de documents et l'édition collaborative.
Statut: Point d'action à clôturer. Terminé. Le PDG a partagé un rapport avec le conseil d'administration. [SUPPRIMÉ]
Point d'action 201611.07: «Discussion des AA et CB sur la position lors du PDP» à inscrire à l'ordre du jour de la prochaine réunion formelle.
Statut: Action à garder ouverte. Se reporter au point 10.0 de l'ordre du jour de la présente réunion du Conseil.
Point d'action 201608.01: Le comité d'audit pour draft un calendrier d'audit en consultation avec les auditeurs et de faire rapport au Comité lors de sa prochaine réunion en octobre 2016. Le président du comité d'audit diffusera le draft timeline.
Statut: Point d'action à clôturer. Identique au point d'action 201611.01 ci-dessus. Maintenant fusionné.
4.0 Résolutions à ratifier
4.1 Certi :: 6 MOU avec NIRA (Nigéria)
Résolution 201612.322
ATTENDU QU'un PE avait été draftentre l'AFRINIC et la Nigerian Internet Registration Association (NIRA) Academy pour développer et certifier les compétences in Gestion des ressources de numéros Internet et IPv6;
IL EST RÉSOLU que le PDG est autorisé à signer le protocole d'entente.
AB proposé. Appuyé par SO. (Approuvé par email du 23 janvier 2017)
La résolution a été adoptée à l'unanimité.
4.2 AIS2017 - Protocole d'accord avec les hôtes locaux AIS'17
Résolution 201612.323
ATTENDU QUE la réunion de l'AIS 2017 devrait se tenir à Nairobi, au Kenya, en mai / juin 2017;
ATTENDU QU'un protocole d'accord entre les organisateurs et les hôtes locaux a été drafted; RÉSOLU que le PDG soit autorisé à signer le protocole d'accord.
AB proposé. Appuyé par SO. (Approuvé par email du 26 janvier 2017)
La résolution a été adoptée à l'unanimité.
4.3 Comité d'examen des droits
Résolution 201701.324
ATTENDU QUE le conseil d'administration souhaite revoir les frais AFRINIC;
ATTENDU QUE la Commission souhaite impliquer quelques membres de la communauté au début du processus d'examen des frais, sans pour autant nuire à la nécessité en consultation de la communauté et commentaires plus tard dans le processus;
ATTENDU QU'un comité d'examen des frais a été proposé pour faire rapport au comité des finances du conseil;
ATTENDU QUE le mandat d'un comité d'examen des frais a été draftéd;
RÉSOLU d'approuver le mandat du comité d'examen des frais;
RÉSOLU de constituer le comité de révision des honoraires avec les membres suivants:
Duncan Greaves (TENET, Académie),
Adesiyan Omololu (MainOne, LIR moyen),
Mohamed Hamdy (TEDATA, Extra Large LIR),
Viv Padayatchy (Conseil des anciens),
Kris Seeburn (conseil),
Alan Barrett (PDG),
Patrisse Deesse (directrice financière).
AB proposé. Appuyé HE. (Approuvée par courriel le 9 février 2017) Résolution adoptée à l'unanimité.
5.0 Rapport des comités
Rapport d'audit 5.1
Pas de rapport
5.2 Comité des finances
SE, Président du Comité des finances a informé le Conseil que le budget 2017 avait été finalisé et soumis pour approbation à la présente réunion.
Le comité des finances a également travaillé à la constitution du comité d'examen des frais et a finalisé son mandat. Le rapport d'étape du comité d'examen des frais sera assurée par KS, qui est le président du comité d'examen des frais.
KS informe que la liste de diffusion pour le comité d'examen des frais a été créée, le site Web n'est pas encore mis à jour mais il est prévu d'entamer la discussion d'ici la semaine prochaine. Le PDG et le directeur financier ont été invités à fournir des informations afin d'aller de l'avant.
5.3 Comité de rémunération
Pas de rapport.
5.5 Examen du comité des protocoles d'accord
CB, le président du comité, a rendu compte de l'état d'avancement des travaux sur tous les protocoles d'accord et les partenaires d'AFRINIC. Un rapport des résultats sera partagé avec le Conseil d’administration d’ici la fin de février 2017.
5.6 Comité des critères d'adhésion associés
AN, président du comité, a informé le conseil que les lignes directrices avaient déjà été distribuées au conseil. Les membres ont jusqu'à la fin du semaine faire d'autres commentaires.
5.7 Comité d'examen des frais
Conformément au point 5.2 de l'ordre du jour ci-dessus
5.8 Comité de gouvernance
SO, l'agent de liaison du conseil auprès du comité, informe que le comité est constitué et que la première réunion se tiendra demain 16 février 2017. Un rapport sera soumis après ladite réunion.
6.0 Budget 2017
Le PDG a présenté le budget 2017 et a expliqué que les dépenses budgétisées pour 2017 seraient inférieures aux revenus réels non audités pour 2016, à condition que la ligne de réserve ne soit pas dépensée. Le PDG a également expliqué que la ligne de réserve ne sera utilisée que si les revenus reçus sont PLUS c'est ce qui a été projeté.
Il a également confirmé qu'une partie du budget de conseil sera utilisée pour la révision de la structure organisationnelle de l'entreprise. Il y a aussi prévoir de préparer un budget plus détaillé organisé par activités, après approbation par le Conseil du budget actuel.
Résolution 201702.327
ATTENDU QU'un budget pour l'année 2017 a été présenté;
RÉSOLU à approuver le budget tel que présenté;
IL EST RÉSOLU que les dépenses de la portion «Imprévus» du budget doivent être approuvées par le Conseil;
IL EST RÉSOLU que le budget provisoire approuvé dans la résolution 201612.319 est remplacé par ce budget.
Proposition de CB appuyée par CB. La résolution a été adoptée à l'unanimité.
7.0 NomCom2017
Pour mémoire, CB et KS ont déclaré que les sièges ouverts aux élections du Conseil étant réservés à l'Afrique centrale et à l'océan Indien, ils ne participer à la discussion sur le point de l'ordre du jour ci-dessus et s'abstiendra de voter sur cette question.
Le PDG a confirmé que les nouveaux statuts (article 5.5) ont l'obligation de récuser en cas de conflit d'intérêts.
SF a des problèmes audio techniques à 16 54 UTC.
7.1 Approbation des directives AFRINIC NomCom 2017
Le Conseil a examiné et approuvé les directives NomCom 2017 telles qu'elles ont été distribuées.
Résolution 201702.328
ATTENDU QUE les lignes directrices du NomCom 2017 ont été drafted; RÉSOLU d'approuver les lignes directrices.
SO proposé. AN appuyé. Résolution approuvée à l'unanimité.
7.2 Liste des candidats
Le conseil a pris note de la liste des bénévoles qui feront partie du comité de nomination 2017. Le PDG informe que le conseil doit discuter les candidats et de nommer 3 candidats au Comité de nomination 2017.
Le Vice-président SE, a proposé de reporter la discussion et le vote sur le Comité des candidatures au vendredi 17 février 2017 car LM et AA ne sont pas présent à la réunion.
Point d'action 201702.01 Le Conseil d'administration discutera des nominations NomCom2017 sur la liste de diffusion du Conseil d'administration et finalisera la décision d'ici le vendredi 17 Février 2017.
8.0 Calendrier des réunions du conseil d'administration 2017
Le Conseil a examiné et approuvé le calendrier des réunions du Conseil pour 2017.
9.0 Réunion conjointe du conseil d'administration APNIC et AFRINIC pendant l'AIS17
Date proposée: samedi 27 mai 2017
Le PDG a informé que le président SF avait accepté en principe la proposition de l'APNIC de tenir une réunion conjointe du conseil avec l'AFRINIC. Les détails ont ne sauraient discuté, mais une réunion d’une demi-journée sera commode. La date proposée est le samedi 27 mai 2017; une réunion informelle du conseil d'une demi-journée et tpoule réunion d'une demi-journée avec APNIC EC. Un dîner conjoint peut être organisé en fin de journée.
10.0 Discussion entre AA et CB concernant la position pendant le PDP
KS a proposé de déplacer le point de l'ordre du jour ci-dessus à la prochaine réunion car AA n'est pas présent. CB a préféré ne pas commenter, mais suivre les décision du Conseil. Le Conseil est convenu de reporter le point de l'ordre du jour à la prochaine réunion.
11.0 Plan de voyage du conseil
Le Conseil a examiné le plan de voyage du Conseil et a noté que certains membres n'avaient pas communiqué leur choix de voyage pour 2017.
Point d'action 201702.03: Membres du conseil qui n'ont pas encore communiqué leur choix de voyage pour 2017, pour compléter le plan de voyage du conseil dans les une semaine à compter de la date de la présente réunion.
12.0 AOB
12.1 Modèle de MoU Certi :: 6
SO a proposé que le Conseil approuve le modèle du MoU Certi :: 6 pour que la direction puisse procéder à de futures demandes Certi :: 6 sans exigeant le Conseil doit approuver chaque demande au fur et à mesure qu'elle se présente.
Le PDG était d'avis qu'il préférerait attendre d'avoir également la page Web avec une transcription des processus Certi :: 6, mais si le Conseil était à approuver le modèle avant, il le fera comme tel.
Point d'action 201702.03: Le PDG doit finaliser le modèle de protocole d'accord Certi :: 6 et le faire circuler pour approbation par le conseil d'administration.
13.0 Ajournement
Le vice-président HE a demandé une motion pour ajourner la réunion à 19:46 UTC. KS proposé. Appuyé par AN.
