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Procès-verbal de la réunion du conseil d'administration tenue le mercredi 10 août 2016 à 15 h 12 UTC

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Présents:

M. Alan Barrett (AB) PDG

M. Sunday Folayan (SF) Président Afrique de l'Ouest

M. Haitham El Nakhal (HE) Vice-président Afrique du Nord

M. Lucky Masilela (LM) Membre Afrique australe (rejoint à 15h22 UTC)

M. Abibu Ntahigiye (AN) Membre Afrique de l'Est

M. Christian Bope (CB) Membre Afrique centrale

M. Krishna Seeburn (KS) Membre Océan Indien

M. Seun Ojedeji (SO) Membre non géographique

M. Andrew Alston (AA) Membre non géographique

 

Agenda:

1.0 Discours de bienvenue et examen de l'ordre du jour

2.0 Approbation des procès-verbaux des réunions précédentes

2.1 du 6 juin 2016

2.2 du 6 juillet 2016

2.3 du 8 juillet 2016

3.0 Examen de la liste des mesures à prendre - [D1]

4.0 Résolutions à ratifier

5.0 Badru Ntege - Conseil des anciens

6.0 Rapport des comités

6.1 Comité d'audit

6.2 Comité des finances

6.3 Comité de rémunération

6.4 Comité de recrutement du COO

6.5 Examen du comité des protocoles d'accord

6.6 Comité des critères d'adhésion associés

6.7 Comité d'examen du secrétaire général

7.0 AoB

7.1 Voyage à bord - [J2 et J3]

7.2 Assemblée générale extraordinaire des membres en novembre 2016 - [D4]

7.3 Conseiller juridique aux réunions du conseil d'administration

7.4 Version corrigée des minutes du 11 mai 2016 publiée - [D5]

8.0 Ajournement

 

AFFAIRES DU JOUR

 

1.0 Discours de bienvenue et examen de l'ordre du jour

Le président souhaite la bienvenue aux membres en ligne et ouvre la réunion à 15 h 12 UTC.

Un appel nominal a été effectué pour vérifier le quorum. Tous les membres étaient présents à l'exception de LM (région de l'Afrique australe). Le PDG a informé qu'il quitterait la réunion du conseil d'administration à 16h00 UTC pour assister à une autre réunion.

 

Le président a sollicité des observations sur l'ordre du jour.

 

KS s'est interrogé sur le processus de nomination des candidats au conseil d'administration au comité de gouvernance. La chaise renvoyé au mandat du comité de gouvernance et à sa mise en œuvre lors de la réunion spéciale Assemblée générale des membres.

AA a demandé de déplacer le point n ° 6 de l'ordre du jour - «Conseil des anciens de Badru Ntege» tel que proposé initialement au point n ° 5 de l'ordre du jour avant le rapport des comités car le PDG quittera la réunion plus tôt.

Le PDG a proposé d'ajouter sous AoB une discussion sur la présence du conseiller juridique aux réunions du conseil.

Le président a proposé une motion pour adopter l'ordre du jour tel que modifié par le Conseil. Proposition d'OC appuyée HE.

 

LM a rejoint à 15:22 UTC

 

2.0 Approbation des procès-verbaux des réunions précédentes

2.1 Réunion du conseil d'administration du 6 juin 2016

2.2 Réunion du conseil d'administration du 6 juillet 2016

2.3 Réunion du conseil d'administration du 8 juillet 2016

 

Le Conseil a examiné les draft notes des réunions présentées par le Secrétariat.

 

Résolution 201608.294

Le Conseil a approuvé le procès-verbal de la réunion du Conseil tenue le 6 juin 2016 avec modifications.

HE proposé. Détaché KS. La résolution a été adoptée à l'unanimité.

 

Résolution 201608.295

Le Conseil a approuvé le procès-verbal de la réunion du Conseil tenue le 6 juillet 2016 avec modifications.

SO proposé. Appuyé HE. La résolution a été adoptée à l'unanimité.

 

Résolution 201608.296

Le Conseil a approuvé le procès-verbal de la réunion du Conseil tenue le 8 juillet 2016 avec modifications.

AA proposé. AN appuyé. La résolution a été adoptée à l'unanimité.

 

3.0 Examen de la liste des mesures à prendre - [D1]

Point d'action 201606.01: Le Conseil d'administration doit examiner plus en détail l'emplacement du centre de reprise après sinistre.

Statut: Point d'action à garder ouvert.

 

Point d'action 201606.02: Le comité des finances achèvera le barème des honoraires d'ici la fin de juillet 2016 et fera rapport au conseil.

Statut: Éléments d'action à conserver ouverts. Rapport à faire par le Comité des finances à la présente réunion.

 

Point d'action 201606.03: Le Comité des Rémunérations pour partager le master document sur le recrutement du CEO sur la liste de diffusion du Conseil.

Statut: Point d'action à clôturer. Terminé.

 

Point d'action 201606.04: Le PDG pour finaliser le profil de poste du COO et la notation.

Statut: Point d'action à clôturer. Rapport partagé avec le comité de recrutement.

 

Point d'action 201606.05: Le Comité des membres associés pour draft son mandat et envoyé au conseil pour approbation.

Statut: Point d'action à clôturer. Déjà diffusé sur la liste de diffusion du conseil d'administration le 08 juin 2016 et a été remis en circulation car les membres n'ont pas reçu celui distribué le 8.

 

Point d'action 201606.06: L'adjoint exécutif à redraft et de faire circuler le Draft Programme basé sur les modifications.

Statut: Point d'action à clôturer. Terminé.

 

4.0 Résolutions à ratifier

Aucune résolution n'a été adoptée en ligne pour être ratifiée.

 

5.0 Badru Ntege - Conseil des anciens

Entrez dans la session exécutive 15:55 UTC
******
Quitter la session exécutive à 16 h 21 UTC

LM a été déconnecté à 15 h 59 UTC et reconnecté à 16 h 02 UTC.

Le PDG a quitté la réunion à 16h12 UTC pour assister à une autre réunion.

Motion proposée par CB, appuyée par LM, comme suit;

CONSIDÉRANT que M. Badru Ntege a accompli un mandat d'un an en tant que président du conseil d'administration d'AFRINIC;

RÉSOLU de nommer M. Badru Ntege au Conseil des Anciens conformément à l'article 16 des statuts.

AA a demandé un vote par appel nominal et il n'y a eu aucune objection. Le président a demandé un vote par appel nominal sur la motion ci-dessus.

Afrique du Nord - HE - NO
Afrique de l'Est - AN - ABSTAIN
Afrique australe - LM - OUI
Afrique centrale - CB –OUI
Océan Indien - KS - NO
Afrique de l'Ouest - SF - ABSTAIN
Non-Geo (1) - AA - NON
Non-Geo (2) - SO - ABSTENTION
PDG - AB - Absent

Il y a eu 2 voix pour et 3 voix contre; la motion n'a pas été adoptée.

 

6.0 Rapport des comités

6.1 Comité d'audit

Le président du comité d'audit, AA, a indiqué que le comité d'audit ne s'était pas réuni depuis la retraite du conseil d'administration tenue à Maurice. Les auditeurs ont envoyé le draft La lettre de mission et AA l'enverront au comité d'audit pour examen et signature.

Le président a demandé au comité d'audit de travailler sur un calendrier d'audit à revoir lors de la prochaine réunion du conseil d'administration prévue en octobre 2016 et de le partager plus tard avec la communauté.

 

Point d'action 201608.01: Le comité d'audit pour draft un calendrier d'audit en consultation avec les auditeurs et de faire rapport au Comité lors de sa prochaine réunion en octobre 2016.

 

6.2 Comité des finances

Le président du Comité des finances, SE, a informé que la dernière réunion du Comité des finances s'est tenue à Maurice et que des travaux sont en cours concernant le nouveau calendrier du Comité. Le Comité des finances a été invité à faire rapport lors de la prochaine réunion du Conseil en octobre; et de diffuser tout document sur la liste de diffusion du forum.

 

Point d'action 201608.02: Le comité des finances fera rapport au conseil lors de sa prochaine réunion en octobre 2016.

 

6.3 Comité de rémunération

Le président du comité des rémunérations, LM, a indiqué qu'il n'y a pas de rapport et qu'une réunion sera convoquée à Maurice pour discuter des questions qui doivent être examinées.

 

6.4 Comité de recrutement du COO

Le président du comité de recrutement du chef de l'exploitation, LM a informé que le chef de la direction a partagé les spécifications de l'emploi pour le poste de chef de l'exploitation, le comité doit examiner le calendrier, la publicité et les profils du poste de chef de l'exploitation.

Le président a demandé à LM de mettre à jour le calendrier avec les dates et de commencer le processus de recrutement dans deux semaines. Le calendrier et la description de poste doivent être envoyés au conseil pour approbation sur la liste de diffusion du conseil.

 

Point d'action 201608.03: Le président du comité de recrutement du chef de l'exploitation pour inscrire les dates sur le calendrier du recrutement du chef de l'exploitation; et de faire circuler le calendrier et les spécifications des emplois sur la liste de diffusion du Conseil pour approbation.

 

6.5 Examen du comité des protocoles d'accord

Le président du comité d'examen des protocoles d'accord, CB, a indiqué que des protocoles d'accord avaient été reçus du PDG pour examen lors de leur dernière réunion à Maurice, à l'exception des protocoles d'accord de [SUPPRIMÉ]. Les efforts pour obtenir des copies des protocoles d'accord manquants se poursuivent. CB a informé le Conseil que le Comité reviendra au Conseil dans un délai d'un mois, lors de sa prochaine réunion prévue en octobre.

 

Point d'action 201608.04: Le Comité d'examen des protocoles d'accord fera rapport au Conseil lors de sa prochaine réunion en octobre 2016.

[SUPPRIMÉ]

 

6.6 Comité des critères d'adhésion associés

Le président du Comité des critères de qualité de membre associé, AN a signalé qu'une draft Le rapport a été diffusé sur la liste de diffusion du Conseil et le rapport comprend les droits et les critères à prendre en considération pour l'admission d'un membre associé. AN a sollicité des commentaires sur le rapport. Plusieurs membres n'avaient pas vu le rapport.

Le président a demandé que le rapport soit rediffusé sur la liste de diffusion du Conseil.

 

Point d'action 201608.05: Le président du Comité des critères de qualité de membre associé, AN, pour diffuser draft faire rapport sur les droits et les critères des membres associés sur la liste de diffusion du conseil.

 

6.7 Comité d'examen du secrétaire général

Le président du comité d'examen du secrétaire de la société, KS, a fait part de la rétroaction du chef de la direction selon laquelle le secrétaire de la société a récemment été très réactif. Il est proposé de leur accorder 6 mois supplémentaires et de reconsidérer la position en janvier 2017. KS a également proposé que le Comité soit dissous et reconstitué si le besoin s'en faisait sentir.

SO a soutenu la proposition de dissoudre le Comité si nous avons la confirmation que le secrétaire de l'entreprise répondait maintenant.

AA a ajouté qu'étant donné les problèmes rencontrés dans le passé, il aimerait avoir la confirmation que l'actuel secrétaire général a effectivement enregistré les nouveaux administrateurs et désenregistré les anciens avant d'accepter de dissoudre le comité.

SF a demandé au PDG d'écrire au secrétaire de la société pour lui demander de s'assurer qu'il sera réactif dans l'exercice de ses fonctions; il a suggéré que le Comité soit dissous une fois ces assurances obtenues.

 

Point d'action 201608.06: Le chef de la direction doit écrire au secrétaire de la société et obtenir l'assurance qu'il sera réactif dans l'exercice de ses fonctions.

 

7.0 AoB

7.1 Voyage à bord - [J2 et J3]

Le président a demandé à SE de présider le point de l'ordre du jour ci-dessus car il doit s'occuper de certaines questions urgentes dans son bureau et est parti à 15 h 40 UTC. Il a repris la présidence à 15h40 UTC.

 

Le Conseil discute du plan de voyage du Conseil qui a été distribué sur la base du budget disponible.

SF est revenu à 15:46 UTC mais HE a continué à présider.

 

SF a souligné que le processus proposé doit être approuvé avant de discuter des événements auxquels assisteront les membres du Conseil.

CB a proposé de commenter et d'approuver le document sur la liste de diffusion du Conseil. SF appuyé.

 

SO a été déconnecté à 15 h 56 UTC.

 

Point d'action 201608.07: Le conseil d'administration doit discuter et finaliser le voyage proposé du conseil d'administration Traiter la liste de diffusion dans un délai d'une semaine et approuver le document avant le 17 août 2016

 

7.2 Assemblée générale extraordinaire des membres en novembre 2016 - [D4]

KS a quitté la réunion à 16h01 UTC.

 

Le Conseil a pris note de l'avis du Conseiller juridique de convoquer un SGMM lors de la prochaine réunion d'AFRINIC en novembre 2016 si la communauté doit voter pour que les Membres constituent le Comité de gouvernance.

 

Résolution 201608.297

ATTENDU QU'il y a lieu d'élire le comité de gouvernance lors de la prochaine réunion d'AFRINIC en novembre 2016;

RÉSOLU d'appeler à une assemblée générale extraordinaire des membres dans le cadre de la réunion AFRINIC-25 en novembre 2016.

SF proposé. Appuyé HE. La résolution a été adoptée à l'unanimité. (AB, KS et SO n'étaient pas présents)

CB a demandé quand le NomCom entamerait le processus de recherche de candidats. SF a précisé qu'une fois la résolution communiquée au NomCom, le NomCom établira le calendrier, fixera les critères et lancera l'appel à candidatures. Le même NomCom2016 procédera à l'élection du comité de gouvernance.

 

SO reconnecté à 17:05 UTC.

 

7.3 Conseiller juridique aux réunions du conseil d'administration

Le Conseil a discuté et convenu que le Conseiller juridique devrait être invité à assister aux réunions du Conseil pour fournir des conseils.

 

Résolution 201608.298

CONSIDÉRANT l'importance d'avoir des conseils juridiques lors des réunions du Conseil;

IL EST RÉSOLU que le conseiller juridique soit invité à chaque réunion du Conseil.

SF proposé. Appuyé HE. La résolution a été adoptée à l'unanimité. (AB et KS non présents)

 

7.4 Version corrigée des minutes du 11 mai 2016 publiée - [D5]

Le président, SF a pris la présidence à 17 h 05 UTC.

 

Le Conseil a examiné la version corrigée du procès-verbal du 11 mai 2016, dans laquelle il y avait des omissions sur les points suivants;

  1. Aminata Amadou Garba a quitté la réunion en raison de problèmes techniques;
  2. Il n'a pas présidé la réunion en remplacement du président au titre du point 6.0 de l'ordre du jour en raison d'une mauvaise qualité audio.

Le procès-verbal corrigé a été approuvé tel que présenté par le Secrétariat. Le président, SF, a confirmé que le procès-verbal corrigé sera publié en ligne pour remplacer le précédent et le président a demandé qu'un courriel soit envoyé aux membres indiquant que le conseil avait examiné le procès-verbal et apporté les corrections.

 

Résolution 201608.299

Le Conseil a approuvé le procès-verbal corrigé de la réunion du Conseil tenue le 11 mai 2016 tel que présenté par le Secrétariat.

SF proposé. Appuyé HE. La résolution a été adoptée à l'unanimité. (AB et KS non présents)

 

Point d'action 201608.08: Le procès-verbal corrigé de la réunion du 11 mai 2016 sera publié sur le site Internet en remplacement de la présente version sur le site Internet. Le président enverra un courriel aux membres après la publication d'aviser les membres que le conseil a examiné ledit procès-verbal et a apporté les corrections.

 

8.0 Ajournement

Motion pour clore la réunion à 17:17 UTC. HE proposé. Appuyé par AA.

 

Dernière modification le -
Date et heure à Maurice -