Conférence en ligne de l'Africa Internet Summit (AIS'20): dans les coulisses

L'African Network Information Centre (AFRINIC) en collaboration avec le Groupe des opérateurs de réseaux africains (AfNOG) ont fièrement conclu leur première conférence virtuelle (AIS'20).

L'événement a eu lieu virtuellement du 14 au 18 septembre 2020 et a réuni plus de 500 délégués. C'était la première fois que nous organisions une version en ligne de l'Africa Internet Summit (AIS'20).

Nous sommes extrêmement fiers du déroulement de la réunion et des précieuses leçons apprises tout au long du processus d'organisation et de gestion de telles réunions.

Nous voulions partager avec vous les défis «dans les coulisses» qui ne se sont jamais présentés à votre écran et les précieuses leçons apprises qui pourraient aider d'autres organisateurs de réunions en ligne à l'avenir.

Trouver la bonne plate-forme pour l'AIS a été un défi intéressant en soi. L'équipe AIS a dû chercher une plate-forme inclusive et facile à utiliser qui pourrait accueillir le nombre de participants attendus.

Après avoir examiné une longue liste de plates-formes de réunion populaires, il était clair que la facilité d'utilisation et l'évolutivité n'étaient pas le problème, cependant, l'inclusivité, qui est une partie vitale de l'ADN de l'AIS, était un défi majeur. Cela a conduit à la disqualification de nombreuses plates-formes dont l'accès est limité ou inexistant dans plusieurs pays de notre région de service. Nous avons finalement décidé de travailler avec l'équipe Meetecho pour créer sur mesure une plateforme adaptée à nos besoins. Meetecho est une plateforme en ligne entièrement basée sur le Web et ne nécessitant pas d'installation de logiciel.

La plateforme est accessible de partout dans le monde sans restrictions. Nous devions également nous assurer que la plate-forme de réunion, les services d'interprétation et de transcription fonctionnaient de manière holistique malgré les offres de différents fournisseurs. Nous avons déployé une telle configuration lors de nos réunions en face à face, mais pour la conférence virtuelle, ce n'était pas aussi simple que nous pouvions l'imaginer.

La leçon apprise sur l'importance des tests: testez, ensuite testez et testez trois fois sans faire d'hypothèses. 

Nous avions une nouvelle perspective sur l'inscription en ligne. Les participants intéressés à participer à AIS'20 devaient s'inscrire avant une date limite pour recevoir un jeton de réunion pour accéder à la réunion. Il convient toutefois de noter que peu de temps après l'appel à l'inscription, nous avions plus de 600 inscrits bien avant la date limite, ce qui n'est jamais le cas avec les réunions en face à face.

À la date limite d'inscription, 697 délégués se sont inscrits à AIS'20 Online. Les participants inscrits utiliseraient leur jeton unique pour accéder à la plateforme Meetecho et rejoindre la réunion virtuelle.

Les participants qui ne se sont pas inscrits pouvaient tout de même suivre AIS'20 Online via le flux en direct sur les canaux Youtube et Facebook mis en place par l'équipe de l'AIS Meeting. Cependant, ces participants ne pouvaient pas interagir directement avec d'autres participants ou orateurs en ligne comme c'était le cas pour ceux qui étaient inscrits. Ils pouvaient cependant fournir des commentaires et des questions via la salle Jabber, mise à disposition des participants qui suivaient le flux en direct. 

Dans le cadre des tests, nous avons invité les délégués à interagir avec la plate-forme de réunion une semaine avant la réunion. Nous avons dû tout vérifier, de la connectivité audio et vidéo à l'intégration des services de sous-titrage et d'interprétation. Ce fut également l'occasion pour les présentateurs de se familiariser avec la plateforme de réunion en testant leurs présentations. Même avec tous les tests, nous avons quand même dû faire face à des défis avec la projection de la présentation et l'audio, en particulier lorsque les participants à la réunion passaient à une langue différente, mais ce n'était que pour les deux premiers jours.

Dans l'ensemble, les statistiques indiquent que plus de 500 participants uniques se sont connectés pour assister à la réunion au cours de la période de cinq jours. Nous avons eu:

La réunion avait un agenda chargé qui a duré quatre heures tout au long des cinq jours avec plus de 50 présentations qui comprenaient également des tables rondes techniques, des mises à jour de plusieurs organisations AF *, des sessions d'engagement communautaire et l'assemblée générale annuelle des membres d'AFRINIC. Pour plus d'informations sur les sessions et présentations cliquez ici s'il vous plait.

Alors que la plupart des orateurs utilisaient la plate-forme pour partager leurs diapositives et faire leurs présentations, l'équipe AIS a offert un soutien aux orateurs qui avaient besoin d'aide pour partager des diapositives sur la plate-forme. L'expérience globale a été bonne même si les premiers jours nous avons connu quelques retombées techniques. Cependant, l'équipe a appris à aborder ces problèmes au fur et à mesure qu'ils se présentaient et notre réunion s'est déroulée de manière plus fluide au fur et à mesure qu'elle progressait. Nous avons apporté ces défis dans notre livre de leçons.

La conférence virtuelle signifiait que les élections AFRINIC se sont tenues entièrement en ligne pour la première fois. Cela a entraîné un changement dans les procédures d'organisation des élections. Le Conseil d'Administration et le Comité de Gouvernance d'AFRINIC Les élections réservées aux membres se sont déroulées exclusivement MyAFRINIC tandis que les élections communautaires pour les élections NRO NC et PDWG nécessitaient un processus de sélection au cours duquel l'identité et l'éligibilité des électeurs étaient dûment vérifiées. Il y a eu également un processus de vote pour des résolutions spéciales sur les changements des statuts d'AFRINIC. 14 des 28 résolutions adoptées. 

La communauté a répondu que le processus de vote pour les résolutions des statuts était assez fastidieux et a suggéré qu'AFRINIC améliore le processus. Des élections en ligne ont été organisées avec succès pour divers postes; Postes vacants au conseil d'AFRINIC, un siège au comité de gouvernance, coprésident du groupe de travail sur l'élaboration des politiques et un poste à la NRO NC.

Nous avons eu des discussions communautaires animées sur dix politiques lors des sessions PDP tenues les 16 et 17 septembre 2020. Huit d'entre elles n'ont pas atteint un consensus tandis que les deux autres sont parvenues à un consensus approximatif sous réserve de quelques changements sur les politiques par les auteurs.

L'équipe technique a mis en place un système de suivi pour évaluer les performances. Les graphiques suivants mettent en évidence les performances de notre infrastructure lors de notre réunion virtuelle. À mesure que de plus en plus de personnes se joignaient à la réunion, l'utilisation du réseau commençait à augmenter chaque jour. Le premier jour, nous avons obtenu le trafic réseau le plus élevé.

Le streaming nécessite également la puissance du processeur pour traiter la vidéo et l'audio, l'utilisation la plus élevée du processeur correspond au premier jour où nous avons vu le plus grand nombre de participants simultanés rejoindre.

Il est important de remercier nos sponsors en ligne AIS'20. Cette réunion était parrainée par l'ICANN, l'ISOC, dotAfrica et WACREN. Nous apprécions votre soutien continu.

AIS'20 Online a été une riche expérience d'apprentissage pour toute l'équipe qui a apporté autant de défis que d'opportunités. Nous sommes reconnaissants à tous, y compris la communauté, qui nous ont soutenus tout au long du processus et ont fait preuve de patience, en particulier lorsque les choses se sont cassées.

L'équipe AIS attend maintenant avec impatience le prochain événement AIS qui est prévu pour la mi-mai / juin 2021. La question de savoir si le prochain AIS sera en ligne ou en face à face ou un hybride des deux reste indécise. Alors que nous nous préparons pour le prochain AIS en 2021, nous restons ouverts à tout scénario compte tenu du contexte et de l'évolution de la pandémie. Fort de l'expérience acquise et de la prise en compte des nouvelles leçons apprises, nous sommes maintenant prêts pour l'AIS 2021.