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Procès-verbal de la réunion du conseil d'administration tenue le jeudi 11 mai 2016 à 15 h 27 UTC (corrigé)

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Présents:

M. Alan Barrett (AB) PDG
M. Sunday Folayan (SF) Président Afrique de l'Ouest
M. Haitham El Nakhal (HE) Vice-président Afrique du Nord
M. Abibu Ntahigiye (AN) Membre Afrique de l'Est
M. Christian Bope (CB) Membre Afrique centrale
M. Krishna Seeburn (KS) Membre Océan Indien
Mme Aminata A Garba (AG) Membre non géographique
M. Andrew Alston (AA) Membre non géographique

 

Mes excuses:

M. Lucky Masilela (LM) Membre Afrique australe

 

Agenda:

1.0 Discours de bienvenue et examen de l'ordre du jour
2.0 Approbation des procès-verbaux des réunions précédentes
2.1 AGMM Tunis du 4 juin 2015
2.2 SGMM Pointe Noire du 3 décembre 2015
2.3 Réunion du conseil d'administration du 13 avril 2016
3.0 Examen des mesures à prendre lors des réunions précédentes
4.0 Rapport des sous-comités
5.0 Résolutions à ratifier
Joint 5.1 RIR Fonds de stabilité
6.0 AGMM
6.1 Approbation de l'avis de convocation à l'assemblée générale annuelle
6.2 Approbation des candidats à l'élection
7.0 État du rapport d'audit
8.0 Examen de la responsabilité
9.0 Comité de gouvernance
10.0 SLA des services de numérotation IANA
11.0 Code de conduite de la communauté AFRINIC
12.0 Violation alléguée de la NDA
13.0 AoB


AFFAIRES DU JOUR

1.0 Discours de bienvenue et examen de l'ordre du jour

Le Président SF a souhaité la bienvenue aux membres du Conseil présents en ligne et a ouvert la réunion à 15h27 UTC. Un appel nominal a été effectué pour confirmer le quorum.
SF a appelé à une révision de l'ordre du jour.
CB fait remarquer que le point 6.3 de l'ordre du jour (Approbation des candidats à l'élection) peut être un conflit d'intérêts possible pour le président et le vice-président puisqu'ils sont tous deux candidats à l'élection.
SF a précisé qu'il n'y a pas de conflit d'intérêts dans la discussion du point de l'ordre du jour; mais le conflit est dans le vote. En tant que tels, le président et le vice-président ne voteront sur aucune décision.


La motion d'adoption de l'ordre du jour a été proposée par KS et appuyée par CB. L'ordre du jour a été adopté à l'unanimité.

 

2.0 Approbation des procès-verbaux des précédentes réunions des membres

2.1 AGMM Tunis du 4 juin 2015

2.2 SGMM Pointe Noire du 3 décembre 2015

Le PDG a expliqué que ce qui précède draft les procès-verbaux sont présentés au Conseil pour approbation, pour publication sur le site Internet et pour insertion dans l'ordre du jour de l'AGMM 2016; les statuts exigent que les membres approuvent le procès-verbal de l'AGMM.
Le Conseil a examiné les draft procès-verbal et approuvé avec des amendements.

 

Résolution 201605.275
Résolu à publier le draft les procès-verbaux de l'AGMM de mai 2015 et du SGMM de novembre 2015, et de les inclure à l'ordre du jour de la prochaine AGMM de juin 2016.


Proposé par KS. Appuyé par AN. Adopté à l'unanimité.


AG a quitté la réunion à 15 h 51 UTC en raison de difficultés techniques.

 

2.3 Réunion du conseil d'administration du 13 avril 2016

Le Conseil a examiné les draft procès-verbal du 13 avril 2016.

 

Résolution 201605.276
Il est résolu d'approuver le procès-verbal de la réunion du Conseil tenue le 13 avril 2016.


Proposé par CB. Appuyé par KS. Résolution approuvée à l'unanimité.

 

3.0 Examen des mesures à prendre lors des réunions précédentes

Point d'action 201604.01
Le PDG doit envoyer au Conseil un calendrier / un résumé de toutes les prochaines étapes qui devraient être effectuées par le Conseil conformément aux RIRs Examen de la responsabilité.
Statut: terminé. Point d'action à clôturer.

 

Point d'action 201604.02Tous les administrateurs doivent remplir la feuille de travail Board Travel 2016 avant le 22 avril 2016.
Statut: Le président a de nouveau demandé à tous les membres de remplir la feuille de travail 2016 sur les voyages du conseil. Action à garder ouverte.

 

Point d'action 201604.03
Le PDG organisera un sondage en ligne pour une date appropriée pour la retraite du conseil en juillet ou août 2016.
Statut: l'URL du sondage a été diffusée. Le président a demandé à tous les membres de compléter le sondage. Action à garder ouverte.

 

Point d'action 201604.04
Un sous-comité sera formé pour examiner les critères d'adhésion des membres associés.
Statut: Le président a proposé que le comité soit constitué d'AN, HE et AB. Il n'y a pas eu d'objection à la constitution proposée par le président. Action à fermer.

 

4.0 Rapport des sous-comités

Le Comité d'audit fera rapport au titre du point 7 de l'ordre du jour.

 

5.0 Résolutions à ratifier

Joint 5.1 RIR Fonds de stabilité

Une décision approuvée en ligne le 24 juin 2015 a été présentée pour ratification.

 

Résolution 201605.277
Tandis que le RIRs ont mis en place un RIR Fonds de stabilité pour le service d'assistance mutuelhttps://www.nro.net/joint-rir-stability-fund>;

ATTENDU QUE les fonds promis par RIRs au Joint RIR Le Fonds de stabilité sera conservé en réserve pour chaque annonce de RIR jusqu'à ce que les fonds soient nécessaires, si jamais; ATTENDU QUE, lors d'une discussion par courriel en juin 2015, le Conseil a accepté de s'engager à verser un montant de 50,000 XNUMX USD à titre de passif éventuel pour le RIR Fonds de stabilité;
PAR CONSÉQUENT RÉSOLU de ratifier la décision de promettre un montant de 50,000 XNUMX USD à la RIR Fonds de stabilité;
IL EST RÉSOLU que le montant de 50,000 1 USD soit reflété comme passif éventuel dans les comptes de la Société à compter du 2015er juillet XNUMX.


Proposé par AB. Appuyé par AA. Résolution approuvée à l'unanimité.

 

6.0 AGMM

6.1 Approbation de l'avis de convocation à l'assemblée générale annuelle

Le Conseil a examiné l'avis et l'ordre du jour de l'AGMM 2016 et les a approuvés avec des modifications.

 

Résolution 201605.278
Le conseil a décidé d'approuver l'avis de convocation à l'assemblée générale annuelle des membres 2016 sous réserve des modifications discutées.


Proposé par KS et appuyé par CB. Résolution approuvée à l'unanimité.

 

6.3 Approbation des candidats à l'élection

Le chef de la direction a présenté la liste des candidatures reçues pour l'élection au conseil, conformément aux dispositions de l'article 12.14 (i) des statuts.
Le Président a précisé que le Conseil ne peut pas approuver la liste des candidats, car c'est le travail du NomCom. Le Conseil approuve seulement que le processus a été suivi et approuve les candidats qui ont été nommés comme contribution au NomCom, mais pas la liste de candidats comme résultat du NomCom.
Le Conseil a examiné la liste des candidats et en a discuté un par un. Le président a perdu la connectivité à 16h48 UTC, il a demandé de ne pas présider la réunion parce que sa qualité audio était mauvaise, KS a agi en tant que président pour éviter tout conflit d'intérêts dans l'évaluation des candidats.
Le président a rejoint la réunion à 17 h 02 UTC. L'examen de la liste des candidats s'est achevé sous la présidence temporaire de KS.
KS a proposé un vote pour certifier la décision du Conseil.

 

Résolution 201605.279
Toutes les candidatures pour l'élection du conseil d'administration de 2016 sont approuvées conformément à la section 12.14 (i) des statuts.


KS proposé. Appuyé par AA. Adopté à l'unanimité, SF et HE s'abstenant.

 

7.0 État du rapport d'audit

AA a présenté le rapport du comité d'audit. Il a dit que des réunions avaient eu lieu avec les auditeurs sur le draft financières. L'auditeur doit apporter quelques modifications et faire rapport avant le 18 mai 2016; et le comité d'audit de faire rapport sur les états financiers et la lettre de recommandations en conséquence avant la publication de l'avis de convocation de l'AGMM en juin 2016.

 

Le président a demandé que le draft les états financiers soient diffusés afin que les Membres puissent avoir une idée de la situation avant de donner leur approbation.

 

Point d'action 201605.01
Le président du comité d'audit, AA, pour faire circuler draft états financiers au Conseil.

 

8.0 Examen de la responsabilité

Le chef de la direction a fait un exposé sur l'état d'avancement de l'examen de la responsabilité et la marche à suivre pour produire le résumé des conclusions et le résumé public. Le rapport de la loi extérieure
Le cabinet a été reçu et le résumé public doit être drafted. Le PDG a informé qu'il a drafta rédigé un résumé public. Il y a des changements à apporter aux statuts pour améliorer notre responsabilité.
Le président a proposé d'approuver les documents afin d'éviter tout retard dans le processus; et toute modification du document à faire sur la liste de diffusion du Conseil.

 

Résolution 201605.281
ATTENDU QUE les cinq RIRs procèdent à une évaluation de la responsabilisation;
ATTENDU QU'un cabinet d'avocats indépendant a terminé un exercice de collecte de données;
ATTENDU QUE l'Office a rempli un questionnaire d'évaluation basé sur les données recueillies;
ATTENDU QUE l'Office a terminé un résumé public des conclusions;
PAR CONSÉQUENT, RÉSOLU d'approuver le résumé public tel que présenté;
RÉSOLU de publier le résumé public.


Proposé par AB et appuyé par AN. Résolution approuvée à l'unanimité.

 

9.0 Comité de gouvernance

Le chef de la direction a déclaré que la version 2 du mandat du comité de gouvernance a été présentée aux membres lors du SGMM en novembre 2015 et qu'il y a eu quelques commentaires pour des changements dans le mandat. Le PDG avait préparé une nouvelle version des termes de référence pour approbation.
CB a demandé si la demande faite à Pointe Noire pour modifier le préambule a été incluse dans le document. AB a répondu qu'à Pointe Noire, les Membres avaient été invités à envoyer leurs suggestions à ajouter au préambule, mais aucun commentaire de ce type n'a été reçu. Le préambule est resté inchangé.

 

Résolution 201605.281
ATTENDU QUE dans la résolution 201511.254 de novembre 2015, le conseil a approuvé le mandat (version 2) d'un nouveau comité de gouvernance;
ATTENDU QUE la discussion lors de la réunion d'AFRINIC-23 en décembre 2015 a suggéré que la taille du comité de gouvernance devrait être réduite;
ATTENDU QU'une version 3 du mandat du comité de gouvernance a été draftavec une réduction de la taille du comité;
PAR CONSÉQUENT, IL EST RÉSOLU d'approuver la version 3 du mandat du comité de gouvernance.


Proposé par AB. Appuyé par AN. Résolution approuvée à l'unanimité.

 

10.0 SLA des services de numérotation IANA

Le PDG a informé le Conseil que, dans le cadre de la transition IANA, un contrat SLA de services de numérotation IANA avait été conclu entre le RIRs et ICANN. Le PDG a demandé au Conseil d’approuver la signature du SLA au moment opportun.

 

Résolution 201605.282
ATTENDU QUE la NTIA du gouvernement américain a annoncé son intention de résilier le contrat en vertu duquel l'ICANN exerce les fonctions IANAhttps://www.ntia.doc.gov/press-release/2014/ntia-announces-intenttransition-keyinternet-domain-name-functions>;
CONSIDÉRANT que le Consolidé RIR L'équipe de proposition de supervision de l'IANA (équipe CRISP) a proposé que RIRs concluent un SLA ou un contrat avec l'ICANN pour la performance des services de numérotation IANAhttps://www.nro.net/wpcontent/uploads/ICG-RFP-Number-Resource-Proposal.pdf>;
ATTENDU QUE la proposition de l'équipe CRISP a été incorporée dans la proposition de transition IANA du Groupe de coordination de la transition de la supervision de l'IANA (ICG)https://www.ianacg.org/icg-files/documents/IANA-stewardshiptransition-proposalEN.pdf>;
ATTENDU QUE la proposition de l'ICG a été transmise par le Conseil d'administration de l'ICANN à la NTIAhttps://www.ianacg.org/plan-to-transition-stewardship-of-keyinternetfunctions-sent-to-the-u-s-government/>;
Tandis que le RIRs et l'ICANN ont convenu des conditions du SLA pour les services de numérotation de l'IANA et publié un draft version 5.1 le 20 avril 2016https://www.nro.net/news/updated-5-1-and-signature-version-of-theslafor-the-iana-numbering-services>;;
PAR CONSÉQUENT, IL EST RÉSOLU que le PDG soit autorisé à signer le SLA pour les Services de numérotation IANA au nom d'AFRINIC, soit la version 5.1 publiée le 20 avril 2016, soit toute version ultérieure substantiellement similaire.
Proposé par AB. Appuyé par SE. Résolution approuvée à l'unanimité.

 

11.0 Code de conduite de la communauté AFRINIC

Le Conseil a examiné les draft Code de conduite de la communauté AFRINIC préparé par le personnel d'AFRINIC. Le document a été draftbasé sur le code de conduite des autres RIRs et IETF. Une modification du libellé du dernier paragraphe a été suggérée et approuvée.

 

Résolution 201605.283
Il est résolu d'approuver le Code de conduite de la communauté AFRINIC sous réserve de modifications comme discuté.
Proposé par AB. Appuyé par SF. Résolution approuvée à l'unanimité.

 

12.0 Violation alléguée de la NDA

Entrez dans la session exécutive 17:39 UTC
******
Quitter la session exécutive à 18 h 07 UTC


CB remercie le Conseil pour la discussion ouverte et les conseils qui lui ont été fournis. Il s'est excusé auprès du Conseil pour ses commentaires et retirera son courriel de la liste de diffusion avec la déclaration qu'il a mal compris le courriel d'AA.

Entrez dans la session exécutive 18:23 UTC

******
Quitter la session exécutive à 18 h 26 UTC

 

13.0 AoB

13.1 Obligation de démissionner d'autres postes lors de l'acceptation d'une nomination au conseil

Le Conseil a discuté de la situation qui s'est produite lors de l'une des réunions d'AFRINIC en Gambie en mai 2012, au cours de laquelle un candidat à l'élection du Conseil était également président du PDP; et où la même situation se produit au Botswana en juin 2016.
Le Conseil a décidé que le NomCom2016 devrait inclure cette situation actuelle dans son rapport à la communauté.

 

Fermeture 14.0

Le président a demandé une motion pour clôturer la réunion à 18 h 31 UTC. Proposé par AA et appuyé par KS.

 

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