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Procès-verbal de la réunion du Conseil tenue le 13 avril 2016 à 15:26 UTC

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(via le système de conférence en ligne webex)

Présent:

  1. M. Alan Barrett (AB) Directeur général
  2. M. Sunday Folayan (SF) Président Afrique de l'Ouest
  3. M. Christian Bope (CB) Membre Afrique centrale
  4. M. Krishna Seeburn (KS) Membre Océan Indien
  5. Mme Aminata A Garba (AG) Membre non géographique

Excuses:

  1. M. Haitham El Nakhal (HN) Vice-président Afrique du Nord
  2. M. Abibu Ntahigiye (AN) Membre Afrique de l'Est
  3. M. Lucky Masilela (LM) Membre Afrique australe
  4. M. Andrew Alston (AA) Membre non géographique

Agenda:

1.0 Discours de bienvenue et examen de l'ordre du jour

2.0 Approbation du dernier procès-verbal du 24 février 2016

3.0 Résolutions à ratifier

3.1 Reprogrammer l'élection du comité de gouvernance

     Passé par e-mail le 28 mars 2016

4.0 RIR Examen de la responsabilité

         [D3 a] - proposition approuvée par NRO EC

         [D3 b] - modèle de collecte de données

         [D3 c] - questions d'évaluation

         [D3 d] - modèle de résumé public

         [D3 e] - collecte de données draft rapport

5.0 Équipe CRISP - Démission de Mwenda Kivuva

6.0 Mise à jour sur AIS16 - Bostwana

6.1 Réunions et ordre du jour du conseil d'administration f2f

  • Arrivée le vendredi 3 juin 2016
  • Réunion informelle sam 4 juin 2016
  • Réunion formelle du conseil d'administration dim 5 juin 2016

6.2 AGMM - Jeudi 9 juin 2016

7.0 Événements futurs

7.1 Voyage à bord 2016

7.2 Retraite du conseil

  • Maurice juillet 2016 (TBC)

7.3 AFRINIC-25

  • Maurice, 25-30 novembre 2016

8.0 Enregistrement des administrateurs et changement de secrétaire de la société

8.1 Mise à jour de l'état - [D4]

8.2 Changement de secrétaire général

9.0 AOB

9.1 Clarification de la structure des frais

9.2 Membre associé - [SUPPRIMÉ]

9.3 Processus électoral

10.0 Ajournement

 

Affaires du jour

1.0 Discours de bienvenue et examen de l'ordre du jour

Le Président, Sunday Folayan (SF) a souhaité la bienvenue aux membres du Conseil présents en ligne et a ouvert la réunion à 15:26 UTC.

Un appel nominal a été effectué pour confirmer le quorum.

SF a fait un examen de l'ordre du jour. Les points suivants ont été proposés et ajoutés à l'ordre du jour sous AOB;

une. Clarification de la structure des frais - proposée par AB

b. Membre associé - [SUPPRIMÉ] - Proposé par AB

c. Processus électoral - Proposé par CB

L'ordre du jour modifié a été adopté à l'unanimité. Proposée par KS et appuyée par CB

 

2.0 Approbation du dernier procès-verbal du 24 février 2016

Résolution 201604.271

Le Conseil a approuvé le procès-verbal de la réunion du Conseil tenue le 24 février 2016 tel que présenté par le Secrétariat.

La résolution a été adoptée à l'unanimité.

Proposé par KS. Appuyé par AB.

 

3.0 Résolutions à ratifier

3.1 Reprogrammer l'élection du comité de gouvernance

Passé par e-mail le 28 mars 2016

 

Résolution 201602.270

ATTENDU QUE dans la résolution 201511.254, le conseil a résolu que l'élection et la nomination des premiers membres du comité de gouvernance soient finalisées à l'AGA en mai / juin 2016;

ATTENDU QUE le mandat du comité de gouvernance stipule que le mandat commencera le 1er janvier;

CONSIDÉRANT que le NomCom a demandé que l'élection et la nomination des premiers membres du comité de gouvernance soient reportées jusqu'à la réunion de l'AFRINIC en novembre / décembre 2016;

PAR CONSÉQUENT, IL EST RÉSOLU que l'élection et la nomination des premiers membres du comité de gouvernance soient reportées jusqu'à la réunion d'AFRINIC en novembre / décembre 2016.

La résolution a été adoptée à l'unanimité.

Proposé par KS. Appuyé par AB.

 

4.0 RIR Examen de la responsabilité 

Le PDG a été informé de l'examen de responsabilité qui est mené par les cinq RIRs en parallèle avec la transition IANA, et a guidé le Conseil sur les documents suivants.

 

[D3 a] - proposition approuvée par NRO EC

[D3 b] - modèle de collecte de données

[D3 c] - questions d'évaluation

[D3 d] - modèle de résumé public

[D3 e] - collecte de données draft rapport

 

Chaque RIR a engagé un cabinet d'avocats pour l'aider à remplir les documents.

L'Office devrait produire un résumé public; le résumé pour informer la communauté qu'un examen de notre responsabilité a été effectué et les résultats / constatations.

Le Conseil doit également répondre aux questions d'évaluation en consultation avec le conseiller juridique; soit le conseiller juridique interne, soit le cabinet juridique sous contrat.

La dernière étape consiste à envoyer les résultats à un cabinet d'avocats indépendant mandaté par ARIN, qui rassemblera tous les résumés publics avant leur publication.

 

Point d'action 201604.01

Le PDG doit envoyer au Conseil un calendrier / un résumé de toutes les prochaines étapes qui devraient être effectuées par le Conseil conformément aux RIRs Examen de la responsabilité.

 

5.0 Équipe CRISP - Démission de Mwenda Kivuva

Le PDG a informé le Conseil que Mwenda Kivuva a démissionné de l'équipe CRISP après sa nomination en tant que chef de projet chez AFRINIC. Le PDG a recommandé que la position sur le L'équipe CRISP doit rester vacante, car l'équipe CRISP a déjà terminé la majeure partie de son travail et il est probable que l'équipe CRISP sera bientôt dissoute.

 

Résolution 201604.271

CONSIDÉRANT que Mwendwa Kivuva a démissionné de l'équipe CRISP afin de prendre un rendez-vous chez AFRINIC;

CONSIDÉRANT que l’équipe CRISP a achevé la majeure partie de son travail et est susceptible bientôt dissous;

RÉSOLU de remercier Mwendwa Kivuva pour son service;

RÉSOLU de laisser le poste vacant dans l'équipe CRISP.

Résolution adoptée à l'unanimité.

Proposé par AB. Appuyé par KS.

 

6.0 Mise à jour sur AIS16 - Bostwana

6.1 Réunions et ordre du jour du conseil d'administration f2f

  • Arrivée le vendredi 3 juin 2016
  • Réunion informelle sam 4 juin 2016
  • Réunion formelle du conseil d'administration dim 5 juin 2016

Le PDG a informé le Conseil de son calendrier de réunions lors de l'AIS'16 à Bostwana tel que présenté au dessus.

Il n'y a eu aucune objection au calendrier.

 

6.2 AGMM - Jeudi 9 juin 2016

Le Conseil a été informé que les préparatifs de l'AGA et du processus électoral sont en cours.

 

7.0 Événements futurs

7.1 Voyage à bord 2016

Le PDG a expliqué que le budget approuvé comprend des dispositions pour environ 5 voyages des membres du Conseil à des réunions non liées à Internet d'AFRINIC en 2016. Il a également attiré l'attention du Conseil sur une feuille de travail en ligne où les membres peuvent enregistrer leur intérêt pour des réunions particulières.

[SUPPRIMÉ]

Le président a demandé aux membres de remplir la feuille de travail Board Travel 2016 au cours de la semaine prochaine.

 

Point d'action 201604.02

Tous les administrateurs doivent remplir la feuille de travail Board Travel 2016 avant le 22 avril 2016.

 

7.2 Retraite du conseil

Maurice juillet 2016 (TBC)

Le PDG a suggéré d'organiser une retraite du conseil à Maurice en juillet 2016, peu de temps après que les administrateurs nouvellement élus ont pris leurs sièges. AG a demandé un scrutin pour une date appropriée, et que juillet et août soient pris en considération.

 

Point d'action 201604.03

Le PDG doit organiser un sondage en ligne à une date appropriée pour la retraite du conseil en juillet ou Août 2016.

 

7.3 AFRINIC-25

Maurice, 25-30 novembre 2016

Le Conseil a été informé qu'il n'y avait pas de bonne proposition d'accueillir la réunion AFRINIC-25 et, à ce titre, la réunion se tiendra à Maurice, avec une formation et des ateliers du 25 au 27 novembre 2016, et la réunion du 28 au 30 novembre 2016.

 

8.0 Enregistrement des administrateurs et changement de secrétaire de la société

8.1 Mise à jour de l'état

Le Conseil a été informé que le Registre des administrateurs et le Registre des membres du Registre des sociétés de Maurice sont désormais à jour. Viv Padayatchy a été révoqué en tant que directeur et membre de la société.

 

8.2 Changement de secrétaire général

Session exécutive ouverte à 16:18 UTC

****

Session Exécutive clôturée à 16:28 UTC

Résolution 201604.273

ATTENDU QUE le conseil d'administration juge nécessaire de nommer un nouveau secrétaire général;

RÉSOLU de nommer un sous-comité composé d'Alan Barrett et de Kris Seeburn pour évaluer les secrétaires potentiels de l'entreprise et faire une recommandation au conseil.

Proposé par SF. Appuyé par CB.

Adopté à l'unanimité

 

9.0 AOB

9.1 Clarification de la structure des frais

Le PDG a expliqué que les frais décrits comme des frais «ponctuels» ou «d'installation» sont parfois interprétés comme étant une fois par membre, alors qu'il pensait qu'une fois par allocation ou événement d'affectation serait mieux. Selon l'interprétation actuelle, AFRINIC consacre parfois des efforts importants au traitement des demandes tandis que le membre ne paie pas de frais supplémentaires.

 

Résolution 201604.274

ATTENDU QUE le barème des droits actuel n'est pas clair sur la signification de

Les frais de «mise en place» des frais «ponctuels»;

ATTENDU QUE chaque événement d'attribution ou d'affectation nécessite des efforts de la part d'AFRINIC;

IL EST RÉSOLU que les frais actuellement décrits comme des frais «uniques» ou «d'établissement» devraient être clarifiés comme «une fois par mission» ou «une fois par allocation».

AB proposé, KS détaché.

Adopté à l'unanimité.

 

9.2 Membre associé [SUPPRIMÉ]

Le Conseil a discuté d'une demande reçue de [SUPPRIMÉ] pour être membre associé, et des clauses des statuts concernant la qualité de membre associé en général.

Le conseil d'administration est parvenu à un consensus sur le fait qu'il n'existe actuellement aucun critère ni processus d'admission des membres associés. Il a été convenu qu'un comité plus large d'au moins 3 membres du Conseil serait constitué pour évaluer ces candidatures.

 

Point d'action 201604.04

Un sous-comité sera formé pour examiner les critères d'adhésion des membres associés.

 

Résolution 201604.275

ATTENDU QU'il peut être nécessaire de temps à autre d'envisager une demande d'adhésion associée auprès de personnes ou d'organisations en vertu de l'article 6.1 (ii) des statuts;

ATTENDU QU'il n'existe aucun procédé approprié;

IL EST RÉSOLU d'appeler des bénévoles sur la liste de diffusion du conseil pour former un sous-comité chargé d'élaborer des lignes directrices appropriées.

Proposé par SF, appuyé par AG.

Adopté à l'unanimité

 

9.3 Processus électoral

Le Conseil a été informé par le PDG et le Conseil est satisfait de l'interface entre le PDG et NomCom.

 

10.0 Ajournement

Le président a ajourné la réunion à 16 h 58 UTC.

Motion proposée par KS. Appuyé par AG

 

Dernière modification le -
Date et heure à Maurice -