(عقدت في مركز غابورون الدولي للمؤتمرات ، بوتسوانا)
الحاضر:
السيد آلان باريت (أب) الرئيس التنفيذي
السيد صنداي فولايان (SF) رئيس غرب إفريقيا
السيد هيثم النخل (HN) نائب رئيس مجلس إدارة شمال إفريقيا
السيد Lucky Masilela (LM) عضو جنوب إفريقيا
السيد Abibu Ntahigiye (AN) عضو شرق إفريقيا
السيد كريستيان بوب (CB) عضو في وسط أفريقيا
السيد كريشنا سيبورن (KS) عضو في المحيط الهندي
السيدة أميناتا غاربا (AG) عضو غير جغرافي
السيد أندرو ألستون (AA) عضو غير جغرافي
في الحضور:
السيد أشوك رادكيسون المستشار القانوني
جدول:
1.0 كلمة ترحيب ومراجعة جدول الأعمال
2.0 تقرير الأنشطة الإدارية
2.1 المالية (عن بعد) - باتريس Deesse
2.2 الموارد البشرية والإدارة (عن بعد) - Yavisht Toolseeya
2.3 البحث والتطوير (عن بعد) - عامريش فوكير
2.4 خدمات الأعضاء - آرثر كاريندال
2.5 تكنولوجيا المعلومات والهندسة - دانيال شو
2.6 التدريب وبناء القدرات - Mukom Tamon
2.7 الاتصالات والعلاقات العامة - Vymala Thuron
2.8 العلاقات الخارجية - فيمالا ثورون
3.0 الموافقة على Draft محضر اجتماع بتاريخ 11 ماي 2016
4.0 مراجعة قائمة عناصر العمل
5.0 القرارات التي سيتم التصديق عليها
5.1 نشر البيانات المالية
6.0 تقرير اللجان
تقرير تدقيق 6.1
6.2 لجنة المالية
6.3 لجنة المكافآت
6.4 COO لجنة التوظيف
6.5 لجنة مراجعة أمين الشركة
6.6 لجنة العضوية المنتسبة
7.0 رحلات المجلس
7.1 خطة سفر مجلس الإدارة 2016
7.2 ملاذ مجلس في موريشيوس - Draft البرنامج
8.0 وقائع AGMM 2016
9.0 حوكمة الشركات / لجنة الحوكمة
10.0 مراجعة المساءلة / تحديث اللوائح
11.0 أوب
11.1 بريد أديل أكبلوجان
عمل اليوم
1.0 كلمة ترحيب ومراجعة جدول الأعمال
رحب رئيس مجلس الإدارة بالأعضاء الحاضرين وافتتح الاجتماع في الساعة 09:30 بالتوقيت المحلي بوتسوانا.
تم إجراء مراجعة لجدول الأعمال. اقترح الرئيس التنفيذي لشركة AB النظر في تقرير أنشطة الإدارة كأول بند من بنود جدول الأعمال لبدء الاجتماع.
انتقل الاقتراح إلى اعتماد جدول الأعمال بصيغته المعدلة. اقترحه سعادة و المعارين AN.
2.0 تقرير الأنشطة الإدارية
2.1 المالية (عن بعد) - باتريس Deesse
2.2 الموارد البشرية والإدارة (عن بعد) - Yavisht Toolseeya
2.3 البحث والتطوير (عن بعد) - عامريش فوكير
2.4 خدمات الأعضاء - آرثر كاريندال
2.5 تكنولوجيا المعلومات والهندسة - دانيال شو
2.6 التدريب وبناء القدرات - Mukom Tamon
2.7 الاتصالات والعلاقات العامة - Vymala Thuron
2.8 العلاقات الخارجية - فيمالا ثورون
قدم فريق إدارة AFRINIC تقارير الأنشطة / العروض التقديمية إلى مجلس الإدارة على النحو الوارد أعلاه.
وقد لوحظ أن مركز التعافي من الكوارث يقام حاليًا في كيب تاون ، وهو ما يتعارض مع قرار عام 2013 بعقد مركز التعافي من الكوارث في مصر. يقوم مجلس الإدارة بمزيد من الدراسة وتقديم المشورة لتقنية المعلومات والهندسة وفقًا لذلك
بند العمل 201606.01: يواصل المجلس النظر في موقع مركز التعافي من الكوارث.
واقترح الرئيس استخدام عرض موكوم تامون كنموذج للتقارير المستقبلية. طلب مجلس الإدارة من القائم بأعمال رئيس الاتصالات والعلاقات العامة جمع التعليقات وفهم سبب توقف بعض الرعاة السابقين عن رعاية أحداث AFRINIC. شارك Lucky Masilela وجهات نظره بأن العروض التقديمية من الموظفين يجب أن تقدم إلى الرئيس التنفيذي والمدير التنفيذي لإنتاج ملخص إلى مجلس الإدارة. قدم الرئيس موجزًا عن الأحداث التاريخية التي أدت إلى تقديم تقرير أنشطة الإدارة خلال اجتماع المجلس وجهاً لوجه. اقترح الرئيس أنه عند تعيين COO ، يمكن إنشاء لجنة تنفيذية لتقليل التفاعل بين مجلس الإدارة والإدارة.
ووافق المجلس على أن يكون تقرير كل مدير أقصر.
توقف المجلس لتناول طعام الغداء في الساعة 12:35 وبدأ مرة أخرى في الساعة 14:00
3.0 الموافقة على Draft محضر اجتماع بتاريخ 11 ماي 2016
قرار 201606.285
اعتمد المجلس محضر اجتماع مجلس الإدارة المنعقد في 11 مايو 2016 كما عرضته الأمانة
سعادة المقترحة. المعارين KS. صدر القرار بالإجماع.
4.0 مراجعة عناصر العمل المفتوحة
عنصر الإجراء 201605.01
رئيس لجنة التدقيق ، AA ، لتوزيع draft البيانات المالية لمجلس الإدارة.
الحالة: سيتم إغلاق عنصر العمل. وقام رئيس لجنة المراجعة بتعميم draft البيان المالي بتاريخ 11 مايو 2016.
عنصر الإجراء 201604.04
يتم وضع العضوية المنتسبة في جدول أعمال اجتماع مجلس الإدارة القادم.
الحالة: سيتم إغلاق عنصر الإجراء.
قدمت اللجنة المخصصة تقريراً إلى المجلس.
5.0 تقرير اللجان
تقرير تدقيق 5.1
قدم رئيس لجنة التدقيق ، AA ، تقرير التدقيق إلى مجلس الإدارة.
كان هناك نقاش حول تفاصيل التقرير ، ومستوى التفاصيل المناسب.
[حجب]
الدخول في الدورة التنفيذية في 14:38
++++++++
إنهاء الدورة التنفيذية في 14:44
[حجب]
وقد لوحظ أن الرسوم المتكررة من الأعضاء الحاليين ليست كافية لتغطية نفقات AFRINIC في المستقبل ، وأننا نعتمد على مصادر أخرى للدخل الإضافي.
كما أطلع مجلس الإدارة على توصيات PriceWaterHouseCoopers بشأن الرقابة الإدارية والعمليات المالية.
لجنة التدقيق لتقديم تقرير إلى مجلس الإدارة ؛ وسيتم استخدام التقرير لإعداد تقرير المجتمع.
5.2 لجنة المالية
قدم كريس سيبيرن عرضًا للجنة المالية ، مع التركيز على مراجعة هيكل الرسوم.
[حجب]
اقترح LM draft تفويض السلطة لتمكين الرئيس التنفيذي في بعض القضايا المالية والموارد البشرية والإدارة.
طلب الرئيس الحصول على هيكل الرسوم بنهاية يوليو 2016.
عنصر الإجراء 201606.02
تكمل اللجنة المالية هيكل الرسوم بنهاية يوليو 2016 وتقديم تقرير إلى مجلس الإدارة.
5.3 لجنة المكافآت
أوضح AG أن اللجنة تقوم حاليًا بتقييم الرئيس التنفيذي ومؤشرات الأداء الرئيسية. تم إرسال استبيان إلى الرئيس التنفيذي لاستكماله ، ثم يتم اتخاذ قرار بشأن الأداء وزيادة الراتب. يقوم الرئيس التنفيذي بإرسال الاستبيان إلى لجنة المكافآت.
طلب الرئيس من شركة AG مشاركة الوثيقة الرئيسية حول تعيين الرئيس التنفيذي.
عنصر الإجراء 201606.03
تقوم لجنة المكافآت بمشاركة المستند الرئيسي بشأن تعيين الرئيس التنفيذي في القائمة البريدية لمجلس الإدارة.
5.4 COO لجنة التوظيف
طلب الرئيس من LM أن يكون رئيس لجنة التوظيف COO و AB كسكرتير. تم الاتفاق على دعوة الخبراء للمساعدة في إجراء المقابلات واختيار المرشحين كمدير عمليات. ستعمم اللجنة اختصاصاتها للموافقة عليها. سيتم إدارة عملية التوظيف من قبل مجلس الإدارة وستتلقى اللجنة جميع التعليقات والسير الذاتية. من المتوقع أن تستغرق العملية حوالي 6 أشهر حتى تنتهي.
عنصر الإجراء 201606.04
الرئيس التنفيذي لوضع اللمسات الأخيرة على الملف الوظيفي لل COO.
[حجب]
استراحة الشاي في الساعة 16:10
6.0 اجتماع مع مجلس الحكماء في الساعة 16:17
الحاضر:
الدكتور نيي كوينور (NQ)
السيد بيير داندجو (PD)
الاعتذار:
السيد فيف باداياتشي
غائب:
السيدة ميمونة ديوب
رحب الرئيس بفرق التميز واعتذر عن التأخير الذي أدى إلى اضطرار فيف بادياتشي إلى المغادرة لحضور اجتماع آخر.
تم تعميم جدول الأعمال قبل الاجتماع.
جدول:
1. لجنة الحوكمة
2. RIR المساءلة
3. مراجعة اللوائح
4. أوب
1. لجنة الحوكمة
أطلع رئيس مجلس أوروبا مجلس أوروبا على وضع لجنة الحوكمة. لقد كان ToR draftإد وأبلغ أنه تم تأجيل انتخاب أعضاء اللجنة إلى اجتماع نوفمبر 2016. طلب الرئيس إبداء التعليقات. تساءل PD عما إذا كان قد تم تعميم معلومات كافية حول عمل لجنة الحوكمة.
أفاد المدير التنفيذي أنه قد تم تعميم الاختصاصات على القائمة البريدية ومناقشتها بدقة مع المجتمع في Pointe Noire في نوفمبر 2015. وأبرز NQ أن هناك قوائم مناقشة أخرى غير قائمة الأعضاء ؛ وهذا PD ليس في قائمة الأعضاء. قد لا يتلقى أي من أعضاء المجتمع غير المدرجين في قائمة الأعضاء هذه المعلومات.
أكد الرئيس التنفيذي على أننا بحاجة إلى إبلاغ المجتمع ولكن الحوكمة حول كيفية إدارة الشركة تتعلق بالأعضاء ؛ لكنه أقر بإمكانية نشر المعلومات على نطاق أوسع.
وأضاف الرئيس أن المجتمع يحتاج إلى معرفة أننا نمر بالعملية واعتبر أن تعليقات NQ هي تعليقات مهمة للغاية.
2. RIR المساءلة و 3. مراجعة اللوائح
اطلع الرئيس التنفيذي على RIR مراجعة المساءلة ومتطلبات RIRللتعاقد مع مكتب محاماة لمراجعة إجراءاتنا ولوائحنا ؛ ومراجعة أوجه القصور داخل الشركة وأي قصور في اللوائح. وأوضح أنه سيتم تقديم قائمة بالمشكلات والتدابير التصحيحية المقترحة إلى المجتمع في اجتماع AFRINIC-24 الجاري حاليًا ، بهدف تغيير اللوائح في اجتماع AFRINIC-25 في غضون ستة أشهر. أقر الرئيس SF بأن هناك بعض النقاط التي ينتظرها الدكتور Nii Quaynor وسيعود مرة أخرى.
أعذر NQ نفسه للاجتماع الذي يجب أن يحضر وترك قاعة المجلس في الساعة 16:40.
يلتزم مجلس الإدارة باتفاقية عدم إفشاء (NDA) ولكن مركز التميز غير ملزم باتفاقية عدم إفشاء ولا يمكن مشاركة المعلومات مع مركز التميز ؛ على الرغم من رغبة مجلس الإدارة في مشاركة المزيد من المعلومات مع مركز التميز. سيحب مجلس الإدارة من مركز التميز النظر في متطلبات اتفاقية عدم الإفشاء. سيقوم PD باستشارة مركز التميز وسيعود مرة أخرى.
انتهى الاجتماع مع CoE في الساعة 17:05
جدول أعمال المجلس المستأنف
5.5 لجنة مراجعة أمين الشركة
اجتمعت اللجنة أمس ، وسوف تقدم KS تقريرا إلى مجلس الإدارة في أسرع وقت ممكن.
5.6 لجنة العضوية المنتسبة
ذكرت AN أنه لم يتم اتخاذ أي إجراءات ملموسة باستثناء فهم المشاكل وفئات الأعضاء. تحتاج اللجنة إلى مزيد من الوقت لوضع اللمسات الأخيرة على القضية وستقوم بتقديم تقرير. في الماضي ، كان هناك بعض الأعضاء المنتسبين ولكن المتطلبات أو عملية التقديم غير واضحة. وأشار الرئيس إلى أن الغرض من الاجتماع هو وضع إطار لقبول أعضاء منتسبين جدد.
قال الرئيس التنفيذي إنه استجاب بالفعل للطلب المحدد المعني ، قائلاً إن مجلس الإدارة يبحث في عملية قبول عضوية المنتسبين.
ذكر AA أنه ينبغي على اللجنة التعبير عن آرائها بشأن حقوق الأعضاء المنتسبين. من الصعب جدًا قبول شخص ما دون توضيح حقوق العضوية المنتسبة. الحقوق غير واضحة للغاية وتحتاج إلى النظر فيها. يجب القيام باختصاصات اللجنة خلال الـ 48 ساعة القادمة وإرسالها عبر البريد الإلكتروني.
عنصر الإجراء 201606.05: لجنة العضوية المنتسبة ل draft صلاحياتها وإرسالها إلى مجلس الإدارة للموافقة عليها.
5.7 لجنة مراجعة مذكرة التفاهم
أشار الرئيس ، SF إلى مجلس الإدارة أنه وصل في اليوم الثاني من المعتكف في Pointe Noire ، وهناك طلب معلق اعتبارًا من هذا المعتكف لمراجعة مذكرات التفاهم التي تمتلكها AFRINIC حاليًا. اقترح الرئيس تشكيل لجنة يتم تشكيلها لمراجعة مذكرات التفاهم وتقديمها إلى مجلس الإدارة.
تتألف اللجنة من HN و CB و AA و AB.
6.0 القرارات التي سيتم التصديق عليها
6.1 نشر البيانات المالية
قرار 201606.284
حيث تم إعداد البيانات المالية للسنة المنتهية في 31 ديسمبر 2015 ومراجعتها ؛
حيث أنه من المتوقع أن يوافق مجلس الإدارة على البيانات المالية قبل توقيع المدققين على تقريرهم ؛
وبناءً عليه تقرر موافقة مجلس الإدارة على البيانات المالية للسنة المنتهية في 31 ديسمبر 2015.
المقترح AA و KS المعارين. صدر القرار بالإجماع.
7.0 رحلات المجلس
7.1 خطة سفر مجلس الإدارة 2016
وأشار AG إلى أنه يجب أن تكون هناك عملية مناسبة فيما يتعلق باختيار سفر مجلس الإدارة وليس من اقتراح الرئيس التنفيذي. يجب على الرئيس والمدير التنفيذي العمل على عملية خطة سفر مجلس الإدارة. اقترح AA أنه إذا كان أعضاء مجلس الإدارة سيسافرون إلى اجتماع AFRINIC ، فيجب عليهم إعداد تقرير وفقًا لذلك عند عودتهم.
7.2 ملاذ مجلس في موريشيوس - Draft البرنامج
قام مجلس الإدارة بتعديل مواعيد اجتماع مجلس الإدارة الذي سيعقد في الفترة من 6 إلى 9 يوليو 2016 ؛
وحث المدير الجديد على أن يتم في 5 يوليو 2016.
المساعد التنفيذي لإعادةdraft وتعميم Draft يعتمد البرنامج على التعديلات المذكورة أعلاه.
بند العمل 201606.07: المساعد التنفيذي لإعادةdraft وتعميم Draft برنامج يعتمد على التعديلات.
8.0 وقائع AGMM 2016
كان هناك نقاش حول قدرة أعضاء مجلس الإدارة على التحدث من الحضور بصفتهم أعضاء في المجتمع.
يقوم الرئيس بتذكير رؤساء PDP بأنه يجوز لأعضاء مجلس الإدارة المشاركة في مناقشات PDP.
9.0 حوكمة الشركات / لجنة الحوكمة
10.0 مراجعة المساءلة / تحديث اللوائح
فيما يلي البندان 9.0 و 10.0 من جدول الأعمال حسب المناقشة مع مركز التميز.
11.0 أوب
11.1 بريد أديل أكبلوجان
دخول الدورة التنفيذية في 17:56
++++++++
إنهاء الدورة التنفيذية في 16:22
يرسل الرئيس بيانًا إلى قائمة الأعضاء على النحو التالي ؛
<<< لقد تم لفت انتباهنا إلى بعض رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على مزاعم بالعنصرية داخل مجتمع AFRINIC والتغطية الصحفية اللاحقة.
لا يتسامح مجلس AFRINIC مطلقًا مع العنصرية وهذا ينعكس بوضوح في مدونة قواعد السلوك المجتمعية المتاحة على http://afrinic.net/en/community/code-of-conduct يُطلب من أعضاء المجتمع الانتباه إلى ذلك في تفاعلاتهم سواء بشكل شخصي أو عبر الإنترنت. >>>
11.2 توصية بتعيين مراجعي الحسابات
قرار 201606.286
حيث تم اعتبار أداء PriceWaterhouseCoopers مرضيًا في السنة المالية 2015 ؛
قرر مجلس الإدارة التوصية بإعادة تعيين PriceWaterhouseCoopers للسنة المالية 2016.
AA المقترحة. المعارين CB. صدر القرار بالإجماع.
