(Tenue au Gaborone International Convention Center, Botswana)
Présents:
M. Alan Barrett (AB) Directeur général
M. Sunday Folayan (SF) Président Afrique de l'Ouest
M. Haitham El Nakhal (HN) Vice-président Afrique du Nord
M. Lucky Masilela (LM) Membre Afrique australe
M. Abibu Ntahigiye (AN) Membre Afrique de l'Est
M. Christian Bope (CB) Membre Afrique centrale
M. Krishna Seeburn (KS) Membre Océan Indien
Mme Aminata A Garba (AG) Membre non géographique
M. Andrew Alston (AA) Membre non géographique
En attendant:
M. Ashok Radhakissoon Conseiller juridique
Agenda:
1.0 Discours de bienvenue et examen de l'ordre du jour
2.0 Rapport sur les activités de gestion
2.1 Finance (à distance) - Patrisse Deesse
2.2 RH et administration (à distance) - Yavisht Toolseeya
2.3 Recherche et développement (à distance) - Amreesh Phokeer
2.4 Services aux membres - Arthur Carindal
2.5 Informatique et ingénierie - Daniel Shaw
2.6 Formation et renforcement des capacités - Mukom Tamon
2.7 Communications et relations publiques - Vymala Thuron
2.8 Relations extérieures - Vymala Thuron
3.0 Approbation de Draft Procès-verbal de la réunion du 11 mai 2016
4.0 Examen de la liste des mesures à prendre
5.0 Résolutions à ratifier
5.1 Publication des états financiers
6.0 Rapport des comités
Rapport d'audit 6.1
6.2 Comité des finances
6.3 Comité de rémunération
6.4 Comité de recrutement du COO
6.5 Comité d'examen du secrétaire général
6.6 Comité des membres associés
7.0 Voyages à bord
7.1 Plan de voyage du conseil d'administration 2016
7.2 Retraite de conseil à Maurice - Draft Programme
8.0 Actes de l'AGA 2016
9.0 Gouvernance d'entreprise / comité de gouvernance
10.0 Examen de la responsabilité / mise à jour des règlements
11.0 AOB
11.1 Courriel d'Adiel Akplogan
AFFAIRES DU JOUR
1.0 Discours de bienvenue et examen de l'ordre du jour
Le Président, SF a souhaité la bienvenue aux membres présents et a ouvert la réunion à 09h30, heure locale du Botswana.
Un examen de l'ordre du jour a été effectué. Le PDG, AB a proposé de considérer le rapport d'activités de gestion comme le premier point de l'ordre du jour pour démarrer la réunion.
La motion propose d'adopter l'ordre du jour tel que modifié. Proposé par HE et AN secondé.
2.0 Rapport sur les activités de gestion
2.1 Finance (à distance) - Patrisse Deesse
2.2 RH et administration (à distance) - Yavisht Toolseeya
2.3 Recherche et développement (à distance) - Amreesh Phokeer
2.4 Services aux membres - Arthur Carindal
2.5 Informatique et ingénierie - Daniel Shaw
2.6 Formation et renforcement des capacités - Mukom Tamon
2.7 Communications et relations publiques - Vymala Thuron
2.8 Relations extérieures - Vymala Thuron
L'équipe de direction d'AFRINIC a fait ses présentations / rapports d'activités respectifs au Conseil comme indiqué ci-dessus.
Il a été noté que le centre de reprise après sinistre se tient actuellement au Cap, ce qui est en contradiction avec la décision de 2013 de tenir le centre de reprise après sinistre en Égypte. Le conseil d'administration examinera et conseillera davantage le service informatique et l'ingénierie en conséquence.
Point d'action 201606.01: Le Conseil examinera en outre l'emplacement du centre de reprise après sinistre.
Le Président a suggéré que la présentation de Mukom Tamon puisse être utilisée comme modèle pour les futurs rapports. Le Conseil a demandé au Chef par intérim des communications et des relations publiques de recueillir des commentaires et de comprendre pourquoi certains sponsors précédents ne parrains plus les événements d'AFRINIC. Lucky Masilela a partagé son point de vue selon lequel les présentations du personnel devraient être faites au PDG et au PDG pour produire un résumé au Conseil. Le président fait un bref exposé sur les événements historiques qui ont conduit à la présentation du rapport d'activités de gestion lors de la réunion en face à face du conseil. Le président a proposé que lors du recrutement du chef de l'exploitation, un comité exécutif puisse être créé pour réduire l'interaction du conseil et de la direction.
Le Conseil a convenu que le rapport de chaque gestionnaire devrait être plus court.
Le conseil d'administration fait une pause déjeuner à 12 h 35 et recommence à 14 h 00.
3.0 Approbation de Draft Procès-verbal de la réunion du 11 mai 2016
Résolution 201606.285
Le Conseil a approuvé le procès-verbal de la réunion du Conseil du 11 mai 2016 tel que présenté par le Secrétariat.
HE proposé. Détaché KS. La résolution a été adoptée à l'unanimité.
4.0 Examen des éléments d'action ouverts
Point d'action 201605.01
Le président du comité d'audit, AA, diffusera le draft états financiers au Conseil.
Statut: Action à clôturer. Le président du comité d'audit a fait circuler le draft État financier le 11 mai 2016.
Point d'action 201604.04
La qualité de membre associé sera inscrite à l'ordre du jour de la prochaine réunion du conseil d'administration.
Statut: Action à clôturer.
Le comité spécial a fait rapport au conseil d'administration.
5.0 Rapport des comités
Rapport d'audit 5.1
Le président du comité d'audit, AA, a présenté le rapport d'audit au conseil.
Il y a eu une discussion sur les détails du rapport et le niveau de détail approprié.
[SUPPRIMÉ]
Entrer en session exécutive à 14:38
+ + + + + + + +
Quitter la session exécutive à 14:44
[SUPPRIMÉ]
Il a été noté que les cotisations récurrentes des membres existants ne sont pas suffisantes pour couvrir les dépenses d'AFRINIC à l'avenir et que nous dépendons d'autres sources de revenus supplémentaires.
AA a également informé le Conseil des recommandations de PriceWaterHouseCoopers sur les processus de contrôle de gestion et de finances.
Le comité d'audit pour produire un rapport au conseil; et le rapport sera utilisé pour préparer le rapport de la communauté.
5.2 Comité des finances
Kris Seeburn a fait une présentation du Comité des finances, en mettant l'accent sur l'examen de la structure des frais.
[SUPPRIMÉ]
LM a proposé de draft une délégation de pouvoir pour responsabiliser le PDG sur certaines questions financières, RH et administratives.
Le président a demandé que le barème des honoraires soit disponible fin juillet 2016.
Point d'action 201606.02
Le Comité des finances doit achever la structure des frais d'ici la fin juillet 2016 et faire rapport au Conseil.
5.3 Comité de rémunération
AG informe que le comité procède actuellement à l'évaluation du PDG et aux indicateurs de performance clés. Un questionnaire a été envoyé au PDG pour qu'il le remplisse, puis une décision sera prise sur la performance et l'augmentation de salaire. Le CEO doit renvoyer le questionnaire au Comité de Rémunération.
Le président a demandé à AG de partager le document de référence sur le recrutement du PDG.
Point d'action 201606.03
Le Comité des Rémunérations partagera le document maître sur le recrutement du CEO sur la liste de diffusion du Conseil.
5.4 Comité de recrutement du COO
Le président a demandé à LM d'être le président du comité de recrutement du chef de l'exploitation et à AB comme secrétaire. Il a été convenu d'inviter des experts à aider à mener des entretiens et à présélectionner des candidats en tant que directeur de l'exploitation. Le comité diffusera son mandat pour approbation. Le processus de recrutement sera géré par le conseil et le comité recevra tous les commentaires et CV. Il est prévu que le processus prendra environ 6 mois pour se terminer.
Point d'action 201606.04
Le PDG pour finaliser le profil de poste du COO.
[SUPPRIMÉ]
Pause thé à 16h10
6.0 Rencontre avec le Conseil des aînés à 16 h 17
Présents:
Dr Nii Quaynor (NQ)
M. Pierre Dandjinou (PD)
Mes excuses:
M. Viv Padayatchy
Absent:
Mme Maimouna Diop
Le président a souhaité la bienvenue aux CdE et s'est excusé pour le retard, qui a obligé Viv Padayatchy à partir pour une autre réunion.
L'ordre du jour a été distribué avant la réunion.
Agenda:
1. Comité de gouvernance
2. RIR Responsabilité
3. Révision du règlement
4. AoB
1. Comité de gouvernance
Le président SF a informé le CdE du statut du comité de gouvernance. Le mandat a été draftet informe que l'élection des membres du Comité est reportée à la réunion de novembre 2016. Le président a demandé des commentaires. PD demande si suffisamment d'informations ont été diffusées sur les travaux du comité de gouvernance.
Le PDG a indiqué que les TdR ont été diffusés sur la liste de diffusion et discutés en profondeur avec la communauté de Pointe Noire en novembre 2015. NQ a souligné qu'il existe d'autres listes de discussion que la liste des membres; et que PD ne figure pas sur la liste des membres. Les membres de la communauté ne figurant pas sur la liste des membres peuvent ne pas avoir reçu les informations.
Le PDG a réitéré que nous devons informer la communauté, mais que la gouvernance de la direction de l'entreprise concerne les membres; mais a reconnu que les informations pourraient être plus largement diffusées.
Le président a ajouté que la communauté a besoin de savoir que nous sommes en train de suivre le processus et considère que les commentaires de NQ sont une rétroaction très importante.
2. RIR Responsabilité et 3. Révision des statuts
Le PDG a informé RIR Examen de la responsabilité et les exigences pour la RIRs engager un cabinet d'avocats pour revoir nos procédures et nos statuts; et l'examen des carences au sein de l'entreprise ainsi que de toute insuffisance dans les statuts. Il a expliqué qu'une liste de problèmes et des propositions de mesures correctives seront présentées à la communauté lors de la réunion AFRINIC-24 actuellement en cours, en vue de modifier les statuts lors de la réunion AFRINIC-25 dans six mois. Le président SF a reconnu que le Dr Nii Quaynor attend certains points de sa part et il reviendra.
NQ s'est excusé pour une réunion à laquelle il devrait assister et a quitté la salle de conférence à 16 h 40.
Le Conseil est lié par un accord de non-divulgation (NDA) mais le CdE n'est pas lié par une NDA et les informations ne peuvent pas être partagées avec le CdE; cependant, le Conseil souhaitera partager de plus amples informations avec le CdE. Le Conseil souhaitera que le CdE examine les exigences d'une NDA. PD consultera le CdE et reviendra.
La réunion s'est terminée avec le CoE à 17 h 05
Ordre du jour du Conseil repris.
5.5 Comité d'examen du secrétaire général
Le comité s'est réuni hier, KS fera rapport au conseil d'administration dès que possible.
5.6 Comité des membres associés
AN a indiqué qu'aucune action concrète n'avait été entreprise, si ce n'est la compréhension des problèmes et des catégories de membres. Le Comité a besoin de plus de temps pour finaliser la question et fera rapport. Dans le passé, il y avait des membres associés, mais les exigences ou le processus de candidature ne sont pas clairs. Le Président a rappelé que le but de la réunion était de disposer d'un cadre pour l'admission de nouveaux Membres associés.
Le PDG a déclaré qu'il avait déjà répondu à la demande particulière en question, affirmant que le Conseil examinait le processus d'admission des membres associés.
AA a déclaré que le comité devrait exprimer ses vues sur les droits des membres associés. Il est très difficile d'admettre quelqu'un sans clarifier les droits des membres associés. Les droits sont très flous et doivent être pris en compte. Les TdR du comité doivent être terminés dans les prochaines 48 heures et envoyés par courriel.
Point d'action 201606.05: Le Comité des membres associés à draft son mandat et envoyé au conseil pour approbation.
5.7 Comité d'examen du protocole d'accord
Le président, SF a rappelé au Conseil qu'il était arrivé le deuxième jour de la retraite à Pointe Noire et qu'il y avait une demande en attente à partir de cette retraite pour revoir les protocoles d'accord qu'AFRINIC a actuellement. Le président a proposé de constituer un comité à mettre en place pour examiner les mémorandums d'accord et les présenter au conseil.
Le comité sera composé de HN, CB, AA et AB.
6.0 Résolutions à ratifier
6.1 Publication des états financiers
Résolution 201606.284
CONSIDÉRANT QUE les états financiers de l'exercice clos le 31 décembre 2015 ont été préparés et audités;
ATTENDU QUE le conseil doit approuver les états financiers avant que les vérificateurs ne signent leur rapport;
PAR CONSÉQUENT, IL EST RÉSOLU que le Conseil approuve les états financiers de l'exercice clos le 31 décembre 2015.
AA proposé et KS appuyé. La résolution a été adoptée à l'unanimité.
7.0 Voyages à bord
7.1 Plan de voyage du conseil d'administration 2016
AG a souligné qu'il devrait y avoir un processus approprié en ce qui concerne la sélection des membres du conseil d'administration et non à partir de la proposition du PDG. Le président et le chef de la direction travailleront sur un processus pour le plan de déplacement du conseil. AA a proposé que si un membre du Conseil devait se rendre à une réunion d'AFRINIC, il devrait préparer un rapport en conséquence à son retour.
7.2 Retraite de conseil à Maurice - Draft Programme
Le Conseil a modifié les dates de la retraite du Conseil qui se tiendra du 6 au 9 juillet 2016;
et l'intronisation du nouveau directeur qui se fera le 5 juillet 2016.
L'adjoint exécutif à redraft et de faire circuler le Draft Programme basé sur les modifications ci-dessus.
Point d'action 201606.07: L'adjoint exécutif à redraft et de faire circuler le Draft Programme basé sur les modifications.
8.0 Actes de l'AGA 2016
Il y a eu une discussion sur la capacité des membres du Conseil à prendre la parole en leur qualité de membres de la communauté.
Le président rappelle aux présidents du PDP que les membres du conseil peuvent participer aux discussions du PDP.
9.0 Gouvernance d'entreprise / comité de gouvernance
10.0 Examen de la responsabilité / mise à jour des règlements
Les points 9.0 et 10.0 ci-dessus sont conformes à la discussion avec le CdE.
11.0 AOB
11.1 Courriel d'Adiel Akplogan
Entrer en session exécutive à 17 h 56
+ + + + + + + +
Quitter la session exécutive à 16:22
Le président enverra une déclaration à la liste des membres comme suit;
<<< Notre attention a été attirée sur un message électronique contenant des allégations de racisme au sein de la communauté AFRINIC et une couverture médiatique ultérieure.
Le conseil d'administration d'AFRINIC a une tolérance zéro pour le racisme et cela est clairement reflété dans le code de conduite communautaire disponible sur http://afrinic.net/en/community/code-of-conduct Les membres de la communauté sont priés d'en tenir compte dans leurs interactions en personne ou en ligne. >>>
11.2 Recommandation de nomination des vérificateurs
Résolution 201606.286
CONSIDÉRANT que la performance de PriceWaterhouseCoopers a été jugée satisfaisante au cours de l'exercice 2015;
Le CONSEIL décide de recommander le renouvellement du mandat de PriceWaterhouseCoopers pour l'exercice 2016.
AA proposé. CB détaché. La résolution a été adoptée à l'unanimité.
