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Procès-verbal de la réunion du conseil d'administration tenue le 12 octobre 2016

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PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION TENUE LE MERCREDI 12 OCTOBRE 2016 À 16 h 13 UTC

VIA LE SYSTÈME DE CONFÉRENCE EN LIGNE WEBEX

 

Présents:

M. Alan Barrett (AB) PDG

M. Sunday Folayan (SF) Président Afrique de l'Ouest (rejoint à 16:35)

M. Haitham El Nakhal (HE) Vice-président Afrique du Nord

M. Abibu Ntahigiye (AN) Membre Afrique de l'Est

M. Lucky Masilela (LM) Membre Afrique australe (rejoint à 16h34)

M. Christian Bope (CB) Membre Afrique centrale

M. Krishna Seeburn (KS) Membre Océan Indien

M. Seun Ojedeji (SO) Membre non géographique

M. Andrew Alston (AA) Membre non géographique

 

Agenda:

1.0 Discours de bienvenue et examen de l'ordre du jour

2.0 Approbation du procès-verbal de la réunion précédente

2.1 du 10 août 2016

3.0 Examen des éléments d'action - [D1]

4.0 Résolutions à ratifier

4.1 Consentement de l'ICANN à sous-traiter à PTI

4.2 Accord IANA sur les DPI

4.3 Accord avec l'OIF pour la réunion de l'ICANN

5.0 Rapport des comités

Rapport d'audit 5.1

5.2 Comité des finances

5.3 Comité de rémunération

5.4 Comité de recrutement du COO

5.5 Examen du comité des protocoles d'accord

5.6 Comité des critères d'adhésion associés

5.7 Comité d'examen du secrétaire général

6.0 Nomination d'un représentant d'AFRINIC au NRO NC / ASO AC pour l'année 2017

7.0 Accord avec l'OIF pour les réunions ICANN et AFRINIC

8.0 Comité de gouvernance

9.0 Examen de la responsabilité / modifications des règlements

10.0 AoB

10.1 Mises à jour sur AFRINIC-25, Maurice - 25 novembre au 1er décembre 2016

10.2 Ordre du jour de (i) la réunion du conseil d'administration f2f - dimanche 27 novembre 2016

(ii) Réunion informelle - samedi 26 novembre 2016

11.0 Ajournement

 

AFFAIRES DU JOUR

 

1.0 Discours de bienvenue et examen de l'ordre du jour

Le président SF a dû faire face à des problèmes techniques pour se connecter à la réunion en ligne du conseil et SE, vice-président, a été invité par SF à démarrer et à présider la réunion. Il souhaite la bienvenue aux membres du Conseil présents en ligne et ouvre la réunion à 16h13 UTC. Un appel nominal a été effectué pour confirmer le quorum.

SE a appelé à un examen de l'ordre du jour, aucun changement n'a été apporté à l'ordre du jour. L'ordre du jour a été adopté à l'unanimité tel que présenté.

 

2.0 Approbation du procès-verbal de la réunion précédente du 10 août 2016

Le Conseil a examiné les draft procès-verbal du 10 août 2016.

 

Résolution 201610.303

Il est résolu d'approuver le procès-verbal de la réunion du Conseil d'administration du 10 août 2016 avec des amendements.

Proposé par SO. Appuyé par AA. Résolution approuvée à l'unanimité.

 

3.0 Examen des éléments d'action - [D1]

Point d'action 201608.01: Le comité d'audit pour draft un calendrier d'audit en consultation avec les auditeurs et de faire rapport au Comité lors de sa prochaine réunion en octobre 2016.

Statut: Élément d'action à ouvrir. Le président du comité d'audit informe que la lettre d'engagement a été signée avec les auditeurs. Le Comité travaillera sur le calendrier et le présentera avant la réunion du Conseil d'administration à Maurice - novembre 2016.

Point d'action 201608.02: Le Comité des finances fera rapport au Conseil lors de sa prochaine réunion en octobre 2016.

Statut: éléments d'action à garder ouverts. Le président du Comité des finances a indiqué que le Comité travaille sur la structure des frais pour les différents membres d'AFRINIC et leurs allocations de ressources. le draft Le rapport sera distribué à la liste de diffusion du Conseil pour contributions. Il devrait publier le rapport en novembre 2016.

Le Conseil a discuté du calendrier de mise en œuvre de toute modification de la structure tarifaire et du mécanisme de facturation. Il a été convenu qu'un délai raisonnable devait être accordé aux membres pour commenter toute proposition de nouvelle structure de cotisation.

 

SF a rejoint la réunion à 16:35 UTC

 

[SUPPRIMÉ]

 

Point d'action 201608.03: Le président du comité de recrutement du chef de l'exploitation doit saisir les dates du calendrier du recrutement du chef de l'exploitation; et de faire circuler le calendrier et les spécifications des emplois sur la liste de diffusion du Conseil pour approbation.

Statut: Action à garder ouverte. Le président du comité de recrutement du chef de l'exploitation a déclaré que la description de poste sera rediffusée pour commentaires dans les 48 heures et au conseil pour approbation et le poste vacant sera annoncé. Il est à noter que le budget du poste de chef de l'exploitation sera inclus dans le prochain exercice.

Point d'action 201608.04: Le comité d'examen des mémorandums d'accord doit faire rapport au conseil lors de sa prochaine réunion en octobre 2016.

Statut: Action à garder ouverte. Le président du comité des MoU a indiqué que le comité se réunira à Maurice en novembre 2016.

 

SF a demandé au comité de documenter tous les protocoles d'accord par téléconférence avant de venir à Maurice.

 

[SUPPRIMÉ]

 

Point d'action 201608.05: Le président du Comité des critères de qualité de membre associé, AN, pour diffuser draft faire rapport sur les droits et les critères des membres associés sur la liste de diffusion du conseil.

Statut: Action à clôturer. Déjà diffusé sur la liste de diffusion du Conseil les 11 et 17 août 2016

Point d'action 201608.06: Le PDG doit écrire au secrétaire de la société pour lui demander l'assurance qu'il répondra à l'exercice de ses fonctions.

Statut: Action à clôturer. Le chef de la direction a indiqué que les services fournis par le secrétaire de la société avaient été améliorés et une lettre a été reçue du secrétaire de la société confirmant l'assurance d'une amélioration du service à l'avenir.

 

[SUPPRIMÉ]

 

Le Conseil a discuté de l'objectif de «toute autre question» dans l'ordre du jour et d'ajouter des points à ajouter sous AoB pour discussion.

Point d'action 201608.07: Le Conseil doit discuter et finaliser le processus de déplacement du Conseil proposé sur la liste de diffusion dans un délai d'une semaine et approuver le document avant le 17 août 2016.

Statut: Action à clôturer. Déjà discuté sur la liste de diffusion du Conseil le 08 juin 2016 et document finalisé conformément aux commentaires reçus le 26 août 2016

Point d'action 201608.08: Le procès-verbal corrigé de la réunion du 11 mai 2016 à publier sur le site Web en remplacement de la version actuelle sur le site Web. Le président enverra un courriel aux membres après la publication pour informer les membres que le conseil a examiné lesdits procès-verbaux et apporté les corrections.

 

Statut: Point d'action à clôturer. Version corrigée publiée en ligne au 23 août 2016.

Point d'action 201606.02: Le Comité des finances doit achever la structure des honoraires d'ici la fin juillet 2016 et faire rapport au Conseil.

Statut: Points d'action à fermer. Tel que discuté plus haut.

 

4.0 Résolutions à ratifier

4.1 Consentement de l'ICANN à sous-traiter à PTI

 

Résolution 201609.300

ATTENDU QUE la clause 15.9 de l'accord de niveau de service pour les services de numérotation IANAhttps://www.nro.net/sla> oblige l'ICANN à demander le consentement avant de sous-traiter;

CONSIDÉRANT que l'ICANN souhaite sous-traiter les services de numérotation IANA à PTI;

RÉSOLU qu'AFRINIC consent à une telle sous-traitance;

IL EST RÉSOLU que le PDG est autorisé à signer un document de consentement.

Proposé: KS. Appuyé: SO. (Approuvé par e-mail le 28 septembre 2016.) Ratifié à l'unanimité.

 

4.2 Accords IANA sur les DPI

 

Résolution 201609.301

CONSIDÉRANT que la proposition de l'ICG pour la transition de l'intendance de l'IANA https://www.ianacg.org/icg-files/documents/IANA-transition-proposal-final.pdfdocuments/IANA-transition-proposal-final.pdf comprend des dispositions pour le transfert de la propriété intellectuelle de l'IANA;

ATTENDU QUE les accords relatifs aux DPI IANA ont été drafted et ont été publiés pour commentaires le 12 août 2016 à https://www.ianacg.org/call-for-public-comment-on-iana-ipragreements/

ATTENDU QUE des changements mineurs ont été draftà la suite des commentaires du public;

ATTENDU QUE tous RIRs devraient être parties à l'accord de communauté IANA sur les DPI;

RÉSOLU que le PDG est autorisé à signer l'accord de la communauté IANA IPR draft en date du 21 septembre 2016 ou une révision ultérieure substantiellement similaire.

Proposé: AB Appuyé: KS. (Approuvé par e-mail le 28 septembre 2016.) Ratifié à l'unanimité.

 

4.3 Accord avec l'OIF pour la réunion de l'ICANN

 

Résolution 201609.302

ATTENDU QUE l'Organisation Internationale de la Francophonie (OIF) a demandé à AFRINIC de l'aider à organiser le voyage des délégués à la 57e réunion de l'ICANN;

ATTENDU QUE l'AFRINIC a historiquement collaboré avec l'OIF pour organiser le voyage des délégués aux réunions de l'ICANN et d'AFRINIC;

RÉSOLU à approuver la demande de collaboration pour la réunion ICANN 57.

Proposé: AB Appuyé: AA. (Approuvé par e-mail le 27 septembre 2016.) Ratifié à l'unanimité.

 

5.0 Rapport des comités

Rapport d'audit 5.1

5.2 Comité des finances

5.3 Comité de rémunération

5.4 Comité de recrutement du COO

5.5 Examen du comité des protocoles d'accord

5.6 Comité des critères d'adhésion associés

Déjà discuté conformément au point 3.0 de l'ordre du jour ci-dessus.

 

5.7 Comité d'examen du secrétaire général

Résolution 201610.304

ATTENDU QUE les travaux du comité d'examen des secrétaires d'entreprise sont terminés;

RÉSOLU de dissoudre le comité.

 

KS proposé. Appuyé par SO. La résolution a été adoptée à l'unanimité.

 

6.0 Nomination d'un représentant d'AFRINIC au NRO NC / ASO AC pour l'année 2017

Le Conseil a discuté de la nomination d'un représentant AFRINIC au NRO NC / ASO AC pour l'année 2017.

 

[SUPPRIMÉ]

 

Le PDG a précisé qu'il n'est pas nécessaire de nommer les membres du conseil; le poste est ouvert à toute personne nommée par le conseil et à aucune autre RIRs nomme les membres du conseil d'administration du NRO NC / ASO AC.

 

Résolution 201610.305

ATTENDU QUE le conseil d'administration doit nommer un membre du NRO NC;

ATTENDU QUE Fiona Asonga a été nominée;

RÉSOLU de nommer Fiona Asonga au NRO NC pour un mandat du 1er janvier 2017 au 31 décembre 2017.

 

AB proposé. Appuyé par AA. La résolution a été adoptée à l'unanimité.

 

HE a perdu la connexion à 18:19 UTC

Réunion principale de SF en tant que président à 18:20 UTC

 

7.0 Accord avec l'OIF pour les réunions ICANN et AFRINIC

Le PDG a expliqué qu'AFRINIC a aidé à la logistique de voyage des délégués de l'OIF pour assister aux réunions de l'ICANN et d'AFRINIC, et c'est la pratique depuis environ 10 ans. Il n'y a pas de protocole d'accord principal, mais un accord séparé est signé pour chaque événement. L'OIF fournit une liste des délégués, AFRINIC organise les réservations de voyage et d'hôtel, et l'OIF prend en charge les frais, plus une commission. Dans le cas des réunions de l'ICANN, l'OIF a également payé le voyage d'un membre du personnel d'AFRINIC.

AFRINIC a également aidé d'autres organisations dans la logistique des voyages dans le passé. Le PDG a demandé au Conseil de clarifier si AFRINIC devait ou non continuer cette pratique.

 

Le président SF a invité le Conseil à formuler des observations.

SO a recommandé que le Conseil service d'assistancene les demandes d'organisations I * comme l'ISOC, RIRs mais les autres organisations devraient être au cas par cas.

 

AA a déclaré qu'il n'était pas dans le mandat d'AFRINIC de fournir une assistance de voyage à une organisation qui desservait un groupe limité, même s'il existe un précédent de l'avoir fait dans le passé, et qu'il y a un besoin de neutralité.

 

CB a expliqué que, historiquement, la participation francophone était limitée aux réunions de l'AFRINIC et que le parrainage par l'OIF des délégués francophones visait à remédier à ce déséquilibre. Le Comité a noté que le déséquilibre n’existait plus.

 

Le président a suggéré d'ajourner la réunion du conseil d'administration à 19 h 05 UTC et de se réunir à nouveau le Mercredi 19 octobre 2016 à 15h00 UTC pour achever la discussion sur les points en suspens de l'ordre du jour.

SO proposé. CB détaché

 

POURSUITE DE LA RÉUNION LE MERCREDI 26 OCTOBRE 2016 À 15H00 UTC

VIA LE SYSTÈME DE CONFÉRENCE EN LIGNE WEBEX

 

Présents:

M. Alan Barrett (AB) PDG

M. Sunday Folayan (SF) Président Afrique de l'Ouest

M. Haitham El Nakhal (HE) Vice-président Afrique du Nord (rejoint à 15h05)

M. Abibu Ntahigiye (AN) Membre Afrique de l'Est (rejoint à 15h07)

M. Lucky Masilela (LM) Membre Afrique australe

M. Christian Bope (CB) Membre Afrique centrale

M. Krishna Seeburn (KS) Membre Océan Indien

M. Seun Ojedeji (SO) Membre non géographique

M. Andrew Alston (AA) Membre non géographique

 

En attendant:

M. Ashok Radhakissoon (AR) Conseiller juridique

 

Agenda:

7.0 Accord avec l'OIF pour les réunions ICANN et AFRINIC

8.0 Comité de gouvernance

9.0 Examen de la responsabilité / modifications des règlements

10.0 Ajournement

 

AFFAIRES DU JOUR:

 

7.0 Accord avec l'OIF pour les réunions ICANN et AFRINIC

La résolution suivante sur la logistique des voyages a été discutée.

 

Résolution 201610.306

ATTENDU QU'AFRINIC a dans le passé reçu des demandes d'autres organisations pour aider à la logistique pour leurs déplacements à divers événements;

RÉSOLU qu'AFRINIC puisse fournir une telle assistance logistique dans les cas où l'événement se situe dans la région de service d'AFRINIC, et où le demandeur est un autre RIR ou une organisation d'intérêt public liée à Internet.

Proposé: AN appuyé par AN. La résolution a été adoptée à l'unanimité.

 

8.0 Comité de gouvernance

Le PDG a été informé de l'état d'avancement du comité de gouvernance jusqu'à présent; et les actions au sein du Conseil comme suit;

  1. d'approuver la liste des candidats soumise par NomCom
  2. nommer 2 membres
  3. nommer un agent de liaison sans droit de vote auprès du Comité.

Le président SF a suggéré d'attendre la fin des élections avant de prendre des rendez-vous SF a perdu la connexion à 15h28 et se reconnecte à 15h28.

 

Le Conseil a examiné les candidatures présentées par NomCom comme suit;

  1. John Walubengo - Kenya
  2. Abdallah Omari - Kenya
  3. Caroline Muthoni Mwangi - Kenya
  4. Wafa Dahmani - Tunisie
  5. Isatou Jah - Gambie
  6. Andrew Ayitey Okoe Bulley - Ghana
  7. Zeimm Bibi Auladin-Suhootoorah - Maurice

SF a perdu la connexion à 16:04 et s'est reconnecté à 16:09

 

Au cours de la discussion sur les candidatures, une préoccupation est apparue que [SUPPRIMÉ] n'était pas correctement proposé et soutenu.

Le Conseil était d'avis que chaque candidat doit avoir un proposant et un secondeur ou partisan. Dans le cas des candidatures spontanées, le candidat doit avoir deux partisans autres que le candidat lui-même, et il a été noté que chaque membre ne peut proposer plus d'un candidat (conformément à l'article 12.14 (i) des statuts.

Le Conseil a approuvé toutes les candidatures, sous réserve que le NomCom accorde à chaque candidat quelques jours (jusqu'au 30 octobre 2016) pour régulariser ses candidatures ou se retirer.

 

Résolution 201610.307

ATTENDU QUE sept nominations au comité de gouvernance ont été reçues;

ATTENDU QU'il y a une question à savoir si l'un des candidats a été valablement mis en candidature et appuyé;

RÉSOLU de demander au NomCom de donner à tous les candidats la possibilité de régulariser leur statut avant le 30 octobre 2016, ou de retirer leur nomination;

RÉSOLU à approuver toutes les candidatures soumises à une telle régularisation.

 

Proposé: HE Appuyé SO. La résolution a été adoptée à l'unanimité.

 

9.0 Examen de la responsabilité / modifications des règlements

Le PDG a informé le Conseil des progrès réalisés à ce jour sur les modifications des statuts conformément aux discussions sur la liste de diffusion des membres. Des résolutions spéciales seront proposées au vote lors du SGMM. Les textes des résolutions spéciales seront draftédité par le PDG et le conseiller juridique; et sera diffusé aux membres pour commentaires au moins une semaine avant l'envoi de l'avis final du SGMM.

 

AA a quitté la réunion à 16 h 24 UTC.

 

10.0 Ajournement

Le président SF a proposé d'ajourner la réunion à 16 h 28 UTC sous réserve qu'aucune question urgente ne soit traitée. Le PDG a confirmé qu'il n'y avait pas de questions urgentes. Ajournement proposé par SF et appuyé par KS. La réunion s'est terminée à 16h30 UTC.

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Date et heure à Maurice -